Enda en rapport måtte oppdateres, enda et regneark sluttet å fungere, og økonomiavdelingen konsoliderer fortsatt tall manuelt på tvers av flere enheter bare for å få et tydelig bilde av virksomheten.
På et tidspunkt begynner frakoblede systemer, konserninterne avstemminger og regnearkbaserte arbeidsflyter å bremse økonomiprosessene mer enn de hjelper.
Denne veiledningen beskriver hvordan virksomheter implementerer Intuit Enterprise Suite for å bidra til å sentralisere regnskapsføring, rapportering, integrasjoner og økonomiske arbeidsflyter på tvers av flere enheter, samtidig som de forbereder en smidigere migrering og overgang til den nye driftsmodellen.
Hvorfor implementerer virksomheter Intuit Enterprise Suite?
Mange virksomheter begynner å se nærmere på Intuit Enterprise Suite når regneark, frakoblede systemer og manuelle rapporteringsprosesser blir vanskeligere å håndtere etter hvert som virksomheten vokser.
Økonomiavdelinger ender ofte opp med å bruke for mye tid på å konsolidere rapporter, avstemme konserninterne transaksjoner og rydde opp i fragmenterte økonomidata på tvers av flere enheter eller avdelinger.
Intuit Enterprise Suite bidrar til å samle regnskapsføring, rapportering, godkjenninger og økonomiske arbeidsflyter på tvers av flere enheter i et mer sentralisert miljø, noe som kan forbedre effektiviteten og oversikten.
Sjekkliste for implementering av Intuit Enterprise Suite
Før du migrerer til Intuit Enterprise Suite, kan du bruke sjekklisten nedenfor til å vurdere om økonomiprosessene, rapporteringsstrukturene, integrasjonene og arbeidsflytene på tvers av flere enheter er tilstrekkelig forberedt for implementering.
- Har du gjennomgått hvordan enhetene, avdelingene eller lokasjonene dine i dag håndterer økonomirapportering og godkjenninger?
- Har du identifisert regnearkbaserte arbeidsflyter, manuelle avstemminger eller frakoblede systemer som skaper flaskehalser i driften?
- Har du ryddet opp i kontoplanen, enhetsstrukturene og kategoriene for økonomirapportering på tvers av alle systemene?
- Har du standardisert hvordan konserninterne transaksjoner og konsolidert rapportering skal håndteres etter migreringen?
- Har du definert dimensjonene, rapporteringsstrukturene og driftsinnsikten økonomiavdelingen trenger?
- Har du konfigurert brukertillatelser, godkjenningsflyter og krav til tilgang på tvers av flere enheter?
- Har du gjennomgått integrasjonene for lønn, CRM, HR, bank og drift før migreringen?
- Har du testet de automatiserte arbeidsflytene, rapporteringsnøyaktigheten og de økonomiske dashbordene ved hjelp av reelle driftsdata?
- Har du forberedt økonomi- og driftsteamene på oppdaterte arbeidsflyter for rapportering, godkjenninger og håndtering av flere enheter?
- Har du identifisert interne superbrukere som kan bidra med støtte under opplæringen og etter lanseringen, slik at løsningen tas i bruk på tvers av teamene?
- Har du planlagt en periode for validering av rapporteringen eller parallell gjennomgang før driften overføres fullstendig til Intuit Enterprise Suite?
Når økonomiprosessene, rapporteringsstrukturene og arbeidsflytene er forberedt for implementering, er neste steg å forstå hvordan migreringsprosessen fungerer basert på de nåværende systemene og virksomhetsmiljøet.
Want to learn more about Intuit Enterprise Suite?
Slik migrerer du til Intuit Enterprise Suite
Nedenfor finner du noen av de vanligste migreringshensynene og implementeringstrinnene virksomheter bør forberede seg på før overgangen til Intuit Enterprise Suite.
Migrering fra QuickBooks Online
Trinn 1: Vurder de nåværende arbeidsflytene på tvers av flere enheter
Før du migrerer til Intuit Enterprise Suite, bør du begynne med å gjennomgå hvordan økonomiprosessene dine fungerer i QuickBooks Online i dag.
Mange virksomheter i vekst kommer etter hvert til et punkt der flere enheter, avdelinger, lokasjoner eller prosjekter håndteres på tvers av frakoblede QuickBooks-filer, regneark og manuelle rapporteringsprosesser.
Identifiser hvor teamet ditt bruker mest tid på å konsolidere rapporter manuelt, avstemme konserninterne transaksjoner, følge opp delte kostnader eller bytte mellom flere systemer. Hvis du forstår disse flaskehalsene i driften tidlig, blir det enklere å definere hva som må effektiviseres under migreringsprosessen.
Trinn 2: Gjennomgå den eksisterende kontoplanen og økonomistrukturen
Deretter bør du gjennomgå den nåværende kontoplanen, enhetsstrukturene og rapporteringsoppsettet før du flytter data til Intuit Enterprise Suite.
Etter hvert som virksomheter vokser, blir navnekonvensjoner for kontoer, rapporteringskategorier og enhetsstrukturer ofte inkonsekvente på tvers av ulike QuickBooks-miljøer. Standardisering av kontoplanen før migrering bidrar til å redusere rapporteringsproblemer senere og gir bedre konsolidert økonomisk oversikt på tvers av enheter.
Dette er også en god anledning til å identifisere utdaterte kontoer, dupliserte kategorier og enhetsspesifikke rapporteringskrav som bør ryddes opp i før implementeringen.
Trinn 3: Konsolider rapporterings- og konserninterne prosesser
En av de viktigste grunnene til at virksomheter går fra QuickBooks Online til Intuit Enterprise Suite, er å redusere mengden manuelt arbeid knyttet til konserninternt regnskap og konsolidert rapportering.
Gå gjennom hvordan teamet ditt i dag håndterer delte kostnader, konserninterne lån, refusjoner og konsolidert økonomisk rapportering. Hvis disse prosessene i dag er avhengige av regneark, manuelle posteringer eller separate avstemmingsprosesser, kan en overgang til et sentralisert miljø for flere enheter bidra til å effektivisere disse oppgavene.
Ved å definere hvordan konserninterne transaksjoner skal flyte mellom enhetene før migreringen, kan du redusere inkonsistenser i rapporteringen og avstemmingsfeil etter produksjonssetting.
Trinn 4: Konfigurer arbeidsflyter for flere enheter og rapportering
Når den økonomiske strukturen er gjennomgått, konfigurerer du miljøet for flere enheter i Intuit Enterprise Suite.
Dette omfatter konfigurering av overordnede og underordnede enhetsrelasjoner, tilordning av konserninterne kontoer, tildeling av brukertillatelser og konfigurering av godkjenningsarbeidsflyter for økonomiske operasjoner. Virksomheter bør også definere hvordan de ønsker å vise konsoliderte rapporter på tvers av enheter, avdelinger, prosjekter eller lokasjoner.
Ved å etablere disse arbeidsflytene tidlig sikrer du at plattformen gjenspeiler hvordan ledelsen, økonomiteamene og interessentene faktisk styrer og vurderer virksomheten i praksis.
Trinn 5: Valider lønn, integrasjoner og automatiseringsregler
Før driften overføres fullstendig til Intuit Enterprise Suite, må du validere integrasjonene og automatiseringsarbeidsflytene virksomheten din er avhengig av hver dag.
Dette omfatter lønnssystemer, HR-arbeidsflyter, automatisering av fakturering, CRM-integrasjoner, bankstrømmer og påminnelser om utestående fordringer.
Virksomheter som går fra QuickBooks Online, bør gjennomgå hvilke eksisterende automatiseringer som må gjenskapes, justeres eller utvides i Intuit Enterprise Suite. Ved å teste disse arbeidsflytene tidlig kan man forhindre driftsforstyrrelser når systemet settes i produksjon.
Trinn 6: Test konsoliderte rapporter og økonomisk oversikt
Før lansering bør du gjennomføre testing av de viktigste økonomirapportene og arbeidsflytene.
Dette omfatter validering av konsoliderte resultatregnskaper, balanser, elimineringer av konserninterne transaksjoner, lønnsrapportering og økonomiske dashbord i sanntid.
Virksomheter bør sammenligne disse rapportene med sitt eksisterende rapporteringsgrunnlag i QuickBooks Online for å bekrefte nøyaktigheten på tvers av enhetene.
Denne fasen er spesielt viktig for økonomiteam som i stor grad er avhengige av investorrapportering, oversikt på tvers av enheter eller operasjonell prognostisering.
Trinn 7: Opplær teamene og forbered produksjonssetting
Etter at arbeidsflyter og rapporteringsstrukturer er validert, må du forberede økonomi- og driftsteamene dine på overgangen til Intuit Enterprise Suite.
Gi brukerne opplæring i nye arbeidsflyter for flere enheter, rapporteringsgrensesnitt, godkjenningsprosesser, lønnshåndtering og automatiseringsverktøy før lansering. Virksomheter bør også identifisere interne superbrukere som kan bidra til å støtte innføringen på tvers av avdelinger etter produksjonssetting.
Selv med automatisert migreringsstøtte fra QuickBooks Online krever driftsmessige justeringer fortsatt opplæring, testing og kjennskap til arbeidsflytene for å sikre en smidigere overgang til det nye systemet.
Migrering fra QuickBooks Desktop
Trinn 1: Gå gjennom de nåværende arbeidsflytene i skrivebordsløsningen
Før du migrerer fra QuickBooks Desktop, bør du gå gjennom hvordan det nåværende miljøet ditt administreres i dag.
Mange virksomheter i vekst møter etter hvert begrensninger knyttet til tilgang som kun er mulig fra skrivebordet, begrensninger på filstørrelse, manuelle oppsett for hosting eller flaskehalser i arbeidsflyter for enkeltbrukere.
Ved å identifisere disse driftsmessige begrensningene tidlig blir det enklere å avgjøre hva som må forbedres ved overgangen til Intuit Enterprise Suite.
Trinn 2: Rydd opp i den økonomiske strukturen og brukertilgangen
Før migreringen bør du gå gjennom kontoplanen, selskapsstrukturen, brukerrollene og rapporteringsoppsettet i Desktop-miljøet.
Ved å rydde opp i utdaterte kontoer, dupliserte poster og uensartede økonomikategorier blir overgangen til en sentralisert struktur med flere selskaper i Intuit Enterprise Suite enklere.
Trinn 3: Konfigurer arbeidsflyter for flere selskaper og godkjenninger
Når den økonomiske strukturen er gjennomgått, konfigurerer du miljøet for flere selskaper, de ansattes tilgang og egendefinerte brukerroller i Intuit Enterprise Suite.
Virksomheter som migrerer fra Desktop, bruker ofte separate filer eller arbeidsflyter med begrenset brukertilgang. Derfor kan det å konfigurere sentraliserte tillatelser og synlighet på selskapsnivå tidlig bidra til bedre samarbeid og operasjonell kontroll på tvers av team.
Trinn 4: Koble til bankstrømmer og automatiser prosesser
Etter migreringen kobler du til bankstrømmer, automatiserte arbeidsflyter, godkjenningsprosesser og oppgavevarsler i Intuit Enterprise Suite.
Dette bidrar til å redusere manuell registrering av transaksjoner, regnskapsavstemminger basert på regneark og flaskehalser i godkjenningsprosessen som ofte forbindes med arbeidsflyter basert på Desktop. Virksomheter kan også konfigurere automatiserte godkjenningsflyter for regninger, budsjetter, estimater og innkjøpsprosesser.
Trinn 5: Valider rapporter og gjør teamene klare for produksjonssetting
Før driften overføres fullt ut, bør du validere de konsoliderte rapportene, de økonomiske dashbordene og de automatiserte rapporteringsflytene i Intuit Enterprise Suite.
Virksomheter som går over fra Desktop, bør gjennomgå hvordan rapporter, KPI-er og AI-drevne økonomiske innsikter genereres på tvers av selskaper, for å sikre nøyaktig rapportering og god operasjonell oversikt før produksjonssetting.
Trinn 6: Opplær teamene og gå over til skybasert drift
Når arbeidsflytene og rapporteringsstrukturene er validert, gjør du teamene klare for overgangen fra Desktop-basert drift til et skybasert miljø.
Ettersom Intuit Enterprise Suite støtter samarbeid i sanntid, ekstern tilgang og sentraliserte arbeidsflyter, bør økonomi- og driftsteamene få opplæring i de oppdaterte prosessene for rapportering, automatisering, godkjenning og håndtering av flere selskaper før lanseringen.
Migrering fra eldre ERP-systemer, regnearkbaserte systemer og andre løsninger som ikke er fra Intuit
Trinn 1: Kartlegg de eksisterende økonomiske arbeidsflytene
Virksomheter som migrerer fra regneark eller eldre ERP-systemer, bør først gjennomgå hvordan økonomiske data, rapportering, godkjenninger og prosesser mellom selskaper håndteres i dag. Mange virksomheter i vekst er avhengige av frakoblede systemer, manuelle avstemminger og regnearkbaserte rapporteringsflyter som blir vanskeligere å vedlikeholde etter hvert som driften vokser.
Trinn 2: Standardiser kontoplanen og selskapsstrukturen
Før migreringen bør du gå gjennom kontoplanen, selskapshierarkiet og rapporteringskategoriene i alle systemene. Ved å rydde opp i dupliserte kontoer, uensartede navnekonvensjoner og utdaterte økonomiske strukturer blir det enklere å opprette mer nøyaktig konsolidert rapportering i Intuit Enterprise Suite.
Trinn 3: Konfigurer dimensjoner, rapportering og arbeidsflyter mellom selskaper
Konfigurer rapporteringsdimensjoner, koblinger mellom selskaper, godkjenningsflyter og strukturen for konsolidert rapportering før produksjonssetting.
Virksomheter som migrerer fra frakoblede systemer, bør definere hvordan økonomiske data skal spores på tvers av selskaper, avdelinger, prosjekter eller lokasjoner for å forbedre den operasjonelle oversikten og sikre konsistent rapportering.
Trinn 4: Valider integrasjoner og historiske data
Før lansering må du validere historiske økonomiske data, integrasjoner og rapporteringsarbeidsflyter på tvers av tilkoblede systemer. Dette inkluderer testing av importerte data, gjennomgang av avstemminger og bekreftelse av at lønns-, CRM-, HR- eller driftssystemer synkroniseres korrekt i Intuit Enterprise Suite.
Steg 5: Opplæring av teamene og forberedelse til overgangen til den nye driftsmodellen
Etter at arbeidsflyter og rapporteringsstrukturer er validert, må økonomi- og driftsteamene forberedes på overgangen til Intuit Enterprise Suite.
Virksomheter som migrerer fra regneark eller eldre systemer, trenger ofte opplæring i nye godkjenningsarbeidsflyter, konsolidert rapportering, automatiseringsverktøy og prosesser for økonomistyring av flere enheter.
Slik ser en vellykket migrering til Intuit Enterprise Suite ut
Etter en vellykket migrering til Intuit Enterprise Suite bør virksomheter ha et mer sentralisert og skalerbart økonomisk miljø på tvers av enheter, avdelinger og operative arbeidsflyter.
Økonomiteamene bør kunne redusere manuelle avstemminger, effektivisere rapportering mellom selskaper, forbedre godkjenningsarbeidsflyter og generere konsoliderte økonomirapporter med større oversikt og nøyaktighet.
Over tid bør virksomheter som migrerer fra QuickBooks, eldre ERP-systemer, regneark eller andre frakoblede systemer, også oppleve færre operative flaskehalser, ryddigere økonomiske rapporteringsstrukturer og bedre samarbeid på tvers av økonomi- og driftsteam.
Beste praksis og viktige utfordringer ved en vellykket implementering av Intuit Enterprise Suite
Når du forbereder implementeringen av Intuit Enterprise Suite, kan det å forstå vanlig beste praksis og migreringsutfordringer bidra til en smidigere overgang til plattformen.
Beste praksis
Standardiser den økonomiske strukturen før migrering
Før du implementerer Intuit Enterprise Suite, bør du gjennomgå kontoplanen, enhetshierarkiet, rapporteringskategoriene og strukturene mellom selskaper på tvers av alle systemer.
Ved å rydde opp i dupliserte kontoer, utdaterte poster og uensartede navnekonvensjoner før migreringen kan du redusere rapporteringsproblemer og forbedre den konsoliderte økonomiske oversikten etter produksjonssetting.
Konfigurer arbeidsflyter etter de faktiske rapporteringsbehovene
Når du konfigurerer dimensjoner, godkjenninger og rapporteringsstrukturer, bør du ta utgangspunkt i hvordan økonomiteamet faktisk styrer virksomheten i det daglige.
Hvis dimensjonene blir for kompliserte, eller du forsøker å gjenskape alle eldre arbeidsflyter, kan det bli vanskeligere å vedlikeholde rapportering og transaksjonshåndtering på lang sikt. Utform arbeidsflytene rundt rapportene, godkjenningene og den økonomiske oversikten teamene bruker oftest.
Valider rapporter og arbeidsflyter før full overgang
Før driften går helt over til Intuit Enterprise Suite, bør du teste de konsoliderte rapportene, arbeidsflytene mellom selskaper, lønnsprosessene, integrasjonene og automatiseringsreglene ved hjelp av reelle driftsdata.
Mange virksomheter kjører også parallelle rapporteringsperioder midlertidig for å sammenligne resultatene med de tidligere systemene før de går fullt over til det nye miljøet.
Viktige utfordringer
Uensartede økonomiske strukturer på tvers av enheter
En av de vanligste implementeringsutfordringene er migrering fra frakoblede økonomiske strukturer på tvers av flere enheter, avdelinger eller systemer.
Uensartede kontoplaner, rapporteringskategorier og enhetsstrukturer kan føre til unøyaktig rapportering og konsolideringsproblemer dersom de ikke standardiseres før migreringen starter.
Feil i konfigurasjonen av mellomværende og rapportering
Feilkonfigurerte tilordninger for mellomværende, dimensjoner eller godkjenningsarbeidsflyter kan føre til avstemmingsproblemer og unøyaktig konsolidert rapportering etter produksjonssetting.
Virksomheter som implementerer Intuit Enterprise Suite, bør validere hvordan transaksjoner, elimineringer og økonomiske data flyter mellom enhetene før driften går helt over.
Utfordringer knyttet til brukeradopsjon og overgang til nye arbeidsflyter
Selv etter en vellykket migrering kan økonomi- og driftsteam ha problemer med å tilpasse seg nye godkjenningsarbeidsflyter, rapporteringsstrukturer og prosesser for håndtering av flere virksomheter i Intuit Enterprise Suite.
Rollespesifikk opplæring og tidlig identifisering av interne superbrukere kan bidra til å forbedre brukeradopsjonen og redusere driftsmessige utfordringer i overgangsperioden.
Konklusjon
Implementering av Intuit Enterprise Suite er ofte bare begynnelsen på å bygge et mer sentralisert og skalerbart økonomisk miljø i hele virksomheten.
Ettersom arbeidsflytene, rapporteringsstrukturene og driften på tvers av flere virksomheter fortsetter å utvikle seg, anbefaler vi også at du utforsker mer om Intuit Enterprise Suite og lærer hvordan regnskapsførere og økonomimedarbeidere kan støtte implementering og rapporteringsarbeidsflyter gjennom sine Intuit Enterprise-ressurser for regnskapsførere.
Lykke til med implementeringen og planleggingen av migreringen. Jeg håper denne veiledningen hjalp deg med å forberede deg bedre på overgangen til Intuit Enterprise Suite.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang tid tar implementeringen av Intuit Enterprise Suite vanligvis?
Virksomheter som migrerer fra QuickBooks Online, implementerer vanligvis Intuit Enterprise Suite i løpet av 2 til 4 uker. Mer komplekse migreringer av virksomheter med flere enheter eller eldre ERP-systemer kan ta nærmere 4 til 8 uker, avhengig av integrasjoner og kompleksiteten i rapporteringen.
Hvem bør involveres i implementeringen?
De fleste implementeringer involverer en leder for økonomi eller regnskap, en IT-kontakt for integrasjoner og representanter fra hver virksomhet eller avdeling. Mange virksomheter samarbeider også med en implementeringspartner eller ekstern regnskapsfører under oppsettet og planleggingen av migreringen.
Hvilke data migreres automatisk fra QuickBooks Online?
QuickBooks Online-data som kontoplan, kunder, leverandører og historiske transaksjoner kan vanligvis migreres automatisk til Intuit Enterprise Suite. Enkelte egendefinerte rapporter, maler og innstillinger som er spesifikke for QuickBooks Online, må fortsatt opprettes på nytt etter migreringen.
Kan Intuit Enterprise Suite integreres med våre eksisterende CRM-, HRIS- eller e-handelsverktøy?
Ja. Intuit Enterprise Suite støtter integrasjoner med mange CRM-, HR-, lønns- og driftsplattformer, avhengig av hvilke verktøy virksomheten din bruker i dag.
Hvordan håndterer Intuit Enterprise Suite virksomheter med enheter i flere land?
Intuit Enterprise Suite er for øyeblikket hovedsakelig rettet mot virksomhet i USA. Virksomheter med internasjonale enheter bør gjennomgå kravene til rapportering, valuta og samsvar med implementeringsteamet før migreringen.
