Lista di Controllo per l’Implementazione di un POS: 5 Passaggi per il Successo
Il processo di implementazione del point-of-sale (POS) coinvolge tutti, dal CEO al cliente finale. Se commetti errori, l'esperienza del cliente, la produttività dei dipendenti, la cultura aziendale e, di conseguenza, i profitti ne risentiranno. Tuttavia, se fai tutto correttamente, vedrai invece miglioramenti in tutte queste aree.
In questo articolo illustrerò i passaggi necessari per implementare con successo un sistema POS, insieme a tutte le informazioni di base di cui avrai bisogno.
Perché è importante l'implementazione del POS?
Un sistema POS implementato male può portare a una riduzione della produttività dei dipendenti, esperienze negative dei clienti, documentazione smarrita e rischi per la sicurezza informatica.
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I sistemi point-of-sale includono sia il software che l'hardware che le aziende usano per accettare pagamenti dai clienti. È il cuore pulsante che permette alla tua attività di funzionare al meglio.
Di solito, i sistemi POS malfunzionano per via di una connessione wifi scadente, hardware difettoso, sicurezza informatica obsoleta o software incompatibile. Ma un quinto "colpevole" si nasconde dietro le quinte, creando una base su cui questi problemi possono crescere.
Sto parlando di una cattiva implementazione del POS.
Un processo standardizzato è il modo migliore per far funzionare senza intoppi i sistemi POS in tutte le sedi, ora e in futuro. Tuttavia, anche con un piano di implementazione a prova di errore, dovrai comunque coinvolgere alcune persone.
Le nostre scelte per i sistemi POS
Dal momento che sei qui, immagino tu abbia già un sistema POS, ma nel caso contrario, ecco alcuni eccellenti testati e valutati dal team di The CFO Club:
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Chi è coinvolto nell'implementazione di un POS?
Implementare un POS non è un lavoro per una sola persona. Si tratta di uno sforzo di gruppo che richiede sostegno a tutti i livelli dell’azienda, a partire da:
#1: Il tuo team dirigente
Questi sono i "pezzi grossi" che devi convincere perché:
- Spetta a loro decidere se il POS vale l'investimento.
- Possono aiutare a promuovere l’adozione tra i dipendenti esitanti, facilitando una transizione più fluida.
La maggior parte delle aziende ha più leader che prendono decisioni. Parlo di Chief Operating Officers, Chief Financial Officers e altri membri del consiglio. Potresti anche dover coinvolgere manager e supervisori per agevolare la formazione dei dipendenti.
Le principali preoccupazioni riguardano solitamente il costo, la compatibilità e l'impatto sulle operazioni quotidiane. Affronta ogni possibile dubbio e chiedi anche il loro contributo. In questo modo saranno coinvolti sin dall'inizio e potrai allineare i tuoi piani alla visione dei titolari dell’azienda.
#2: Il tuo dipartimento IT
Le soluzioni POS richiedono nuovi software, hardware, integrazioni e processi. Per garantire una corretta implementazione, hai bisogno del supporto del tuo team IT, che conosce a fondo l’ecosistema tecnologico esistente.
Possono consigliarti sui requisiti tecnici, sulla compatibilità dei software e sull’integrazione del POS con i sistemi già presenti. Così puoi assicurare una transizione senza intoppi e il tuo team IT potrà avere tutte le informazioni necessarie per risolvere eventuali problemi.
#3: I tuoi dipendenti
Dopo la direzione, i tuoi dipendenti sono il prossimo gruppo dal quale devi ottenere consenso. Sono loro che utilizzeranno la piattaforma ogni giorno. Senza il loro coinvolgimento, vedrai una riduzione della produttività e della soddisfazione sul posto di lavoro.
Più vicino all’implementazione, inizia a programmare sessioni di formazione per istruire i dipendenti sull’uso del POS. Inoltre, raccogli feedback su come migliorare il sistema. Dopotutto, se non sono soddisfatti dell’utilizzo (o non lo sfruttano appieno), i benefici della tua implementazione POS si ridurranno della metà.
#4: Il tuo fornitore POS
Se dipendenti e management possono guidarti da un punto di vista aziendale, i fornitori di POS possono darti guida su ogni aspetto relativo al prodotto.
Conoscono il software meglio di chiunque altro e possono aiutarti a integrare con successo il POS, offrendo approfondimenti e best practice per evitare errori.
Quando scegli un sistema POS, assicurati che il fornitore abbia una buona reputazione per il supporto clienti, così da evitare problemi con l'elaborazione dei pagamenti in futuro.
Come implementare un nuovo sistema POS
Implementare un POS è un po' come organizzare un colpo (ma senza il rischio del carcere).
Hai individuato il miglior sistema POS. Ora devi esaminare il luogo, organizzare il team e agire secondo il piano di implementazione del POS.
Anche se i sistemi POS sono soluzioni altamente personalizzabili, ci sono comunque alcuni passaggi comuni per una corretta implementazione del POS:
1. Il Sopralluogo: Determina le esigenze della tua azienda
Probabilmente le hai già annotate quando hai scelto un sistema POS. Usale per guidare la configurazione del POS.
Ad esempio, se sei una piccola attività di e-commerce, probabilmente ti servirà un software POS semplice per la cassa. Ma se gestisci un food truck, avrai bisogno di un POS mobile per accettare pagamenti in movimento. Alcuni fattori da considerare nel determinare i requisiti POS sono:
- Volume di transazioni
- Attuale sistema di gestione dell'inventario
- Numero di dipendenti
- Esperienza del cliente
- Integrazione con la contabilità, e
- Requisiti hardware
Una volta che hai chiare le esigenze, è il momento probabilmente più complesso: ottenere il consenso del team.
2. Il Consenso: Coinvolgere il tuo team
Ricordi gli stakeholder? Sono la tua squadra per il colpo, ed è fondamentale aggiornarli sullo stato del progetto e sulle scadenze previste perché:
- Sono loro a usare il POS. Soprattutto il personale a contatto con i clienti ogni giorno. Se non sono coinvolti o non comprendono il sistema, puoi aspettarti che questo influenzi negativamente l'implementazione del POS stesso.
- Conoscono meglio le sfumature del business e possono offrire feedback preziosi per un’implementazione più efficace. Ad esempio, solo l'IT può dirti se il POS causerà problemi all’infrastruttura tecnologica, mentre la direzione può consigliarti sul budget.
Per assicurarti che tutti siano aggiornati, puoi:
- Inviare regolari aggiornamenti via email,
- Invitare gli stakeholder a provare i sistemi POS,
- Organizzare riunioni di aggiornamento settimanali, oppure
- Dare agli stakeholder interessati l’accesso in sola lettura allo strumento di project management.
La scelta spetta a te. Tuttavia, sii disponibile per chiarimenti e ascolta il feedback. In questo modo il personale si sentirà coinvolto e la transizione sarà più semplice per tutti.
3. L'Attrezzatura: Trovare l’hardware giusto
Successivamente, è il momento di individuare l’hardware più adatto per il tuo terminale POS. Gli strumenti necessari possono variare a seconda dei servizi e dei processi già in uso.
Ad esempio, i negozi temporanei potrebbero aver bisogno di iPad, tablet o dispositivi mobili per ospitare il software POS basato sul cloud e su dispositivi mobili. Invece, i POS per attività al dettaglio potrebbero richiedere cassetti per il contante, scanner di codici a barre, stampanti e terminali self-service.
4. Il Piano: configurazione del tuo sistema POS
Puoi scegliere tra due metodi di implementazione:
- Il percorso fai-da-te. È la scelta migliore per un setup POS semplice con pochi terminali e prodotti. Sfrutta tutorial, articoli di aiuto e documentazione offerti dalla piattaforma per imparare a configurare tutto da solo. Puoi anche contattare l'assistenza clienti per ricevere supporto.
- Il percorso assistito. Se hai un catalogo più ampio o diversi punti vendita, affidati all'aiuto del tuo fornitore POS. Prima di impegnarti, assicurati che il servizio clienti del fornitore sia affidabile e competente, per evitare interazioni frustranti.
Una volta definito il metodo di implementazione, il resto sarà semplice.
Attiva il tuo account
Ogni software POS prevede un processo di attivazione dell’account. Utilizza i dati aziendali, KYC e le informazioni bancarie per convalidare l'attività e verificare che il POS possa legalmente processare pagamenti nel tuo territorio.
Prepara i tuoi spazi
Questa fase comprende la configurazione dei dispositivi, come lettore di codici a barre, terminali di pagamento, postazioni di cassa, ecc. Puoi chiedere aiuto al fornitore POS per velocizzare il processo.
Carica il tuo catalogo
Questa è la fase più lunga (e importante) dell’implementazione del sistema POS. In questa fase caricherai i tuoi prodotti, le specifiche, le varianti, i prezzi, le promozioni e gli eventuali sconti. Puoi risparmiare tempo caricando i dati in blocco, ma ricorda di organizzarli nel formato richiesto dal software POS.
5. La prova: testare il tuo software POS
Testare la configurazione del POS aiuta a identificare eventuali problemi prima del lancio ufficiale. Questo include la verifica dell’hardware, dell’integrazione con l’inventario e della sicurezza del gateway di pagamento.
Tuttavia, ciò non significa che tutto funzionerà perfettamente. Potrebbero comunque verificarsi dei bug da sistemare — ne parleremo più avanti!
Quando ottimizzare il tuo sistema POS
Ottimizzare il proprio sistema POS è inevitabile. Ma è importante farlo al momento giusto, altrimenti rischi di spendere risorse inutilmente e di interrompere le operazioni.
Ecco alcune situazioni in cui puoi considerare di aggiornare il tuo POS.
Quando le commissioni di transazione iniziano a intaccare i profitti
Come la morte e le tasse, le commissioni di transazione sono un costo inevitabile nella gestione di un software POS. Se non fai attenzione, queste commissioni possono accumularsi e ridurre lentamente i tuoi profitti. Talvolta anche commissioni di terze parti, come quelle del gateway di pagamento o i servizi per merchant, possono aumentare il costo.
Assicurati di ottenere l’offerta migliore verificando regolarmente le commissioni di transazione attuali e confrontandole con le condizioni dei fornitori concorrenti. Non aver paura di passare a un nuovo fornitore se è più conveniente.
Quando stai facendo crescere la tua attività
Far crescere la tua attività può significare cose diverse a seconda del settore in cui operi. Come aggiungere nuovi prodotti, aprire nuovi punti vendita o assumere più personale. Tuttavia, l'obiettivo di solito è lo stesso: attirare più clienti verso il tuo negozio.
Per espandere al meglio il tuo sistema POS avrai bisogno di un approccio a due fasi:
- Aggiorna il software POS. Assicurati che le specifiche del tuo software POS possano supportare il previsto aumento del volume di transazioni.
- Forma i tuoi dipendenti. Dovrai formare i nuovi dipendenti all’utilizzo del POS, mostrando anche le opzioni di pagamento disponibili, gli sconti applicabili e le offerte disponibili, ecc.
Completando questi due semplici passaggi potrai offrire la migliore esperienza al cliente, incoraggiando le visite di ritorno e recensioni positive.
Quando il tuo POS è obsoleto
I sistemi POS legacy potrebbero non supportare i metodi di pagamento più recenti, i programmi di fidelizzazione o altre funzionalità attese — se mancano, rischi di offrire un’esperienza cliente scadente che farà migrare i tuoi clienti verso la concorrenza.
Per evitarlo, tieni il tuo POS sempre aggiornato. E sii pronto a cambiare fornitore se altri sistemi POS sono in grado di offrire una migliore esperienza cliente.
Trucchi e consigli per implementare con successo il POS
Se lo stai facendo per la prima volta, ecco alcuni consigli per assicurarti un’implementazione fluida del POS.
1. Utilizza una rete privata
I sistemi POS gestiscono informazioni sensibili come i dati delle transazioni, i dati dei clienti, i dettagli di pagamento e altro ancora. Ospitare il tuo POS su una rete aperta espone questi dati ai pirati informatici, mettendo a rischio la privacy dei tuoi clienti.
Per ridurre al minimo gli accessi non autorizzati e le perdite di dati, considera di ospitare il tuo POS su una rete privata. In questo modo limiterai l’accesso al POS solo ai dispositivi e agli utenti autorizzati.
2. Comprendi a fondo il tuo sistema POS
Non si tratta solo di scegliere il POS giusto, ma anche di sfruttare appieno ciò che il POS offre.
Supporta i coupon? Ci sono dei limiti? Prenditi il tempo per comprendere queste sfumature, così potrai creare processi aziendali migliori e snellire le operazioni.
Errori da evitare nell’implementazione del POS
Ecco alcuni degli errori più comuni nell’implementazione di un POS da evitare:
1. Non coinvolgere il personale a contatto con i clienti nell’integrazione
So che alcuni di voi avranno letto la sezione sul coinvolgere il personale e avranno pensato: “No, non serve”, ma è un grave errore considerare l’implementazione del POS come un compito solo dell’IT. Si tratta di un cambiamento per tutta l’azienda che richiede che tutti siano allineati, in particolare il personale a contatto con i clienti.
- Coinvolgeteli nel processo di selezione. Il loro coinvolgimento è la vostra migliore possibilità di ottenere il massimo beneficio dal sistema.
- Formate accuratamente il personale sul sistema per evitare errori e cali di produttività.
- Poiché utilizzano il sistema quotidianamente, affidatevi ai vostri dipendenti per raccogliere feedback utile a migliorare il sistema.
2. Mancanza di un Piano di Backup
Il vostro POS potrebbe avere problemi a causa di scarsa connettività, integrazioni obsolete o malfunzionamenti dell’hardware. Qualunque sia la causa, un piano di backup può aiutare a ridurre al minimo eventuali perdite finanziarie o di dati.
Potresti aver bisogno di diversi piani per diversi scenari. Ad esempio, se fallisce l'integrazione con l'inventario, potrebbe essere necessario inviare aggiornamenti regolari al team magazzino manualmente. Oppure, se non puoi accettare pagamenti con carta, predisponi metodi di pagamento alternativi per garantire che le transazioni possano continuare mentre risolvi il problema.
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Il tuo sistema POS collega ogni aspetto del flusso di lavoro aziendale. Ottimizza i processi di pagamento, semplifica la gestione dell'inventario e fornisce preziose informazioni sulle preferenze dei clienti.
Per questo motivo, l’implementazione del POS è uno sforzo che coinvolge tutta l’azienda, dal team IT fino ai dipendenti a contatto col pubblico. Tuttavia, con più persone coinvolte, aumentano anche le possibilità di commettere errori durante l’implementazione.
Seguendo i passaggi descritti in questo articolo – determinare i requisiti, ottenere il consenso degli stakeholder, preparare l’hardware, effettuare i test e ottimizzare nel tempo – le aziende possono massimizzare i benefici del POS evitando costosi errori.
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