Come automatizzare i solleciti di pagamento in QuickBooks Payments e smettere di inseguire le fatture

Apri QuickBooks Payments per vedere quali fatture sono state pagate e ne trovi diverse ancora scadute. Ora stai controllando le date di scadenza, scrivendo promemoria e decidendo quali clienti necessitano di un altro messaggio.

QuickBooks Payments può occuparsi di gran parte di questo lavoro per te. 

Questa guida spiega come automatizzare i promemoria delle fatture, personalizzare i messaggi che ricevono i clienti e utilizzare gli strumenti più avanzati, così puoi dedicare meno tempo a sollecitare i pagamenti e più tempo a gestire la tua attività.

Come QuickBooks Payments supporta i solleciti di pagamento

QuickBooks Payments ti offre diversi modi per evitare che le fatture non pagate passino inosservate. 

Puoi programmare fino a tre promemoria automatici prima o dopo la scadenza di una fattura, personalizzare il contenuto di ogni messaggio e lasciare che QuickBooks Payments li invii con regolarità per le fatture che ha inviato originariamente tramite e-mail.

Le aziende che utilizzano QuickBooks Online Advanced possono anche creare flussi di lavoro che rispondono a condizioni specifiche, come il cliente, lo stato della fattura o l'importo. 

Gli utenti idonei possono spingersi oltre con Payments AI, che utilizza la cronologia dei pagamenti per suggerire programmi di promemoria, preparare messaggi modificabili e consigliare altri modi per incoraggiare i pagamenti puntuali.

Nel complesso, queste funzionalità riducono il tempo dedicato a controllare le date di scadenza e a scrivere ripetutamente gli stessi promemoria, lasciandoti comunque il controllo su ciò che ricevono i clienti. 

Ecco come configurare e gestire i solleciti di pagamento in QuickBooks Payments.

Come automatizzare i solleciti di pagamento in QuickBooks Payments

Ecco come assicurarti che il tuo account sia pronto e configurare gli strumenti di promemoria disponibili nel tuo piano. Una volta attivati, QuickBooks Payments può sollecitare il pagamento delle fatture non pagate senza che tu debba ricordarti di gestirle una per una.

Prerequisiti e requisiti di configurazione

Prima di modificare le impostazioni dei promemoria, assicurati di disporre di quanto segue:

• Un piano QuickBooks Online che includa i promemoria automatici delle fatture
• Fatture inviate tramite e-mail con QuickBooks Payments, poiché i promemoria automatici si applicano solo alle fatture già inviate da QuickBooks Payments
• Un abbonamento a QuickBooks Online Advanced se desideri creare flussi di lavoro personalizzati per i promemoria
• Per Payments AI, un account statunitense idoneo con Essentials, Plus, Advanced o Intuit Enterprise Suite, oltre all'autorizzazione a creare o modificare fatture

Passaggi

Quando tutto è pronto, segui i passaggi riportati di seguito per automatizzare i solleciti di pagamento.

Passaggio 1. Attiva i promemoria automatici delle fatture

Vai a Impostazioni ⚙ → Account e impostazioni → Vendite → Promemoria, quindi seleziona Modifica. 

Attiva i promemoria automatici delle fatture.

Passaggio 2. Imposta il programma dei promemoria

Configura fino a tre promemoria, ciascuno programmato per un numero specifico di giorni prima o dopo la data di scadenza. 

Ad esempio, potresti inviarne uno poco prima della data di scadenza e ulteriori promemoria dopo che la fattura è diventata scaduta.

Passaggio 3. Personalizza ogni messaggio di promemoria

Modifica l'oggetto, il saluto e il messaggio in modo che l'e-mail sembri provenire dalla tua attività. 

Puoi anche utilizzare le variabili disponibili, come il numero della fattura e il nome dell'azienda, per aggiungere automaticamente i dettagli pertinenti.

Passaggio 4. Invia le fatture tramite e-mail con QuickBooks Payments

I promemoria automatici funzionano solo per le fatture già inviate tramite e-mail da QuickBooks Payments. Se crei una fattura in QuickBooks Payments ma la consegni in un altro modo, i promemoria non verranno inviati.

Passaggio 5. Invia un promemoria manuale quando necessario

Vai a Tutte le app → Vendite e incassi → Fatture e trova la fattura scaduta. 

Apri il menu a discesa Ricevi pagamento, seleziona Invia promemoria, personalizza il messaggio e seleziona Invia.

Passaggio 6. Crea un flusso di lavoro personalizzato se utilizzi Advanced

QuickBooks Online Advanced ti consente di creare flussi di lavoro per i promemoria basati su condizioni quali cliente, stato della fattura o importo. 

Puoi fare in modo che QuickBooks Payments invii un'email al cliente, assegni la fattura a un membro del team o invii una notifica interna quando tali condizioni vengono soddisfatte.

Passaggio 7. Esamina i suggerimenti dell'IA di Payments, se disponibili

I clienti statunitensi che utilizzano Essentials, Plus, Advanced o Intuit Enterprise Suite e dispongono dell'autorizzazione per creare o modificare fatture possono accedere al pannello Payments AI creando o aprendo una fattura oppure selezionando l'icona Intuit AI. 

Può utilizzare la cronologia dei pagamenti per suggerire un calendario dei promemoria, creare bozze di messaggi modificabili e consigliare una politica personalizzabile per le penali di mora.

Passaggio 8. Verifica quali fatture richiedono ancora attenzione

Esamina regolarmente l'elenco delle fatture e l'attività dei promemoria per individuare i clienti che potrebbero aver bisogno di un contatto diretto dopo l'invio dei promemoria automatici.

Segnali che i tuoi solleciti automatici dei pagamenti funzionano in QuickBooks Payments

Una volta completati i passaggi precedenti, QuickBooks Payments dovrebbe gestire in background i promemoria di pagamento di routine. 

Invece di aprire l'elenco delle fatture per capire chi ha bisogno di un'altra email, puoi verificare ciò che QuickBooks Payments ha già inviato e intervenire solo quando un cliente necessita di attenzione personale.

Questo dovrebbe significare che un numero inferiore di fatture scadute passa inosservato, mentre dedichi meno tempo della giornata a sollecitare i pagamenti. 

QuickBooks Payments riporta inoltre che, in media, i clienti che utilizzano i promemoria Payments AI ricevono i pagamenti più rapidamente, sebbene si tratti di un parametro di riferimento interno di Intuit e non di un risultato verificato in modo indipendente. 

Il vantaggio pratico è semplice: il processo di sollecito continua anche quando la tua attenzione è rivolta altrove.

Errori comuni da evitare e suggerimenti da seguire

Una volta attivati i promemoria, il passaggio successivo consiste nell'assicurarti che siano utili senza creare nuovi ostacoli. Tieni presenti questi errori e suggerimenti mentre gestisci il processo.

Programmare promemoria troppo ravvicinati

Concedi ai clienti tempo sufficiente per leggere e seguire le indicazioni di ogni messaggio. L'invio di diversi promemoria in un breve periodo può sembrare eccessivo senza aumentare le probabilità di pagamento.

Utilizzare lo stesso tono in ogni fase

Mantieni un tono cordiale e disponibile nei primi promemoria, poi diventa più diretto man mano che la fattura rimane scaduta. Un cliente in ritardo di un giorno non dovrebbe ricevere lo stesso messaggio di chi ha ignorato la fattura per diverse settimane.

Trascurare i dati di contatto e di pagamento del cliente

Verifica che l'indirizzo email sia corretto e che la fattura indichi chiaramente come effettuare il pagamento. L'automazione non può essere utile se il promemoria viene inviato a una casella di posta inattiva o se il cliente non sa quale sia il passaggio successivo.

Applicare una penale di mora suggerita dall'IA senza esaminarla

Assicurati che la politica relativa alle penali di mora sia comunicata chiaramente ai clienti e consentita nella tua giurisdizione prima di accettare il suggerimento.

Lasciare che l'automazione gestisca situazioni che richiedono un confronto

Una fattura contestata o un accordo di pagamento richiedono attenzione personale. Esamina questi casi prima di affidarti a un altro promemoria programmato.

Considerazioni finali

Con i promemoria configurati, puoi dedicare meno tempo a sollecitare le fatture e prestare ai saldi non pagati l'attenzione di cui hanno bisogno. 

Se desideri sviluppare ulteriormente questa configurazione, esplora i nostri strumenti di pagamento per scoprire come le fatture online e i pagamenti ricorrenti possano semplificare il resto del processo di riscossione. 

Puoi anche esaminare più da vicino Payments AI e il modo in cui supporta solleciti di pagamento più coerenti. Quando sei pronto a procedere, confronta i nostri piani e prezzi per trovare le funzionalità più adatte alla tua attività. 

Se hai bisogno di aiuto nella scelta, contatta il loro team oppure visita il loro centro risorse per le piccole imprese per ricevere indicazioni più pratiche. 

Buona fortuna con la configurazione e spero che ti permetta di avere una cosa in meno da rincorrere ogni settimana.