Haaste: liikevaihdon kolminkertaistuminen kohtaa toimitusketjun kaaoksen
Gardyn — Washington D.C.:ssä toimiva sisätilojen vesiviljelyjärjestelmien suunnittelija ja valmistaja — kolminkertaisti liikevaihtonsa yhdessä vuodessa, kun kotiviljelysarjojen kysyntä kasvoi voimakkaasti pandemian aikana. Lähes täsmälleen samaan aikaan maailmanlaajuinen mikrosirupula uhkasi pysäyttää heidän tuotantolinjansa.
Ainoa tie eteenpäin oli toimia nopeasti: vaihtaa toimittajia usein, maksaa uusille toimittajille nopeasti — usein etukäteen — ja pitää suhteet kunnossa samalla, kun toimittiin tahdilla, jota varten heidän manuaalisia, paperipohjaisia talousprosessejaan ei ollut rakennettu.
Tämän ongelman BILLin taloushallinnon alusta ratkaisi Gardynin kohdalla.
Luvut:
3× Gardynin liikevaihdon kasvu yhdessä vuodessa
80+ Työntekijää koordinoimassa taloushallinnon, markkinoinnin ja operatiivisten toimintojen välillä
2 Käytössä olevaa BILL-tuotetta: AP ja Spend & Expense
Miksi manuaaliset prosessit eivät pysyneet vauhdissa
Ennen BILLiä Gardyn hoiti toimittajamaksut manuaalisten, paperipohjaisten prosessien kautta. Vakiintuneessa toimintavaiheessa olevalle pienelle yritykselle tämä on hallittavissa. Yritykselle, jonka täytyi ottaa uusia toimittajia käyttöön muutaman viikon välein ja maksaa heille nopeutetuilla maksuehdoilla kriittisten osien varmistamiseksi, se oli rakenteellinen pullonkaula.
Ongelma ei koskenut vain taloushallintoa. Yrityksen eri osastot osallistuivat toimittajasuhteiden hoitamiseen — markkinointi neuvotteli sopimuksia sisältö- ja tuotantokumppaneiden kanssa, ja operatiiviset toiminnot hallinnoivat komponenttitoimittajia. Ilman keskitettyä maksujärjestelmää kenelläkään ei ollut selkeää näkyvyyttä maksujen tilaan, ja toimittajat jäivät epätietoisiksi.
Pandemian aikana tarvitsimme paljon elektroniikkaa valmistavia toimittajia. Meidän oli maksettava heille nopeasti — ja etukäteen — jotta pystyimme varmistamaan tarvitsemamme elektroniikan. BILL antoi meille siihen mahdollisuuden.
Want to learn more about BILL?
Ratkaisu: ostoreskontran automaatio + Spend & Expense yhdellä alustalla
Gardyn otti käyttöön sekä BILL Accounts Payablen että BILL Spend & Expensen integroituna NetSuiteen. Hyöty ei ollut ainoastaan kahden erillisen työnkulun automatisoinnissa — olennaista oli, että taloushallinnon molemmat osa-alueet toimivat samassa järjestelmässä ja samalla kielellä.
BILL Accounts Payable antoi taloushallinnon tiimille jäsennellyn hallinnan toimittajalaskuihin: automatisoidun tietojen tallennuksen, määritettävän hyväksyntäkierron, joustavat maksuvaihtoehdot (ACH, sekki, kortti ja kansainväliset maksut) sekä täydellisen tarkastusketjun — kaikki synkronoituna automaattisesti NetSuiteen.
BILL Spend & Expense antoi ostovoiman suoraan osastovastaavien käsiin — budjettikontrollien, reaaliaikaisen kulunäkyvyyden ja mobiilisovelluksen kautta tapahtuvan kuittien tallennuksen avulla — aiheuttamatta taloushallinnolle täsmäytyskaosta.
Markkinoinnissa minun on paljon helpompi neuvotella sopimuksia, kun ihmiset eivät joudu ihmettelemään, missä heidän maksunsa ovat. BILL auttaa meitä todella rakentamaan ja säilyttämään nämä suhteet.
Tulos: taloushallinto kasvun mahdollistajana, ei pullonkaulana
Gardyn säilytti toimittajasuhteensa yhden viime aikojen häiritsevimmän toimitusketjujakson aikana — ja kasvoi sen läpi. Kun automatisoitu ostoreskontra hoiti laskujen käsittelyn ja maksut, taloushallinnon tiimi pystyi keskittymään toimittajastrategiaan. Kun Spend & Expense -kortit olivat osastovastaavien käytössä, tiimit pystyivät toimimaan nopeasti synnyttämättä täsmäytysruuhkia.
Startup-yrityksenä on erittäin tärkeää, että keskitymme kasvuun emmekä lisäarvoa tuottamattomiin asioihin, kuten laskujen maksamiseen. Paperityön hoitaminen on pelkkää ajanhukkaa, ei ainoastaan talousosastolle vaan kaikille muillekin sidosryhmillemme.
Lue <em>koko Gardyn-tapaustutkimus</em> täältä.
Usein kysytyt kysymykset
Miten BILL auttaa toimittajamaksuissa nopean kasvun aikana?
BILL Accounts Payable automatisoi laskujen vastaanoton, hyväksyntäkierron ja maksujen suorittamisen – mukaan lukien saman päivän ACH-maksut ja kansainväliset maksut – jotta kasvavat yritykset voivat maksaa toimittajille nopeasti ilman manuaalisen käsittelyn aiheuttamia viiveitä.
Mikä BILL Spend & Expense on ja miten se toimii?
BILL Spend & Expense on kokonaisvaltainen kulujenhallintaratkaisu, joka yhdistää yrityskortit (Visa-teknologiaa hyödyntävä BILL Divvy Card) ja ohjelmiston reaaliaikaiseen budjettien hallintaan, kulujen automaattiseen luokitteluun, kuittien tallentamiseen ja raportointiin.
Voidaanko BILL AP:tä ja Spend & Expensea käyttää yhdessä?
Kyllä – juuri tässä alustamme tuottaa suurimman hyödyn. BILLin AP- sekä Spend & Expense -tuotteet käyttävät samaa kirjautumista ja synkronoituvat samaan taloushallinto-ohjelmiston integraatioon, mikä antaa taloushallinnon tiimeille yhtenäisen näkymän sekä toimittajille maksettaviin että työntekijöiden kuluihin yhdessä paikassa.
NetSuite
Kyllä. BILL integroituu suoraan Oracle NetSuiteen, ja AP-, AR- sekä Spend & Expense -tapahtumat synkronoituvat automaattisesti molempiin suuntiin.