I gjennomsnitt tar det 20 minutter å fylle ut en utgiftsrapport manuelt. Multipliser dette med antallet utgiftsrapporter du godkjenner hver måned, og ... du bruker mye tid ineffektivt.
Slik lager du en utgiftsrapport raskt og enkelt, med minst mulig bortkastet tid.
Grunnleggende om utgiftsrapporter
En utgiftsrapport er en oversikt over utgifter kategorisert etter ulike kriterier, for eksempel prosjekt, avdeling eller ansatt.
La oss for eksempel si at den ansatte reiser til Chicago fra kontoret ditt i San Francisco. Den ansatte vil sannsynligvis pådra seg ulike planlagte eller uforutsette utgifter under forretningsreisen – dette kan være taxiturer eller et måltid med en forretningsforbindelse.
Du må be den ansatte opprette en utgiftsrapport som oppsummerer utgiftene fra forretningsreisen, slik at du kan kontrollere og godkjenne dem og refundere utgiftene til den aktuelle ansatte.
Det er beste praksis å føre disse reiseutgiftene inn i programvare, slik at du kan spore dem på en tilstrekkelig måte og se hvordan de påvirker resultatet. Hvis du er avhengig av manuelle rapporter, kaster du bort mye tid og kan potensielt bryte IRS-reglene for fradrag.
Velge riktig verktøy for utgiftsrapportering
Jeg anbefaler ikke å bruke den «tradisjonelle metoden» og samle forretningsutgifter i et Excel-ark, men hvis dette er den foretrukne metoden din, har du fortsatt noen alternativer.
Excel-ark krever at du registrerer utgiftene manuelt etter hvert som de påløper. Det er langsomt og kjedelig, men du slipper i det minste å bruke penger på programvare for utgiftssporing. Hvis du velger denne metoden, kan gode maler bidra til å spare tid – her er noen maler jeg har funnet:
- Microsoft Excel-maler
- Utgiftsrapportmaler fra Smartsheet
- Utgiftsrapportmal fra Vertex42
- Utgiftsrapportmaler fra ClickTime
Hvis du håndterer for mange utgiftsrapporter eller ganske enkelt ønsker å forbedre systemene dine, kan investering i programvare for utgiftsrapporter være til hjelp. Her er noen gode alternativer du bør vurdere:
Trinnvis veiledning for å lage utgiftsrapporter
Selv om det kan være tidkrevende, bør utgiftsrapporter være svært enkle. Her er en prosess i fire trinn for å lage utgiftsrapporter:
Trinn 1: Samle inn kvitteringer
Personen som pådrar seg utgiften, må samle inn en kvittering. I tillegg til å kontrollere internt rapporterte utgifter kreves kvitteringer også for å kreve skattefradrag.
IRS krever for eksempel at selskaper oppbevarer dokumentasjon på alle utgifter som påløper under reiser utenfor hjemmet, med unntak av utgifter under $75 eller utgifter til overnatting, i henhold til avsnitt 1.274-5(c)(2)(iii).
Trinn 2: Spesifiser utgiftene og legg til datoer og andre detaljer
Den ansatte må lage en spesifisert liste over utgiftene og sortere dem etter dato. Det må legges til kolonner for beskrivelse, kode og andre detaljer for hver spesifiserte utgift.
I noen tilfeller kan det være nødvendig å legge til utgiftsspesifikke detaljer. Hvis den ansatte for eksempel bruker en firmabil på reisen, bør start- og sluttkilometertallet oppgis ved siden av drivstoffutgiftene.
Have an account? Log In
Trinn 3: Kategoriser utgiftene
Det blir enklere å levere skattemeldingen når utgiftene kategoriseres. Du kan be de ansatte om å sortere utgiftene i ulike kategorier, for eksempel:
- Forsikring
- Annonsering
- Kontorutgifter
- Reise
- Husleie
- Lønn
Utgiftsrapporten bør vise delsummer for hver utgiftskategori, samt totalbeløpet for alle typer utgifter.
Forfatterens tips:
Ta høyde for eventuelle over- og underbetalinger i utgiftsoversikten før du fullfører refusjonene til de ansatte.
Trinn 4: Send rapporten
Be de ansatte om å dobbeltsjekke totalbeløpene før de ferdigstiller utgiftsrapporten. Be dem om å legge ved kvitteringer i rapporten, slik at du kan bruke dem som referanse når du vurderer utgiftsrapporten.
Kvitteringene kan enten være utskrevne eller skannede kopier. Når alt er i orden, kan de ansatte sende inn, sende på e-post eller skrive ut og levere utgiftsrapporten personlig i henhold til organisasjonens beste praksis.
Slik sender du inn en utgiftsrapport
Hvis du bruker programvare, bør det finnes en tydelig prosess som automatisk varsler deg når en ansatt sender inn en utgiftsrapport.
Hvis du ikke bruker programvare, kan teamet ditt sende inn utgiftsrapporter som en Excel- eller Google Sheets-fil. PDF- og Word-dokumenter brukes noen ganger, men er langt mindre populære (og med god grunn).
Teammedlemmer kan sende disse utgiftsrapportene på e-post til den relevante personen, bruke den aktuelle Slack-kanalen eller levere en fysisk kopi i henhold til bedriftens retningslinjer.
Kontroll av utgiftsrapporten
Her er to trinn som inngår i kontrollen av utgifter i en utgiftsrapport:
- Kontroll av utgiftsdata: Dette innebærer å kontrollere beløp, skatteopplysninger og andre detaljer. Det er kanskje ikke mulig når du godkjenner hundrevis av utgiftsrapporter i uken, så prioriter rapportene som har størst sannsynlighet for å inneholde brudd på reglene for utgifter, for eksempel reiseutgifter. Hvis en ansatt ønsker å bruke penger på en forretningsmiddag, bør du be om en gjesteliste, helst før middagen.
- Godkjenning av en leder: Lederen avgjør om utgiftsrapporten er legitim ved å kontrollere om utgiftene var en del av den ansattes rolle. Det er imidlertid ikke uvanlig at en småbedriftseier godkjenner utgiftsrapporter direkte når teamene er små.
5 vanlige feil ved innsending av utgiftsrapporter
Det er enkelt å lage utgiftsrapporter, men de er utsatt for mange feil. Du kan eliminere mange av disse feilene ved å automatisere prosessen. Her er noen vanlige feil du bør være oppmerksom på:
1. Ikke kreve refusjon for en utgift
Det er lett å glemme utgifter når man er på reise – dette kan skje hvis den ansatte har det for travelt, har betalt utgifter kontant eller rett og slett ikke visste at utgiften kunne refunderes.
Programvare for utgiftsstyring kan gjøre det enklere å holde oversikt over utgiftene. De ansatte kan ta et bilde mens de er på farten for å registrere en utgift. Programvaren minner dem også på å sende inn utgiftsrapporter.
2. Ikke følge med på bedriftens utgiftspolicy
Det er viktig å lese hele utgiftspolicyen og ha en kopi lett tilgjengelig. Når en ansatt gjør feil, kan programvaren oppdage det som uredelig aktivitet.
Bedriftens programvare sender også varsler når noen sender inn utgifter som ikke er i tråd med policyen. Slike utgifter bør derfor helst diskuteres med reiselederen eller avdelingslederen før betalingen gjennomføres.
3. Miste kvitteringer
Vi har alle opplevd det. Hvis man mister kvitteringer for utgifter som er betalt kontant, kan det føre til at den ansatte taper penger fordi du ikke kan godkjenne utgiftene før vedkommende sender inn en kvittering eller et utgiftsdokument.
Hvis bedriften bruker en mobilvennlig løsning for utgiftsstyring, kan de ansatte ta bilder av kvitteringene etter hvert som de samler dem inn. Selv om de mister papirkopien, kan de bruke kopien i programvaren som dokumentasjon.
4. Blande private utgifter og forretningsutgifter
Anta at en ansatt hadde et flott møte med en kunde på en restaurant. De ble igjen etter møtet for å treffe noen venner til middag, men avsluttet ikke regningen først. Dette betyr at restaurantkvitteringen til den ansatte inkluderer alt de bestilte, og blander private utgifter med forretningsutgifter.
Selv om dette kan virke som et lite problem, kan det utvikle seg til et rot når den ansatte ønsker å be om refusjon. Slike handlinger kan oppfattes som uforsiktige eller til og med bedragerske.
Å bruke separate betalingsmetoder er en god måte å unngå å blande private utgifter med forretningsutgifter på. Bedriftskort kan for eksempel hindre ansatte i å bruke egne penger, slik at det blir enklere å holde utgiftene adskilt.
5. Doble utgifter
Doble utgifter kan føre til avvik i selskapets regnskaper. Selskapet kan til og med oppfatte dette som uredelig atferd, og i verste fall kan selskapet ende opp med å betale en bot.
En av de viktigste fordelene med programvare for utgiftsstyring er at den til en viss grad kan bidra til å unngå duplikater. Mange løsninger for utgiftsstyring kan oppdage duplikater basert på forhåndsdefinerte regler eller ved hjelp av kunstig intelligens. De utløser en advarsel når det finnes en duplikat, slik at du kan bekrefte eller fjerne utgiften.
Slik opprettholder du revisjonsspor for utgiftsrapporter
Ved å opprettholde et revisjonsspor kan du forebygge svindel, overholde regelverket og samle inn dataene som trengs for interne revisjoner. Slik opprettholder du revisjonsspor for utgiftsrapporter:
1. Gjør det enklere å sende inn dokumentasjon
La personene som er involvert i transaksjonen, sende inn dokumentasjon på en praktisk måte.
Du kan for eksempel la ansatte levere inn digitale kopier eller registrere data direkte i programvaren i stedet for å kreve fysiske fakturaer. Mange selskaper tilbyr bedriftskredittkort slik at de kan spore alle utgifter på én kontoutskrift (og få kredittkortspesifikke belønninger for dette).
Du kan forenkle prosessen ytterligere ved å automatisere den ved hjelp av programvare for utgiftsrapportering som integreres med banken din og automatisk registrerer utgifter.
More Articles
2. Digitaliser revisjonssporet
Digitalisering av revisjonsspor gjør ting enklere både for personene som sender inn utgiftsrapporter, og for personene som godkjenner dem.
Ved godkjenning av utgiftsrapporter betyr digital lagring at du kan bruke filtre og enkelt søke etter informasjon, i stedet for å sortere gjennom en bunke med papir. Dette gjør at du kan behandle utgiftsrapporter raskere og med større sikkerhet for at ingenting er oversett.
3. Gjør prosessen feilfri
Manuell registrering av utgifter i en utgiftsrapport er utsatt for feil. En ansatt kan skrive inn et tall feil eller glemme en enkeltpost.
Automatiserte løsninger for utgiftsstyring kan løse mange av disse problemene. En løsning for utgiftssporing med OCR (optisk tegngjenkjenning) kan for eksempel skanne fysiske kvitteringer og automatisk fylle ut utgiftsdetaljer i programvaren.
4. Bruk én samlet løsning
Ved å bruke én løsning til å samle inn kvitteringer, registrere utgifter og avstemme fakturaer blir det enklere å opprettholde fullstendige revisjonsspor på ett sted.
Ved å oppbevare alle dataene som kreves for en revisjon, på ett sted, slipper du å lete langt etter informasjon når du trenger den.
Selv om lave priser på programvare for spesifikke oppgaver kan være fristende, bør du forsøke å forutse fremtidige behov når du vurderer programvare for utgiftsstyring eller revisjonsstyring, slik at du holder ting enkelt.
Forenkle utgiftsrapporteringen
De mest vellykkede moderne virksomhetene fokuserer på å automatisere de rutinemessige delene av arbeidsflyten, fra bokføring til utgiftsrapporter.
Når du automatiserer dette, vil du oppdage at selv om godkjenninger fortsatt krever noe manuelt arbeid, får du gjort betydelig mer – mer nøyaktig – på mye kortere tid.
Er du klar til å styrke ferdighetene dine som økonomileder? Abonner på nyhetsbrevet vårt for ekspertråd, veiledninger og anbefalinger fra økonomilederne som former teknologibransjen.
