È arrivato un altro ciclo di fatturazione e nulla era cambiato. Dovevi ancora ricreare la stessa fattura e ricordarti di verificare se fosse stata pagata.
Questo può essere gestibile per un solo cliente, ma con la crescita delle attività ricorrenti, le attività di fatturazione dimenticate possono ritardare le entrate previste.
La fatturazione ricorrente automatizzata in QuickBooks Payments riduce questo lavoro ripetitivo, anche se richiede comunque una supervisione occasionale.
Questa guida mostra come configurarla senza perdere di vista i pagamenti.
Perché usare QuickBooks Payments per la fatturazione ricorrente?
QuickBooks Payments ti consente di creare un modello per le fatture ricorrenti invece di ricrearle a ogni ciclo di fatturazione.
Utilizza i dati del cliente e la pianificazione impostata per creare le fatture future, mentre i clienti idonei possono iscriversi ai pagamenti automatici per elaborare automaticamente i pagamenti futuri.
Poiché le fatture e i pagamenti rimangono in QuickBooks Payments, puoi vedere cosa è stato fatturato e cosa richiede ancora attenzione senza gestire un sistema di pagamento separato.
I pagamenti elaborati tramite QuickBooks Payments vengono inoltre registrati e associati alla fattura, offrendoti un processo di fatturazione più coerente con meno lavoro manuale.
Prima di configurarlo, verifica che il tuo account e le fatture soddisfino i requisiti descritti nella sezione successiva.
Aspetti da considerare prima di automatizzare la fatturazione ricorrente in QuickBooks Payments
Prima di creare un modello ricorrente, verifica che la funzionalità sia compatibile con il tuo account e con la configurazione della fatturazione. Questi controlli possono aiutarti a evitare di ricreare il flusso di lavoro in un secondo momento.
Verifica che il tuo piano e la tua fattura siano idonei
Le transazioni ricorrenti sono attualmente disponibili nei piani QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus e Advanced.
I pagamenti automatici richiedono inoltre un account QuickBooks Payments attivo e una fattura ricorrente abilitata ai pagamenti di importo pari o inferiore a $5,000. Le fatture ricorrenti giornaliere non sono idonee.
Assicurati che i termini di fatturazione rimangano invariati
I pagamenti automatici funzionano meglio quando l'importo e la pianificazione rimangono stabili.
La modifica dell'importo, della frequenza, dei termini di pagamento, delle opzioni di pagamento o dei dati del cliente può annullare l'iscrizione, quindi valuta la possibilità di fatturare separatamente gli addebiti variabili.
Prepara il cliente e monitora il primo ciclo
Verifica che il cliente accetti la pianificazione ricorrente e comprenda che i pagamenti automatici vengono normalmente elaborati tre giorni prima della scadenza.
Il cliente deve iscriversi tramite la fattura utilizzando un account Intuit e tu dovresti esaminare il primo ciclo per verificare che tutto venga elaborato correttamente.
Come configurare la fatturazione ricorrente automatizzata in QuickBooks Payments
Passaggio 1. Crea una fattura ricorrente
Crea una fattura e seleziona Rendi ricorrente.
A seconda della configurazione di QuickBooks Payments, puoi anche accedere a Tutte le app → Contabilità → Transazioni ricorrenti → Nuova e selezionare Fattura.
Passaggio 2. Scegli il tipo di ricorrenza
Seleziona Programmata per fare in modo che QuickBooks crei le transazioni secondo una pianificazione stabilita, Promemoria per ricevere un avviso che ti ricordi di creare e inviare la transazione oppure Non programmata per mantenere un modello riutilizzabile da usare manualmente.
QuickBooks Payments potrebbe salvare le fatture ricorrenti come bozze, quindi esaminale e finalizzale prima di inviarle.
Passaggio 3. Imposta la pianificazione della fatturazione
Scegli la frequenza con cui deve essere emessa la fattura ricorrente, quindi inserisci le date di inizio e di fine. I pagamenti automatici non sono disponibili per le fatture con un intervallo di ricorrenza giornaliero.
Passaggio 4. Completa e salva il modello
Aggiungi il cliente, i dettagli della fattura, i termini di pagamento e le opzioni di pagamento online. Scegli se inviare automaticamente la fattura tramite e-mail o esaminarla prima, quindi seleziona Salva modello.
Passaggio 5. Inviare la prima fattura
Una volta creata la fattura ricorrente, inviala al cliente con i pagamenti online abilitati. Quando aprirà la fattura, il cliente vedrà un'opzione per configurare il pagamento automatico.
Passaggio 6. Chiedi al cliente di iscriversi al pagamento automatico
Il cliente seleziona Configura il pagamento automatico, accede con un account Intuit, verifica la frequenza e la data di inizio e inserisce i propri dati di pagamento.
Quindi seleziona Pagamento automatico per pagare la fattura corrente e iscrivere le fatture future della serie.
Il pagamento automatico deve coprire l'intero importo della fattura. Se il cliente modifica l'importo, l'opzione Pagamento automatico scomparirà.
Passaggio 7. Conferma il calendario dei pagamenti
Il pagamento automatico viene normalmente elaborato tre giorni prima della data di scadenza della fattura.
Se la fattura scade tra meno di tre giorni, viene elaborata immediatamente. Le fatture con pagamento alla ricezione vengono addebitate non appena il modello ricorrente le crea.
Passaggio 8. Evita le modifiche che annullano il pagamento automatico
La modifica dell'importo totale, della frequenza, dei termini, delle opzioni di pagamento, dell'indirizzo email del cliente o del nome del cliente annullerà il pagamento automatico. QuickBooks Payments invierà un'email al cliente, che dovrà quindi iscriversi nuovamente.
Passaggio 9. Monitora lo stato del pagamento automatico
Apri il Registro attività della fattura e cerca Pagamento automatico pianificato nella sezione Attività della fattura.
QuickBooks Payments invia email di conferma per i pagamenti riusciti e informa i clienti se un pagamento viene rifiutato, così possono aggiornare i propri dati di pagamento.
Come capire se la fatturazione ricorrente di QuickBooks Payments funziona
Ora che hai configurato tutto, il ciclo di fatturazione successivo ti mostrerà se il sistema funziona.
La fattura ricorrente dovrebbe essere creata secondo la pianificazione, il Registro attività della fattura dovrebbe mostrare Pagamento automatico pianificato e un pagamento riuscito dovrebbe aggiornare automaticamente lo stato della fattura.
Se un pagamento viene rifiutato, QuickBooks Payments dovrebbe informare il cliente, in modo che il problema non passi inosservato.
Quando questo avviene con regolarità, passerai meno tempo a creare e sollecitare le fatture, mentre le tue entrate ricorrenti saranno più facili da monitorare e prevedere.
Errori comuni e consigli degli esperti
La fatturazione ricorrente può ridurre il lavoro ripetitivo, ma alcune decisioni di configurazione possono creare problemi in seguito. Tieni a mente questi errori comuni prima di estendere il flusso di lavoro a un numero maggiore di clienti.
Utilizzare un unico modello per gli addebiti fissi e variabili
La modifica dell'importo della fattura dopo che un cliente si è iscritto può annullare il pagamento automatico.
Se una parte della fatturazione cambia ogni mese, valuta la possibilità di utilizzare la fattura ricorrente per l'importo fisso e di inviare separatamente gli addebiti variabili.
Scegliere una data di scadenza senza considerare i tempi del pagamento
Il pagamento automatico viene normalmente elaborato tre giorni prima della scadenza della fattura, quindi una scadenza fissata al primo giorno del mese potrebbe comportare un addebito verso la fine del mese precedente. Assicurati che l'importo, la frequenza e la data prevista dell'addebito siano chiari al cliente prima che si iscriva.
Estendere la fatturazione ricorrente a tutti contemporaneamente
Prova prima il flusso di lavoro con un cliente o un piccolo gruppo.
Verifica che le fatture vengano create correttamente, che il pagamento automatico risulti pianificato e che i pagamenti vengano registrati come previsto prima di applicare la configurazione su scala più ampia.
Domande frequenti sulla fatturazione ricorrente in QuickBooks Payments
Qual è la differenza tra fatture ricorrenti programmate, con promemoria e non programmate?
La modalità Programmata crea transazioni secondo una pianificazione prestabilita, la modalità Con promemoria ti invita a esaminarle e inviarle, mentre la modalità Non programmata conserva un modello riutilizzabile per l’uso manuale. QuickBooks Payments potrebbe salvare le fatture ricorrenti come bozze, quindi esaminale e finalizzale prima di inviarle.
Il pagamento automatico funziona con qualsiasi metodo di pagamento?
No. Il pagamento automatico funziona solo con le opzioni di pagamento abilitate su una fattura ricorrente con pagamenti abilitati tramite QuickBooks Payments.
Quando addebita il cliente il pagamento automatico?
Il pagamento automatico viene normalmente elaborato tre giorni prima della scadenza della fattura oppure immediatamente se la scadenza è entro tre giorni o al ricevimento. Non è disponibile per le fatture con un intervallo di ricorrenza giornaliero.
Cosa succede se la carta salvata di un cliente scade?
Alcune carte potrebbero aggiornare automaticamente la data di scadenza. Se un pagamento viene rifiutato, QuickBooks Payments invia un’e-mail al cliente per aggiornare i suoi dati; dopodiché il pagamento viene elaborato immediatamente e il cliente potrebbe dover effettuare nuovamente l’iscrizione.
Quali piani di QuickBooks Payments supportano le fatture ricorrenti?
Le fatture ricorrenti sono disponibili con QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus e Advanced. Le modalità di configurazione disponibili possono variare in base al tuo piano e all’interfaccia di QuickBooks Payments.
Conclusione
Spero che questa guida ti aiuti a configurare la fatturazione ricorrente con maggiore sicurezza. Inizia con un cliente, monitora il primo ciclo di fatturazione e modifica il flusso di lavoro secondo necessità.
Buona fortuna con la tua attività.
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