Rahoitusneuvonnan asiantuntijan mukaan tekoäly vie rahoitustiimeiltä enemmän aikaa, ei vähemmän

Christian Franz Hansen on Implement Consulting Groupin talousneuvontatiimin osakas. Implement Consulting Group on yksi Skandinavian alueen johtavista liikkeenjohdon konsultointiyrityksistä. Hän on myös teoksen Taloustietojen viestiminen johtajille kirjoittaja.

Keskustelimme Christianin kanssa tekoälyn ”sudenkuopasta” ja siitä, missä tekoälyn todellinen potentiaali piilee taloustiimeille. Tässä on, mitä hän kertoi meille.

Tekoäly tekee joistakin taloushallinnon osa-alueista entistä kriittisempiä

Minun nimeni on Christian Franz Hansen, ja olen osakas Implement Consulting Groupissa — Tanskan suurimmassa konsultointiyrityksessä ja yhdessä Skandinavian alueen johtavista liikkeenjohdon konsultointiyrityksistä. Toimistoja on eri puolilla Skandinaviaa, Saksaa, Sveitsiä ja Yhdysvaltoja.

Olen Implementin talousneuvontatiimin osakas. Tiimissä työskentelee noin 120 ammattilaista koko talouden arvoketjun parissa. Suuri tiimimme on erikoistunut talousjohtajan neuvonantoon, perustietojen hallintaan, riskeihin ja muihin tyypillisesti talousjohtajan vastuulle kuuluviin alueisiin. Työskentelen pääasiassa talousjohtajien tiimien ja taloushallinnon ylimmän johdon kanssa monenlaisissa organisaatioissa, kuten lääkealan yrityksissä, pankeissa ja logistiikka-alan yrityksissä. En ole erityisesti sidoksissa mihinkään toimialaan, mutta keskityn suurten organisaatioiden taloushallinnon ylimpään johtoon ja kaikkeen talousjohtajan vastuualueelle kuuluvaan.

Olen työskennellyt taloushallinnon ja talousjohtajan neuvonannon parissa viimeiset viisitoista vuotta. Aloitin Tanskan keskuspankissa tehden sitä, mitä kutsun mielelläni Excel-voimisteluksi: taloudellista mallintamista ja todellista perustyötä. Sen jälkeen siirryin liikkeenjohdon konsultointiin, ensin EY:lle eri puolille Skandinaviaa ja sitten Etelä-Afrikkaan Kapkaupunkiin ja Johannesburgiin, ennen kuin palasin Pohjoismaihin keskittyäkseni suurten organisaatioiden talouden muutoshankkeisiin, liiketoimintakumppanuuksien kehittämiseen ja suorituskyvyn johtamiseen eri puolilla maailmaa.

Elin pitkään syvällä datassa — rakensin jatkuvasti monimutkaisempia malleja ja uskoin, että jos analyysini olisi riittävän hienostunutta, voisin muuttaa tapaa, jolla yritys tekee päätöksiä. Opin, joskus kantapään kautta, että malli on vasta puolet työstä. Viestimätön oivallus ei koskaan muutu vaikutukseksi. Tämä oivallus sai minut kirjoittamaan viime vuonna kirjan taloustietojen viestimisestä johtajille — datan muuttamisesta oivalluksiksi ja sitten oivallusten muuttamisesta vaikutukseksi.

Tekoäly on nyt tullut mukaan ja muuttaa todennäköisesti merkittävästi tapaamme siirtyä datasta oivalluksiin. Tässä kuitenkin on asia, jonka uskon monien unohtavan tekoälykeskusteluissa: ihmiset eivät muuta käyttäytymistään siksi, että algoritmi käskee heitä tekemään niin. Tekoälyjärjestelmän tuottamat oivallukset ovat hyödyllisiä vain, jos joku toimii niiden perusteella. Tässä me talouden liiketoimintakumppanit astumme kuvaan. Muutamme oivallukset toiminnaksi. Edistämme muutosta. Olemme viestijöitä ja muutosagentteja, ja saamme asioita tapahtumaan. Itse asiassa taloushallinnon käyttäytymiseen ja muutoksenhallintaan liittyvä puoli muuttuu tekoälyn myötä entistä kriittisemmäksi.

Miten tekoäly voi vapauttaa taloushallinnon potentiaalin

Tässä hetkessä minua todella innostaa se, että tekoäly voi vapauttaa aikaamme datan poiminnan ja analysoinnin rutiineista — asiasta, josta olemme keskustelleet vuosien ajan. Meillä on viimein työkalu, joka voi lunastaa tämän lupauksen.

Oikein käytettynä se antaa meille takaisin ne tunnit, jotka olemme menettäneet Excelin ja mallintamisen parissa, ja antaa meidän keskittyä todelliseen lisäarvoon: strategiaan, suhteisiin, vaikutusvaltaan ja liiketoiminnan tulosten edistämiseen. Voimme viimein vapauttaa taloushallinnon potentiaalin todellisina liiketoimintakumppaneina.

Työskentelemme parhaillaan asiakkaan kanssa suunnitellaksemme heidän myyntisaamisten ja ostovelkojen prosessiensa uudistamista globaalissa palvelukeskuksessa, jossa 35 kokoaikaista työntekijää käsittelee laskuja pääosin manuaalisesti.

Selvitämme edistyneen, tekoälyä hyödyntävän teknologian käyttöönottoa — Celonista käyttäen — jotta laskujen käsittely voitaisiin hoitaa nykyistä manuaalista toimintamallia tehokkaammin. Alustava analyysi viittaa siihen, että voisimme vähentää SSC:n henkilöstömäärää ja siirtää osan työstä pääkonttoriin, jossa henkilöstöä olisi huomattavasti vähemmän. Jäljelle jäävät asiantuntijat keskittyisivät poikkeustilanteiden käsittelyyn ja prosessin valvontaan toistuvan tapahtumakäsittelyn sijaan.

Olemme edelleen määrittelyvaiheessa, mutta tämä hanke innostaa minua, koska se kertoo tulevaisuudesta. Tekoäly hoitaa volyymin ja rutiinit. Ihmiset hoitavat harkintaa, suhteita ja kaiken normaalista poikkeavan. Jos toteutamme tämän hyvin, kolme erittäin pätevää henkilöä hallinnoi työtä, joka aiemmin vaati 35 henkilöä.

Miksi taloushallinnon johtajien on edelleen vastattava harkinnasta ja tarinankerronnasta

Tämä työnjako on tärkeä. Nykyään käytän tekoälyä datan muokkaamiseen ja valmisteluun. Tähän kuuluu tietoaineistojen järjestäminen, laskelmien tekeminen ja johdon raporttien valmisteleminen. Tekoäly on näissä tehtävissä erinomainen ja säästää meiltä huomattavasti aikaa.

Todellinen arvo on kuitenkin pohjimmiltaan inhimillistä: näiden oivallusten hyödyntämistä, kertomuksen rakentamista ja niiden viestimistä liiketoiminnan sidosryhmille niin, että nämä ryhtyvät toimimaan. Tämä edellyttää tarinankerrontaa, olennaisen arvioimista ja ihmisten kanssa yhteyden luomista muutoksen aikaansaamiseksi.

Emme ole automatisoineet tätä, emmekä meidän pitäisi.

Kuinka välttää tekoälyn "ansa" rahoitusalalla

Olen nähnyt tekoälyn käytöstä huolestuttavia tuloksia, ja se huolestuttaa minua.

Tekoäly voi saada meidät vaarallisen tyytyväisiksi siihen, ettemme käytä omaa ajattelukykyämme. Vaarana on siirtyä autopilotille: pyydämme järjestelmältä vastauksen, hyväksymme sen sellaisenaan ja jatkamme eteenpäin pohtimatta tietoa. Olen nähnyt talousanalyytikoiden olevan alttiita virheille, koska he luottavat liikaa tekoälyn tuottamaan sisältöön ilman omaa kriittistä ajatteluaan. He ovat ulkoistaneet analyysissä tarvittavan pohdinnan. Se on ansa.

Lyhytvideot ja sosiaalisen median jatkuva tietotulva pahentavat tilannetta entisestään. Ulkoistamme ajattelumme ja samalla menetämme henkisen kurinalaisuuden ajatella syvällisesti. Tämä on todellinen uhka sille, miten rahoitusala — ja yhteiskunta — ratkaisee ongelmia.

Tekoäly on työkalu ajattelumme vahvistamiseen, ei sen korvaamiseen. Jos emme ole varovaisia, tiimit työskentelevät nopeammin mutta ajattelevat vähemmän, mikä johtaa virheisiin. Ihmisten on säilytettävä kurinalaisuus kyseenalaistaa tuotokset, testata oletuksia perusteellisesti ja ymmärtää logiikkaa; muuten automatisoimme itsemme kohti ennalta arvaamattomia ongelmia.

Toisaalta tapahtuu myös paljon aidosti hyvää. Olen nähnyt ihmisten tekevän perustason tehtäviä 20 %, 30 % ja jopa 40–50 % nopeammin. Näihin töihin kului aiemmin valtavasti aikaa. Tietojen yhdistäminen, tietojen siivoaminen ja valmistelutyö, johon aiemmin kului viikko, tapahtuvat nyt tunneissa. Se muuttaa toimintaa aidosti perusteellisesti.

Avainasemassa on kriittisen ajattelun ja pohdinnan säilyttäminen samalla, kun hyödynnämme nopeuden ja tehokkuuden kasvua. Tämä tasapaino on kaiken perusta.

Miksi tekoäly edellyttää uusia viitekehyksiä tuotosten validointiin

Tekoälyn myötä rahoitusalalla on aidosti vaikeampaa jäljittää, mistä päätökset ovat peräisin ja mistä oivallukset ovat lähtöisin, kun tekoäly tuottaa sisältöä ilman ihmisen osallistumista.

Meidän on totuttava luottamaan oivalluksiin, joita tekoäly poimii ja toimittaa meille ilman, että luomme niitä itse. Tämä on hankalaa, koska siihen liittyy mustan laatikon elementti. Jos en ole rakentanut mallia, käynyt sen logiikkaa vaihe vaiheelta läpi enkä tarkistanut jokaista oletusta, kuinka paljon voin siihen luottaa?

Tämä on minulle todellinen huolenaihe. Lukuihin on vaikeampi luottaa, kun niitä ei ole luonut itse eikä pysty täysin jäljittämään polkua raakadatan ja lopullisen oivalluksen välillä. Rahoitusalalla olemme aina arvostaneet jäljitettävyyttä eli kykyä selittää täsmällisesti, miten päädyimme tiettyyn johtopäätökseen.

Tekoälyn myötä meidän on muutettava tätä ajattelutapaa. Tarvitsemme uusia viitekehyksiä tuotosten validoimiseen, tulosten pistotarkistuksiin ja sellaisten oivallusten luotettavuuden varmistamiseen, joita emme ole itse rakentaneet. Kyse on toisenlaisesta luottamuksesta, eikä sen saavuttaminen ole helppoa. Se on kuitenkin välttämätöntä, jotta voimme hyödyntää tekoälyn mahdollisuudet.

Miksi tekoäly voi viedä rahoitustiimien aikaa

Puhumme loputtomasti tekoälyn mullistavasta potentiaalista, ja odotukset ovat olleet valtavat. Mutta tässä on se, mitä näen käytännössä: useimmille rahoitusalan työntekijöille se vie tällä hetkellä enemmän aikaa, ei vähemmän.

Miksi? Koska he opettelevat uutta teknologiaa, uutta sanastoa ja uusia työskentelytapoja — samalla kun he jatkavat vanhojen prosessiensa pyörittämistä. Siirtymäkustannus on todellinen.

Useimmilla rahoitustiimeillä on käytössään Copilotin tai Clauden kaltaisia työkaluja, ja he voivat käyttää niitä päivittäin pieniin tehtäviin. Se on kuitenkin eri asia kuin perustavanlaatuinen prosessimuutos. Liiketoiminnan muilla osa-alueilla vaikutus on kiistaton — ohjelmoijat työskentelevät täysin eri tavalla, ja tekoälyä hyödyntävät chatbotit sekä asiakasvuorovaikutus muokkaavat asiakaspalvelua. Rahoitusalalla odotamme kuitenkin edelleen merkittäviä prosessimuutoksia, joissa itse työ muuttuu dramaattisesti sen sijaan, että se vain nopeutuisi hieman reunoiltaan.

Olen optimistinen sen suhteen, mihin olemme menossa, mutta realistinen nykytilanteemme suhteen. Rahoitusalan merkittävä arvonluonti on edelleen edessämme.

Christian kertoo

Useimmille rahoitusalalla työskenteleville asiat vievät juuri nyt enemmän aikaa, eivät vähemmän. Miksi? Koska he opettelevat uutta teknologiaa, uutta sanastoa ja uusia työskentelytapoja – samalla kun he edelleen ylläpitävät vanhoja prosessejaan. Siirtymän kustannukset ovat todellisia.

Miksi tekoälyn todellinen potentiaali on FP&A:ssa

Helpoimmin hyödynnettävissä ovat manuaaliset ja rutiininomaiset prosessit, kuten kulujen käsittely, ostoreskontra, myyntireskontra sekä peruskirjanpito ja laskentatoimi. Tekoäly suoriutuu erinomaisesti näiden alueiden volyymin ja käytännön työvaiheiden käsittelystä, mikä tarjoaa nopeimman takaisinmaksun.

Mutta todellinen potentiaali on muualla: taloussuunnittelussa ja -analyysissä (FP&A). Tekoäly voisi mullistaa tämän alueen perusteellisesti. Nykyään pidämme suunnittelua edelleen jaksottaisena harjoituksena: laaditaan budjetti, tehdään ennuste ja eletään sen kanssa neljännesvuosi tai vuosi. Kuvittele kuitenkin, että tekoäly auttaisi meitä siirtymään jatkuvaan tilinpäätökseen sekä tavoitteiden ja ennusteiden jatkuvaan päivittämiseen. Tämä muuttaisi radikaalisti tapaa, jolla yritykset hallitsevat päivittäistä suorituskykyään.

Suunnittelun käytännön työvaiheiden lisäksi tekoäly voi auttaa analyysityössä, joka vie tällä hetkellä viikkoja. Tähän kuuluvat poikkeama-analyysi, poikkeamien juurisyiden tunnistaminen sekä johdon raporttien kirjoittaminen tavalla, joka kertoo liiketoiminnan tapahtumista. Kaikki tämä nopeutuu ja rikastuu.

Aloita siis rutiininomaisista prosesseista. Suurempi mahdollisuus, joka todella muuttaa taloushallinnon toimintaa, on taloussuunnittelun ja -analyysin uudelleenajattelu alusta alkaen.

Miksi taloushallinnon johtajien on siirryttävä alhaalta ylöspäin etenevistä ennusteista järjestelmän tuottamiin ennusteisiin

Uskoimme vuosien ajan, että jos jokainen osasto ja kustannuspaikka rakentaisi huolellisesti oman palasensa kokonaisuudesta, saisimme aikaan hyödyllisen pitkän aikavälin suunnitelman. Tämä lähestymistapa on kuitenkin työläs ja hidas, ja se irtoaa usein todellisuudesta heti, kun liiketoiminta alkaa muuttua.

Työskentely tekoälyn kanssa opetti minulle, että voimme kääntää tämän kokonaan päinvastaiseksi. Sen sijaan, että rakennamme ennusteen alhaalta ylöspäin ja syötämme sen järjestelmään, järjestelmä voi tuottaa ajureihin perustuvia ennusteita, minkä jälkeen tarkistamme ja hiomme sen tuotoksia. Se on nopeampaa, perustuu paremmin liiketoiminnan dynamiikkaan ja vaatii huomattavasti vähemmän manuaalista työtä.

Tämä ajattelutavan muutos – alhaalta ylöspäin tapahtuvasta rakentamisesta järjestelmän tuottamaan tulokseen ja ihmisen tekemään tarkistukseen – muuttaa lähestymistapaani taloussuunnitteluun. Käytämme vähemmän aikaa yhdistämisen käytännön työvaiheisiin ja enemmän aikaa merkityksellisiin harkintaa vaativiin ratkaisuihin.

Tekoälyn käyttöönoton aliarvioiduin riski taloushallinnossa

Johtajat aliarvioivat usein tekoälyyn liittyvän merkittävän taloudellisen riskin: he eivät arvioi käyttöönoton kustannuksia asianmukaisesti eivätkä rakenna mukaan turvalliseen käyttöönottoon tarvittavaa hallintamallia.

Teknologia on tehokasta mutta kallista. Tunnuskustannukset kasvavat nopeasti, asianmukainen käyttöönotto vaatii merkittäviä investointeja, eikä hallintamalli ole halpa. Organisaatiot kuitenkin rientävät mukaan budjetoimatta riittävästi kumpaankaan.

Seuraukset voivat olla vakavia. Yritykset ovat jo ottaneet tekoälyä käyttöön vain vähäisin hallintakontrollein, mikä on johtanut siihen, että järjestelmät ovat poistaneet kriittisiä asiakastietoja ilman lupaa. Tuore esimerkki on PocketOS-niminen yritys, joka joutui vaikeuksiin luvattoman tekoälyagentin poistettua suuria määriä sen liiketoiminnan perustana olevaa koodia. Tällainen aiheuttaa katastrofaalisen taloudellisen ja maineeseen kohdistuvan iskun.

Lisäksi sijoitetun pääoman tuottoon liittyy toinen riski. Organisaatiot voivat käyttää huomattavia summia tekoälyratkaisujen käyttöönottoon näkemättä sijoitukselleen tuottoa ainakaan lyhyellä aikavälillä. Takaisinmaksu voi lopulta toteutua, mutta jos organisaatiot eivät ole arvioineet kokonaiskustannuksia – käyttöönottoa, hallintamallia, koulutusta ja siirtymävaiheen tehottomuutta – ne voivat päätyä merkittävästi budjetin yli ja saada pettymyksen tuottavia tuloksia.

Älä aliarvioi tekoälyn asianmukaisen käyttöönoton todellisia kustannuksia. Rakenna vankka hallintamalli heti alusta alkaen, vaikka se aluksi hidastaisi toimintaa. Ole myös realistinen sijoitetun pääoman tuoton aikataulujen suhteen. Hutiloinnin taloudellinen riski on huomattavasti suurempi kuin oikein tekemisen kustannus.

Miksi tekoäly on ihmisongelma, ei teknologiaongelma

Aliarvioin aluksi sen, kuinka vastahakoisia ihmiset ovat radikaalia muutosta kohtaan.

Ihmisten saaminen omaksumaan tekoäly ja muuttamaan perustavanlaatuisesti tapaansa työskennellä on vaikeaa. Kyse ei ole teknologiaongelmasta. Kyse on ihmisistä. Pyydämme ihmisiä muuttamaan ajattelutapaansa täysin ja tarkastelemaan työtään aivan uudella tavalla. Se on valtava muutos. Eikä se tapahdu yksinkertaisesti ottamalla käyttöön älykästä järjestelmää.

Inhimillinen tekijä on tässä ratkaiseva. Teknologisesti tekoäly on fantastinen. Sen onnistunut käyttöönotto edellyttää kuitenkin valtavaa muutosjohtamisen hanketta ihmisten näkökulmasta. Ihmisiä on autettava ymmärtämään, miksi heidän pitäisi välittää, miten heidän roolinsa kehittyy ja miltä onnistuminen näyttää heidän henkilökohtaisesta näkökulmastaan. On käsiteltävä pelkoa, epävarmuutta ja hallinnan menettämisen tunnetta, jota ihmiset kokevat, kun heidän päivittäinen työnsä suunnitellaan uudelleen.

Toivon, että olisin asettanut tämän etusijalle aiemmin, sillä juuri siinä on todellinen työ. Siinä muutos joko onnistuu tai epäonnistuu.

Miksi talousjohtajien on ryhdyttävä muutosagenteiksi

Pehmeät taidot ovat yhä paljon tärkeämpiä, eivät suinkaan vähemmän tärkeitä.

Tekoäly pystyy käsittelemään taloushallinnon tekniset osa-alueet – datan käsittelyn, mallintamisen ja analyysin. Mikä siis muuttuu aidosti niukaksi ja arvokkaaksi? Ihmistaidot: kyky vaikuttaa muihin, rakentaa luottamuksellisia suhteita ja viestiä tavalla, joka puhuttelee ja jää mieleen. Luottamus ei nimittäin perustu vain oivalluksen tarjoamiseen – se perustuu ajan myötä rakennettuun suhteeseen.

Tarvitsemme talousalan ammattilaisia, jotka osaavat kertoa tarinoita, maalata kuvia ihmisten mieliin ja ymmärtävät, miten yleisöön voi luoda tunneyhteyden. He pystyvät ohjaamaan päätöksiä ja viemään organisaatioita muutoksen läpi. Siinä piilee lisäarvo, kun tekoälyn merkitys kasvaa.

Profiili muuttuu siis dramaattisesti. Et ole enää vain dataihminen, joka käsittelee numeroita. Sinusta tulee muutosagentti. Sinusta tulee henkilö, joka pystyy toimimaan tehokkaasti kumppanina eri puolilla liiketoimintaa, rakentamaan uskottavuutta sekä navigoimaan organisaatioissa ja vaikuttamaan lopputuloksiin. Juuri nämä kyvykkyydet erottavat erinomaiset talousalan ammattilaiset muista.

Tämä merkitsee merkittävää muutosta siinä, miten ajattelemme taloushallinnon osaamista ja kehittämistä.

Miksi taloustiimien on muututtava ketteriksi nyt

Paras neuvoni juuri nyt, vaikka se kuulostaakin hieman kliseiseltä, on, että taloustiimien kannattaa pysyä ketterinä. Rehellisesti sanottuna taloushallinto ei ole luonnostaan hyvä tässä.

Puhuin hiljattain tuhannelle taloushallinnon ja IT:n ammattilaiselle maailmanlaajuisessa teknologiayrityksessä. Suunnittelin heille ketterän taloushallinnon viitekehyksen sovittamalla klassisen ketterän kehityksen manifestin muotoon, joka puhuttelee taloushallinnon ammattilaisia. Se otettiin erittäin hyvin vastaan, kun he näkivät sen. Kun kuitenkin kysyin, elivätkö he näiden ketterien arvojen mukaisesti päivittäisessä työssään, vain noin kuusikymmentä prosenttia vastasi myöntävästi. Neljäkymmentä prosenttia myönsi, ettei näin ollut. Vaikka taloustiimit siis omaksuvat ketteryyden, niiden on vaikea toteuttaa sitä johdonmukaisesti.

Tämä on ajattelutapa, joka meidän on murrettava tekoälyn avulla. Emme tiedä, mihin tämä johtaa. Meidän on kokeiltava sekä henkilökohtaisella tasolla parantamalla omaa tehokkuuttamme että prosessitasolla ajattelemalla työskentelyjärjestelmät uudelleen. Meidän on pystyttävä toteuttamaan pilotteja ja hyväksyttävä, että jotkin niistä epäonnistuvat ja toiset eivät aluksi tuota myönteisiä tuloksia. Näin rakennetaan tekoälyosaamista. Näin kehitetään todellista kyvykkyyttä.

Christianin neuvo

Paras neuvoni juuri nyt, vaikka se kuulostaakin hieman kliseiseltä, on, että taloustiimien kannattaa pysyä ketterinä. Rehellisesti sanottuna taloushallinto ei ole luonnostaan hyvä tässä. Tämä on ajattelutapa, joka meidän on murrettava tekoälyn avulla. Emme tiedä, mihin tämä johtaa. Meidän on pystyttävä toteuttamaan pilotteja ja hyväksyttävä, että jotkin niistä epäonnistuvat ja toiset eivät aluksi tuota myönteisiä tuloksia. Näin rakennetaan tekoälyosaamista. Näin kehitetään todellista kyvykkyyttä.

Seuraa mukana

Voit seurata Christian Franz Hansenin työtä LinkedInissä. Tutustu myös hänen kirjaansa Talousasioista viestiminen johtajille.

Lisää asiantuntijahaastatteluja on tulossa The CFO Clubiin!