Comment configurer la facturation récurrente automatisée dans QuickBooks Payments pour des revenus prévisibles
Une nouvelle période de facturation est arrivée, et rien n’avait changé. Vous deviez toujours recréer la même facture et vous rappeler de vérifier si elle avait été payée.
Cela peut être gérable pour un seul client, mais à mesure que les activités récurrentes se développent, les tâches de facturation oubliées peuvent retarder les revenus attendus.
La facturation récurrente automatisée dans QuickBooks Payments réduit ce travail répétitif, même si elle nécessite toujours une supervision occasionnelle.
Ce guide vous explique comment la configurer sans perdre le suivi des paiements.
Pourquoi utiliser QuickBooks Payments pour la facturation récurrente ?
QuickBooks Payments vous permet de créer un modèle pour les factures récurrentes au lieu de les recréer à chaque période de facturation.
vous permet de créer un modèle pour les factures récurrentes au lieu de les recréer à chaque période de facturation. Le service utilise les informations du client et le calendrier que vous avez définis pour créer les factures futures, tandis que les clients admissibles peuvent s’inscrire au paiement automatique afin que leurs futurs paiements soient traités automatiquement.
Comme les factures et les paiements restent dans QuickBooks Payments, vous pouvez voir ce qui a été facturé et ce qui nécessite encore votre attention sans gérer un système de paiement distinct.
Les paiements traités par QuickBooks Payments sont également enregistrés et associés à la facture, ce qui vous offre un processus de facturation plus cohérent avec moins de travail manuel.
Avant de commencer la configuration, vérifiez que votre compte et vos factures répondent aux exigences présentées dans la section suivante.
Points à prendre en compte avant d’automatiser la facturation récurrente dans QuickBooks Payments
Avant de créer un modèle récurrent, vérifiez que cette fonctionnalité convient à votre compte et à votre organisation de facturation. Ces vérifications peuvent vous éviter de devoir recréer le processus ultérieurement.
Vérifiez que votre abonnement et votre facture sont admissibles
Les opérations récurrentes sont actuellement disponibles avec QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus et Advanced.
Le paiement automatique nécessite également un compte QuickBooks Payments actif et une facture récurrente autorisant les paiements dont le total est inférieur ou égal à 5,000 $. Les factures récurrentes quotidiennes ne sont pas admissibles.
Assurez-vous que les conditions de facturation resteront constantes
Le paiement automatique fonctionne mieux lorsque le montant et le calendrier restent stables.
Modifier le montant, la fréquence, les conditions de paiement, les options de paiement ou les informations du client peut annuler l’inscription. Envisagez donc de facturer séparément les frais variables.
Préparez le client et surveillez le premier cycle
Vérifiez que le client accepte le calendrier récurrent et comprend que le paiement automatique est normalement traité trois jours avant la date d’échéance.
Il doit s’inscrire à partir de la facture en utilisant un compte Intuit, et vous devez examiner le premier cycle pour vérifier que tout se déroule correctement.
Comment configurer la facturation récurrente automatisée dans QuickBooks Payments
Étape 1. Créez une facture récurrente
Créez une facture et sélectionnez Rendre récurrente.
Selon la présentation de votre compte QuickBooks Payments, vous pouvez également accéder à Toutes les applications → Comptabilité → Opérations récurrentes → Nouveau, puis sélectionner Facture.
Étape 2. Choisissez le type de récurrence
Sélectionnez Planifiée pour que QuickBooks crée les opérations selon un calendrier défini, Rappel pour recevoir une invite vous permettant de créer et d’envoyer l’opération, ou Non planifiée pour conserver un modèle réutilisable à des fins d’utilisation manuelle.
QuickBooks Payments peut enregistrer les factures récurrentes en tant que brouillons. Vérifiez-les et finalisez-les donc avant de les envoyer.
Étape 3. Définissez le calendrier de facturation
Choisissez la fréquence de récurrence de la facture, puis saisissez ses dates de début et de fin. Le paiement automatique n’est pas disponible pour les factures dont l’intervalle de récurrence est quotidien.
Étape 4. Complétez et enregistrez le modèle
Ajoutez le client, les détails de la facture, les conditions de paiement et les options de paiement en ligne. Choisissez d’envoyer automatiquement la facture par courriel ou de l’examiner d’abord, puis sélectionnez Enregistrer le modèle.
Étape 5. Envoyer la première facture
Une fois la facture récurrente créée, envoyez-la au client en activant les paiements en ligne. Le client verra une option lui permettant de configurer le paiement automatique lorsqu’il ouvrira la facture.
Étape 6. Demander au client de s’inscrire au paiement automatique
Le client sélectionne Configurer le paiement automatique, se connecte avec un compte Intuit, vérifie la fréquence et la date de début, puis saisit ses informations de paiement.
Il sélectionne ensuite Paiement automatique pour payer la facture actuelle et inscrire les futures factures de la série.
Le paiement automatique doit couvrir le montant total de la facture. Si le client modifie le montant, l’option de paiement automatique disparaît.
Étape 7. Confirmer le calendrier des paiements
Le paiement automatique est normalement traité trois jours avant la date d’échéance de la facture.
Si la facture arrive à échéance dans moins de trois jours, elle est traitée immédiatement. Les factures payables à réception sont débitées dès que le modèle récurrent les crée.
Étape 8. Éviter les modifications qui annulent le paiement automatique
La modification du montant total, de la fréquence, des conditions, des options de paiement, de l’adresse e-mail du client ou du nom du client annulera le paiement automatique. QuickBooks Payments enverra un e-mail au client, qui devra alors se réinscrire.
Étape 9. Surveiller l’état du paiement automatique
Ouvrez le suivi des activités de la facture et recherchez Paiement automatique programmé sous Activité de la facture.
QuickBooks Payments envoie des e-mails de confirmation pour les paiements réussis et informe les clients si un paiement est refusé afin qu’ils puissent mettre à jour leurs informations de paiement.
Comment vérifier que la facturation récurrente de QuickBooks Payments fonctionne
Maintenant que tout est configuré, le prochain cycle de facturation vous indiquera si le système fonctionne.
La facture récurrente doit être créée selon le calendrier prévu, le suivi des activités de la facture doit afficher Paiement automatique programmé et un paiement réussi doit automatiquement mettre à jour l’état de la facture.
Si un paiement est refusé, QuickBooks Payments doit en informer le client afin que le problème ne passe pas inaperçu.
Une fois que cela se produit régulièrement, vous consacrerez moins de temps à créer et à relancer les factures, tandis que vos revenus récurrents seront plus faciles à suivre et à prévoir.
Erreurs courantes et conseils de pro
La facturation récurrente peut réduire les tâches répétitives, mais certaines décisions de configuration peuvent créer des problèmes par la suite. Gardez ces erreurs courantes à l’esprit avant de déployer le processus auprès d’un plus grand nombre de clients.
Utiliser un seul modèle pour les frais fixes et variables
La modification du montant de la facture après l’inscription d’un client peut annuler le paiement automatique.
Si une partie de votre facturation change chaque mois, envisagez d’utiliser la facture récurrente pour le montant fixe et d’envoyer les frais variables séparément.
Choisir une date d’échéance sans tenir compte du calendrier des paiements
Le paiement automatique est normalement traité trois jours avant l’échéance de la facture. Une date d’échéance fixée au premier jour du mois peut donc entraîner un débit vers la fin du mois précédent. Assurez-vous que le montant, la fréquence et la date de débit prévue sont clairs pour le client avant son inscription.
Déployer la facturation récurrente auprès de tous les clients en même temps
Testez d’abord le processus avec un client ou un petit groupe.
Vérifiez que les factures sont correctement créées, que le paiement automatique apparaît comme programmé et que les paiements sont enregistrés comme prévu avant d’appliquer la configuration à plus grande échelle.
FAQ sur la facturation récurrente dans QuickBooks Payments
Quelle est la différence entre les factures récurrentes planifiées, avec rappel et non planifiées ?
L’option Planifiée crée des transactions selon un calendrier défini, l’option Avec rappel vous invite à les vérifier et à les envoyer, tandis que l’option Non planifiée conserve un modèle réutilisable pour une utilisation manuelle. QuickBooks Payments peut enregistrer les factures récurrentes en tant que brouillons ; vérifiez-les et finalisez-les avant de les envoyer.
Le paiement automatique fonctionne-t-il avec tous les modes de paiement ?
Non. Le paiement automatique fonctionne uniquement avec les options de paiement activées sur une facture récurrente permettant le paiement via QuickBooks Payments.
Quand le paiement automatique facture-t-il le client ?
Le paiement automatique est généralement traité trois jours avant l’échéance de la facture, ou immédiatement si l’échéance est dans moins de trois jours ou à réception. Il n’est pas disponible pour les factures dont l’intervalle de récurrence est quotidien.
Que se passe-t-il si la carte enregistrée d'un client expire ?
Certaines cartes peuvent mettre à jour automatiquement leur date d’expiration. Si un paiement est refusé, QuickBooks Payments envoie un e-mail au client pour qu’il mette à jour ses informations. Le paiement est ensuite traité immédiatement et le client devra peut-être se réinscrire.
Quels forfaits QuickBooks Payments prennent en charge les factures récurrentes ?
Les factures récurrentes sont disponibles avec QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus et Advanced. Les options de configuration disponibles peuvent varier selon votre forfait et la présentation de QuickBooks Payments.
Conclusion
J'espère que ce guide vous aidera à configurer la facturation récurrente avec davantage d'assurance. Commencez avec un client, surveillez le premier cycle de facturation et ajustez le processus si nécessaire.
Bonne chance pour l'adapter à votre entreprise.
Si vous êtes prêt à continuer, découvrez leurs outils de paiement et comparez leurs forfaits et leurs tarifs. Pour les factures qui ne suivent pas votre calendrier récurrent, découvrez comment leur Agent de paiements peut vous aider à effectuer les relances.
