Comment utiliser Intuit QuickBooks Workforce pour donner aux employés l’accès à leurs bulletins de paie et formulaires fiscaux
Un autre employé vient d’envoyer un e-mail pour demander un bulletin de paie, quelqu’un d’autre réclame son W-2 pour les impôts, et maintenant les RH fouillent à nouveau les registres de paie pour renvoyer manuellement les documents.
À mesure que les équipes grandissent, gérer les demandes de bulletins de paie une à une devient vite répétitif et chronophage. Intuit QuickBooks Workforce facilite cela en donnant aux employés un accès sécurisé à leurs bulletins de paie, W-2 et informations de paie via un portail libre-service.
Ce guide explique comment configurer l’accès des employés dans QuickBooks Workforce pour que votre équipe puisse consulter ses documents de paie de façon autonome, sans échanges manuels supplémentaires.
Les employés peuvent-ils accéder à leurs bulletins de paie et formulaires fiscaux dans QuickBooks Workforce ?
Oui. Les employés peuvent accéder à leurs bulletins de paie et à leurs formulaires fiscaux, y compris les W-2, via QuickBooks Workforce une fois qu’ils ont été invités et qu’ils ont terminé la configuration de leur compte Workforce.
Les employés peuvent alors consulter les documents de paie autant via le portail en ligne Workforce que depuis l’application mobile.
Comment inviter les employés sur QuickBooks Workforce pour accéder à leurs bulletins de paie et formulaires fiscaux (W-2)
Voici comment inviter des employés sur Workforce et configurer l’accès depuis QuickBooks Payroll.
Étape 1 : Vérifier que les informations de l’employé sont complètes
Avant d’envoyer les invitations Workforce, vérifiez que chaque profil employé comporte :
- Prénom et nom de famille
- Adresse e-mail
- Date d’embauche
- Informations du profil de paie
Les adresses e-mail des employés doivent être correctes puisque les invitations Workforce sont envoyées par courrier électronique.
Étape 2 : Effectuer la paie avant d’inviter les employés
Les employés ne peuvent voir que les bulletins de paie et les informations qui ont déjà été traités dans QuickBooks Payroll. Effectuer la paie au préalable garantit un accès immédiat aux dossiers de paie après la configuration de Workforce.
Étape 3 : Envoyer les invitations Workforce
Allez dans Paie → Employés, puis sélectionnez l’employé à inviter. Dans le profil employé, choisissez Inviter à Workforce pour envoyer l’invitation par e-mail.
Les employés recevront des instructions pour créer ou se connecter à leur compte Intuit afin d’accéder à Workforce et de consulter leurs bulletins de paie, W-2 et documents de paie en ligne. Si vous avez besoin d’inviter plusieurs employés à la fois, QuickBooks permet également les invitations groupées.
Étape 4 : Configurer les autorisations libre-service des employés
Accédez à Paramètres → Paramètres de paie → Paramètres Workforce pour gérer les fonctionnalités libre-service accessibles aux employés dans Workforce.
Les administrateurs peuvent autoriser les employés à consulter leurs bulletins de paie, W-2 et le cumul annuel de paie, et peuvent également définir si les employés peuvent mettre à jour eux-mêmes leurs coordonnées bancaires pour le virement, leurs informations de retenue W-4 et leurs coordonnées personnelles.
Étape 5 : Activer l’accès dématérialisé aux W-2
Les employés souhaitant recevoir leur W-2 au format numérique doivent accepter la distribution électronique lors de la création de leur compte Workforce.
Une fois l’option activée, les employés peuvent accéder :
- aux W-2
- aux formulaires W-2c
- aux documents fiscaux
via le portail Workforce pendant la période fiscale.
Les employés qui n’acceptent pas l’envoi électronique continueront à recevoir leur formulaire W-2 par courrier postal.
Étape 6 : Aider les employés à finaliser la configuration de Workforce
Les employés recevront une invitation par e-mail leur indiquant :
- de créer ou se connecter à leur compte Intuit
- d’accéder à Workforce via le web ou l’application mobile
- de consulter leurs bulletins de paie et W-2
Les employés disposant déjà d’un compte Intuit doivent utiliser l’adresse e-mail exacte liée à leur invitation Workforce.
Étape 7 : Renvoyer les invitations en cas de besoin
Si un employé ne reçoit pas ou n'accepte pas son invitation, les administrateurs peuvent renvoyer l'invitation Workforce directement depuis la section de gestion des employés dans QuickBooks Paie.
Vous pouvez également mettre à jour l'adresse e-mail de l'employé avant de renvoyer l'invitation, si nécessaire.
Étape 8 : Vérifier le statut d'accès des employés
Après l'envoi des invitations, surveillez le statut d'invitation et d'accès des employés via Paie → Employés. Cela permet aux administrateurs de confirmer quels employés ont accepté leur invitation et d'identifier ceux qui pourraient encore avoir besoin d'assistance supplémentaire.
À garder à l'esprit lorsque les employés accèdent à leurs bulletins de paie et W-2 dans QuickBooks Workforce
Voici quelques problèmes d'installation courants, bonnes pratiques et points d'attention lorsque les employés accèdent à leurs bulletins de paie et W-2 via QuickBooks Workforce.
Problèmes d'installation courants
Les employés peuvent ne pas recevoir l'invitation Workforce si l'adresse e-mail enregistrée est incorrecte ou obsolète. Certains employés peuvent également se connecter accidentellement avec un autre compte Intuit que celui lié à leur invitation Workforce.
Bonnes pratiques
Effectuez le traitement de la paie avant d'envoyer les invitations Workforce afin que les employés puissent accéder immédiatement à leurs bulletins de paie après la configuration. Il est également utile de rappeler aux employés de choisir la livraison sans papier des W-2 lors de la création de leur compte.
À quoi ressemble la réussite
Une fois l'installation de Workforce terminée, les employés devraient pouvoir accéder eux-mêmes à leurs bulletins de paie et W-2 sans avoir à contacter à plusieurs reprises les RH ou les administrateurs de paie pour obtenir ces documents.
Dernières réflexions
La mise en place de l'accès des employés à leurs bulletins de paie et W-2 dans QuickBooks Workforce peut aider à réduire les demandes répétitives auprès du service paie, tout en rendant ces documents plus faciles d'accès pour les employés tout au long de l'année.
Si vous souhaitez que vos employés puissent accéder à leurs documents de paie sur des appareils mobiles, vous pouvez également découvrir application QuickBooks Workforce. Pour des ressources supplémentaires sur la paie et la gestion d'entreprise, n'hésitez pas à explorer QuickBooks et le reste de leur centre de ressources business. Bonne continuation pour la mise en place de Workforce et le déploiement de la paie auprès de vos employés.
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