Comment abandonner les feuilles de calcul et commencer à être payé en ligne avec QuickBooks Payments

Vous avez envoyé une facture depuis un tableur, le client a payé via une autre application et vous passez maintenant de votre compte bancaire à votre outil de suivi des factures simplement pour confirmer le paiement.

Avant même d’avoir fini de mettre le fichier à jour, une autre facture requiert votre attention et vous vous retrouvez à nouveau dans le tableur à essayer de déterminer ce qui reste dû.

Ce processus peut sembler gérable au début, mais à mesure que le nombre de clients augmente, le temps consacré à la mise à jour des lignes et au rapprochement des paiements commence à s’accumuler. Une seule entrée oubliée peut même vous amener à relancer un paiement qui a déjà été reçu.

Ce guide vous aide à remplacer cette routine par un processus plus clair avec QuickBooks Payments.

Nous vous expliquerons comment préparer vos documents et configurer les paiements en ligne afin que vous puissiez envoyer des factures payables et les suivre au même endroit.

Les avantages du passage des tableurs à QuickBooks Payments

Une fois votre facturation transférée dans QuickBooks Payments, il devient plus facile pour vos clients de vous payer. 

Les options de paiement disponibles s’affichent sur la facture, vous n’avez donc plus besoin d’envoyer des instructions séparées. Cela peut sembler être un petit changement, mais il supprime une étape entre l’envoi de la facture et la réception du paiement.

Vos documents deviennent également plus utiles. Vous pouvez consulter les paiements entrants sans devoir rassembler des informations provenant de plusieurs sources, et vous disposez d’informations plus claires lorsqu’il est temps de créer un rapport ou de parler à votre comptable.

Avant d’en arriver là, examinons ce qui doit être transféré dans QuickBooks Payments et comment le préparer.

Ce qu’il faut savoir avant de passer des tableurs à QuickBooks Payments

Avant de commencer à importer quoi que ce soit, il est utile de régler trois points. Le faire maintenant peut vous éviter de devoir vous interrompre en cours de route pour corriger des documents ou rechercher des informations de compte manquantes.

Déterminez ce que vous devez réellement transférer

Vous n’avez pas besoin de transférer toutes les factures que vous avez déjà envoyées. 

Commencez par les clients actifs et les factures impayées, puis choisissez une date à partir de laquelle vous créerez toutes les nouvelles factures dans QuickBooks Payments.

Conservez une copie de sauvegarde intacte de votre tableur d’origine. Les anciennes factures payées peuvent y rester, sauf si vous en avez besoin dans QuickBooks Payments pour vos rapports ou la tenue de vos documents.

Rassemblez les éléments nécessaires à la configuration

Pour configurer QuickBooks Payments et recevoir des paiements en ligne, vous aurez besoin des éléments suivants :

• Un compte QuickBooks Payments avec un forfait prenant en charge les fonctionnalités dont vous avez besoin
• Les informations relatives à votre entreprise et à son propriétaire pour la demande QuickBooks Payments
• Un compte bancaire sur lequel les paiements de vos clients seront versés

QuickBooks Payments nécessite une approbation distincte. Intuit envoie généralement sa décision par e-mail dans un délai de quelques jours ouvrables ; faire la demande suffisamment tôt peut donc éviter que cela ne retarde le reste de votre configuration.

Nettoyez et mettez en forme les données de votre tableur

Examinez vos données clients et vos factures avant de les importer. Supprimez les entrées en double, les lignes vides, les formules et les informations obsolètes susceptibles de provoquer des problèmes lors de l’importation.

Les listes de clients peuvent être importées au format CSV, Excel ou Google Sheets, tandis que les importations de factures nécessitent le format CSV. Vérifiez également que les noms des clients sont cohérents et ajoutez les produits ou services que vous prévoyez d’utiliser sur vos factures.

Une fois ces éléments prêts, vous pourrez commencer la configuration et l’importation en étant moins susceptible d’être interrompu.

Comment abandonner les tableurs et commencer à être payé en ligne avec QuickBooks Payments

Voici comment passer des tableurs à QuickBooks Payments et commencer à accepter les paiements en ligne.

1. Inscrivez-vous à QuickBooks en ligne et demandez QuickBooks Payments

Suivez ces étapes pour demander QuickBooks Payments :

1. Créez votre compte QuickBooks Online.
2. Accédez à Paramètres ⚙ → Compte et paramètres → Paiements.
3. Sélectionnez En savoir plus, puis Configurer les paiements.
4. Saisissez les informations concernant votre entreprise et son propriétaire.
5. Choisissez le compte bancaire sur lequel les paiements des clients seront déposés.

QuickBooks Payments envoie généralement sa décision par e-mail sous quelques jours ouvrés, bien qu'Intuit puisse demander des informations supplémentaires. 

Commencez par cette étape et préparez les données de votre feuille de calcul en attendant l'approbation.

2. Nettoyez et sauvegardez les données de votre feuille de calcul

Enregistrez une copie intacte de votre feuille de calcul actuelle, choisissez une date de migration claire et séparez vos clients actifs et vos factures impayées des anciennes données clôturées. 

Corrigez les noms en double, les lignes vides, les formules et les informations obsolètes avant toute importation.

3. Importez votre liste de clients

Accédez à Paramètres ⚙ → Importer des données → Clients et téléversez votre liste de clients. QuickBooks Payments prend en charge les fichiers CSV, Excel et Google Sheets pour l'importation des clients.

Chaque fichier est limité à 1 000 lignes ou 2 Mo. Les noms des clients doivent être uniques et l'importation initiale prend en charge une seule adresse e-mail par client.

4. Importez ou recréez vos factures ouvertes

Après avoir importé vos clients et configuré les produits ou services concernés, accédez à Paramètres ⚙ → Importer des données → Factures. L'importation de factures nécessite un fichier CSV et prend en charge jusqu'à 100 factures ou 1 000 lignes par téléversement. 

Chaque ligne doit comporter un numéro de facture, un client, une date de facture, une date d'échéance et un montant d'article. Les montants négatifs, notamment les remises et les avoirs, ne peuvent pas être importés et doivent être ajoutés ultérieurement.

La documentation actuelle relative à l'importation des factures indique également que cette méthode ne peut pas être utilisée après la configuration de la taxe de vente. 

La disponibilité peut varier selon le forfait et le compte. Si l'option Factures n'apparaît pas sous Importer des données, recréez manuellement vos factures ouvertes actuelles ou contactez l'assistance QuickBooks Payments pour confirmer les options d'importation disponibles.

5. Configurez les dépôts et les options de paiement en ligne

Une fois QuickBooks Payments approuvé, définissez les paramètres suivants :

• Dans Paramètres ⚙ → Compte et paramètres → Paiements, sélectionnez les comptes utilisés pour enregistrer les dépôts et les frais de traitement.
• Dans Paramètres ⚙ → Compte et paramètres → Ventes → Paiements de factures, sélectionnez les modes de paiement que les clients peuvent utiliser.
• Dans Paramètres ⚙ → Compte et paramètres → Ventes → Livraison en ligne, assurez-vous que Facture en ligne est sélectionnée.

Les clients peuvent payer par carte, virement bancaire ACH, Apple Pay, PayPal ou Venmo, selon les options de paiement disponibles pour le compte.

6. Vérifiez et envoyez votre première facture payable

Ouvrez une facture importée ou créez-en une nouvelle pour un client actuel. 

Vérifiez le client, le montant, la date d'échéance et les options de paiement. Dans la facture, ouvrez Gérer → Options de paiement et activez les modes que vous souhaitez proposer. Sélectionnez ensuite Vérifier et envoyer.

Le client recevra une facture en ligne avec un lien de paiement, au lieu de devoir payer séparément à partir d'un PDF.

7. Confirmez l'enregistrement du paiement et suivez le dépôt

Lorsque le client paie via la facture, QuickBooks Payments doit créer une transaction de paiement reçu et l'appliquer à la facture correspondante. 

Vérifiez le statut de la facture et les versements QuickBooks Payments afin de confirmer que le paiement a été traité et de suivre la date à laquelle il est envoyé à votre banque.

La correspondance automatique, lorsqu'elle est disponible, réduit la saisie manuelle, mais les utilisateurs doivent tout de même vérifier régulièrement les transactions et rapprocher leur compte bancaire.

Signes que votre passage des feuilles de calcul à QuickBooks Payments a réussi

Après avoir suivi les étapes ci-dessus, vérifiez d'abord que vos fiches clients et vos factures ouvertes ont été importées correctement. Envoyez ensuite une facture et confirmez que le client reçoit un lien de paiement en ligne. 

Une fois le paiement effectué, QuickBooks Payments doit enregistrer la transaction, marquer la facture comme payée et afficher le paiement dans les versements QuickBooks Payments afin que vous puissiez suivre son dépôt.

Gardez à l’esprit que la facture peut apparaître comme payée avant que l’argent n’atteigne votre compte bancaire. 

Votre premier dépôt peut prendre jusqu’à cinq jours ouvrables. Après la période de configuration initiale, les comptes bénéficiant de dépôts le jour suivant reçoivent généralement les paiements traités avant 15 h 

heure du Pacifique le jour ouvrable suivant, tandis que les paiements effectués plus tard peuvent prendre jusqu’à deux jours ouvrables. L’heure limite est fixée à 16 h dans les Rocheuses, à 17 h dans le Centre et à 18 h dans l’Est.

Erreurs courantes et conseils de pro

La plupart des problèmes qui surviennent après le changement sont dus au chevauchement entre votre ancien processus de paiement et vos nouveaux enregistrements QuickBooks Payments. Voici les points à surveiller une fois que vous commencez à envoyer des factures réelles.

Continuer à utiliser les anciens modes de paiement sans plan de transition

Indiquez aux clients quelles factures doivent être payées via QuickBooks Payments et comment vous traiterez les chèques ou les paiements Venmo effectués séparément après le changement. 

Si un client paie en dehors de QuickBooks Payments, enregistrez le paiement sur la bonne facture afin qu’elle ne reste pas incorrectement marquée comme étant en retard.

Envoyer toutes les factures importées avant de tester le processus

Vérifiez vos factures importées avant de les envoyer aux clients. 

Commencez par une facture et vérifiez que son solde, sa date d’échéance, ses options de paiement et son lien de paiement fonctionnent correctement avant d’utiliser le nouveau processus avec tout le monde.

Réimporter un fichier entier après un échec partiel

L’importation de certains clients ou de certaines factures peut réussir même lorsque d’autres lignes échouent. 

Examinez les résultats de l’importation et corrigez uniquement les enregistrements en échec, car le fait de téléverser à nouveau l’intégralité du fichier peut créer des doublons au lieu de remplacer les entrées d’origine.

Ajouter un dépôt téléchargé au lieu de le faire correspondre

QuickBooks Payments crée un enregistrement de paiement lorsqu’une facture est payée. 

Lorsque le dépôt apparaît ensuite dans votre flux bancaire, faites-le correspondre à l’enregistrement existant au lieu de l’ajouter comme nouveau revenu, ce qui pourrait comptabiliser deux fois le même paiement.

S’attendre à ce que chaque dépôt corresponde à une seule facture

QuickBooks Payments peut regrouper plusieurs paiements de clients en un seul dépôt et afficher séparément les frais de traitement associés. Vérifiez les détails du dépôt sous versements QuickBooks Payments avant de considérer comme une erreur une différence entre le montant de la facture et celui du dépôt.

Conclusion

Abandonner les feuilles de calcul peut grandement simplifier la facturation et le suivi des paiements, et j’espère que ce guide vous donnera un point de départ clair. 

Lorsque vous serez prêt, découvrez comment ils peuvent vous aider à gérer votre entreprise, comparez leurs forfaits ou découvrez comment fonctionnent leurs paiements en ligne.

Bonne chance pour cette transition et pour la suite de votre activité.

FAQ sur l'abandon des feuilles de calcul et l'acceptation des paiements en ligne dans QuickBooks Payments

Combien de temps faut-il pour passer d'une feuille de calcul à QuickBooks Payments ?

La configuration manuelle peut prendre quelques heures, mais l’approbation de QuickBooks Payments peut prolonger le processus. QuickBooks Payments envoie généralement sa décision par e-mail dans un délai de quelques jours ouvrables.

Puis-je importer directement ma feuille de calcul existante ?

Oui, bien que le format accepté dépende de ce que vous importez. Les listes de clients acceptent les formats CSV, Excel ou Google Sheets, tandis que les importations de factures nécessitent le format CSV et sont soumises à des limites de téléchargement distinctes.

Quels modes de paiement mes clients peuvent-ils utiliser ?

Les clients peuvent payer par carte, virement bancaire ACH, Apple Pay, PayPal ou Venmo, selon les options disponibles pour votre compte.

Combien coûte l'acceptation des paiements en ligne ?

QuickBooks Payments facture des frais de traitement en plus de votre abonnement à QuickBooks Online. Les taux actuels aux États-Unis sont de 2.99% pour les paiements par carte et portefeuille numérique facturés, de 1% pour les paiements ACH et de 3.5% pour les cartes saisies manuellement, mais consultez la page des tarifs pour connaître les mises à jour.

Ai-je besoin de connaissances en comptabilité pour faire cela ?

Vous n’avez pas besoin d’être comptable pour importer des clients ou envoyer des factures à payer. Toutefois, vous devez tout de même vérifier votre configuration et rapprocher régulièrement vos comptes.