Comment automatiser les relances de paiement dans QuickBooks Payments et cesser de courir après les factures

Vous ouvrez QuickBooks Payments pour voir quelles factures ont été payées et constatez que plusieurs sont toujours en retard. Vous vérifiez maintenant les dates d’échéance, rédigez des rappels et déterminez quels clients ont besoin d’un autre message.

QuickBooks Payments peut effectuer une grande partie de ce travail pour vous. 

Ce guide vous explique comment automatiser les rappels de factures, personnaliser les messages que reçoivent les clients et utiliser ses outils plus avancés, afin que vous passiez moins de temps à relancer les paiements et davantage à gérer votre entreprise.

Comment QuickBooks Payments facilite le suivi des paiements

QuickBooks Payments vous offre plusieurs moyens d’éviter que les factures impayées passent entre les mailles du filet.

Vous pouvez programmer jusqu’à trois rappels automatiques avant ou après l’échéance d’une facture, personnaliser le contenu de chaque message et laisser QuickBooks Payments les envoyer systématiquement pour les factures qu’il a initialement envoyées par e-mail.

Les entreprises qui utilisent QuickBooks Online Advanced peuvent également créer des flux de travail qui réagissent à des conditions spécifiques, comme le client, le statut de la facture ou le montant. 

Les utilisateurs admissibles peuvent aller plus loin avec Payments AI, qui utilise l’historique des paiements pour suggérer des calendriers de rappels, rédiger des messages modifiables et recommander d’autres moyens d’encourager les paiements dans les délais.

Ensemble, ces fonctionnalités réduisent le temps consacré à la vérification des dates d’échéance et à la rédaction répétée des mêmes rappels, tout en vous laissant le contrôle de ce que reçoivent les clients. 

Voici comment configurer et gérer vos suivis de paiements dans QuickBooks Payments.

Comment automatiser le suivi des paiements dans QuickBooks Payments

Voici comment vous assurer que votre compte est prêt et configurer les outils de rappel disponibles avec votre forfait. Une fois activé, QuickBooks Payments peut relancer les factures impayées sans compter sur vous pour vous souvenir de chacune d’elles.

Conditions préalables et exigences de configuration

Avant de modifier vos paramètres de rappel, assurez-vous que les éléments suivants sont en place :

• Un forfait QuickBooks Online qui inclut les rappels automatiques de factures
• Des factures envoyées par e-mail via QuickBooks Payments, puisque les rappels automatiques s’appliquent uniquement aux factures que QuickBooks Payments a déjà envoyées
• Un abonnement QuickBooks Online Advanced si vous souhaitez créer des flux de travail de rappel personnalisés
• Pour Payments AI, un compte américain admissible avec Essentials, Plus, Advanced ou Intuit Enterprise Suite, ainsi que l’autorisation de créer ou de modifier des factures

Étapes

Une fois que tout est prêt, suivez les étapes ci-dessous pour automatiser le suivi de vos paiements.

Étape 1. Activer les rappels automatiques de factures

Accédez à Paramètres ⚙ → Compte et paramètres → Ventes → Rappels, puis sélectionnez Modifier. 

Activez les rappels automatiques de factures.

Étape 2. Définir votre calendrier de rappels

Configurez jusqu’à trois rappels, chacun étant programmé un nombre précis de jours avant ou après la date d’échéance. 

Par exemple, vous pouvez envoyer un rappel peu avant la date d’échéance, puis des rappels supplémentaires après le dépassement de l’échéance de la facture.

Étape 3. Personnaliser chaque message de rappel

Modifiez l’objet, la formule d’appel et le message afin que l’e-mail semble provenir de votre entreprise. 

Vous pouvez également utiliser les variables disponibles, comme le numéro de facture et le nom de l’entreprise, pour ajouter automatiquement les informations pertinentes.

Étape 4. Envoyer les factures par e-mail via QuickBooks Payments

Les rappels automatiques fonctionnent uniquement pour les factures que QuickBooks Payments a déjà envoyées par e-mail. Si vous créez une facture dans QuickBooks Payments, mais la transmettez par un autre moyen, les rappels ne seront pas envoyés.

Étape 5. Envoyer un rappel manuel si nécessaire

Accédez à Toutes les applications → Ventes et paiements → Factures, puis trouvez la facture en retard. 

Ouvrez le menu déroulant Recevoir un paiement, sélectionnez Envoyer un rappel, personnalisez le message, puis sélectionnez Envoyer.

Étape 6. Créez un flux de travail personnalisé si vous utilisez Advanced

QuickBooks Online Advanced vous permet de créer des flux de travail de rappel fondés sur des conditions telles que le client, le statut de la facture ou le montant. 

Vous pouvez demander à QuickBooks Payments d’envoyer un e-mail au client, d’attribuer la facture à un membre de l’équipe ou d’envoyer une notification interne lorsque ces conditions sont remplies.

Étape 7. Examinez les suggestions de Payments AI si elles sont disponibles

Les clients américains utilisant Essentials, Plus, Advanced ou Intuit Enterprise Suite qui disposent de l’autorisation de créer ou de modifier des factures peuvent accéder au volet Payments AI en créant ou en ouvrant une facture, ou en sélectionnant l’icône Intuit AI. 

Cet outil peut utiliser l’historique des paiements pour suggérer un calendrier de rappels, rédiger des messages modifiables et recommander une politique de frais de retard personnalisable.

Étape 8. Vérifiez quelles factures nécessitent encore une intervention

Examinez régulièrement votre liste de factures et l’activité des rappels afin d’identifier les clients qui pourraient nécessiter un suivi direct après l’envoi des rappels automatiques.

Signes indiquant que vos suivis de paiement automatisés fonctionnent dans QuickBooks Payments

Une fois les étapes ci-dessus terminées, QuickBooks Payments devrait gérer vos rappels de paiement habituels en arrière-plan.

Au lieu d’ouvrir votre liste de factures pour déterminer à qui envoyer un nouvel e-mail, vous pouvez consulter ce que QuickBooks Payments a déjà envoyé et intervenir uniquement lorsqu’un client nécessite une attention personnelle.

Cela devrait réduire le nombre de factures en retard qui passent inaperçues, tout en vous permettant de consacrer moins de temps à relancer les paiements. 

QuickBooks Payments indique également que les clients utilisant les rappels Payments AI sont payés plus rapidement en moyenne, même s’il s’agit d’une référence établie par Intuit elle-même et non d’un résultat vérifié de manière indépendante. 

Le bénéfice concret est simple : votre processus de suivi continue d’avancer même lorsque votre attention est requise ailleurs.

Erreurs courantes à éviter et conseils à suivre

Une fois vos rappels activés, l’étape suivante consiste à vous assurer qu’ils vous aident sans créer de nouvelles difficultés. Gardez ces erreurs et ces conseils à l’esprit pendant la gestion du processus.

Programmer les rappels à des intervalles trop rapprochés

Laissez aux clients suffisamment de temps pour voir chaque message et y donner suite. Envoyer plusieurs rappels sur une courte période peut sembler excessif sans augmenter les chances de paiement.

Utiliser le même ton à chaque étape

Gardez un ton amical et serviable dans les premiers rappels, puis devenez plus direct à mesure que la facture reste impayée. Un client qui a un jour de retard ne devrait pas recevoir le même message qu’une personne qui ignore la facture depuis plusieurs semaines.

Négliger les coordonnées et les informations de paiement du client

Vérifiez que l’adresse e-mail est correcte et que la facture indique clairement comment payer. L’automatisation ne peut pas être utile si le rappel est envoyé à une boîte de réception inactive ou si le client ne sait pas clairement quelle est la prochaine étape.

Appliquer des frais de retard suggérés par l’IA sans les vérifier

Assurez-vous que votre politique de frais de retard est clairement communiquée aux clients et autorisée dans votre juridiction avant d’accepter la recommandation.

Laisser l’automatisation gérer des situations qui nécessitent une conversation

Une facture contestée ou un accord de paiement convenu nécessite une attention personnelle. Examinez ces situations avant de vous fier à un autre rappel programmé.

Réflexions finales

Une fois vos rappels configurés, vous pouvez consacrer moins de temps à relancer les factures et accorder aux soldes impayés l’attention dont ils ont besoin. 

Si vous souhaitez développer cette configuration, découvrez nos outils de paiement pour voir comment les factures en ligne et les paiements récurrents peuvent simplifier le reste de votre processus de recouvrement.

Vous pouvez également examiner de plus près Payments AI et découvrir comment cet outil favorise un suivi des paiements plus régulier. Lorsque vous êtes prêt à aller de l’avant, comparez nos forfaits et nos tarifs pour trouver les fonctionnalités adaptées à votre entreprise. 

Si vous avez besoin d’aide pour faire votre choix, contactez leur équipe, ou consultez leur centre de ressources pour les petites entreprises pour obtenir des conseils plus pratiques.

Bonne chance pour votre configuration, et j’espère qu’elle vous évitera d’avoir une chose de moins à relancer chaque semaine.

FAQ

Combien de rappels automatiques de facture puis-je configurer ?

Vous pouvez configurer jusqu’à trois rappels, chacun pouvant être programmé jusqu’à 90 jours avant ou après la date d’échéance de la facture.

Les rappels fonctionnent-ils pour les factures que je n’ai pas envoyées via QuickBooks Payments ?

Non. Les rappels automatiques s’appliquent uniquement aux factures que QuickBooks Payments a déjà envoyées par e-mail.

Qu’est-ce que QuickBooks Payments AI ?

Payments AI utilise l’historique des paiements pour suggérer des calendriers de rappels, rédiger des messages modifiables et recommander des stratégies de paiement. Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs éligibles aux États-Unis disposant des forfaits Essentials, Plus, Advanced et Intuit Enterprise Suite, qui peuvent créer ou modifier des factures.

Puis-je envoyer des rappels pour plusieurs factures en retard à la fois ?

Si Intuit Intelligence est disponible dans votre compte, vous pouvez examiner les factures signalées, en sélectionner plusieurs et envoyer leurs rappels simultanément. Le processus manuel standard d’Intuit traite une facture à la fois.

Les rappels automatisés remplaceront-ils les échanges directs avec les clients ?

Pas entièrement. Les clients dont les factures sont très en retard ou contestées peuvent toujours nécessiter un échange direct.