Un cliente paga la tua fattura, ma invece di andare avanti devi ancora aprire diversi strumenti per capire dove sono finiti i soldi e perché l'importo depositato sembra diverso.
La situazione diventa ancora più confusa quando più pagamenti vengono raggruppati in un unico deposito e le commissioni di elaborazione vengono registrate separatamente.
Questa guida ti mostrerà come mantenere collegato l'intero processo in QuickBooks Payments.
Imparerai a seguire il pagamento di un cliente dalla fattura originale fino alle tue registrazioni, riducendo la necessità di passare continuamente da uno strumento all'altro.
Come funzionano insieme fatturazione, pagamenti e contabilità in QuickBooks Payments
Gestire tutto insieme significa che QuickBooks Payments mantiene collegata la stessa transazione del cliente, dalla fattura al deposito bancario.
Ad esempio, se invii una fattura di $100 e il cliente paga tramite QuickBooks Payments, la fattura viene contrassegnata come pagata e il pagamento viene registrato nella contabilità. Il pagamento viene quindi incluso in un deposito cumulativo e la relativa commissione di elaborazione viene registrata separatamente.
Quando il deposito cumulativo appare nel conto bancario collegato, QuickBooks Payments può associarlo ai pagamenti già registrati. Devi comunque esaminare e riconciliare i tuoi conti, ma la maggior parte del percorso del pagamento è già disponibile.
Prerequisiti per fatturazione, pagamenti e contabilità di QuickBooks
Prima di iniziare, assicurati che siano disponibili i seguenti elementi.
Un account QuickBooks Online e QuickBooks Payments attivo
Devi avere un abbonamento attivo a QuickBooks Online e un account QuickBooks Payments approvato e collegato. QuickBooks Payments è soggetto ai requisiti di idoneità e all'approvazione della richiesta, mentre si applicano commissioni sulle transazioni senza costi o minimi mensili.
Un conto bancario aziendale collegato
Seleziona il conto bancario sul quale arriveranno i depositi di QuickBooks Payments e collega il relativo feed bancario. QuickBooks Payments potrà quindi scaricare le transazioni bancarie e associare i depositi cumulativi alle registrazioni già presenti nella tua contabilità.
Pagamenti online delle fatture e conti di registrazione configurati
Abilita i pagamenti online delle fatture e verifica che i depositi e le commissioni di elaborazione siano assegnati ai conti corretti.
Una volta completati questi passaggi, la sezione seguente ti guiderà attraverso il flusso di lavoro, dall'invio di una fattura all'esame del deposito bancario risultante.
Come gestire insieme fatturazione, pagamenti e contabilità in QuickBooks Payments
Ecco come collegare il flusso di lavoro, in modo che QuickBooks Payments possa trasferire le informazioni dalla fattura originale al pagamento, al deposito e alle registrazioni contabili.
Passaggio 1. Verifica che QuickBooks Payments sia attivo
Vai a Impostazioni → Account e impostazioni → Pagamenti per verificare che il tuo account QuickBooks Payments sia collegato.
Mentre ti trovi in questa sezione, verifica che i depositi standard e le commissioni di elaborazione siano assegnati ai conti corretti.
Passaggio 2. Collega il tuo conto bancario aziendale
Vai a Tutte le app → Contabilità → Transazioni bancarie e seleziona Collega conto. Se hai già collegato un altro conto, seleziona invece Collega account.
Collega il conto sul quale arrivano i depositi di QuickBooks Payments, così QuickBooks potrà confrontare le transazioni bancarie scaricate con i depositi registrati nella tua contabilità.
Passaggio 3. Invia fatture con le opzioni di pagamento online abilitate
Seleziona + Crea → Fattura e inserisci i dati del cliente e della fatturazione. Prima di inviarla, abilita i metodi di pagamento online che desideri accettare.
Quando il cliente paga tramite il link di pagamento della fattura, QuickBooks può applicare il pagamento direttamente a quella fattura.
Passaggio 4. Lascia che QuickBooks Payments registri il pagamento
Vai a Tutte le app → Vendite e pagamenti → Fatture e apri la fattura del cliente. Dopo l'elaborazione del pagamento, il suo stato dovrebbe essere visualizzato come Pagata, con il pagamento applicato automaticamente alla fattura.
Passaggio 5. Esamina il deposito corrispondente
QuickBooks Payments raggruppa i pagamenti elaborati in un deposito cumulativo e registra separatamente le relative commissioni di elaborazione.
Quando il deposito appare nel feed della banca, QuickBooks Payments può associarlo ai pagamenti già registrati.
Se QuickBooks Payments non trova automaticamente una corrispondenza, usa l'opzione Abbina per individuare manualmente il deposito corrispondente. I tempi dei depositi variano e i primi depositi o i pagamenti sottoposti a verifica potrebbero richiedere più tempo rispetto alla tempistica standard.
Passaggio 6. Controlla i report senza esportare nulla
Vai a Report → Report standard ed esamina report come il Conto economico e il Riepilogo dell'anzianità dei crediti verso clienti.
Questi mostrano come vengono registrati i ricavi e quali fatture restano insolute, anche se i risultati esatti dipendono dal fatto che la tua azienda utilizzi la contabilità per cassa o per competenza.
Passaggio 7. Presta attenzione alle possibili discrepanze
Vai a Tutte le app → Contabilità → Riconcilia e confronta le transazioni in QuickBooks Payments con l'estratto conto bancario. Se la differenza non è zero, verifica la presenza di depositi mancanti, registrazioni duplicate o commissioni di elaborazione registrate nel conto errato.
Come si presenta un flusso di lavoro efficace di QuickBooks Payments
Una volta configurato tutto, dovresti dedicare meno tempo a capire dove è finito ogni pagamento.
In precedenza, potresti aver dovuto passare da uno strumento all'altro e poi utilizzare un foglio di calcolo per riunire i dati.
Con tutto collegato in QuickBooks Payments, invece, puoi seguire la transazione dalla fattura originale fino al deposito bancario in un unico posto.
Dovrai comunque riconciliare i conti e verificare tutto ciò che non è stato associato correttamente. Ma invece di ricostruire manualmente il percorso del pagamento, puoi dedicare più tempo all'esame delle eccezioni.
Se gli stati delle fatture sono aggiornati, il saldo di QuickBooks Payments corrisponde all'estratto conto bancario e i report riflettono l'attività prevista senza un foglio di calcolo separato, la configurazione funziona come previsto.
Errori comuni nel flusso di lavoro di QuickBooks Payments e consigli degli esperti
Anche quando il flusso di lavoro principale è collegato, alcuni dettagli di configurazione e contabilità possono comunque far finire pagamenti o depositi nel posto sbagliato.
Ecco alcuni errori da evitare e alcuni consigli per mantenere tutto organizzato.
Utilizzare un elaboratore di pagamenti che non si sincronizza correttamente
Un elaboratore separato può comunque funzionare con QuickBooks Payments, ma verifica quali informazioni trasferisce effettivamente la sua integrazione.
Se invia solo l'importo della vendita senza la relativa fattura, il deposito o la commissione di elaborazione, potresti dover ancora registrare e associare manualmente questi dettagli.
Lasciare i pagamenti nei fondi non depositati
QuickBooks Payments gestisce i pagamenti delle proprie fatture senza richiedere l'inserimento nei fondi non depositati.
Tuttavia, se utilizzi questo conto per assegni, contanti o pagamenti riscossi altrove, ricorda di raggrupparli e depositarli, in modo che il saldo non continui ad aumentare.
Verificare dove vengono registrati depositi e commissioni
Dopo aver attivato QuickBooks Payments, verifica che i depositi standard e le commissioni di elaborazione siano destinati ai conti corretti.
In caso contrario, QuickBooks Payments potrebbe registrare automaticamente le transazioni, ma inserirle in un luogo diverso da quello previsto.
Esaminare i report e riconciliare regolarmente
L'associazione automatica può occuparsi di gran parte del lavoro di routine, ma dovresti comunque esaminare i report dei crediti verso clienti e riconciliare i dati con l'estratto conto bancario.
In questo modo puoi concentrarti sulle eccezioni, come depositi mancanti, transazioni duplicate o commissioni errate, invece di controllare ogni pagamento da zero.
Conclusione
Riunire fatturazione, pagamenti e contabilità non significa dover cambiare tutto in una volta. Inizia con un flusso di lavoro, assicurati che i pagamenti e le commissioni vengano registrati nei conti corretti e modifica la configurazione man mano che la utilizzi.
Se vuoi vedere cos'altro è disponibile, esplora i loro strumenti di pagamento oppure scopri come il loro Agente dei pagamenti può aiutarti a sollecitare i pagamenti delle fatture.
Buona fortuna con la connessione di tutto. Spero che questo ti lasci meno pagamenti da ricostruire e più tempo da dedicare al resto della tua attività.
Domande frequenti sull'utilizzo congiunto di fatturazione, pagamenti e contabilità
Cosa significa davvero “tutto in uno” in questo caso?
La stessa transazione del cliente rimane collegata dalla fattura alla contabilità. I pagamenti effettuati tramite QuickBooks Payments vengono applicati automaticamente alla fattura.
In cosa differisce dall'utilizzo di un'app di pagamento separata insieme a QuickBooks Payments?
Dipende dalle informazioni che l’app trasferisce a QuickBooks Payments. Se mancano i dettagli relativi al deposito e alle commissioni, potrebbe essere ancora necessario effettuare registrazioni o abbinamenti manuali.
I pagamenti vengono davvero abbinati automaticamente alle fatture?
I pagamenti effettuati tramite una fattura QuickBooks Payments vengono applicati automaticamente a essa. Tuttavia, la transazione bancaria corrispondente potrebbe richiedere una verifica o un abbinamento manuale.
Quali metodi di pagamento sono supportati da questo flusso di lavoro?
I clienti possono pagare con carta, ACH, Apple Pay, PayPal o Venmo. Affirm potrebbe essere disponibile anche per le fatture idonee.
Esiste una protezione se un cliente contesta un pagamento con carta?
La Protezione dalle contestazioni dei pagamenti, opzionale, può coprire gli storni idonei su carte di credito e debito elaborati dopo l’adesione. Sono esclusi ACH, PayPal, Venmo e Affirm; si applicano limiti di copertura e costi aggiuntivi.