Quel foglio di calcolo funzionava perfettamente quando a pagarti erano solo pochi clienti.
Ora un investitore ti ha chiesto i tuoi dati finanziari e stai esaminando riga per riga per capire perché le fatture non corrispondono a quanto è arrivato sul conto bancario.
È una situazione stressante, soprattutto quando dovresti già concentrarti sulla raccolta di capitali.
Se vuoi anticipare il lavoro di riordino, questo articolo è un buon punto di partenza. Ti mostreremo come QuickBooks Payments può trasformare quella cronologia dei pagamenti frammentata in un sistema finanziario più facile da gestire e molto più semplice da condividere quando gli investitori iniziano a fare domande.
Come QuickBooks Payments supporta una solida base per i pagamenti di una startup
Portando l'attività quotidiana dei pagamenti nello stesso sistema della contabilità, QuickBooks Payments offre alle startup gli strumenti per farsi pagare e rimanere organizzate.
Ogni fattura e ogni pagamento idoneo contribuiscono ai dati alla base dei tuoi report, così non devi ricostruire la situazione finanziaria della startup ogni volta che qualcuno ti chiede i numeri.
Devi comunque esaminare e riconciliare i tuoi conti, ma il lavoro continuo diventa più facile da gestire. Questo offre al tuo commercialista dati più ordinati su cui lavorare e ti aiuta a rispondere con maggiore sicurezza alle domande degli investitori.
Prerequisiti e requisiti di configurazione
Prima di configurare qualsiasi elemento, assicurati di avere l'account QuickBooks Payments corretto, informazioni sufficienti per creare registrazioni iniziali accurate e un piano chiaro per mantenere la contabilità.
Scegli la configurazione QuickBooks Payments più adatta
Seleziona un piano QuickBooks Online che includa i report e gli accessi di cui la tua startup ha bisogno.
Simple Start include già report fondamentali come il conto economico, lo stato patrimoniale e il flusso di cassa, mentre i piani superiori aggiungono maggiori dettagli e funzionalità.
Dovrai inoltre presentare una richiesta separata per QuickBooks Payments, soggetta a idoneità, valutazione del credito e approvazione.
Raccogli i tuoi dati finanziari esistenti
Raccogli più della lista dei clienti e del foglio di calcolo dei ricavi.
Raccogli le fatture non ancora saldate, gli estratti conto bancari, le spese aziendali e la documentazione relativa al denaro versato o prestato dai fondatori, in modo che QuickBooks Payments inizi con un quadro finanziario più completo.
Decidi come verrà gestita la contabilità
Collabora con un commercialista per scegliere tra contabilità per cassa e contabilità per competenza e concordare la frequenza di revisione dei conti.
QuickBooks Payments può visualizzare i report utilizzando entrambi i metodi, ma gli investitori istituzionali spesso si aspettano dati finanziari per competenza riconciliati quando una startup si avvicina a un round di finanziamento a valutazione prestabilita.
Una volta predisposti questi elementi, puoi passare alla configurazione principale con meno correzioni da apportare in seguito.
Come costruire la base per i pagamenti della tua startup in QuickBooks Payments
Ecco come configurare la fatturazione, i pagamenti e i report finanziari in QuickBooks Payments, così la tua startup può mantenere dati accurati e prepararsi a future raccolte di capitali.
1. Configura QuickBooks Online e presenta una richiesta per QuickBooks Payments
Stabilire fin dall'inizio i sistemi contabili e di pagamento ti offre un punto di partenza coerente e riduce la quantità di informazioni storiche che potresti dover importare o riconciliare in seguito.
QuickBooks Payments richiede una richiesta separata ed è soggetto a idoneità, valutazione del credito e approvazione.
2. Scegli un metodo contabile con il tuo commercialista
QuickBooks Payments ti consente di impostare la contabilità per cassa o per competenza come metodo predefinito e di modificare il metodo visualizzato nei singoli report.
Con la contabilità per competenza, ricavi e spese vengono generalmente registrati quando maturano o si verificano, il che può avvenire prima dello scambio del pagamento.
Se i clienti pagano in anticipo abbonamenti o servizi a lungo termine, tali pagamenti potrebbero dover essere registrati come ricavi differiti fino all'erogazione del servizio.
QuickBooks Online Advanced supporta calendari automatici di rilevazione dei ricavi, mentre gli altri piani possono richiedere una procedura separata o l'assistenza di un commercialista.
3. Invia le fatture ai clienti tramite QuickBooks Payments con i pagamenti abilitati
In questo modo si crea un registro coerente degli importi dovuti dai clienti e si consente loro di pagare online le fatture idonee.
QuickBooks Payments può accettare carte di credito, carte di debito, bonifici ACH, PayPal e Venmo e può classificare i pagamenti risultanti nel piano dei conti.
4. Esamina i pagamenti registrati e abbinati automaticamente
QuickBooks Payments può abbinare automaticamente le transazioni idonee alle transazioni bancarie scaricate, riducendo l'inserimento manuale dei dati.
L'abbinamento automatico potrebbe non essere disponibile per ogni conto o transazione, pertanto i pagamenti non abbinati devono comunque essere esaminati manualmente.
L'abbinamento automatico non sostituisce inoltre la riconciliazione periodica.
Dovresti comunque confrontare QuickBooks Payments con gli estratti conto bancari e delle carte di credito per individuare transazioni mancanti, duplicate o classificate in modo errato.
5. Esamina ogni mese i tuoi report principali
Controlla regolarmente il conto economico, lo stato patrimoniale, il rendiconto finanziario e i report dei crediti verso clienti.
QuickBooks Payments fornisce questi report, anche se i report esatti e il livello di dettaglio disponibili dipendono dal tuo abbonamento.
Un controllo mensile ti aiuta a individuare le transazioni mancanti o classificate in modo errato prima dell'inizio della raccolta fondi.
6. Fornisci al tuo commercialista un accesso separato
Invita il tuo commercialista o il tuo direttore finanziario a tempo parziale tramite QuickBooks Payments invece di condividere le credenziali di accesso. L'accesso per il commercialista è disponibile nei piani idonei, ma i contenuti dei piani possono cambiare, quindi controlla il confronto aggiornato prima di sottoscrivere l'abbonamento.
7. Rivedi la tua reportistica prima di ogni traguardo della raccolta fondi
Quando una startup si avvicina al finanziamento istituzionale, gli investitori possono richiedere bilanci storici riconciliati, informazioni sul consumo di cassa e sull'autonomia finanziaria, dati sull'economia unitaria e proiezioni finanziarie.
I requisiti esatti variano in base all'investitore e alla fase di finanziamento, quindi esamina i tuoi report e la documentazione di supporto con un commercialista prima dell'inizio della due diligence.
Come dovrebbe avvenire il passaggio dai fogli di calcolo alla Serie A con QuickBooks Payments
Una volta seguiti i passaggi precedenti, non dovresti dover ricostruire la tua storia finanziaria ogni volta che qualcuno te la richiede.
Dovrebbe esserci molto meno lavoro dell'ultimo minuto tra i fogli di calcolo per determinare quali fatture sono state pagate o perché i numeri non corrispondono.
Avrai invece registri organizzati, più facili da esaminare mentre ti prepari alla raccolta fondi.
Errori comuni e consigli degli esperti
Una configurazione solida deve comunque essere mantenuta mentre la tua startup cresce. Tieni a mente questi errori comuni e consigli pratici per proteggere l'accuratezza dei tuoi registri.
Registrare il denaro dei fondatori come ricavo ordinario
Il denaro versato dai fondatori nella startup dovrebbe normalmente essere registrato come apporto del proprietario o prestito, non come ricavo da clienti.
Classificarlo in modo errato può distorcere i ricavi e rendere poco chiaro lo stato patrimoniale.
Creare conti incoerenti per ogni transazione
Evita di aggiungere un nuovo conto ogni volta che incontri una spesa non familiare.
I tipi di conto che selezioni determinano dove compaiono le transazioni nei tuoi report finanziari, quindi mantieni organizzato il piano dei conti e verifica le categorie insolite con il tuo commercialista.
Bloccare ogni periodo dopo averlo esaminato
Una volta che il tuo contabile ha esaminato un mese o un trimestre, utilizza le impostazioni di chiusura di QuickBooks Payments per avvisare gli utenti o limitare le modifiche alle transazioni meno recenti.
Puoi comunque monitorare eventuali modifiche successive tramite il report Eccezioni alla data di chiusura.
Salva una copia dei report mensili
Dopo aver completato ogni revisione mensile, esporta e salva i report finali relativi a quel periodo.
In questo modo avrai una cronologia finanziaria coerente da consultare in seguito, invece di doverla ricostruire quando un investitore avvia la due diligence.
Considerazioni finali
In bocca al lupo mentre getti le basi per i pagamenti della tua startup.
Se sei pronto a fare il passo successivo, esplora i loro strumenti di pagamento, scopri come il loro Payments Agent può aiutarti con i promemoria, oppure confronta i loro piani per trovare la soluzione più adatta.
Domande frequenti
Quali rendiconti finanziari si aspettano in genere gli investitori in fase seed o Serie A?
Gli investitori richiedono comunemente conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario riconciliati, insieme a una tabella aggiornata della struttura azionaria e a proiezioni finanziarie. I requisiti esatti variano in base all’investitore e alla fase di finanziamento.
In che modo QuickBooks Payments mi aiuta a essere pronto per la due diligence senza un team finanziario?
QuickBooks Payments organizza l’attività finanziaria registrata in report standard e consente a un contabile o a un CFO frazionale di esaminare la contabilità tramite un accesso separato. Riduce il lavoro manuale, ma i registri devono comunque essere sottoposti a revisioni e riconciliazioni regolari.
Quali metodi di pagamento posso accettare dai primi clienti?
In base ai requisiti di idoneità e alla disponibilità, QuickBooks Payments supporta carte di credito e debito, trasferimenti ACH, Apple Pay, PayPal, Venmo e Affirm. I pagamenti elaborati tramite QuickBooks Payments possono essere registrati e categorizzati nella contabilità.
Come fanno i pagamenti a rimanere associati alla contabilità senza lavoro manuale?
QuickBooks Payments può associare automaticamente le transazioni idonee, ma non tutte le transazioni saranno idonee. Dovresti comunque esaminare i pagamenti non associati e riconciliare regolarmente i tuoi conti.
Quali abitudini finanziarie dovrebbe sviluppare una startup nelle prime fasi prima del primo round di finanziamento?
Utilizza un processo coerente di fatturazione e pagamento, riconcilia regolarmente i tuoi conti ed esamina ogni mese i tuoi report finanziari. Discuti il metodo contabile con un contabile prima dell’inizio della raccolta di capitali istituzionale.