I gennemsnit tager det 20 minutter at udfylde en udgiftsrapport manuelt. Gang det med antallet af udgiftsrapporter, du godkender hver måned, og... så bruger du meget tid ineffektivt.
Sådan laver du hurtigt og nemt en udgiftsrapport med så lidt spildtid som muligt.
Det grundlæggende om udgiftsrapporter
En udgiftsrapport er en oversigt over udgifter, der er kategoriseret ud fra forskellige kriterier såsom projekt, afdeling eller medarbejder.
Forestil dig for eksempel, at din medarbejder rejser til Chicago fra jeres kontor i San Francisco. Medarbejderen vil sandsynligvis have forskellige planlagte eller uforudsete udgifter under forretningsrejsen – det kan være taxature eller et måltid med en forretningsforbindelse.
Medarbejderen skal udarbejde en udgiftsrapport, der opsummerer udgifterne til forretningsrejsen, så du kan kontrollere og godkende dem samt refundere udgifterne til den pågældende medarbejder.
Det er god praksis at registrere disse rejseudgifter i et softwareprogram, så du kan holde tilstrækkeligt styr på dem og deres indvirkning på dit resultat. Hvis du er nødt til at bruge manuelle rapporter, spilder du en masse tid og overtræder potentielt IRS' regler for fradragsberettigelse.
Sådan vælger du det rigtige værktøj til udgiftsrapportering
Jeg anbefaler ikke den "traditionelle tilgang", hvor du samler virksomhedsudgifter i et Excel-ark, men hvis det er din foretrukne metode, har du stadig nogle muligheder.
Excel-ark kræver, at du manuelt indtaster udgifterne, efterhånden som de opstår. Det er langsomt og ensformigt, men du slipper i det mindste for at betale for software til udgiftshåndtering. Hvis du vælger denne metode, kan gode skabeloner hjælpe med at spare tid – her er nogle skabeloner, jeg har fundet:
- Microsoft Excel-skabeloner
- Udgiftsrapportskabeloner fra Smartsheet
- Udgiftsrapportskabelon fra Vertex42
- Udgiftsrapportskabeloner fra ClickTime
Hvis du håndterer for mange udgiftsrapporter eller blot ønsker at opgradere dine systemer, kan det være en hjælp at investere i software til udgiftsrapporter. Her er nogle gode muligheder, du kan overveje:
Trinvis vejledning til udarbejdelse af udgiftsrapporter
Selvom det potentielt kan være tidskrævende, bør udgiftsrapporter være meget enkle. Her er en proces i fire trin til udarbejdelse af udgiftsrapporter:
Trin 1: Indsaml kvitteringer
Den person, der afholder udgiften, skal indsamle en kvittering. Ud over at verificere internt indberettede udgifter er kvitteringer også nødvendige for at gøre krav på skattefradrag.
IRS kræver for eksempel, at virksomheder opbevarer dokumentation for alle udgifter, der afholdes under rejser væk fra hjemmet, bortset fra udgifter under $75 eller udgifter til indkvartering, i henhold til Afsnit 1.274-5(c)(2)(iii).
Trin 2: Specificér udgifter, og tilføj datoer og andre oplysninger
Medarbejderen skal oprette en specificeret liste over udgifter og sortere dem efter dato. Der skal tilføjes kolonner med beskrivelse, kode og andre oplysninger for hver specificeret udgift.
I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at tilføje oplysninger, der er specifikke for udgiften. Hvis medarbejderen for eksempel bruger en firmabil under rejsen, bør start- og slutaflæsningerne angives ved siden af brændstofudgifterne.
Have an account? Log In
Trin 3: Kategorisér udgifter
Kategorisering af udgifter gør det lettere, når tiden kommer til at indsende selvangivelsen. Du kan kræve, at medarbejderne sorterer udgifterne i forskellige kategorier, såsom:
- Forsikring
- Annoncering
- Kontorudgifter
- Rejser
- Husleje
- Lønninger
Udgiftsrapporten bør vise subtotalerne for hver udgiftskategori samt det samlede beløb for alle typer udgifter.
Forfatterens tip:
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eTag højde for eventuelle over- og underbetalinger i udgiftsarket, før du afslutter refusionerne til medarbejderne.\u003c/span\u003e
Trin 4: Send rapporten
Bed medarbejderne om at dobbelttjekke totalerne, før de færdiggør udgiftsrapporten. Bed dem om at vedhæfte kvitteringer til rapporten, så du kan bruge dem som reference, når du vurderer udgiftsrapporten.
Kvitteringerne kan enten være udskrevne eller scannede kopier. Når alt er i orden, kan medarbejderne indsende, e-maile eller udskrive og aflevere udgiftsrapporten personligt i overensstemmelse med organisationens bedste praksis.
Sådan indsender du en udgiftsrapport
Hvis du bruger software, bør der være en ret tydelig proces på plads, som automatisk giver dig besked, når en medarbejder indsender en udgiftsrapport.
Hvis du ikke bruger software, kan dit team indsende udgiftsrapporter i form af en Excel- eller Google Sheets-fil. PDF- og Word-dokumenter bruges nogle gange, men er langt mindre populære (& med god grund).
Teammedlemmerne kan e-maile disse udgiftsrapporter til den relevante person, bruge den relevante Slack-kanal eller indsende en fysisk kopi i overensstemmelse med virksomhedens politik.
Kontrol af udgiftsrapporten
Her er to trin, der indgår i kontrollen af udgifter i en udgiftsrapport:
- Kontrol af udgiftsdata: Dette indebærer kontrol af beløb, skatteoplysninger og andre detaljer. Det er muligvis ikke muligt, når du godkender hundredvis af udgiftsrapporter om ugen, så prioritér de rapporter, der har størst sandsynlighed for at indeholde overtrædelser af reglerne for udgifter, såsom rejseudgifter. Hvis en medarbejder ønsker at bruge penge på en forretningsmiddag, skal du bede om en gæsteliste, helst før middagen.
- Godkendelse af en leder: Lederen afgør, om udgiftsrapporten er legitim, ved at kontrollere, om udgifterne var en del af medarbejderens rolle. Det er dog ikke usædvanligt, at en ejer af en mindre virksomhed godkender udgiftsrapporter direkte, når teamene er små.
5 almindelige fejl ved indsendelse af udgiftsrapporter
Det er nemt at oprette udgiftsrapporter, men processen er behæftet med mange fejl. Du kan eliminere mange af disse fejl ved at automatisere processen. Her er nogle almindelige fejl, du bør være opmærksom på:
1. Ikke at gøre krav på en udgift
Det er nemt at glemme udgifter under rejser – det kan ske, hvis medarbejderen har for travlt, har betalt udgifter kontant eller simpelthen ikke vidste, at udgiften kunne refunderes.
Software til udgiftsstyring kan gøre det lettere at holde styr på dine udgifter. Medarbejderne kan tage et billede undervejs for at registrere en udgift. Softwaren minder dem også om at indsende udgiftsrapporter.
2. Ikke at være opmærksom på virksomhedens udgiftspolitik
Det er afgørende at læse hele udgiftspolitikken og have en kopi ved hånden. Når en medarbejder begår fejl, kan softwaren registrere det som svigagtig aktivitet.
Virksomhedens software sender også meddelelser, hver gang nogen indsender udgifter, der ikke er i overensstemmelse med politikken, så sådanne udgifter bør ideelt set drøftes med rejselederen eller afdelingschefen, før betalingen foretages.
3. At miste kvitteringer
Vi har alle prøvet det. Hvis man mister kvitteringer for udgifter, der er betalt kontant, kan det betyde, at medarbejderen mister penge, fordi du ikke kan godkende udgifterne, før vedkommende indsender en kvittering eller et udgiftsdokument.
Hvis din virksomhed bruger en mobilvenlig løsning til udgiftsstyring, kan medarbejderne tage billeder af kvitteringerne, efterhånden som de modtager dem. Selv hvis de mister den fysiske kopi, kan de bruge kopien i softwaren som dokumentation.
4. At blande private udgifter og virksomhedsudgifter
Antag, at en medarbejder havde et godt møde med en kunde på en restaurant. Efter mødet blev medarbejderen for at mødes med nogle venner over middagen, men lukkede ikke regningen først. Det betyder, at medarbejderens kvittering fra restauranten omfatter alt, hvad medarbejderen bestilte, og blander private og forretningsrelaterede udgifter.
Selvom dette måske virker som et lille problem, kan det udvikle sig til noget rod, når medarbejderen vil anmode om refusion. Sådanne handlinger kan blive opfattet som skødesløse eller endda vildledende.
Brug af separate betalingsmetoder er en god måde at undgå at blande private og forretningsrelaterede udgifter på. Virksomhedskort kan for eksempel forhindre medarbejdere i at bruge egne penge, så det bliver lettere at holde udgifterne adskilt.
5. Dublerede udgifter
Dublerede udgifter kan skabe uoverensstemmelser i virksomhedens regnskaber. Virksomheden kan endda betragte dette som svigagtig adfærd, og i værste fald kan virksomheden ende med at skulle betale en bøde.
En af de vigtigste fordele ved software til udgiftsstyring er, at det til en vis grad kan hjælpe med at undgå dubletter. Mange løsninger til udgiftsstyring kan registrere dubletter baseret på foruddefinerede regler eller ved hjælp af AI. De udløser en advarsel, når der er en dublet, så du kan bekræfte eller fjerne udgiften.
Sådan vedligeholder du revisionsspor for udgiftsrapporter
Vedligeholdelse af et revisionsspor hjælper dig med at forhindre svig, overholde reglerne og indsamle de data, der er nødvendige for interne revisioner. Sådan vedligeholder du revisionsspor for udgiftsrapporter:
1. Gør det nemmere at indsende dokumentation
Giv de personer, der er involveret i transaktionen, mulighed for nemt at indsende dokumentation.
Du kan for eksempel give medarbejdere mulighed for at aflevere digitale kopier eller indtaste data direkte i software i stedet for at kræve fysiske fakturaer. Mange virksomheder udsteder kreditkort til medarbejderne, så de kan spore alle udgifter på én samlet opgørelse (og få kreditkortsspecifikke belønninger for det).
Du kan gøre processen endnu enklere ved at automatisere den ved hjælp af software til udgiftsrapportering, der integreres med din bank og automatisk registrerer udgifter.
More Articles
2. Digitalisér revisionssporet
Digitalisering af revisionsspor gør det nemmere både for dem, der indsender udgiftsrapporter, og for dem, der godkender dem.
Ved godkendelse af udgiftsrapporter betyder digital opbevaring, at du kan anvende filtre og nemt søge efter oplysninger i stedet for at gennemgå en bunke papir. Det gør det muligt at behandle udgiftsrapporter hurtigere og med større sikkerhed for, at intet er blevet overset.
3. Gør processen fejlfri
Manuel registrering af udgifter i en udgiftsrapport er behæftet med risiko for fejl. En medarbejder kan indtaste et forkert tal eller glemme en post.
Automatiserede løsninger til udgiftsstyring kan løse mange af disse problemer. En løsning til udgiftssporing med OCR (optisk tegngenkendelse) kan for eksempel scanne fysiske kvitteringer og automatisk udfylde udgiftsoplysninger i softwaren.
4. Brug én samlet løsning
Brug af én løsning til at indsamle kvitteringer, registrere udgifter og afstemme fakturaer bidrager til at samle komplette revisionsspor ét sted.
Hvis alle de data, der kræves til en revision, opbevares ét sted, behøver du ikke lede særlig langt efter oplysningerne, når du har brug for dem.
Selvom de lave priser på software til specifikke opgaver kan være fristende, bør du forsøge at forudse dine fremtidige behov, når du vurderer software til udgiftsstyring eller software til revisionsstyring, så du kan holde tingene enkle.
Gør udgiftsrapporteringen enklere
De mest succesfulde moderne virksomheder fokuserer på at automatisere de rutineprægede dele af deres arbejdsgange, fra bogføring til udgiftsrapporter.
Når du automatiserer dette, vil du opdage, at selvom godkendelser stadig kræver noget manuelt arbejde, når du betydeligt mere - og mere præcist - på langt mindre tid.
Er du klar til at udbygge dine evner som økonomileder? Tilmeld dig vores nyhedsbrev for ekspertrådgivning, vejledninger og anbefalinger fra de økonomiledere, der former teknologibranchen.
