Intuit QuickBooks Online Flussi di Lavoro Automatizzati: Analisi Approfondita delle Funzionalità & Come Funzionano

Una fattura è sfuggita nuovamente alla data di scadenza. Qualcuno si è dimenticato di sollecitare un pagamento. Una transazione ricorrente ha dovuto essere ricreata manualmente per il terzo mese consecutivo, mentre i compiti di contabilità continuavano ad accumularsi in sottofondo.

Intuit QuickBooks Online include funzionalità di workflow automatizzati che aiutano le aziende a ridurre il lavoro amministrativo finanziario ripetitivo.

Con funzionalità come promemoria automatici, approvazioni, transazioni ricorrenti e assistenza nella riconciliazione, le aziende possono dedicare meno tempo alle attività di routine e più tempo a mantenere le operazioni efficienti.

Cosa sono i workflow automatizzati di QuickBooks Online?

QuickBooks Online include funzionalità di workflow automatizzati che aiutano le aziende ad automatizzare le attività di contabilità e finanziarie ripetitive.

Invece di inviare manualmente solleciti di fattura, richiedere approvazioni o gestire transazioni ricorrenti ogni volta, QuickBooks può automatizzare queste azioni in base a regole e condizioni da te configurate.

La maggior parte dei workflow segue un processo semplice:

1. Un trigger avvia il workflow
2. QuickBooks verifica se le condizioni sono soddisfatte
3. Il sistema esegue automaticamente un'azione

Ad esempio, un workflow può essere attivato quando una fattura si avvicina alla data di scadenza. Se la fattura risulta ancora non pagata, QuickBooks può inviare automaticamente un sollecito di pagamento o richiedere un'approvazione in base alle impostazioni del workflow.

Cosa possono fare i workflow automatizzati di QuickBooks Online?

A seconda del workflow o della funzione di automazione utilizzata, QuickBooks Online può aiutare ad automatizzare compiti contabili e finanziari ripetitivi in diversi ambiti aziendali.

• Inviare automaticamente solleciti di fattura e follow-up dei pagamenti in base alle condizioni del workflow configurate.
• Generare fatture ricorrenti, bollette, spese e pagamenti a intervalli programmati.
• Attivare workflow di approvazione per fatture, bollette, acquisti e spese che richiedono revisione prima dell'elaborazione.
• Suggerire categorie di transazione e abbinamenti utilizzando attività del feed bancario, regole di contabilità e precedenti comportamenti di categorizzazione.
• Utilizzare funzioni di sollecito pagamento assistite dall’IA per ottimizzare follow-up e processi di incasso fatture.
• Importare e abbinare transazioni bancarie e di carte di credito per semplificare i workflow di riconciliazione e ridurre l'inserimento manuale dei dati.

Queste funzionalità di automazione possono aiutare le aziende a ridurre il lavoro amministrativo ripetitivo migliorando la coerenza dei processi finanziari.

Caratteristiche distintive dei workflow automatizzati di QuickBooks Online

Libreria di modelli predefiniti

QuickBooks Online Advanced include oltre 60 modelli di automazione dei workflow per fatture, bollette, preventivi, ordini di acquisto, pagamenti di bollette, approvazioni e promemoria.

Promemoria di pagamento alimentati dall'IA

QuickBooks Payments AI utilizza la cronologia dei pagamenti dei clienti e informazioni sui comportamenti di pagamento per suggerire la tempistica dei promemoria, le impostazioni di pagamento e le comunicazioni di follow-up. QuickBooks afferma che le aziende che utilizzano i promemoria di pagamento assistiti dall’IA vengono pagate in media più velocemente rispetto ai tradizionali solleciti sulle fatture.

Automazione dei feed bancari con rilevamento delle anomalie

Automazione del feed bancario con rilevamento delle anomalie: QuickBooks Online si collega a oltre 24.000 istituti finanziari e apprende come categorizzi le transazioni nel tempo. L'Accounting AI suggerisce abbinamenti tra transazioni e consigli di categorizzazione, lasciando agli utenti il controllo delle revisioni.

Workflow di approvazione per team multiutente

Per i team composti da più persone che gestiscono la contabilità, QuickBooks Online Advanced supporta workflow di approvazione che aiutano a garantire che fatture, bollette e altre transazioni vengano revisionate prima dell'elaborazione.

Come configurare i workflow automatizzati in QuickBooks Online

Ecco come le aziende possono creare e gestire i workflow automatizzati in QuickBooks Online Advanced utilizzando modelli di workflow, condizioni, approvazioni, promemoria e impostazioni di automazione.

Passaggio 1: Accedi alla dashboard dei flussi di lavoro

Per iniziare a configurare i flussi di lavoro, vai al menu Impostazioni e seleziona “Gestisci flussi di lavoro.” 

Si aprirà così la dashboard dei flussi di lavoro, dove le aziende possono creare, modificare, abilitare, disabilitare e gestire le automazioni esistenti.

QuickBooks conserva i flussi di lavoro attivi nella sezione “I miei flussi di lavoro”, rendendo più semplice monitorare e gestire più automazioni da un unico luogo.

Passaggio 2: Scegli un modello di flusso di lavoro o crea un flusso di lavoro personalizzato

QuickBooks Online Advanced include oltre 60 modelli di flusso di lavoro per fatture, spese, preventivi, ordini d'acquisto, approvazioni, promemoria e altre attività finanziarie. Gli utenti possono iniziare da un modello o creare da zero un flusso di lavoro personalizzato.

La piattaforma raggruppa i flussi di lavoro in diverse categorie, tra cui:

• promemoria
• approvazioni
• automazioni

I modelli aiutano le aziende ad automatizzare le attività comuni più rapidamente senza dover creare manualmente ogni flusso di lavoro da zero.

Passaggio 3: Imposta condizioni e trigger del flusso di lavoro

Dopo aver selezionato un flusso di lavoro, gli utenti possono configurare le condizioni e i trigger che determinano quando l’automazione deve essere eseguita.

I trigger sono gli eventi che avviano il flusso di lavoro, mentre le condizioni sono le regole che QuickBooks verifica prima di compiere una determinata azione. Le aziende possono configurare flussi di lavoro in base all’importo delle fatture, tipologia di cliente, scadenze, necessità di approvazione e attività sulle transazioni.

Ad esempio, un’azienda può creare un flusso di lavoro che richiede automaticamente l’approvazione quando una fattura supera una certa soglia oppure manda promemoria per le fatture non pagate in prossimità della scadenza.

QuickBooks consente inoltre agli utenti di aggiungere più condizioni all’interno di un singolo flusso di lavoro per un controllo ancora più preciso sulle automazioni.

Passaggio 4: Configura le azioni del flusso di lavoro

Una volta configurate le condizioni, le aziende possono scegliere le azioni che QuickBooks deve eseguire automaticamente quando viene attivato il flusso di lavoro.

A seconda del tipo di flusso di lavoro, QuickBooks può:

• inviare email di promemoria
• creare richieste di approvazione
• notificare i membri del team
• inviare report o estratti conto
• creare promemoria di attività interne
• automatizzare azioni operative ricorrenti

Le aziende possono inoltre personalizzare i destinatari delle notifiche, i tempi di invio dei promemoria, l’instradamento delle approvazioni e alcuni messaggi dei flussi di lavoro.

Passaggio 5: Salva, abilita e testa il flusso di lavoro

Dopo aver configurato le impostazioni del flusso di lavoro, gli utenti possono salvarlo e abilitarlo all’interno di QuickBooks Online Advanced.

Prima di affidarsi all’automazione nelle operazioni quotidiane, le aziende dovrebbero rivedere con attenzione la logica del flusso di lavoro. Questo aiuta a confermare che le condizioni siano configurate correttamente, che le approvazioni siano indirizzate agli utenti giusti, che i promemoria vengano inviati nei tempi previsti e che le notifiche si attivino come desiderato.

QuickBooks permette inoltre di modificare, disattivare, copiare o eliminare i flussi di lavoro successivamente, in caso di variazioni nelle esigenze operative.

Passaggio 6: Monitora e ottimizza le tue automazioni

Dopo che i flussi di lavoro sono stati abilitati, le aziende dovrebbero rivedere e ottimizzare regolarmente le proprie automazioni man mano che i processi finanziari evolvono.

QuickBooks consente agli utenti di gestire i flussi di lavoro direttamente dalla sezione “I miei flussi di lavoro”, dove è possibile monitorare le automazioni attive, regolare le condizioni dei flussi e migliorare le impostazioni delle notifiche nel tempo.

Poiché i processi di approvazione, la struttura delle fatture, i comportamenti di pagamento dei clienti o i flussi di lavoro interni cambiano, aggiornare le regole di automazione può aiutare a mantenere accuratezza e coerenza operativa.

Chi può beneficiare dei flussi di lavoro automatizzati di QuickBooks Online?

Lavoratori autonomi e freelance

I freelance, i consulenti e i lavoratori autonomi possono utilizzare fatture ricorrenti e promemoria automatici per ridurre i solleciti manuali e le attività di fatturazione ripetitive.

Aziende Basate su Servizi

Agenzie, società di consulenza e altre aziende basate su servizi possono utilizzare le automazioni dei flussi di lavoro per gestire più efficacemente fatturazione ricorrente, approvazioni, promemoria di fatture e solleciti di pagamento dei clienti.

Titolari di Aziende Senza Esperienza Contabile

Le funzionalità di categorizzazione, feed bancario e supporto alla riconciliazione di QuickBooks Online possono semplificare le attività di contabilità per i titolari di aziende con esperienza amministrativa limitata.

Addetti alla Contabilità e Commercialisti

Gli addetti alla contabilità e i commercialisti che gestiscono più clienti possono usare l'automazione dei flussi di lavoro per ridurre le attività amministrative ripetitive relative a fatturazione, controllo delle transazioni e solleciti di pagamento.

Aziende Retail ed E-Commerce

Le aziende retail ed eCommerce con elevati volumi di transazioni possono utilizzare importazione dei flussi bancari, abbinamento delle transazioni e strumenti di categorizzazione per semplificare la riconciliazione.

Team Finanziari Multi-Utente

I team finanziari con più utenti che gestiscono fatture, bollette o approvazioni possono utilizzare flussi di lavoro di approvazione e strumenti di gestione dei workflow per migliorare la supervisione delle procedure finanziarie.

Startup in Crescita

Le startup spesso superano velocemente i fogli di calcolo manuali e i processi di contabilità di base. I flussi di lavoro automatizzati di QuickBooks Online possono aiutare a gestire l’aumento delle transazioni, la fatturazione ricorrente, le approvazioni e le attività amministrative senza aumentare notevolmente il lavoro manuale.

Considerazioni Finali sui Flussi di Lavoro Automatizzati di QuickBooks Online

I flussi di lavoro automatizzati possono aiutare le aziende a ridurre il lavoro ripetitivo di contabilità, migliorare la coerenza finanziaria e semplificare le operazioni quotidiane.

Se desideri espandere ulteriormente la tua automazione, ti consiglio di esplorare come creare e utilizzare i flussi di lavoro di progetto in QuickBooks Online.

In bocca al lupo per i flussi di lavoro o i processi finanziari che deciderai di migliorare.