Un altro dipendente ha appena inviato un'email chiedendo una busta paga, qualcun altro ha bisogno del proprio W-2 per le tasse, e ora l’HR sta scavando di nuovo nei registri delle retribuzioni per inviare manualmente i documenti.
Man mano che i team crescono, gestire le richieste di documenti retributivi una per una diventa rapidamente ripetitivo e richiede molto tempo. Intuit QuickBooks Workforce aiuta a semplificare questo processo offrendo ai dipendenti un accesso sicuro alle proprie buste paga, W-2 e informazioni retributive attraverso un portale self-service.
Questa guida spiega come impostare l’accesso dei dipendenti in QuickBooks Workforce, così che il tuo team possa accedere autonomamente ai documenti retributivi con meno interventi manuali.
I dipendenti possono accedere alle buste paga e ai moduli fiscali in QuickBooks Workforce?
Sì. I dipendenti possono accedere alle proprie buste paga e ai moduli fiscali, inclusi i W-2, tramite QuickBooks Workforce una volta invitati e dopo aver completato la configurazione dell'account Workforce.
I dipendenti possono quindi visualizzare i documenti retributivi sia tramite il portale web Workforce che tramite l’app mobile.
Come invitare i dipendenti a QuickBooks Workforce per visualizzare le loro buste paga e i moduli fiscali (W-2)
Ecco come puoi invitare i dipendenti a Workforce e configurare l’accesso dei dipendenti direttamente in QuickBooks Payroll.
Fase 1: Conferma che le informazioni sui dipendenti siano complete
Prima di inviare gli inviti a Workforce, verifica che ogni profilo dipendente contenga:
- Nome e cognome
- Indirizzo email
- Data di assunzione
- Informazioni sul profilo retributivo
Gli indirizzi email dei dipendenti devono essere corretti poiché gli inviti a Workforce vengono inviati tramite email.
Fase 2: Elabora le retribuzioni prima di invitare i dipendenti
I dipendenti possono visualizzare solo buste paga e informazioni retributive già elaborate tramite QuickBooks Payroll. Elaborare prima le retribuzioni assicura che i dipendenti possano accedere immediatamente ai dati dopo aver attivato Workforce.
Fase 3: Invia gli inviti a Workforce
Vai su Retribuzioni → Dipendenti, quindi seleziona il dipendente che vuoi invitare. All’interno del profilo del dipendente, scegli Invita a Workforce per inviare l’email di invito.
I dipendenti riceveranno istruzioni per creare o accedere al proprio account Intuit per poter accedere a Workforce e visualizzare online le buste paga, i W-2 e i documenti retributivi. Se è necessario invitare più dipendenti contemporaneamente, QuickBooks consente anche inviti di gruppo.
Fase 4: Configura i permessi self-service dei dipendenti
Vai su Impostazioni → Impostazioni delle retribuzioni → Impostazioni Workforce per gestire quali funzionalità self-service sono accessibili ai dipendenti in Workforce.
Gli amministratori possono consentire ai dipendenti di visualizzare buste paga, W-2 e informazioni retributive anno su anno, e possono anche decidere se permettere ai dipendenti di aggiornare autonomamente i dettagli dell’accredito diretto, le informazioni di trattenuta W-4 e i dati di contatto personali.
Fase 5: Abilita l’accesso senza carta ai W-2
I dipendenti che desiderano ricevere i W-2 in formato digitale devono dare il consenso alla consegna elettronica durante la configurazione dell’account Workforce.
Una volta abilitato, i dipendenti possono accedere a:
- W-2
- Moduli W-2c
- Documenti fiscali
attraverso il portale Workforce nel periodo fiscale.
I dipendenti che non acconsentono continueranno a ricevere il modulo W-2 cartaceo tramite posta.
Fase 6: Aiuta i dipendenti a completare la configurazione di Workforce
I dipendenti riceveranno un’email con istruzioni per:
- Creare o accedere al proprio account Intuit
- Accedere a Workforce tramite web o app mobile
- Visualizzare buste paga e W-2
I dipendenti che hanno già un account Intuit dovrebbero usare l’indirizzo email corretto associato all’invito Workforce.
Passaggio 7: Invia nuovamente gli inviti quando necessario
Se un dipendente non riceve o non accetta il proprio invito, gli amministratori possono inviare nuovamente l'invito Workforce direttamente dalla sezione di gestione dei dipendenti all'interno di QuickBooks Payroll.
È anche possibile aggiornare l'indirizzo email del dipendente prima di reinviare l'invito, se necessario.
Passaggio 8: Verifica lo stato di accesso dei dipendenti
Dopo l'invio degli inviti, monitora lo stato dell'invito e dell'accesso dei dipendenti tramite Libro paga → Dipendenti. Questo permette agli amministratori di confermare quali dipendenti hanno accettato i loro inviti e identificare chi potrebbe aver bisogno di ulteriore supporto.
Cose da ricordare quando i dipendenti accedono a cedolini e W-2 in QuickBooks Workforce
Ecco alcuni problemi comuni di configurazione, le migliori pratiche e alcune aspettative da tenere a mente quando i dipendenti accedono a cedolini e W-2 tramite QuickBooks Workforce.
Problemi comuni di configurazione
I dipendenti potrebbero non ricevere gli inviti Workforce se l'indirizzo email presente nei dati è errato o non aggiornato. Alcuni dipendenti potrebbero inoltre accedere accidentalmente utilizzando un account Intuit diverso da quello associato al loro invito Workforce.
Migliori pratiche
Esegui l'elaborazione delle paghe prima di inviare gli inviti Workforce, così i dipendenti potranno accedere immediatamente ai cedolini dopo la configurazione. È utile anche ricordare ai dipendenti di scegliere la ricezione dei W-2 in formato digitale durante la configurazione dell'account.
Cosa significa avere successo
Una volta che Workforce è completamente configurato, i dipendenti dovrebbero poter accedere in autonomia ai cedolini e ai moduli W-2 senza dover contattare ripetutamente il reparto HR o gli amministratori del libro paga per ottenere i documenti.
Considerazioni finali
Configurare l'accesso dei dipendenti a cedolini e W-2 in QuickBooks Workforce può aiutare a ridurre le richieste ripetitive legate alle paghe, rendendo allo stesso tempo più semplice per i dipendenti reperire i loro documenti durante tutto l'anno.
Se desideri che i dipendenti accedano ai documenti retributivi da dispositivi mobili, puoi anche esplorare la App QuickBooks Workforce. Per ulteriori risorse sulla gestione delle paghe e dell'attività, esplora pure QuickBooks e il resto del loro Centro risorse aziendali. Buona fortuna con la configurazione di Workforce e il lancio dell'elaborazione delle paghe ai dipendenti.