Come abbandonare i fogli di calcolo e iniziare a ricevere pagamenti online con QuickBooks Payments

Hai inviato una fattura da un foglio di calcolo, il cliente ha pagato tramite un'altra app e ora passi dal conto bancario al sistema di monitoraggio delle fatture solo per confermare il pagamento. 

Prima di finire di aggiornare il file, un'altra fattura richiede la tua attenzione e ti ritrovi di nuovo nel foglio di calcolo a cercare di capire cosa è ancora insoluto.

All'inizio questo processo può sembrare gestibile, ma quando arrivano più clienti, il tempo dedicato ad aggiornare le righe e abbinare i pagamenti comincia ad accumularsi. Una sola voce mancante può persino portarti a sollecitare un pagamento già ricevuto.

Questa guida ti aiuta a sostituire questa routine con un processo più chiaro in QuickBooks Payments.

Ti guideremo nella preparazione dei tuoi dati e nella configurazione dei pagamenti online, così potrai inviare fatture pagabili e monitorarle in un unico posto.

I vantaggi del passaggio dai fogli di calcolo a QuickBooks Payments

Quando trasferisci la fatturazione in QuickBooks Payments, diventa più facile per i clienti pagarti. 

Le opzioni di pagamento disponibili vengono visualizzate sulla fattura, quindi non devi più inviare istruzioni separate. Può sembrare un piccolo cambiamento, ma elimina un passaggio tra l'invio della fattura e la ricezione del pagamento.

Anche i tuoi dati diventano più utili. Puoi esaminare i pagamenti in entrata senza mettere insieme informazioni provenienti da più fonti e disponi di informazioni più ordinate quando è il momento di eseguire un report o parlare con il tuo commercialista.

Prima di arrivare a questo punto, vediamo quali dati devono essere trasferiti in QuickBooks Payments e come prepararli.

Cosa sapere prima di passare dai fogli di calcolo a QuickBooks Payments

Prima di iniziare a importare qualsiasi dato, è utile sistemare tre aspetti. Farlo ora può evitarti di interrompere il lavoro a metà per correggere i dati o cercare informazioni mancanti sul conto.

Decidi cosa devi effettivamente trasferire

Non devi trasferire tutte le fatture che hai mai inviato. 

Inizia dai clienti attivi e dalle fatture non pagate, quindi scegli una data a partire dalla quale creerai tutte le nuove fatture in QuickBooks Payments.

Conserva una copia di backup intatta del foglio di calcolo originale. Le fatture pagate più vecchie possono rimanere lì, a meno che non ti servano in QuickBooks Payments per i report o la conservazione dei dati.

Raccogli i requisiti per la configurazione

Per configurare QuickBooks Payments e ricevere pagamenti online, ti serviranno:

• Un account QuickBooks Payments con un piano che supporti le funzionalità di cui hai bisogno
• I dati della tua attività e del titolare necessari per la richiesta di QuickBooks Payments
• Un conto bancario sul quale verranno accreditati i pagamenti dei clienti

QuickBooks Payments richiede un'approvazione separata. Intuit normalmente invia la propria decisione tramite email entro pochi giorni lavorativi, quindi presentare la richiesta in anticipo può impedire che rallenti il resto della configurazione.

Pulisci e formatta i dati del foglio di calcolo

Esamina i dati dei clienti e delle fatture prima di caricarli. Rimuovi le voci duplicate, le righe vuote, le formule e le informazioni obsolete che potrebbero causare problemi durante l'importazione.

Gli elenchi dei clienti possono essere importati da CSV, Excel o Google Sheets, mentre per importare le fatture è necessario un file CSV. Dovresti anche assicurarti che i nomi dei clienti siano coerenti e aggiungere i prodotti o i servizi che intendi utilizzare nelle fatture.

Una volta pronti questi elementi, puoi iniziare la configurazione e l'importazione con meno interruzioni.

Come abbandonare i fogli di calcolo e iniziare a ricevere pagamenti online in QuickBooks Payments

Ecco come puoi passare dai fogli di calcolo a QuickBooks Payments e iniziare ad accettare pagamenti online.

1. Registrati a QuickBooks Online e richiedi QuickBooks Payments

Segui questi passaggi per richiedere QuickBooks Payments:

1. Crea il tuo account QuickBooks Online.
2. Vai a Impostazioni ⚙ → Account e impostazioni → Pagamenti.
3. Seleziona Scopri di più, quindi Configura i pagamenti.
4. Inserisci le informazioni sulla tua attività e sul proprietario.
5. Scegli il conto bancario sul quale verranno accreditati i pagamenti dei clienti.

QuickBooks Payments invia normalmente la propria decisione tramite e-mail entro pochi giorni lavorativi, anche se Intuit potrebbe richiedere informazioni aggiuntive. 

Inizia da questo passaggio e prepara i dati del foglio di calcolo mentre attendi l'approvazione.

2. Pulisci ed esegui il backup dei dati del foglio di calcolo

Salva una copia intatta del foglio di calcolo attuale, scegli una data di migrazione chiara e separa i clienti attivi e le fatture non pagate dai dati storici archiviati. 

Correggi i nomi duplicati, le righe vuote, le formule e le informazioni obsolete prima di importare qualsiasi dato.

3. Importa l'elenco dei clienti

Vai a Impostazioni ⚙ → Importa dati → Clienti e carica l'elenco dei clienti. QuickBooks Payments supporta file CSV, Excel e Google Sheets per l'importazione dei clienti.

Ogni file è limitato a 1.000 righe o 2 MB. I nomi dei clienti devono essere univoci e l'importazione iniziale supporta un solo indirizzo e-mail per cliente.

4. Importa o ricrea le fatture aperte

Dopo aver importato i clienti e configurato i prodotti o servizi pertinenti, vai a Impostazioni ⚙ → Importa dati → Fatture. L'importazione delle fatture richiede un file CSV e supporta fino a 100 fatture o 1.000 righe per caricamento. 

Ogni voce deve includere un numero di fattura, il cliente, la data della fattura, la data di scadenza e l'importo della voce. Gli importi negativi, inclusi gli sconti e le note di credito, non possono essere importati e devono essere aggiunti in un secondo momento.

La documentazione attuale sull'importazione delle fatture indica inoltre che questo metodo non può essere utilizzato dopo aver configurato l'imposta sulle vendite. 

La disponibilità può variare in base al piano e all'account. Se Fatture non compare in Importa dati, ricrea manualmente le fatture aperte attuali oppure contatta il supporto di QuickBooks Payments per confermare le opzioni di importazione disponibili.

5. Configura gli accrediti e le opzioni di pagamento online

Una volta approvato QuickBooks Payments, completa queste impostazioni:

• In Impostazioni ⚙ → Account e impostazioni → Pagamenti, seleziona gli account utilizzati per registrare gli accrediti e le commissioni di elaborazione.
• In Impostazioni ⚙ → Account e impostazioni → Vendite → Pagamenti delle fatture, seleziona i metodi di pagamento che i clienti possono utilizzare.
• In Impostazioni ⚙ → Account e impostazioni → Vendite → Consegna online, assicurati che sia selezionata la Fattura online.

I clienti potrebbero poter pagare con carta, bonifico bancario ACH, Apple Pay, PayPal o Venmo, a seconda delle opzioni di pagamento disponibili per l'account.

6. Esamina e invia la tua prima fattura pagabile

Apri una fattura importata o creane una nuova per un cliente attuale. 

Conferma il cliente, l'importo, la data di scadenza e le opzioni di pagamento. Nella fattura, apri Gestisci → Opzioni di pagamento e attiva i metodi che desideri offrire. Quindi seleziona Esamina e invia.

Il cliente riceverà una fattura online con un link di pagamento, invece di dover pagare separatamente da un PDF.

7. Conferma che il pagamento sia stato registrato e monitora l'accredito

Quando il cliente paga tramite la fattura, QuickBooks Payments dovrebbe creare una transazione di pagamento ricevuto e applicarla alla fattura corrispondente. 

Controlla lo stato della fattura e gli accrediti di QuickBooks Payments per confermare che il pagamento sia stato elaborato e monitorare quando verrà inviato alla tua banca.

L'abbinamento automatico, quando disponibile, riduce l'inserimento manuale, ma gli utenti dovrebbero comunque controllare le transazioni e riconciliare regolarmente il conto bancario.

Segnali che il passaggio dai fogli di calcolo a QuickBooks Payments è andato a buon fine

Dopo aver completato i passaggi precedenti, verifica innanzitutto che i dati dei clienti e le fatture aperte siano stati importati correttamente. Invia quindi una fattura e conferma che il cliente riceva un link di pagamento online. 

Una volta effettuato il pagamento, QuickBooks Payments dovrebbe registrare la transazione, contrassegnare la fattura come pagata e mostrare il pagamento tra gli accrediti di QuickBooks Payments, così puoi monitorarne il deposito.

Tieni presente che la fattura potrebbe risultare pagata prima che il denaro arrivi sul tuo conto bancario. 

Il primo deposito potrebbe richiedere fino a cinque giorni lavorativi. Dopo il periodo di configurazione iniziale, gli account con depositi il giorno successivo ricevono generalmente i pagamenti elaborati prima delle 15:00 

del fuso orario del Pacifico il giorno lavorativo successivo, mentre i pagamenti successivi potrebbero richiedere fino a due giorni lavorativi. L'orario limite è le 16:00 per il fuso orario della Montagna, le 17:00 per il fuso orario Centrale e le 18:00 per il fuso orario Orientale.

Errori comuni e consigli degli esperti

La maggior parte dei problemi dopo il passaggio si verifica quando il vecchio processo di pagamento si sovrappone ai nuovi record di QuickBooks Payments. Ecco cosa controllare quando inizi a inviare fatture effettive.

Continuare a utilizzare i vecchi metodi di pagamento senza un piano di transizione

Comunica ai clienti quali fatture devono essere pagate tramite QuickBooks Payments e come gestirai gli assegni o i pagamenti Venmo autonomi dopo il passaggio. 

Se un cliente paga al di fuori di QuickBooks Payments, registra il pagamento sulla fattura corretta, in modo che non rimanga erroneamente contrassegnata come scaduta.

Inviare tutte le fatture importate prima di testare il flusso di lavoro

Controlla le fatture importate prima di inviarle ai clienti. 

Inizia con una fattura e verifica che il saldo, la data di scadenza, le opzioni di pagamento e il link di pagamento funzionino correttamente prima di utilizzare il nuovo processo con tutti.

Reimportare un file intero dopo un errore parziale

Alcuni clienti o fatture potrebbero essere importati correttamente anche quando altre righe presentano errori. 

Controlla i risultati dell'importazione e correggi solo i record che hanno generato errori, poiché caricare nuovamente l'intero file può creare duplicati invece di sostituire le voci originali.

Aggiungere un deposito scaricato invece di associarlo

QuickBooks Payments crea un record del pagamento quando una fattura viene pagata. 

Quando il deposito appare successivamente nel feed della banca, associalo al record esistente invece di aggiungerlo come nuovo reddito, altrimenti lo stesso pagamento potrebbe essere conteggiato due volte.

Aspettarsi che ogni deposito corrisponda a una sola fattura

QuickBooks Payments potrebbe combinare più pagamenti dei clienti in un unico deposito e mostrare separatamente le relative commissioni di elaborazione. Controlla i dettagli del deposito nella sezione accrediti di QuickBooks Payments prima di considerare un'eventuale differenza tra gli importi della fattura e del deposito come un errore.

Conclusione

Abbandonare i fogli di calcolo può semplificare notevolmente la fatturazione e il monitoraggio dei pagamenti; spero che questa guida ti offra un punto di partenza chiaro. 

Quando sei pronto, scopri come possono aiutarti a gestire la tua attività, confronta i loro piani o scopri come funzionano i loro pagamenti online. 

Buona fortuna per il passaggio e per tutto ciò che verrà per la tua attività.