Myyntipäätteen käyttöönoton tarkistuslista: 5 askelta onnistumiseen
Myyntipistejärjestelmän (POS) käyttöönottoprosessi koskettaa kaikkia toimitusjohtajasta asiakkaaseen. Jos se tehdään väärin, se vaikuttaa asiakaskokemukseen, työntekijöiden tuottavuuteen, yrityskulttuuriin ja sitä kautta voittoihisi. Jos taas onnistut, näet parannuksia kaikilla näillä osa-alueilla.
Tässä artikkelissa esittelen vaiheet POS-järjestelmän onnistuneeseen käyttöönottoon sekä kaikki tarvitsemasi taustatiedot.
Miksi POS-järjestelmän käyttöönotto on tärkeää?
Huonosti käyttöön otettu POS-järjestelmä voi johtaa työntekijöiden tuottavuuden heikkenemiseen, huonoihin asiakaskokemuksiin, dokumentaation katoamiseen ja kyberturvallisuusriskeihin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Myyntipistejärjestelmät koostuvat ohjelmistoista ja laitteistoista, joita yritykset käyttävät asiakasmaksujen vastaanottamiseen. Ne ovat toimintasi sykkivä sydän, joka pitää yrityksesi toiminnassa parhaalla mahdollisella tavalla.
Yleensä POS-järjestelmät toimivat virheellisesti heikon wifi-yhteyden, vioittuneen laitteiston, vanhentuneen kyberturvallisuuden tai yhteensopimattomien ohjelmistojen vuoksi. Taustalla piilee kuitenkin viides epäilty, joka luo perustan näiden ongelmien kasvulle.
Tarkoitan huonosti toteutettua POS-järjestelmän käyttöönottoa.
Yhtenäinen prosessi on paras tapa varmistaa, että POS-järjestelmät toimivat sujuvasti kaikissa toimipaikoissa nyt ja jatkossa. Mutta täydellisenkin POS-järjestelmän käyttöönottosuunnitelman kanssa sinun on silti saatava jotkut ihmiset mukaan.
Parhaat POS-järjestelmävalintamme
Koska olet täällä, oletan, että sinulla on jo POS-järjestelmä, mutta jos ei, tässä on muutama erinomainen vaihtoehto, jotka The CFO Clubin tiimi on testannut ja arvioinut:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Ketkä osallistuvat POS-järjestelmän käyttöönottoon?
POS-järjestelmän käyttöönotto ei ole yhden ihmisen tehtävä. Se on ryhmätyötä, joka edellyttää tukea yrityksen kaikilta tasoilta alkaen seuraavista:
#1: Johtoryhmäsi
Nämä ovat johtohenkilöitä, jotka sinun on saatava vakuuttuneiksi, koska:
- He päättävät, kannattaako POS-järjestelmään investoida.
- He voivat edistää järjestelmän käyttöönottoa epäilevien työntekijöiden keskuudessa ja varmistaa sujuvamman siirtymän.
Useimmissa yrityksissä päätöksiä tekee useampi johtaja. Tarkoitan esimerkiksi operatiivista johtajaa, talousjohtajaa ja muita hallituksen jäseniä. Saatat myös joutua ottamaan mukaan esihenkilöitä ja työnjohtajia työntekijöiden koulutuksen mahdollistamiseksi.
Keskeiset huolet liittyvät yleensä kustannuksiin, yhteensopivuuteen ja päivittäisen toiminnan häiriöihin. Käsittele kaikki huolet, mutta pyydä myös heidän näkemyksiään. Näin he ovat mukana prosessissa alusta alkaen ja sinä voit sovittaa suunnitelmasi yrityksen omistajan visioon.
#2: IT-osastosi
POS-ratkaisuihin liittyy uusia ohjelmistoja, laitteistoja, integraatioita ja prosesseja. Asianmukaisen käyttöönoton varmistamiseksi tarvitset IT-tiimisi tukea, sillä se tuntee nykyisen teknologiapinosi läpikotaisin.
IT-tiimi voi neuvoa sinua teknisissä vaatimuksissa, ohjelmistojen yhteensopivuudessa ja POS-järjestelmän integroinnissa olemassa oleviin järjestelmiin. Näin voit varmistaa sujuvan siirtymän ja samalla huolehtia siitä, että IT-tiimilläsi on tarvittavat tiedot ongelmien vianmääritykseen.
#3: Työntekijäsi
Johdon jälkeen työntekijäsi ovat seuraava ryhmä, jonka hyväksyntä sinun on saatava. He käyttävät alustaa päivittäin. Ilman heidän tukeaan tuottavuus ja työntekijöiden tyytyväisyys heikkenevät.
Kun käyttöönotto lähestyy, aloita koulutustilaisuuksien järjestäminen perehdyttääksesi työntekijät POS-järjestelmän käyttöön. Kerää työntekijöiltä myös palautetta järjestelmän kehittämisestä. Jos he eivät pidä sen käytöstä tai eivät hyödynnä sen kaikkia mahdollisuuksia, POS-järjestelmän käyttöönoton hyödyt jäävät nimittäin puolitiehen.
#4: POS-palveluntarjoajasi
Työntekijät ja johto voivat ohjata sinua liiketoiminnan näkökulmasta, mutta POS-palveluntarjoajat neuvovat kaikissa tuotteeseen liittyvissä asioissa.
He ymmärtävät ohjelmiston paremmin kuin kukaan muu ja voivat auttaa sinua integroimaan POS-järjestelmän onnistuneesti sekä tarjota näkemyksiä ja parhaita käytäntöjä virheiden välttämiseksi.
Kun valitset POS-järjestelmää, varmista, että palveluntarjoajalla on hyvä maine asiakastuen suhteen, jotta vältät mahdolliset maksunkäsittelyongelmat tulevaisuudessa.
Näin otat uuden POS-järjestelmän käyttöön
POS-järjestelmän käyttöönotto on vähän kuin ryöstön toteuttaminen (mutta ilman vankilaan joutumisen mahdollisuutta).
Olet tunnistanut parhaan POS-järjestelmän. Nyt sinun on tutkittava sijainti, organisoitava tiimisi ja toteutettava POS-järjestelmän käyttöönottosuunnitelmasi.
Vaikka POS-järjestelmät ovat pitkälle mukautettavia ratkaisuja, onnistuneeseen POS-järjestelmän käyttöönottoon kuuluu muutama yleinen vaihe:
1. Tiedustelu: Yrityksesi tarpeiden määrittäminen
Olet todennäköisesti kirjannut nämä ylös POS-järjestelmää valitessasi. Käytä niitä apuna POS-järjestelmän määrittämisessä.
Jos olet esimerkiksi pieni verkkokauppa, tarvitset todennäköisesti yksinkertaisen kassatoimintojen POS-ohjelmiston. Jos taas pyörität ruokarekkaa, tarvitset mobiilin POS-järjestelmän maksujen vastaanottamiseen liikkeellä ollessasi. POS-järjestelmän vaatimuksia määritettäessä huomioitavia tekijöitä ovat:
- Tapahtumien määrä
- Nykyinen varastonhallintajärjestelmä
- Työntekijöiden määrä
- Asiakaskokemus
- Integrointi kirjanpitoon sekä
- Laitteistovaatimukset
Kun vaatimukset ovat selvillä, on aika siirtyä todennäköisesti haastavimpaan vaiheeseen: sitouttamiseen.
2. Sitouttaminen: Tiimin saaminen mukaan
Muistatko sidosryhmät? He ovat ryöstötiimisi, ja heidän pitäminen ajan tasalla projektin tilanteesta ja odotetuista määräajoista on tärkeää, koska:
- He käyttävät POS-järjestelmää. Erityisesti asiakkaita päivittäin palveleva myymälähenkilöstö. Jos he eivät ole sitoutuneita tai ymmärrä järjestelmää, sillä voi olla vaikutusta myös POS-järjestelmän käyttöönottoon.
- He ymmärtävät liiketoiminnan erityispiirteet paremmin ja voivat antaa arvokasta palautetta onnistuneemman käyttöönoton tueksi. Esimerkiksi vain IT-tiimi voi kertoa, häiritseekö POS-järjestelmä teknologista kokonaisuuttasi, kun taas johto voi neuvoa budjettiin liittyvissä asioissa.
Varmistaaksesi, että kaikki pysyvät ajan tasalla, voit:
- Lähettää säännöllisiä päivityksiä sähköpostitse,
- Kutsua sidosryhmät kokeilemaan POS-järjestelmiä,
- Järjestää viikoittaisia päivityskokouksia tai
- Antaa asiaankuuluville sidosryhmille vain katseluoikeuden projektinhallintatyökaluun.
Valinta on sinun. Ole kuitenkin valmis vastaamaan kysymyksiin ja kuuntelemaan palautetta. Näin henkilöstösi tuntee olevansa mukana, mikä tekee siirtymästä sujuvamman kaikille.
3. Varusteet: Oikean laitteiston löytäminen
Seuraavaksi on aika löytää oikea laitteisto POS-päätteellesi. Tämä voi vaihdella nykyisten palvelujesi ja prosessiesi mukaan.
Väliaikaiset myymälät voivat esimerkiksi tarvita iPadeja, tabletteja tai mobiililaitteita pilvipohjaisen mobiilin POS-ohjelmiston käyttämiseen. Vähittäiskauppojen POS-järjestelmät puolestaan saattavat tarvita kassalaatikoita, viivakoodinlukijoita, tulostimia ja itsepalvelupäätteitä.
4. Suunnitelma: POS-järjestelmän käyttöönotto
Voit valita kahdesta käyttöönottotavasta:
- Itse tehtävä reitti. Tämä sopii parhaiten yksinkertaiseen POS-asennukseen, jossa on muutama päätelaite ja tuote. Tutustu alustan tarjoamiin opetusohjelmiin, ohjeartikkeleihin ja dokumentaatioon oppiaksesi tekemään sen itse. Voit myös ottaa yhteyttä asiakastukeen saadaksesi apua.
- Avustettu reitti. Jos sinulla on laajempi tuoteluettelo tai useita toimipisteitä, pyydä apua POS-toimittajaltasi. Varmista ennen sitoutumista, että POS-palveluntarjoajan asiakastuki on luotettava ja asiantunteva, jotta vältät turhauttavat yhteydenotot.
Kun käyttöönottotapa on vahvistettu, loppu on suoraviivaista.
Aktivoi tilisi
Kaikissa POS-ohjelmistoissa on tilin aktivointiprosessi. Siinä käytetään yrityksesi tietoja, KYC-tietoja ja pankkitilitietoja yrityksesi vahvistamiseen sekä sen tarkistamiseen, voiko POS-järjestelmä käsitellä maksuja laillisesti sijaintipaikassasi.
Määritä tilasi
Tähän kuuluu laitteiden, kuten viivakoodinlukijan, kortinlukijoiden ja kassapäätteiden, asentaminen. Voit pyytää POS-palveluntarjoajaltasi apua prosessin nopeuttamiseksi.
Lataa tuoteluettelosi
Tämä on aikaa vievin (ja tärkein) vaihe POS-järjestelmän käyttöönotossa. Tässä vaiheessa lataat tuotteesi, niiden määritykset, muunnelmat, hinnat, tarjoukset ja mahdolliset alennukset. Voit säästää aikaa lataamalla nämä tiedot kerralla, mutta muista järjestää tiedot POS-ohjelmiston edellyttämään muotoon.
5. Koeajo: POS-ohjelmiston testaaminen
POS-asennuksen testaaminen auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmat ennen sen julkaisemista yleisölle. Tähän kuuluu laitteiston, varastointegraation ja maksuväylän turvallisuuden testaaminen.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki toimisi täydellisesti. Järjestelmässä voi silti olla häiriöitä, jotka on korjattava — siitä lisää seuraavaksi!
Milloin POS-järjestelmä kannattaa optimoida
POS-järjestelmän optimointi on väistämätöntä. On kuitenkin tärkeää tehdä se oikeaan aikaan, muuten saatat käyttää resursseja tarpeettomasti ja häiritä toimintoja.
Tässä on muutamia tilanteita, joissa POS-järjestelmän päivittämistä kannattaa harkita.
Kun maksut alkavat syödä voittoja
Kuoleman ja verojen tavoin maksut ovat väistämätön POS-ohjelmiston käytöstä aiheutuva kustannus. Jos et ole tarkkana, nämä maksut voivat kasautua ja nakertaa voittojasi vähitellen. Joskus myös kolmannen osapuolen maksut, kuten maksunvälityspalvelun tai kauppiaspalvelun maksut, voivat lisätä kustannuksia.
Varmista, että saat parhaan tarjouksen tarkistamalla säännöllisesti nykyiset maksusi ja vertaamalla niitä kilpailevien palveluntarjoajien ehtoihin. Älä epäröi vaihtaa uuteen palveluntarjoajaan, jos se on taloudellisesti järkevämpää.
Kun laajennat liiketoimintaasi
Liiketoiminnan laajentaminen tarkoittaa eri asioita liiketoimintatyypistä riippuen. Se voi tarkoittaa esimerkiksi tuotteiden määrän lisäämistä, uusien myymälöiden avaamista tai henkilöstön palkkaamista. Tavoite on kuitenkin yleensä sama: lisätä kävijöitä myymälässäsi.
Tarvitset kaksiosaisen lähestymistavan POS-järjestelmäsi optimaaliseen laajentamiseen:
- Päivitä POS-ohjelmistosi. Varmista, että POS-ohjelmistosi tekniset vaatimukset pystyvät käsittelemään odotettavissa olevan tapahtumamäärän kasvun.
- Kouluta työntekijäsi. Sinun on koulutettava uudet työntekijät käyttämään POS-järjestelmää, mukaan lukien heidän perehdyttämisensä saatavilla oleviin maksuvaihtoehtoihin, sovellettaviin alennuksiin ja tarjouksiin sekä muuhun.
Näiden kahden yksinkertaisen vaiheen avulla voit tarjota parhaan asiakaskokemuksen, kannustaa asiakkaita palaamaan ja saada myönteisiä arvioita.
Kun POS-järjestelmäsi on vanhentunut
Vanhat POS-järjestelmät eivät välttämättä tue uusimpia maksutapoja, kanta-asiakasohjelmia tai muita odotettuja ominaisuuksia. Jos nämä puuttuvat, saatat tarjota huonon asiakaskokemuksen ja ohjata asiakkaasi kilpailijoille.
Välttääksesi tämän pidä POS-järjestelmäsi ajan tasalla. Ole myös valmis vaihtamaan palveluntarjoajaa, jos muut POS-järjestelmät voivat tarjota paremman asiakaskokemuksen.
Vinkkejä onnistuneeseen POS-järjestelmän käyttöönottoon
Jos teet tämän ensimmäistä kertaa, tässä on muutamia vinkkejä sujuvan POS-järjestelmän käyttöönoton varmistamiseksi.
1. Käytä yksityistä verkkoa
POS-järjestelmät käsittelevät arkaluonteisia tietoja, kuten tapahtumatietoja, asiakastietoja, maksutietoja ja paljon muuta. Jos POS-järjestelmäsi isännöidään avoimessa verkossa, hakkerit voivat päästä käsiksi näihin tietoihin, mikä vaarantaa asiakkaidesi yksityisyyden.
Luvattoman käytön ja tietojen menetyksen minimoimiseksi harkitse POS-järjestelmäsi isännöimistä yksityisessä verkossa. Se rajoittaa POS-järjestelmän käytön vain laitteisiin ja käyttäjiin, joilla on oikeus käyttää verkkoa.
2. Perehdy POS-järjestelmääsi perusteellisesti
Kyse ei ole vain oikean POS-järjestelmän valitsemisesta, vaan myös sen tarjoamien ominaisuuksien hyödyntämisestä täysimääräisesti.
Tukeeko se kuponkeja? Onko siinä rajoituksia? Perehdy näihin yksityiskohtiin, jotta voit luoda parempia liiketoimintaprosesseja ja sujuvoittaa toimintoja.
Vältettävät POS-järjestelmän käyttöönoton virheet
Tässä on muutamia keskeisiä POS-järjestelmän käyttöönoton virheitä, joita kannattaa välttää:
1. Et ota asiakasrajapinnassa työskentelevää henkilöstöä mukaan integraatioon
Tiedän, että jotkut teistä ovat lukeneet henkilöstön osallistamista käsittelevän osioni ja ajatelleet: ”Ei tarvitse”, mutta on suuri virhe pitää POS-järjestelmän käyttöönottoa pelkästään IT-osaston tehtävänä. Kyseessä on koko yritystä koskeva muutos, joka edellyttää kaikkien olevan samalla sivulla, erityisesti asiakasrajapinnassa työskentelevän henkilöstön.
- Ota heidät mukaan valintaprosessiin. Heidän sitoutumisensa on paras keinosi saada järjestelmästä kaikki hyöty irti.
- Kouluta henkilöstösi perusteellisesti järjestelmän käyttöön virheiden ja tuottavuuden laskun välttämiseksi.
- Kun työntekijäsi käyttävät järjestelmää päivittäin, pyydä heiltä palautetta järjestelmän kehittämiseksi.
2. Varasuunnitelman puuttuminen
POS-järjestelmäsi voi lakata toimimasta heikon yhteyden, vanhentuneiden integraatioiden tai viallisen laitteiston vuoksi. Syystä riippumatta varasuunnitelma voi auttaa minimoimaan taloudelliset menetykset ja tietojen katoamisen.
Saatat tarvita useita suunnitelmia eri tilanteita varten. Jos esimerkiksi varastonhallinnan integraatio lakkaa toimimasta, sinun on ehkä lähetettävä säännölliset päivitykset varastotiimille manuaalisesti. Jos et puolestaan pysty vastaanottamaan korttimaksuja, ota käyttöön vaihtoehtoiset maksutavat, jotta maksutapahtumat voivat jatkua ongelman selvittämisen ajan.
Tilaa lisää POS-aiheisia näkemyksiä
POS-järjestelmäsi yhdistää kaikki liiketoimintasi työnkulun osa-alueet. Se tehostaa maksuprosessejasi, yksinkertaistaa varastonhallintaa ja tarjoaa tietoa asiakkaiden mieltymyksistä.
Siksi POS-järjestelmän käyttöönotto on koko yrityksen yhteinen hanke, johon osallistuvat niin IT-tiimi kuin asiakkaiden kanssa työskentelevät työntekijätkin. Mitä useampi kokki on kuitenkin mukana, sitä enemmän käyttöönoton aikana voi syntyä virheitä.
Noudattamalla tässä artikkelissa esiteltyjä vaiheita – vaatimusten määrittämistä, sidosryhmien sitouttamista, laitteiston käyttöönottoa, testausta ja järjestelmän jatkuvaa optimointia – yritykset voivat maksimoida POS-järjestelmän hyödyt ja välttää kalliit virheet.
Haluatko oppia lisää siitä, miten POS-ohjelmisto voi parantaa asiakaskokemustasi? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme, joka tarjoaa asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muokkaavilta yritysjohtajilta.
