La chiusura delle buste paga è prevista per domani e metà del team non ha ancora inviato le proprie ore. Alcuni fogli presenze sembrano errati, qualcuno si è dimenticato di segnalare gli straordinari e ora la preparazione degli stipendi si sta trasformando nell’ennesima corsa dell’ultimo minuto anziché essere un semplice processo di revisione.
La Payroll AI di Intuit QuickBooks Workforce è progettata per automatizzare gran parte di questo lavoro manuale di preparazione delle buste paga raccogliendo le ore dei dipendenti, identificando i problemi prima dell’elaborazione delle buste paga e preparando bozze di stipendio da revisionare.
In questa guida analizziamo come funziona, quali funzionalità offre e come configurarla all’interno di QuickBooks Workforce.
Che cos’è la Payroll AI di QuickBooks Workforce?
La Payroll AI di QuickBooks Workforce è un assistente per le buste paga alimentato dall’intelligenza artificiale che aiuta le aziende a raccogliere le ore dei dipendenti, identificare problemi nelle paghe e preparare le retribuzioni prima del giorno di pagamento.
Invece di inseguire manualmente i fogli presenze e controllare uno a uno gli invii, l’AI aiuta ad automatizzare gran parte del flusso di lavoro pre-paga. Collabora con QuickBooks Workforce, QuickBooks Time e QuickBooks Online per mantenere ore dei dipendenti, calcoli delle paghe e registrazioni contabili connessi in un unico sistema.
Come funziona
La Payroll AI di QuickBooks Workforce aiuta ad automatizzare il lavoro manuale che solitamente avviene prima dell’elaborazione delle buste paga.
- La Payroll AI contatta i dipendenti tramite SMS o l’app QuickBooks Workforce per raccogliere ore lavorate, straordinari e dati salariali relativi al periodo di paga.
- L’AI esamina i dati delle buste paga inviati per identificare attività insolite, compresi fogli presenze mancanti, straordinari inattesi e segnalazioni di ore incoerenti.
- Una volta che le informazioni sulle paghe sono state validate, l’AI prepara una bozza delle buste paga usando i dati dei dipendenti inviati e le impostazioni stabilite.
- Gli amministratori delle buste paga ricevono una notifica per revisionare le criticità segnalate, verificare i dettagli e approvare le retribuzioni prima dell’invio.
Questo flusso di lavoro aiuta a ridurre il lavoro manuale di preparazione delle paghe mantenendo il controllo degli amministratori sulle buste paga prima della loro finalizzazione.
Punti di forza della Payroll AI di QuickBooks Workforce
La Payroll AI di QuickBooks Workforce è progettata per ridurre il lavoro manuale che normalmente precede l’elaborazione delle paghe. Alcune caratteristiche che la distinguono includono:
Raccolta proattiva dei fogli presenze tramite SMS
La Payroll AI può contattare automaticamente i dipendenti tramite SMS o tramite l’app QuickBooks Workforce per raccogliere ore lavorate, straordinari, mance e informazioni sulle paghe in base alla programmazione impostata.
Rilevamento anomalie prima dell’elaborazione delle buste paga
L’AI esamina le informazioni sulle paghe inviate per attività insolite, inclusi fogli presenze mancanti, straordinari inattesi o invii di ore che differiscono dai consueti modelli salariali, prima che la busta paga venga elaborata.
Aggiornamenti agli amministratori delle buste paga tramite SMS
Gli amministratori delle buste paga possono ricevere riepiloghi, aggiornamenti di stato sulle retribuzioni e notifiche relative a problemi segnalati tramite SMS durante la fase di preparazione delle buste paga.
Integrazione con QuickBooks Time e QuickBooks Online
I dati sull’orario dei dipendenti possono essere sincronizzati direttamente nella busta paga tramite integrazione con QuickBooks Time mentre le informazioni sulle retribuzioni confluiscono in QuickBooks Online per la sincronizzazione contabile.
Automazione del flusso di lavoro delle buste paga basata su AI
Secondo Intuit, le automazioni Workforce basate su AI sono progettate per aiutare le aziende a ridurre le attività ripetitive legate alle paghe e alle risorse umane durante la preparazione delle buste paga.
Come si confronta la Payroll AI di QuickBooks con il software tradizionale per le buste paga?
I software tradizionali per le paghe di solito iniziano a funzionare dopo che i dati salariali sono già stati raccolti.
Ciò significa che gli amministratori delle paghe devono comunque inseguire manualmente i dipendenti per i fogli presenze, controllare le ore, correggere voci mancanti e verificare i dati delle buste paga prima di procedere con l’elaborazione.
La Payroll AI di QuickBooks Workforce agisce in modo più proattivo già prima dell’inizio delle procedure sulle buste paga. Invece di affidarsi completamente a solleciti manuali, l’AI aiuta a raccogliere le ore dei dipendenti, identificare invii insoliti, seguire le discrepanze e preparare una bozza dello stipendio per la revisione.
In termini semplici, il software tradizionale per le buste paga aiuta principalmente le aziende a elaborare le paghe, mentre l’AI delle paghe di QuickBooks Workforce è pensata anche per semplificare il lavoro preparatorio alla gestione paghe.
Come configurare l’AI delle paghe di QuickBooks Workforce
Ecco come configurare l’AI delle paghe di QuickBooks Workforce e impostare il tuo flusso di raccolta dati per le buste paga.
Passaggio 1: Crea un piano AI per le buste paga
All’interno di QuickBooks Workforce, vai su Feed, seleziona Payroll AI e avvia la configurazione. Il sistema analizza la tua cronologia delle paghe, i dati dei dipendenti e la configurazione aziendale per generare un piano delle paghe proposto.
Passaggio 2: Revisiona e Personalizza il tuo Piano
Controlla il piano delle paghe proposto e personalizza come la Payroll AI interagisce con dipendenti e amministratori delle paghe. Durante la configurazione, puoi:
- verificare i dipendenti registrati
- aggiungere informazioni mancanti sui dipendenti
- scegliere quando i dipendenti ricevono le richieste relative alle paghe
- visualizzare in anteprima i messaggi ai dipendenti
- selezionare aggiornamenti via SMS o tramite l’app di QuickBooks Workforce
Passaggio 3: Richiedi il Consenso dei Dipendenti
Una volta terminata la configurazione, ai dipendenti verrà richiesto il consenso prima che l’AI inizi a raccogliere automaticamente le informazioni sulle paghe.
Passaggio 4: Raccogli e Revisiona le Informazioni sulle Paghe
Dopo che i dipendenti hanno fornito il consenso, la Payroll AI inizia a raccogliere le informazioni sulle paghe in base al calendario configurato. I dipendenti possono anche correggere le ore inviate prima della data di chiusura delle paghe, se necessario.
Passaggio 5: Revisiona e Approva la Busta Paga
Una volta raccolte le informazioni sulle paghe, l’AI prepara una bozza di busta paga da revisionare prima che venga inviata per l’approvazione.
Chi può beneficiare dell’AI per le paghe di QuickBooks Workforce?
Aziende Edili e Appaltatori
I team nel settore edile lavorano spesso su più cantieri, con orari variabili e turni che cambiano. La Payroll AI aiuta a semplificare la raccolta delle presenze, a segnalare invii insoliti e a ridurre le attività manuali sulle paghe prima del giorno di pagamento.
Aziende di Servizi sul Campo (HVAC, Giardinaggio, Pulizie, Consegne)
I dipendenti sul campo si spostano costantemente tra vari interventi e possono dimenticare di inviare in tempo le proprie ore. La raccolta delle paghe tramite SMS e il supporto dell’app mobile facilitano l’invio delle informazioni delle paghe senza dover accedere da desktop.
Ristoranti e Negozi con Personale Orario
Ristoranti e negozi devono gestire spesso cambi di turno, straordinari e un elevato turnover del personale. La Payroll AI semplifica la preparazione delle buste paga individuando presenze mancanti, invii orari anomali e discrepanze prima dell’elaborazione delle paghe.
Team HR nelle PMI in Crescita
Con la crescita dell’azienda, l’amministrazione delle paghe diventa sempre più impegnativa. Payroll AI aiuta a ridurre i lavori ripetitivi automatizzando la raccolta delle ore, la validazione delle paghe e la preparazione delle bozze di busta paga.
Imprenditori Solitari che Gestiscono le Paghe Autonomamente
Per i titolari che gestiscono internamente le paghe, la Payroll AI aiuta a risparmiare tempo prezioso eliminando la necessità di inseguire i dipendenti per le ore lavorate, controllare gli invii e preparare manualmente le paghe ad ogni ciclo di pagamento.
Aziende con Sedi in Più Stati
Le aziende con personale in più stati spesso affrontano processi paghe e obblighi fiscali più complessi. Payroll AI aiuta a centralizzare la raccolta e la validazione delle paghe prima della loro elaborazione.
Aziende che Gestiscono sia Dipendenti che Collaboratori Esterni
QuickBooks Workforce supporta sia i dipendenti W-2 che i collaboratori 1099 all'interno dello stesso flusso di lavoro delle paghe. L’AI per la gestione delle paghe aiuta le aziende a raccogliere le informazioni sull’elaborazione paghe attraverso gli stessi canali di comunicazione, mantenendo la preparazione delle paghe più organizzata in un unico sistema.
Conclusione
L’AI per il Payroll di QuickBooks Workforce è progettata per aiutare le aziende a ridurre il lavoro manuale richiesto prima dell'elaborazione delle paghe, raggruppando raccolta dati, preparazione delle buste paga e comunicazione con i dipendenti in un unico flusso di lavoro.
Se desideri esplorare ulteriormente la piattaforma, puoi dare un’occhiata più da vicino alla app QuickBooks Workforce sul loro sito web.
Buona fortuna con i tuoi futuri cicli di elaborazione paghe e nella configurazione dei flussi di lavoro.
FAQ
L’AI per il Payroll può elaborare automaticamente le paghe senza la mia approvazione?
No. L’AI per il Payroll può raccogliere le ore dei dipendenti, identificare eventuali problematiche e preparare una bozza dell’elaborazione paghe, ma necessita comunque dell’approvazione umana prima dell’invio.
Cosa succede se un dipendente non risponde alla richiesta di compilazione orario dell’AI per il Payroll?
L’AI per il Payroll segnala le mancate compilazioni così che gli amministratori possano rivederle prima dell’elaborazione delle paghe. Le aziende possono anche configurare la gestione delle ore mancanti dei dipendenti.
L’AI per il Payroll funziona anche per i collaboratori (1099)?
Sì. QuickBooks Workforce supporta sia dipendenti W-2 che collaboratori 1099, incluse la raccolta delle informazioni sulle paghe tramite SMS o tramite l’app Workforce.
Come interagisce l’AI per il Payroll con le detrazioni per benefit e la tutela infortuni dei lavoratori?
L’AI per il Payroll si concentra su raccolta e preparazione delle paghe, mentre le detrazioni per benefit e la tutela infortuni vengono gestite separatamente nei profili payroll dei dipendenti.
I dati sulla posizione dei dipendenti vengono salvati quando l’AI per il Payroll utilizza il GPS?
Il tracciamento GPS tramite QuickBooks Time funziona solo mentre i dipendenti sono timbrati in ingresso. Quando timbrano in uscita, il tracciamento della posizione viene interrotto.