Des feuilles de calcul à la série A : comment construire la base de paiement de votre startup avec QuickBooks Payments

Ce tableur fonctionnait parfaitement bien lorsque seuls quelques clients vous payaient.

Maintenant qu’un investisseur vous a demandé vos états financiers, vous passez en revue les lignes pour comprendre pourquoi les factures ne correspondent pas aux montants crédités sur le compte bancaire. 

C’est une situation stressante lorsque vous devez déjà vous concentrer sur une levée de fonds.

Si vous voulez prendre de l’avance sur la mise en ordre de vos comptes, cet article est un bon point de départ. Nous vous montrerons comment QuickBooks Payments peut transformer cet historique de paiements dispersé en un système financier plus facile à gérer et beaucoup plus simple à partager lorsque les investisseurs commencent à poser des questions.

Comment QuickBooks Payments contribue à établir une base solide pour les paiements d’une startup

En intégrant les activités de paiement quotidiennes au même système que votre comptabilité, QuickBooks Payments fournit aux startups les outils nécessaires pour être payées et rester organisées.

Chaque facture et chaque paiement admissible alimentent les données qui sous-tendent vos rapports. Vous n’avez donc pas à reconstituer l’histoire financière de la startup chaque fois que quelqu’un vous demande les chiffres.

Vous devez toujours examiner et rapprocher vos comptes, mais le travail courant devient plus facile à gérer. Votre comptable dispose ainsi de données plus propres et vous pouvez répondre avec davantage d’assurance aux questions des investisseurs.

Prérequis et exigences de configuration

Avant de commencer la configuration, assurez-vous de disposer du bon compte QuickBooks Payments, de suffisamment d’informations pour établir des données d’ouverture exactes et d’un plan clair pour tenir votre comptabilité.

Choisir la bonne configuration de QuickBooks Payments

Sélectionnez une formule QuickBooks Online qui comprend les rapports et les accès dont votre startup a besoin. 

Simple Start comprend déjà des rapports essentiels tels que le compte de résultat, le bilan et les flux de trésorerie, tandis que les formules supérieures offrent davantage de détails et de fonctionnalités.

Vous devrez également présenter une demande distincte pour QuickBooks Payments, qui est soumise à des critères d’admissibilité, à une évaluation du crédit et à une approbation.

Rassembler vos documents financiers existants

Ne vous limitez pas à votre liste de clients et à votre feuille de calcul des revenus. 

Rassemblez vos factures impayées, vos relevés bancaires, vos dépenses professionnelles ainsi que les relevés de tout apport ou prêt accordé par les fondateurs, afin que QuickBooks Payments démarre avec une vision financière plus complète.

Décider de la méthode de tenue de la comptabilité

Collaborez avec un comptable pour choisir entre la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement, et convenez de la fréquence à laquelle les comptes seront examinés. 

QuickBooks Payments peut afficher les rapports selon l’une ou l’autre méthode, mais les investisseurs institutionnels s’attendent souvent à des états financiers d’engagement rapprochés à mesure qu’une startup se dirige vers un tour de financement à valorisation fixée.

Une fois ces éléments en place, vous pourrez passer à la configuration principale en limitant les corrections à effectuer ultérieurement.

Comment établir la base de paiement de votre startup dans QuickBooks Payments

Voici comment configurer votre facturation, vos paiements et vos rapports financiers dans QuickBooks Payments afin que votre startup puisse tenir des données exactes et se préparer à ses futures levées de fonds.

1. Configurer QuickBooks Online et demander QuickBooks Payments

La mise en place précoce de vos systèmes comptable et de paiement vous donne une base cohérente et réduit la quantité d’informations historiques que vous devrez importer ou rapprocher ultérieurement. 

QuickBooks Payments nécessite une demande distincte et est soumis à des critères d’admissibilité, à une évaluation du crédit et à une approbation.

2. Choisir une méthode comptable avec votre comptable

QuickBooks Payments vous permet de définir la comptabilité de trésorerie ou d’engagement comme méthode comptable par défaut et de modifier la méthode affichée dans chaque rapport. 

Selon la comptabilité d’engagement, les revenus et les dépenses sont généralement enregistrés lorsqu’ils sont acquis ou engagés, ce qui peut se produire avant le transfert du paiement.

Si les clients paient à l’avance des abonnements ou des services de longue durée, ces paiements devront peut-être être enregistrés comme produits constatés d’avance jusqu’à ce que le service soit fourni. 

QuickBooks Online Advanced prend en charge les calendriers de reconnaissance automatique des revenus, tandis que les autres forfaits peuvent nécessiter un processus distinct ou l'aide d'un comptable.

3. Envoyer les factures clients via QuickBooks Payments avec les paiements activés

Cela permet de conserver un registre cohérent des sommes dues par les clients et leur permet de payer en ligne les factures admissibles. 

QuickBooks Payments peut accepter les cartes de crédit, les cartes de débit, les virements ACH, PayPal et Venmo, et peut classer les paiements résultants dans votre plan comptable.

4. Vérifier les paiements enregistrés et rapprochés automatiquement

QuickBooks Payments peut automatiquement rapprocher les transactions admissibles avec les transactions bancaires téléchargées, ce qui réduit la saisie manuelle des données. 

Le rapprochement automatique peut ne pas être disponible pour tous les comptes ou toutes les transactions ; les paiements non rapprochés doivent donc toujours être vérifiés manuellement.

Le rapprochement automatique ne remplace pas non plus le rapprochement bancaire régulier. 

Vous devez tout de même comparer QuickBooks Payments avec vos relevés bancaires et de cartes de crédit afin d'identifier les transactions manquantes, en double ou mal classées.

5. Vérifier vos principaux rapports chaque mois

Consultez régulièrement votre compte de résultat, votre bilan, votre tableau des flux de trésorerie et vos rapports sur les comptes clients.

QuickBooks Payments fournit ces rapports, bien que les rapports exacts et le niveau de détail disponibles dépendent de votre abonnement.

Une vérification mensuelle vous aide à identifier les transactions manquantes ou mal classées avant le début de la collecte de fonds. 

6. Donner un accès distinct à votre comptable

Invitez votre comptable ou votre directeur financier à temps partiel via QuickBooks Payments au lieu de partager vos identifiants de connexion. L'accès comptable est disponible avec certains forfaits admissibles, mais les éléments inclus dans les forfaits peuvent changer ; vérifiez donc la comparaison actuelle avant de vous abonner.

7. Revoir vos rapports avant chaque étape de collecte de fonds

À mesure qu'une jeune entreprise se rapproche d'un financement institutionnel, les investisseurs peuvent demander des états financiers historiques rapprochés, des informations sur la consommation de trésorerie et la durée de vie de la trésorerie, l'économie unitaire ainsi que des prévisions financières. 

Les exigences exactes varient selon l'investisseur et l'étape du financement ; examinez donc vos rapports et vos pièces justificatives avec un comptable avant le début de l'audit préalable. 

À quoi devrait ressembler le passage des feuilles de calcul à la série A avec QuickBooks Payments

Une fois que vous aurez suivi les étapes ci-dessus, vous ne devriez plus avoir à reconstituer votre historique financier chaque fois que quelqu'un vous le demande. 

Vous devriez avoir beaucoup moins besoin de fouiller à la dernière minute dans des feuilles de calcul pour déterminer quelles factures ont été payées ou pourquoi les chiffres ne correspondent pas.

Vous disposerez plutôt de registres organisés, plus faciles à examiner lors de la préparation de votre collecte de fonds.

Erreurs courantes et conseils de professionnels

Une configuration solide doit néanmoins être entretenue à mesure que votre jeune entreprise se développe. Gardez à l'esprit ces erreurs courantes et ces conseils pratiques afin de préserver l'exactitude de vos registres.

Enregistrer l'argent des fondateurs comme un revenu ordinaire

L'argent injecté par les fondateurs dans la jeune entreprise doit normalement être enregistré comme un apport des propriétaires ou un prêt, et non comme un revenu client. 

Le classer incorrectement peut fausser vos revenus et rendre votre bilan difficile à interpréter.

Créer des comptes incohérents pour chaque transaction

Évitez d'ajouter un nouveau compte chaque fois que vous rencontrez une dépense inhabituelle. 

Les types de comptes que vous sélectionnez déterminent l'emplacement des transactions dans vos rapports financiers ; gardez donc votre plan comptable organisé et confirmez les catégories inhabituelles avec votre comptable.

Verrouiller chaque période après l'avoir vérifiée

Une fois que votre comptable a examiné un mois ou un trimestre, utilisez les paramètres de clôture de QuickBooks Payments pour avertir les utilisateurs ou restreindre les modifications apportées aux transactions antérieures.

Vous pouvez toujours suivre les modifications ultérieures grâce au rapport des exceptions à la date de clôture.

Enregistrez une copie de vos rapports mensuels

Après avoir terminé chaque examen mensuel, exportez et enregistrez les rapports définitifs pour cette période. 

Vous disposez ainsi d’un historique financier cohérent auquel vous pourrez vous référer plus tard, au lieu de devoir le reconstituer lorsqu’un investisseur entame son audit préalable.

Dernières réflexions

Nous vous souhaitons bonne chance pour mettre en place les bases de paiement de votre start-up.

Si vous êtes prêt à passer à l’étape suivante, découvrez leurs outils de paiement, voyez comment leur Agent de paiement peut vous aider dans vos relances, ou comparez leurs forfaits pour trouver la solution qui vous convient.

FAQ

Quels états financiers les investisseurs attendent-ils généralement au stade de l’amorçage ou de la série A ?

Les investisseurs demandent généralement un compte de résultat, un bilan et un tableau des flux de trésorerie rapprochés, ainsi qu’un tableau de capitalisation et des prévisions financières à jour. Les exigences exactes varient selon l’investisseur et le stade de financement.

Comment QuickBooks Payments m’aide-t-il à être prêt pour un audit préalable sans équipe financière ?

QuickBooks Payments organise les activités financières enregistrées dans des rapports standard et permet à un comptable ou à un directeur financier à temps partagé d’examiner votre comptabilité grâce à un accès distinct. Il réduit le travail manuel, mais les enregistrements doivent tout de même faire l’objet d’un examen et d’un rapprochement réguliers.

Quels modes de paiement puis-je accepter de la part de mes premiers clients ?

Selon les critères d’admissibilité et les disponibilités, QuickBooks Payments prend en charge les cartes de crédit et de débit, les virements ACH, Apple Pay, PayPal, Venmo et Affirm. Les paiements traités par QuickBooks Payments peuvent être enregistrés et catégorisés dans votre comptabilité.

Comment les paiements restent-ils associés à ma comptabilité sans travail manuel ?

QuickBooks Payments peut associer automatiquement les transactions admissibles, mais toutes les transactions ne le seront pas. Vous devez tout de même examiner les paiements non associés et rapprocher régulièrement vos comptes.

Quelles habitudes financières une jeune entreprise en phase de démarrage devrait-elle adopter avant sa première levée de fonds ?

Utilisez un processus cohérent de facturation et de paiement, rapprochez régulièrement vos comptes et examinez vos rapports financiers chaque mois. Discutez de votre méthode comptable avec un comptable avant le début de la levée de fonds institutionnelle.