Comment gérer votre facturation, vos paiements et votre comptabilité au même endroit avec QuickBooks Payments
Un client paie votre facture, mais au lieu de passer à autre chose, vous devez encore ouvrir plusieurs outils pour déterminer où l’argent a été versé et pourquoi le montant déposé semble différent.
La situation devient encore plus confuse lorsque plusieurs paiements sont regroupés en un seul dépôt et que les frais de traitement sont enregistrés séparément.
Ce guide vous montrera comment maintenir l’ensemble de ce processus connecté dans QuickBooks Payments.
Vous apprendrez à suivre le paiement d’un client depuis la facture d’origine jusqu’à vos registres, avec moins d’allers-retours entre différents outils.
Comment la facturation, les paiements et la comptabilité fonctionnent ensemble dans QuickBooks Payments
Tout gérer ensemble signifie que QuickBooks Payments maintient la même transaction client connectée, de la facture jusqu’au dépôt bancaire.
Par exemple, si vous envoyez une facture de 100 $ et que le client paie via QuickBooks Payments, la facture est marquée comme payée et le paiement est enregistré dans vos comptes. Ce paiement est ensuite inclus dans un dépôt groupé, tandis que les frais de traitement correspondants sont enregistrés séparément.
Une fois que le dépôt groupé apparaît dans votre compte bancaire connecté, QuickBooks Payments peut le rapprocher des paiements déjà enregistrés. Vous devez toujours vérifier et rapprocher vos comptes, mais la majeure partie de l’historique du paiement est déjà disponible.
Prérequis pour la facturation, les paiements et la comptabilité dans QuickBooks
Avant de commencer, assurez-vous que les éléments suivants sont prêts.
Un compte QuickBooks Online et QuickBooks Payments actif
Vous avez besoin d’un abonnement QuickBooks Online actif et d’un compte QuickBooks Payments approuvé et connecté à celui-ci. QuickBooks Payments est soumis à des critères d’admissibilité et à l’approbation de la demande, tandis que des frais de transaction s’appliquent sans frais mensuels ni minimums.
Un compte bancaire professionnel connecté
Sélectionnez le compte bancaire sur lequel vos dépôts QuickBooks Payments seront versés et connectez son flux bancaire. QuickBooks Payments pourra alors télécharger les transactions bancaires et rapprocher les dépôts groupés des enregistrements déjà présents dans vos comptes.
Paiements de factures en ligne et comptes d’enregistrement configurés
Activez les paiements de factures en ligne et vérifiez que les dépôts et les frais de traitement sont affectés aux bons comptes.
Une fois ces éléments prêts, la section suivante vous guidera dans le processus, de l’envoi d’une facture à l’examen du dépôt bancaire correspondant.
Comment gérer ensemble la facturation, les paiements et la comptabilité dans QuickBooks Payments
Voici comment connecter le processus afin que QuickBooks Payments puisse transférer les informations de la facture d’origine jusqu’au paiement, au dépôt et aux enregistrements comptables.
Étape 1. Vérifier que QuickBooks Payments est actif
Accédez à Paramètres → Compte et paramètres → Paiements pour vérifier que votre compte QuickBooks Payments est connecté.
Pendant que vous y êtes, vérifiez que les dépôts standard et les frais de traitement sont affectés aux bons comptes.
Étape 2. Connecter votre compte bancaire professionnel
Accédez à Toutes les applications → Comptabilité → Transactions bancaires et sélectionnez Connecter un compte. Si un autre compte est déjà connecté, sélectionnez plutôt Lier un compte.
Connectez le compte sur lequel vos dépôts QuickBooks Payments sont versés afin que QuickBooks puisse comparer les transactions bancaires téléchargées avec les dépôts enregistrés dans vos comptes.
Étape 3. Envoyer des factures avec les options de paiement en ligne activées
Sélectionnez + Créer → Facture et saisissez les informations du client et de facturation. Avant de l’envoyer, activez les modes de paiement en ligne que vous souhaitez accepter.
Lorsque le client paie via le lien de paiement de la facture, QuickBooks peut appliquer directement le paiement à cette facture.
Étape 4. Laisser QuickBooks Payments enregistrer le paiement
Accédez à Toutes les applications → Ventes et encaissements → Factures, puis ouvrez la facture du client. Une fois le paiement traité, son statut doit apparaître comme Payée, le paiement étant automatiquement affecté à la facture.
Étape 5. Vérifier le dépôt correspondant
QuickBooks Payments regroupe les paiements traités dans un dépôt groupé et enregistre séparément les frais de traitement.
Une fois le dépôt affiché dans votre flux bancaire, QuickBooks Payments peut le mettre en correspondance avec les paiements déjà enregistrés.
Si QuickBooks Payments ne trouve pas automatiquement de correspondance, utilisez l’option Mettre en correspondance pour localiser manuellement le dépôt correspondant. Le délai de dépôt varie, et vos premiers dépôts ou les paiements placés en vérification peuvent prendre plus de temps que le délai habituel.
Étape 6. Consulter vos rapports sans rien exporter
Accédez à Rapports → Rapports standard et consultez des rapports tels que le compte de résultat et le sommaire chronologique des comptes clients.
Ces rapports montrent comment les revenus sont enregistrés et quelles factures restent impayées, bien que les résultats exacts dépendent du fait que votre entreprise utilise la comptabilité de trésorerie ou la comptabilité d’exercice.
Étape 7. Surveiller les éventuelles divergences
Accédez à Toutes les applications → Comptabilité → Rapprocher et comparez les transactions dans QuickBooks Payments avec votre relevé bancaire. Si la différence n’est pas égale à zéro, vérifiez l’absence de dépôts manquants, d’écritures en double ou de frais de traitement enregistrés dans le mauvais compte.
À quoi ressemble un flux de travail QuickBooks Payments réussi
Une fois tout configuré, vous devriez passer moins de temps à déterminer où chaque paiement a été affecté.
Auparavant, vous deviez peut-être passer d’un outil distinct à l’autre, puis utiliser une feuille de calcul pour regrouper les données.
Avec tous les éléments connectés dans QuickBooks Payments, vous pouvez toutefois suivre la transaction depuis la facture d’origine jusqu’au dépôt bancaire au même endroit.
Vous devrez toujours rapprocher vos comptes et examiner tout élément qui ne correspond pas correctement. Mais au lieu de reconstituer manuellement le cheminement des paiements, vous pouvez consacrer davantage de temps à l’examen des exceptions.
Si les statuts de vos factures sont à jour, si le solde de QuickBooks Payments correspond à votre relevé bancaire et si vos rapports reflètent l’activité attendue sans feuille de calcul distincte, la configuration fonctionne comme prévu.
Erreurs courantes dans le flux de travail QuickBooks Payments et conseils pratiques
Même lorsque le flux de travail principal est connecté, certains détails de configuration et de tenue des comptes peuvent encore entraîner l’affectation des paiements ou des dépôts au mauvais endroit.
Voici les erreurs à éviter et quelques conseils pour vous aider à garder tous les éléments organisés.
Utiliser un prestataire de traitement des paiements qui ne se synchronise pas correctement
Un prestataire distinct peut toujours fonctionner avec QuickBooks Payments, mais vérifiez quelles informations son intégration transfère réellement.
S’il envoie uniquement le montant de la vente sans la facture, le dépôt ou les frais de traitement associés, vous devrez peut-être encore enregistrer et mettre en correspondance ces informations manuellement.
Laisser les paiements dans les fonds non déposés
QuickBooks Payments gère les paiements de ses propres factures sans vous obliger à les placer dans les fonds non déposés.
Toutefois, si vous utilisez ce compte pour les chèques, les espèces ou les paiements encaissés ailleurs, pensez à les regrouper et à les déposer afin que le solde ne continue pas d’augmenter.
Confirmer où les dépôts et les frais sont enregistrés
Après avoir activé QuickBooks Payments, vérifiez que les dépôts habituels et les frais de traitement sont affectés aux bons comptes.
Sinon, QuickBooks Payments peut enregistrer automatiquement les transactions, mais les placer à un endroit auquel vous ne vous attendiez pas.
Examiner les rapports et effectuer régulièrement les rapprochements
La mise en correspondance automatique peut prendre en charge une grande partie du travail courant, mais vous devez tout de même examiner vos rapports de comptes clients et effectuer un rapprochement avec votre relevé bancaire.
Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur les exceptions telles que les dépôts manquants, les transactions en double ou les frais incorrects, au lieu de vérifier chaque paiement depuis le début.
Conclusion
Réunir la facturation, les paiements et la tenue des comptes ne signifie pas que vous devez tout changer d’un coup. Commencez par un seul flux de travail, assurez-vous que vos paiements et vos frais sont affectés aux bons comptes, puis ajustez la configuration au fur et à mesure de son utilisation.
Si vous souhaitez découvrir les autres options disponibles, explorez leurs outils de paiement ou découvrez comment leur Agent de paiement peut vous aider à effectuer le suivi des factures.
Bonne chance pour tout connecter. J’espère que cela vous laissera moins de paiements à retracer et davantage de temps à consacrer au reste de votre entreprise.
FAQ sur la gestion conjointe de la facturation, des paiements et de la tenue des comptes
Que signifie réellement « tout-en-un » ici ?
La même transaction client reste liée de la facture à vos comptes. Les paiements effectués avec QuickBooks Payments sont automatiquement affectés à la facture.
En quoi cela diffère-t-il de l’utilisation d’une application de paiement distincte avec QuickBooks Payments ?
Cela dépend des informations que l’application transfère à QuickBooks Payments. Si les détails du dépôt et des frais sont manquants, une saisie ou une mise en correspondance manuelle peut encore être nécessaire.
Les paiements sont-ils réellement associés automatiquement aux factures ?
Les paiements effectués via une facture QuickBooks Payments y sont automatiquement affectés. Toutefois, la transaction bancaire correspondante peut encore nécessiter une vérification ou une mise en correspondance manuelle.
Quels modes de paiement sont pris en charge par ce flux de travail ?
Les clients peuvent payer par carte, ACH, Apple Pay, PayPal ou Venmo. Affirm peut également être disponible pour les factures admissibles.
Existe-t-il une protection si un client conteste un paiement par carte ?
La protection facultative contre les litiges liés aux paiements peut couvrir les rétrofacturations admissibles effectuées avec une carte de crédit ou de débit après l’adhésion. Elle exclut ACH, PayPal, Venmo et Affirm, et des limites de couverture ainsi que des frais supplémentaires s’appliquent.
