Implementering af Intuit Enterprise Suite: En komplet guide

Endnu en rapport skulle opdateres, endnu et regneark gik i stykker, og økonomiafdelingen konsoliderer stadig tal manuelt på tværs af flere enheder bare for at få et klart overblik over virksomheden. 

På et tidspunkt begynder afkoblede systemer, koncerninterne afstemninger og regnearksbaserede arbejdsgange at bremse den økonomiske drift mere, end de hjælper.

Denne guide gennemgår, hvordan virksomheder implementerer Intuit Enterprise Suite for at hjælpe med at centralisere regnskab, rapportering, integrationer og økonomiske arbejdsgange på tværs af flere enheder, samtidig med at der forberedes en mere gnidningsfri migrering og driftsmæssig overgang.

Hvorfor implementerer virksomheder Intuit Enterprise Suite?

Mange virksomheder begynder at undersøge Intuit Enterprise Suite, når regneark, afkoblede systemer og manuelle rapporteringsarbejdsgange bliver sværere at administrere, efterhånden som driften vokser. 

Økonomiteams ender ofte med at bruge for meget tid på at konsolidere rapporter, afstemme koncerninterne transaktioner og rydde op i fragmenterede økonomiske data på tværs af flere enheder eller afdelinger.

Intuit Enterprise Suite hjælper med at samle regnskab, rapportering, godkendelser og økonomiske arbejdsgange på tværs af flere enheder i et mere centraliseret miljø for at bidrage til bedre effektivitet og synlighed.

Tjekliste til implementering af Intuit Enterprise Suite

Før migreringen til Intuit Enterprise Suite skal du bruge tjeklisten nedenfor til at vurdere, om jeres økonomiske drift, rapporteringsstrukturer, integrationer og arbejdsgange på tværs af flere enheder er ordentligt forberedt til implementeringen.

• Har I gennemgået, hvordan jeres enheder, afdelinger eller lokationer i øjeblikket håndterer økonomisk rapportering og godkendelser?
• Har I identificeret regnearksbaserede arbejdsgange, manuelle afstemninger eller afkoblede systemer, der skaber flaskehalse i driften?
• Har I ryddet op i jeres kontoplan, enhedsstrukturer og kategorier for økonomisk rapportering på tværs af alle systemer?
• Har I standardiseret, hvordan koncerninterne transaktioner og konsolideret rapportering skal håndteres efter migreringen?
• Har I defineret de dimensioner, rapporteringsstrukturer og den operationelle synlighed, som jeres økonomiteam har brug for?
• Har I konfigureret brugertilladelser, godkendelsesarbejdsgange og krav til adgang på tværs af flere enheder?
• Har I gennemgået jeres integrationer til løn, CRM, HR, bank og drift før migreringen?
• Har I testet jeres automatiserede arbejdsgange, rapporteringsnøjagtighed og økonomiske kontrolpaneler ved hjælp af reelle driftsdata?
• Har I forberedt økonomi- og driftsteams på opdaterede rapporterings-, godkendelses- og arbejdsgange til administration af flere enheder?
• Har I identificeret interne superbrugere, som kan hjælpe med at understøtte introduktionen og anvendelsen efter lanceringen på tværs af teams?
• Har I planlagt en periode med validering af rapporter eller parallel gennemgang, før driften fuldt ud overgår til Intuit Enterprise Suite?

Når jeres økonomiske drift, rapporteringsstrukturer og arbejdsgange er forberedt til implementeringen, er næste skridt at forstå, hvordan migreringsprocessen fungerer ud fra jeres nuværende systemer og virksomhedens driftsmiljø.

Sådan migrerer du til Intuit Enterprise Suite

Nedenfor gennemgår vi nogle af de mest almindelige overvejelser i forbindelse med migrering samt de implementeringstrin, som virksomheder bør forberede sig på, før de overgår til Intuit Enterprise Suite.

Migrering fra QuickBooks Online

Trin 1: Evaluer jeres nuværende arbejdsgange på tværs af flere enheder

Før migreringen til Intuit Enterprise Suite skal I begynde med at gennemgå, hvordan jeres økonomiske drift i øjeblikket fungerer i QuickBooks Online. 

Mange virksomheder i vækst når på et tidspunkt dertil, hvor flere enheder, afdelinger, lokationer eller projekter administreres på tværs af afkoblede QuickBooks-filer, regneark og manuelle rapporteringsprocesser. 

Identificer, hvor jeres team bruger mest tid på manuelt at konsolidere rapporter, afstemme koncerninterne transaktioner, følge fælles udgifter eller skifte mellem flere systemer. En tidlig forståelse af disse flaskehalse i driften hjælper med at definere, hvad der skal effektiviseres under migreringsprocessen.

Trin 2: Gennemgå jeres eksisterende kontoplan og økonomiske struktur

Gennemgå derefter jeres nuværende kontoplan, enhedsstrukturer og rapporteringsopsætning, før I flytter data til Intuit Enterprise Suite. 

Efterhånden som virksomheder vokser, bliver navngivningskonventioner for konti, rapporteringskategorier og virksomhedsstrukturer ofte inkonsekvente på tværs af forskellige QuickBooks-miljøer. Standardisering af kontoplanen før migreringen hjælper med at reducere rapporteringsproblemer senere og skaber et mere overskueligt, konsolideret økonomisk overblik på tværs af virksomheder. 

Dette er også en god mulighed for at identificere forældede konti, duplikerede kategorier og virksomhedsspecifikke rapporteringskrav, som bør ryddes op i før implementeringen.

Trin 3: Konsolider rapportering og processer mellem virksomheder

En af de vigtigste årsager til, at virksomheder skifter fra QuickBooks Online til Intuit Enterprise Suite, er at reducere mængden af manuelt arbejde i forbindelse med regnskab mellem virksomheder og konsolideret rapportering. 

Gennemgå, hvordan dit team i øjeblikket håndterer fælles udgifter, lån mellem virksomheder, refusioner og konsolideret økonomisk rapportering. Hvis disse processer i øjeblikket er afhængige af regneark, manuelle posteringer eller separate afstemningsarbejdsgange, kan en migrering til et centraliseret miljø med flere virksomheder hjælpe med at effektivisere disse opgaver. 

Ved at fastlægge, hvordan transaktioner mellem virksomheder skal flyde mellem enhederne før migreringen, kan man reducere uoverensstemmelser i rapporteringen og afstemningsfejl efter ibrugtagningen.

Trin 4: Konfigurer arbejdsgange for flere virksomheder og rapportering

Når din økonomiske struktur er blevet gennemgået, skal du konfigurere dit miljø med flere virksomheder i Intuit Enterprise Suite. 

Dette omfatter opsætning af relationer mellem overordnede og underordnede virksomheder, tilknytning af konti mellem virksomheder, tildeling af brugerrettigheder og konfiguration af godkendelsesarbejdsgange for økonomiske processer. Virksomheder bør også definere, hvordan de ønsker at se konsoliderede rapporter på tværs af virksomheder, afdelinger, projekter eller lokationer. 

Ved at etablere disse arbejdsgange tidligt sikrer man, at platformen afspejler den måde, ledelsen, økonomiteams og interessenter faktisk driver og evaluerer virksomheden på i praksis.

Trin 5: Valider lønadministration, integrationer og automatiseringsregler

Før driften fuldt ud overføres til Intuit Enterprise Suite, skal du validere de integrationer og automatiserede arbejdsgange, som din virksomhed er afhængig af i det daglige. 

Dette omfatter lønsystemer, HR-arbejdsgange, automatisering af fakturering, CRM-integrationer, bankdatafeeds og påmindelser om debitorer. 

Virksomheder, der skifter fra QuickBooks Online, bør gennemgå, hvilke eksisterende automatiseringer der skal genskabes, justeres eller udvides i Intuit Enterprise Suite. Ved at teste disse arbejdsgange tidligt kan man forebygge driftsforstyrrelser, når systemet tages i brug.

Trin 6: Test konsoliderede rapporter og økonomisk overblik

Før lanceringen skal du gennemføre test af dine vigtigste økonomiske rapporter og arbejdsgange. 

Dette omfatter validering af konsoliderede resultatopgørelser, balancer, elimineringer mellem virksomheder, lønrapportering og økonomiske kontrolpaneler i realtid. 

Virksomheder bør sammenligne disse rapporter med deres eksisterende rapporteringsgrundlag i QuickBooks Online for at bekræfte nøjagtigheden på tværs af virksomheder. 

Denne fase er især vigtig for økonomiteams, der i høj grad er afhængige af investorrelationer, overblik på tværs af virksomheder eller operationel prognosticering.

Trin 7: Træn teams, og forbered ibrugtagningen

Når arbejdsgange og rapporteringsstrukturer er blevet valideret, skal du forberede dine økonomi- og driftsteams på overgangen til Intuit Enterprise Suite. 

Træn brugerne i nye arbejdsgange for flere virksomheder, rapporteringsgrænseflader, godkendelsesprocesser, lønadministration og automatiseringsværktøjer før lanceringen. Virksomheder bør også identificere interne superbrugere, der kan hjælpe med at understøtte anvendelsen på tværs af afdelinger efter ibrugtagningen. 

Selv med automatiseret migrationssupport fra QuickBooks Online kræver driftsmæssige tilpasninger stadig introduktion, test og fortrolighed med arbejdsgangene for at sikre en mere problemfri overgang til det nye system.

Migrering fra QuickBooks Desktop

Trin 1: Gennemgå dine nuværende arbejdsgange på computer

Før du migrerer fra QuickBooks Desktop, skal du gennemgå, hvordan dit nuværende miljø administreres i dag. 

Mange virksomheder i vækst støder på begrænsninger i forbindelse med adgang, der kun er mulig fra computer, begrænsninger på filstørrelse, manuel opsætning af hosting eller flaskehalse i arbejdsgange for enkeltbrugere. 

Ved at identificere disse driftsmæssige begrænsninger tidligt bliver det lettere at afgøre, hvad der skal forbedres ved overgangen til Intuit Enterprise Suite. 

Trin 2: Ryd op i din finansielle struktur og brugeradgang

Før migreringen bør du gennemgå din kontoplan, enhedsstruktur, brugerroller og rapportopsætning på tværs af dit Desktop-miljø. 

Oprydning i forældede konti, dublerede poster og inkonsekvente finansielle kategorier bidrager til en mere problemfri overgang til en centraliseret struktur med flere enheder i Intuit Enterprise Suite.

Trin 3: Konfigurer arbejdsgange for flere enheder og godkendelser

Når din finansielle struktur er blevet gennemgået, skal du konfigurere dit miljø med flere enheder, medarbejderadgang og brugerdefinerede brugerroller i Intuit Enterprise Suite. 

Virksomheder, der migrerer fra Desktop, bruger ofte separate filer eller arbejdsgange med begrænset brugeradgang, så en tidlig opsætning af centraliserede tilladelser og synlighed på tværs af enheder kan bidrage til at forbedre samarbejdet og den operationelle kontrol på tværs af teams. 

Trin 4: Tilslut bankdatafeeds, og automatiser processer

Efter migreringen skal du tilslutte dine bankdatafeeds, automatiseringsarbejdsgange, godkendelsesprocesser og opgavenotifikationer i Intuit Enterprise Suite. 

Dette hjælper med at reducere manuel indtastning af transaktioner, regnearksbaserede afstemninger og flaskehalse i godkendelser, som ofte er forbundet med Desktop-baserede arbejdsgange. Virksomheder kan også konfigurere automatiserede godkendelsesarbejdsgange for regninger, budgetter, overslag og indkøbsprocesser.

Trin 5: Valider rapporter, og forbered teams på lanceringen

Før driften overgår fuldt ud, skal du validere dine konsoliderede rapporter, finansielle dashboards og automatiserede rapporteringsarbejdsgange i Intuit Enterprise Suite. 

Virksomheder, der går fra Desktop, bør gennemgå, hvordan rapporter, KPI'er og AI-drevne finansielle indsigter genereres på tværs af enheder, for at sikre nøjagtig rapportering og operationelt overblik før lanceringen. 

Trin 6: Træn teams, og gå over til cloudbaseret drift

Når arbejdsgange og rapporteringsstrukturer er blevet valideret, skal du forberede dine teams på overgangen fra Desktop-baseret drift til et cloudbaseret miljø. 

Da Intuit Enterprise Suite understøtter samarbejde i realtid, fjernadgang og centraliserede arbejdsgange, bør økonomi- og driftsteams oplæres i de opdaterede processer for rapportering, automatisering, godkendelser og administration af flere enheder før lanceringen.

Migrering fra ældre ERP-systemer, regnearksbaserede systemer og andre løsninger, der ikke er fra Intuit

Trin 1: Gennemgå dine eksisterende finansielle arbejdsgange

Virksomheder, der migrerer fra regneark eller ældre ERP-systemer, bør først gennemgå, hvordan finansielle data, rapportering, godkendelser og koncerninterne processer håndteres i øjeblikket. Mange virksomheder i vækst er afhængige af adskilte systemer, manuelle afstemninger og regnearksbaserede rapporteringsarbejdsgange, som bliver vanskeligere at vedligeholde, efterhånden som driften skaleres.

Trin 2: Standardiser din kontoplan og enhedsstruktur

Før migreringen bør du gennemgå din kontoplan, enhedshierarki og rapporteringskategorier på tværs af alle systemer. Oprydning i dublerede konti, inkonsekvente navngivningskonventioner og forældede finansielle strukturer bidrager til mere nøjagtig konsolideret rapportering i Intuit Enterprise Suite.

Trin 3: Konfigurer dimensioner, rapportering og koncerninterne arbejdsgange

Opsæt dine rapporteringsdimensioner, koncerninterne tilknytninger, godkendelsesarbejdsgange og struktur for konsolideret rapportering før lanceringen. 

Virksomheder, der migrerer fra adskilte systemer, bør definere, hvordan finansielle data skal spores på tværs af enheder, afdelinger, projekter eller lokationer for at forbedre det operationelle overblik og ensartetheden i rapporteringen.

Trin 4: Valider integrationer og historiske data

Før lanceringen skal du validere dine historiske økonomidata, integrationer og rapporteringsarbejdsgange på tværs af forbundne systemer. Dette omfatter test af importerede data, gennemgang af afstemninger og bekræftelse af, at løn-, CRM-, HR- eller driftssystemer synkroniseres korrekt i Intuit Enterprise Suite.

Trin 5: Uddan teams, og forbered den driftsmæssige overgang

Når arbejdsgange og rapporteringsstrukturer er blevet valideret, skal du forberede økonomi- og driftsteams på overgangen til Intuit Enterprise Suite. 

Virksomheder, der migrerer fra regneark eller ældre systemer, har ofte brug for oplæring i nye godkendelsesarbejdsgange, konsolideret rapportering, automatiseringsværktøjer og processer til økonomistyring af flere enheder.

Sådan ser en vellykket migrering til Intuit Enterprise Suite ud

Efter en vellykket migrering til Intuit Enterprise Suite bør virksomheder have et mere centraliseret og skalerbart økonomisk miljø på tværs af enheder, afdelinger og driftsarbejdsgange. 

Økonomiteams bør kunne reducere manuelle afstemninger, effektivisere koncerninterne rapporteringer, forbedre godkendelsesarbejdsgange og generere konsoliderede økonomirapporter med større synlighed og nøjagtighed. 

Over tid bør virksomheder, der migrerer fra QuickBooks, ældre ERP-systemer, regneark eller andre adskilte systemer, også opleve færre driftsmæssige flaskehalse, renere økonomiske rapporteringsstrukturer og bedre samarbejde på tværs af økonomi- og driftsteams.

Bedste praksis og centrale udfordringer ved en vellykket implementering af Intuit Enterprise Suite

Når du forbereder implementeringen af Intuit Enterprise Suite, kan en forståelse af almindelig bedste praksis og migreringsudfordringer bidrage til at skabe en mere problemfri overgang til platformen.

Bedste praksis

Standardiser din økonomiske struktur før migreringen

Før implementeringen af Intuit Enterprise Suite skal du gennemgå din kontoplan, enhedshierarki, rapporteringskategorier og koncerninterne strukturer på tværs af alle systemer. 

Oprydning i duplikerede konti, forældede poster og inkonsekvente navngivningsregler før migreringen hjælper med at reducere rapporteringsproblemer og forbedrer den konsoliderede økonomiske synlighed efter idriftsættelsen.

Konfigurer arbejdsgange ud fra de faktiske rapporteringsbehov

Når du opsætter dimensioner, godkendelser og rapporteringsstrukturer, skal du fokusere på, hvordan dit økonomiteam faktisk styrer virksomheden i praksis. 

Hvis dimensionerne bliver for komplekse, eller hvis du forsøger at genskabe alle tidligere arbejdsgange, kan det gøre rapportering og transaktionsstyring sværere at vedligeholde på lang sigt. Opbyg dine arbejdsgange omkring de rapporter, godkendelser og den økonomiske synlighed, som dine teams bruger oftest.

Valider rapporter og arbejdsgange før den fulde overgang

Før driften overgår fuldt ud til Intuit Enterprise Suite, skal du teste dine konsoliderede rapporter, koncerninterne arbejdsgange, lønprocesser, integrationer og automatiseringsregler ved hjælp af reelle driftsdata. 

Mange virksomheder gennemfører også midlertidigt parallelle rapporteringsperioder for at sammenligne resultaterne med deres tidligere systemer, før de går fuldt over til det nye miljø.

Centrale udfordringer

Inkonsekvente økonomiske strukturer på tværs af enheder

En af de mest almindelige implementeringsudfordringer er migrering fra adskilte økonomiske strukturer på tværs af flere enheder, afdelinger eller systemer. 

Inkonsekvente kontoplaner, rapporteringskategorier og enhedsstrukturer kan skabe unøjagtigheder i rapporteringen og problemer med konsolideringen, hvis de ikke standardiseres, før migreringen begynder.

Fejl i koncernintern konfiguration og rapporteringskonfiguration

Forkert konfigurerede koncerninterne tilknytninger, dimensioner eller godkendelsesarbejdsgange kan føre til afstemningsproblemer og unøjagtig konsolideret rapportering efter idriftsættelsen. 

Virksomheder, der implementerer Intuit Enterprise Suite, bør validere, hvordan transaktioner, elimineringer og økonomidata flyder på tværs af enheder, før driften overgår fuldt ud.

Udfordringer med brugeradoption og overgang til arbejdsgange

Selv efter en vellykket migrering kan økonomi- og driftsteams have svært ved at tilpasse sig nye godkendelsesarbejdsgange, rapporteringsstrukturer og processer til håndtering af flere enheder i Intuit Enterprise Suite. 

Introduktion tilpasset de enkelte roller og tidlig identificering af interne superbrugere kan bidrage til at forbedre adoptionen og reducere driftsmæssige udfordringer i overgangsperioden.

Konklusion

Implementering af Intuit Enterprise Suite er ofte kun begyndelsen på opbygningen af et mere centraliseret og skalerbart økonomisk miljø på tværs af din virksomhed. 

Mens dine arbejdsgange, rapporteringsstrukturer og aktiviteter på tværs af flere enheder fortsat udvikler sig, anbefaler vi også, at du læser mere om Intuit Enterprise Suite og lærer, hvordan revisorer og økonomimedarbejdere kan understøtte implementerings- og rapporteringsarbejdsgange gennem deres Intuit Enterprise-ressourcer for revisorer.

Held og lykke med din implementering og migreringsplanlægning. Jeg håber, at denne vejledning har hjulpet dig med bedre at forberede dig på den driftsmæssige overgang til Intuit Enterprise Suite.