Lista di Controllo per l’Implementazione POS: 5 Passi per il Successo
Vantaggi di una corretta implementazione: Implementare correttamente un sistema POS può migliorare l'esperienza del cliente, la produttività dei dipendenti e i profitti.
Passaggi per il successo: Seguire i giusti passaggi per la configurazione—determinare le esigenze, coinvolgere il team, scegliere il sistema, configurarlo e testarlo—assicura che tutto sia al posto giusto.
Una volta attivo, non è finita: Se stai facendo passi importanti nel business, dovresti sempre verificare se il tuo sistema POS riesce a tenere il passo.
Non diventare un cliché: La maggior parte delle implementazioni che falliscono, falliscono per gli stessi motivi. Coinvolgi il tuo staff nel processo e tieni sempre a disposizione metodi di transazione di riserva, nel caso in cui il sistema abbia dei problemi.
Il processo di implementazione del point-of-sale (POS) coinvolge tutti, dal CEO al tuo cliente.
Se eseguito male, influisce negativamente sull’esperienza del cliente, la produttività dei dipendenti, la cultura aziendale e, di conseguenza, i profitti. Tuttavia, se gestito correttamente, noterai miglioramenti in tutti questi ambiti.
In questo articolo illustrerò i passaggi per implementare con successo un sistema POS, insieme a tutte le informazioni di base di cui avrai bisogno.
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Perché è importante l’implementazione del POS?
Un sistema POS implementato male può comportare una riduzione della produttività dei dipendenti, una cattiva esperienza per i clienti, una documentazione disorganizzata e rischi per la sicurezza informatica.
I sistemi di point-of-sale sono costituiti dal software e dall’hardware che le aziende utilizzano per accettare i pagamenti dei clienti. Rappresentano il cuore pulsante che mantiene la tua attività al massimo dell’efficienza.
Di solito, i sistemi POS smettono di funzionare correttamente a causa di una connessione wifi scadente, hardware danneggiato, cybersecurity obsoleta o software incompatibile. Ma c’è un quinto sospetto che agisce nell’ombra, creando il terreno fertile per questi problemi.
Mi riferisco a una scarsa implementazione del POS.
Un processo standardizzato è il modo migliore per garantire che i sistemi POS funzionino in modo fluido in tutte le sedi, ora e in futuro. Tuttavia, anche con un piano di implementazione infallibile, è comunque necessario coinvolgere alcune persone.
Le nostre scelte per i sistemi POS
Visto che sei qui, immagino tu abbia già un sistema POS, ma se così non fosse, ecco alcuni ottimi sistemi testati e valutati dal team di CFO Club:
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Chi è coinvolto nell’implementazione del POS?
Implementare un POS non è un lavoro da solista. È uno sforzo corale che richiede il supporto di tutti i livelli dell’azienda, a partire da:
#1: Il tuo team di leadership
Questi sono i leader che devi convincere, perché:
- Decidono se vale la pena investire nel POS.
- Possono aiutare a promuovere l’adozione tra i dipendenti più restii, garantendo una transizione più fluida.
La maggior parte delle aziende ha più leader che prendono decisioni. Parliamo di Chief Operating Officer, Chief Financial Officer e altri membri del consiglio. Potresti anche dover coinvolgere manager e supervisori per permettere la formazione dei dipendenti.
Le principali preoccupazioni solitamente riguardano i costi, la compatibilità e le possibili interruzioni delle operazioni quotidiane. Affronta ogni dubbio, ma chiedi anche il loro contributo. In questo modo sono coinvolti fin da subito nel processo e tu puoi allineare i tuoi piani con la visione del proprietario dell’azienda.
#2: Il tuo reparto IT
Le soluzioni POS comportano nuovo software, hardware, integrazioni e processi. Per assicurarti una corretta implementazione, devi avere il supporto del tuo team IT, che conosce a fondo il parco tecnologico esistente.
L’IT può consigliarti sui requisiti tecnici, la compatibilità software e l’integrazione del POS con i sistemi già in uso. In questo modo puoi garantire una transizione senza intoppi e fornire al reparto IT tutte le informazioni necessarie per intervenire in caso di problemi.
#3: I tuoi dipendenti
Dopo la dirigenza, i tuoi dipendenti sono il gruppo successivo da cui ottenere il consenso. Sono loro che utilizzeranno la piattaforma quotidianamente. Se non li coinvolgi, vedrai calare produttività e soddisfazione dei lavoratori.
Avvicinandoti all’implementazione, inizia sessioni di formazione per istruire i dipendenti sull’uso del POS. Inoltre, raccogli feedback su come migliorare il sistema. In fondo, se non amano usarlo (o non sfruttano tutte le sue potenzialità), i vantaggi dell’implementazione POS saranno dimezzati.
#4: Il tuo fornitore POS
Mentre dipendenti e management possono guidarti dal punto di vista del business, i fornitori di POS ti guideranno su tutto ciò che riguarda il prodotto.
Conoscono il software meglio di chiunque altro e possono aiutarti a integrare con successo il POS, offrendo approfondimenti e migliori pratiche per evitare errori.
Quando scegli un sistema POS, assicurati che il fornitore abbia una buona reputazione per il supporto clienti, così da evitare eventuali problemi di elaborazione dei pagamenti in futuro.
Come implementare un nuovo sistema POS
Implementare un POS è un po' come organizzare un colpo (ma senza la possibilità di finire in prigione).
Hai individuato il sistema POS migliore. Ora devi esaminare il luogo, organizzare il tuo team e mettere in atto il tuo piano di implementazione POS.
Sebbene i sistemi POS siano soluzioni altamente personalizzabili, ci sono comunque alcuni passaggi comuni per un'implementazione POS di successo:
1. La Ricognizione: determina le esigenze della tua attività
Probabilmente hai già preso nota di questi punti mentre sceglievi un sistema POS. Usali per guidare l'impostazione del POS.
Ad esempio, se hai una piccola attività di e-commerce, avrai probabilmente bisogno di un software POS semplice per il checkout. Ma se gestisci un food truck, ti servirà un POS mobile per accettare pagamenti in mobilità. Alcuni fattori da considerare mentre determini i tuoi requisiti POS sono:
- Volume delle transazioni
- Attuale sistema di gestione dell'inventario
- Numero di dipendenti
- Esperienza del cliente
- Integrazione con la contabilità, e
- Requisiti hardware
Una volta chiariti i requisiti, è il momento di affrontare probabilmente il passo più difficile: ottenere l'approvazione.
2. L’approvazione: coinvolgere il tuo team
Ricordi gli stakeholder? Sono la tua squadra per il colpo, e aggiornarli sullo stato del progetto e sulle scadenze previste è cruciale perché:
- Sono loro a usare il POS. In particolare il personale a contatto con i clienti ogni giorno. Se non sono coinvolti o non comprendono il sistema, puoi aspettarti che l’implementazione del POS ne risenta.
- Comprendono meglio le sfumature dell’azienda e possono fornire feedback di valore per un’implementazione più efficace. Ad esempio, solo chi si occupa di IT può dirti se il POS creerà problemi nella tua struttura tecnologica, mentre la direzione può darti indicazioni sul budget.
Per assicurarti che tutti siano aggiornati, puoi:
- Inviare aggiornamenti periodici via email,
- Invitare gli stakeholder a provare i sistemi POS,
- Organizzare riunioni settimanali di aggiornamento, oppure
- Fornire agli stakeholder rilevanti accesso in sola visualizzazione al tool di project management.
La scelta spetta a te. Tuttavia, sii disponibile a rispondere alle domande e ad ascoltare i feedback. In questo modo il tuo staff si sentirà coinvolto e la transizione sarà più fluida per tutti.
3. L'attrezzatura: scegliere l’hardware giusto
Dopo, è ora di individuare l’hardware giusto per il tuo terminale POS. Questa scelta può variare in base ai tuoi servizi e processi esistenti.
Ad esempio, i temporary store possono aver bisogno di iPad, tablet o dispositivi mobili per installare il software POS mobile su cloud. Invece, i POS per negozi al dettaglio potrebbero richiedere cassetti per il contante, lettori di codici a barre, stampanti e terminali self service.
4. Il piano: Configurare il tuo sistema POS
Puoi scegliere tra due modalità di implementazione:
- La modalità fai-da-te. Questa è la soluzione migliore per una configurazione POS semplice, con pochi terminali e prodotti. Approfitta di tutorial, articoli di supporto e documentazione offerti dalla piattaforma per imparare a configurarlo autonomamente. Puoi anche contattare l'assistenza clienti per ricevere aiuto.
- La modalità assistita. Se hai un catalogo ampio o più punti vendita, è meglio farsi aiutare dal fornitore POS. Assicurati che il supporto clienti del fornitore sia affidabile e competente prima di impegnarti, per evitare interazioni frustranti.
Una volta scelta la modalità di implementazione, il resto sarà molto più semplice.
Attiva il tuo account
Ogni software POS prevede un processo di attivazione account. Richiede i dettagli aziendali, la KYC e le informazioni sul conto bancario per validare la tua attività e verificare se il POS può legalmente processare pagamenti nella tua zona.
Allestire lo spazio
Questa fase include la configurazione di dispositivi come lettori di codici a barre, lettori di carte, terminali di cassa, ecc. Puoi chiedere supporto al fornitore POS per velocizzare il processo.
Carica il tuo catalogo
Questa è la fase più lunga (e importante) nell’implementazione di un sistema POS. In questo step caricherai i tuoi prodotti, le loro caratteristiche, varianti, prezzi, offerte e eventuali sconti. Puoi risparmiare tempo caricando questi dati in blocco, ma ricorda di organizzarli nel formato richiesto dal software POS.
5. La prova: Testare il tuo software POS
Testare la configurazione POS aiuta a identificare eventuali problemi prima del lancio pubblico. Questo include il collaudo dell’hardware, l'integrazione dell'inventario e la sicurezza del gateway di pagamento.
Tuttavia, questo non significa che tutto funzionerà perfettamente. Potrebbero esserci ancora dei problemi da risolvere — ne parliamo subito dopo!
Quando ottimizzare il tuo sistema POS
Ottimizzare il sistema POS è inevitabile. Ma è importante farlo al momento giusto, altrimenti rischi di sprecare risorse e fermare le operazioni senza motivo.
Ecco alcune situazioni in cui puoi prendere in considerazione l’aggiornamento del tuo POS.
Quando le commissioni di transazione iniziano a intaccare i profitti
Come la morte e le tasse, le commissioni di transazione sono un costo inevitabile nella gestione di software POS. Se non presti attenzione, queste commissioni possono accumularsi, erodendo lentamente i tuoi profitti. A volte anche commissioni di terzi, come quelle del gateway di pagamento o le commissioni dei servizi per commercianti, possono aumentare i costi.
Assicurati di ottenere la migliore offerta controllando regolarmente le tue attuali commissioni di transazione e confrontandole con le condizioni di altri fornitori concorrenti. Non esitare a cambiare fornitore se è più conveniente dal punto di vista economico.
Quando stai scalando la tua attività
Scalare la tua attività significa cose diverse a seconda del tipo di azienda. Può voler dire aggiungere altri prodotti, aprire nuovi negozi o assumere più personale. Tuttavia, l'obiettivo è solitamente lo stesso: aumentare il traffico nel tuo negozio.
Per scalare in modo ottimale il tuo sistema POS, serve un approccio a due livelli:
- Aggiorna il tuo software POS. Assicurati che le specifiche del tuo software POS possano supportare l'aumento previsto del volume delle transazioni.
- Forma i tuoi dipendenti. Dovrai formare i nuovi dipendenti all'uso del sistema POS, mostrando loro le opzioni di pagamento disponibili, gli sconti applicabili, le offerte, ecc.
Completando questi due semplici passaggi potrai offrire la migliore esperienza cliente, incentivando ulteriori visite e recensioni positive.
Quando il tuo POS è obsoleto
I sistemi POS legacy potrebbero non supportare i metodi di pagamento più recenti, i programmi fedeltà o altre funzionalità attese — la mancanza di questi elementi può portare a una cattiva esperienza cliente che spingerà i tuoi clienti verso la concorrenza.
Per evitarlo, mantieni sempre aggiornato il tuo POS. E sii pronto a cambiare fornitore se altri sistemi POS offrono una migliore esperienza cliente.
Consigli e trucchi per un'implementazione POS di successo
Se sei alla tua prima esperienza, ecco alcuni suggerimenti per assicurare un'implementazione POS senza intoppi.
1. Utilizza una rete privata
I sistemi POS gestiscono informazioni sensibili come dati di transazione, dati dei clienti, dettagli dei pagamenti e altro. Ospitare il POS su una rete aperta espone questi dati agli hacker, mettendo a rischio la privacy dei tuoi clienti.
Per ridurre al minimo l'accesso non autorizzato e la perdita di dati, prendi in considerazione l'idea di ospitare il POS su una rete privata. In questo modo, l'accesso al POS sarà limitato solo ai dispositivi e agli utenti autorizzati.
2. Comprendi a fondo il tuo sistema POS
Non si tratta solo di scegliere il POS giusto, ma anche di sfruttare appieno tutto ciò che la soluzione offre.
Supporta i coupon? Ci sono limiti? Prenditi il tempo per capire queste sfumature, così potrai creare procedure aziendali migliori e semplificare le operazioni.
Errori da evitare nell'implementazione di un POS
Ecco alcuni errori chiave da evitare durante l'implementazione di un POS:
1. Non coinvolgere il personale di front-line nell'integrazione
So che alcuni di voi avranno letto la mia sezione sull'importanza di coinvolgere il personale e pensato: “No, non serve”, ma è un grosso errore considerare l'implementazione POS come un compito solo IT. Si tratta di un cambiamento che coinvolge tutta l'azienda e che richiede che tutti siano allineati, soprattutto il personale di front-line.
- Coinvolgili nel processo di selezione. La loro adesione è la migliore possibilità per ottenere il massimo dal sistema.
- Forma accuratamente il tuo personale sull'uso del sistema per evitare errori e cali di produttività.
- Poiché sono loro a utilizzare il sistema ogni giorno, raccogli feedback dai dipendenti per migliorare il sistema stesso.
2. Non Avere un Piano di Emergenza
Il tuo POS potrebbe non funzionare a causa di una cattiva connessione, integrazioni obsolete o hardware malfunzionante. Qualunque sia la causa, avere un piano di emergenza può aiutare a ridurre al minimo perdite finanziarie o di dati.
Potresti aver bisogno di più piani per diversi scenari. Ad esempio, se l'integrazione con l'inventario fallisce, potrebbe essere necessario inviare aggiornamenti regolari al team che gestisce lo stock manualmente. Oppure, se non puoi accettare pagamenti con carta, predisponi metodi di pagamento alternativi per garantire che le transazioni possano continuare mentre risolvi il problema.
Iscriviti per altri approfondimenti sul POS
Il sistema POS collega ogni aspetto del flusso di lavoro della tua azienda. Semplifica i flussi di pagamento, facilita la gestione dell'inventario e offre informazioni sulle preferenze dei clienti.
Per questo motivo, l'implementazione del POS è uno sforzo che coinvolge tutta l'azienda, dal team IT fino ai dipendenti a contatto con i clienti. Tuttavia, con più persone coinvolte, aumentano anche le possibilità di commettere errori durante l'implementazione.
Seguendo i passaggi descritti in questo articolo – determinare i requisiti, ottenere l'approvazione degli stakeholder, configurare l'hardware, testare e ottimizzare nel tempo – le aziende possono massimizzare i vantaggi del POS evitando errori costosi.
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