Checklist voor POS-implementatie: 5 stappen naar succes
Het implementatieproces van het verkooppuntsysteem (POS) omvat iedereen, van de CEO tot je klant. Als je het verkeerd aanpakt, heeft dat gevolgen voor de klantervaring, de productiviteit van medewerkers, de bedrijfscultuur en daarmee ook je winst. Als je het echter goed aanpakt, zie je juist op al die gebieden verbeteringen.
In dit artikel zet ik de stappen voor een succesvolle implementatie van een POS-systeem uiteen, samen met alle achtergrondinformatie die je nodig hebt.
Waarom is POS-implementatie belangrijk?
Een slecht geïmplementeerd POS-systeem kan leiden tot een lagere productiviteit van medewerkers, slechte klantervaringen, zoekgeraakte documentatie en cyberbeveiligingsrisico's.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Verkooppuntsystemen bestaan uit de software en hardware die bedrijven gebruiken om betalingen van klanten te accepteren. Het is het kloppende hart dat ervoor zorgt dat je bedrijf optimaal functioneert.
POS-systemen functioneren meestal niet goed door een slechte wifi-verbinding, defecte hardware, verouderde cyberbeveiliging of incompatibele software. Maar op de achtergrond houdt zich nog een vijfde verdachte schuil, die de basis legt voor deze problemen om te groeien.
Ik heb het over een slechte POS-implementatie.
Een gestandaardiseerd proces is de beste manier om POS-systemen nu en in de toekomst op alle locaties soepel te laten werken. Maar zelfs met een waterdicht POS-implementatieplan moet je nog steeds een aantal mensen meekrijgen.
Onze keuzes voor POS-systemen
Nu je hier bent, ga ik ervan uit dat je al een POS-systeem hebt, maar voor het geval dat niet zo is, vind je hier \u003ca href=\u0022https://theretailexec.com/tools/best-pos-system/\u0022\u003eenkele uitstekende systemen\u003c/a\u003e die het team van The CFO Club heeft getest en geëvalueerd:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Wie zijn betrokken bij POS-implementatie?
Een POS implementeren is geen solo-optreden. Het is een gezamenlijke inspanning waarvoor ondersteuning op elk niveau van het bedrijf nodig is, te beginnen met:
#1: Je leidinggevend team
Dit zijn de leidinggevenden die je moet overtuigen, omdat:
- Zij bepalen of de POS de investering waard is.
- Zij kunnen de acceptatie onder aarzelende medewerkers stimuleren, zodat de overgang soepeler verloopt.
De meeste bedrijven hebben meerdere leidinggevenden die de beslissingen nemen. Ik heb het over operationeel directeuren, financieel directeuren en andere bestuursleden. Mogelijk moet je ook managers en leidinggevenden betrekken om medewerkerstraining mogelijk te maken.
De belangrijkste zorgen hebben doorgaans betrekking op kosten, compatibiliteit en verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering. Neem alle zorgen weg, maar vraag ook om hun input. Zo zijn ze vanaf het begin bij het proces betrokken en kun je je plannen afstemmen op de visie van de bedrijfseigenaar.
#2: Je IT-afdeling
POS-oplossingen brengen nieuwe software, hardware, integraties en processen met zich mee. Voor een correcte implementatie heb je de ondersteuning nodig van je IT-team, dat je bestaande technologiestack van binnen en van buiten kent.
Zij kunnen je adviseren over technische vereisten, softwarecompatibiliteit en het integreren van de POS met bestaande systemen. Zo zorg je voor een soepele overgang en beschikt je IT-team over de informatie om problemen op te lossen.
#3: Je medewerkers
Na het management zijn je medewerkers de volgende groep van wie je draagvlak nodig hebt. Zij zijn degenen die het platform dagelijks gaan gebruiken. Zonder hun steun zul je een lagere productiviteit en medewerkerstevredenheid zien.
Begin in de aanloop naar de implementatie met trainingssessies om medewerkers te leren hoe ze de POS gebruiken. Verzamel ook feedback van medewerkers over manieren om het systeem te verbeteren. Als ze het systeem immers niet prettig vinden (of het niet volledig benutten), worden de voordelen van je POS-implementatie gehalveerd.
#4: Je POS-aanbieder
Terwijl medewerkers en management je vanuit een zakelijk perspectief kunnen begeleiden, kunnen POS-aanbieders je adviseren over alles wat met het product te maken heeft.
Ze begrijpen de software beter dan wie dan ook en kunnen je helpen de POS succesvol te integreren. Daarbij bieden ze inzichten en best practices om fouten te voorkomen.
Let er bij het kiezen van een POS-systeem op dat de aanbieder een goede reputatie heeft op het gebied van klantenondersteuning, om toekomstige problemen met betalingsverwerking te voorkomen.
Een nieuw POS-systeem implementeren
Een POS implementeren lijkt een beetje op het uitvoeren van een overval (maar dan zonder de mogelijkheid om in de gevangenis te belanden).
Je hebt het beste POS-systeem gevonden. Nu moet je de locatie verkennen, je team organiseren en je implementatieplan voor de POS uitvoeren.
Hoewel POS-systemen zeer aanpasbare oplossingen zijn, zijn er nog steeds enkele algemene stappen voor een succesvolle implementatie van een POS:
1. De verkenning: bepaal de behoeften van je bedrijf
Waarschijnlijk heb je deze opgeschreven tijdens het kiezen van een POS-systeem. Gebruik ze als leidraad voor het instellen van de POS.
Als je bijvoorbeeld een klein e-commercebedrijf hebt, heb je waarschijnlijk eenvoudige POS-software nodig voor het afrekenen. Maar als je een foodtruck runt, heb je een mobiele POS nodig om onderweg betalingen te accepteren. Enkele factoren om te overwegen bij het bepalen van je POS-vereisten zijn:
- Transactievolume
- Huidig voorraadbeheersysteem
- Aantal medewerkers
- Klantenervaring
- Integratie met de boekhouding, en
- Hardwarevereisten
Zodra je duidelijkheid hebt over de vereisten, is het tijd voor waarschijnlijk de lastigste stap: draagvlak creëren.
2. Het draagvlak: je team aan boord krijgen
Weet je nog wie de belanghebbenden zijn? Zij vormen je overvalteam. Het is cruciaal om hen op de hoogte te houden van de projectstatus en verwachte deadlines, omdat:
- Zij degenen zijn die de POS gebruiken. Vooral medewerkers op de werkvloer die dagelijks met klanten werken. Als zij niet achter het plan staan of het systeem niet begrijpen, kun je verwachten dat dit ook invloed heeft op de implementatie van de POS.
- Zij de nuances van het bedrijf beter begrijpen en waardevolle feedback kunnen geven voor een succesvollere implementatie. Alleen IT kan je bijvoorbeeld vertellen of de POS problemen zal veroorzaken in je technologiestack, terwijl het management je kan adviseren over het budget.
Om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte blijft, kun je:
- Regelmatig updates per e-mail versturen,
- Belanghebbenden uitnodigen om POS-systemen uit te proberen,
- Wekelijkse voortgangsvergaderingen organiseren, of
- Relevante belanghebbenden alleen-lezen-toegang geven tot de tool voor projectbeheer.
De keuze is aan jou. Zorg er echter voor dat je beschikbaar bent om vragen te beantwoorden en naar feedback te luisteren. Zo voelt je personeel zich betrokken en verloopt de overgang voor iedereen soepeler.
3. De uitrusting: de juiste hardware vinden
Vervolgens is het tijd om de juiste hardware voor je POS-terminal te vinden. Dit kan variëren afhankelijk van je bestaande diensten en processen.
Pop-upwinkels hebben bijvoorbeeld iPads, tablets of mobiele apparaten nodig om je cloudgebaseerde mobiele POS-software te gebruiken. POS-systemen van detailhandelsbedrijven hebben daarentegen mogelijk kassalades, barcodescanners, printers en zelfbedieningsterminals nodig.
4. Het plan: je POS-systeem instellen
Je kunt kiezen uit twee implementatiemethoden:
- De doe-het-zelfroute. Deze is het meest geschikt voor een eenvoudige POS-installatie met een paar terminals en producten. Gebruik de tutorials, helpartikelen en documentatie van het platform om te leren hoe je dit zelf doet. Je kunt ook contact opnemen met de klantenservice voor hulp.
- De begeleide route. Als je een grotere catalogus of meerdere vestigingen hebt, kun je de hulp van je POS-leverancier inschakelen. Controleer voordat je je vastlegt of de klantenservice van de POS-aanbieder betrouwbaar en deskundig is, om frustrerende interacties te voorkomen.
Zodra de implementatiemethode is vastgesteld, is de rest eenvoudig.
Activeer je account
Elke POS-software heeft een accountactiveringsproces. Hierbij worden je bedrijfsgegevens, KYC- en bankrekeninggegevens gebruikt om je bedrijf te valideren en te controleren of de POS-oplossing op jouw locatie legaal betalingen kan verwerken.
Richt je ruimte in
Dit omvat het instellen van apparaten zoals je barcodescanner, kaartlezers, betaalterminals enzovoort. Je kunt de hulp van je POS-aanbieder inschakelen om het proces te versnellen.
Upload je catalogus
Dit is de meest tijdrovende (en belangrijkste) stap bij het implementeren van je POS-systeem. In deze stap upload je je producten, hun specificaties, varianten, prijzen, aanbiedingen en mogelijke kortingen. Je kunt tijd besparen door deze gegevens in bulk te uploaden, maar vergeet niet de gegevens te ordenen in de indeling die de POS-software vereist.
5. De testrun: je POS-software testen
Door je POS-installatie te testen, kun je eventuele problemen identificeren voordat je deze voor het publiek lanceert. Dit omvat het testen van de hardware, de voorraadintegratie en de beveiliging van de betalingsgateway.
Dat betekent echter niet dat alles perfect zal werken. Er kunnen nog steeds storingen zijn die moeten worden opgelost — daarover lees je hierna meer!
Wanneer je je POS-systeem moet optimaliseren
Het is onvermijdelijk dat je je POS-systeem moet optimaliseren. Maar het is belangrijk om dit op het juiste moment te doen, anders besteed je onnodig middelen en verstoor je de bedrijfsvoering.
Hier zijn enkele situaties waarin je kunt overwegen je kassasysteem te updaten.
Wanneer transactiekosten in je winst beginnen te snijden
Net als de dood en belastingen zijn transactiekosten een onvermijdelijke kostenpost van het gebruik van kassasoftware. Als je niet oppast, kunnen deze kosten zich opstapelen en langzaam je winst aantasten. Soms kunnen zelfs kosten van derden, zoals kosten voor betalingsgateways of diensten voor verkopers, de kosten verhogen.
Zorg ervoor dat je de beste deal krijgt door je huidige transactiekosten regelmatig te controleren en ze te vergelijken met de voorwaarden van concurrerende aanbieders. Wees niet bang om over te stappen naar een nieuwe aanbieder als dat financieel verstandiger is.
Wanneer je je bedrijf opschaalt
Je bedrijf opschalen betekent verschillende dingen, afhankelijk van het type bedrijf. Denk aan het toevoegen van meer producten, het openen van meer winkels of het aannemen van meer personeel. Het doel is echter meestal hetzelfde: meer bezoekers naar je winkel trekken.
Je hebt een tweevoudige aanpak nodig om je kassasysteem optimaal op te schalen:
- Update je kassasoftware. Zorg ervoor dat de specificaties van je kassasoftware de verwachte toename in het transactievolume aankunnen.
- Train je medewerkers. Je moet nieuwe medewerkers trainen in het gebruik van het kassasysteem en hun onder andere de beschikbare betaalopties, toepasselijke kortingen en aanbiedingen laten zien.
Met deze twee eenvoudige stappen kun je de beste klantervaring bieden, waardoor klanten worden aangemoedigd terug te komen en positieve beoordelingen te plaatsen.
Wanneer je kassasysteem verouderd is
Verouderde kassasystemen ondersteunen mogelijk niet de nieuwste betaalmethoden, loyaliteitsprogramma's of andere verwachte functies — doordat deze ontbreken, loop je het risico op een slechte klantervaring die je klant naar de concurrentie zal drijven.
Houd je kassasysteem daarom up-to-date. En wees bereid om van aanbieder te wisselen als andere kassasystemen een betere klantervaring kunnen bieden.
Tips en trucs voor een succesvolle implementatie van je kassasysteem
Als je dit voor de eerste keer doet, volgen hier enkele tips voor een soepele implementatie van je kassasysteem.
1. Gebruik een privénetwerk
Kassasystemen verwerken gevoelige informatie, zoals transactiegegevens, klantgegevens, betaalgegevens en meer. Als je je kassasysteem op een openbaar netwerk host, stel je deze gegevens bloot aan hackers en breng je de privacy van je klanten in gevaar.
Overweeg om je kassasysteem op een privénetwerk te hosten om ongeautoriseerde toegang en gegevensverlies tot een minimum te beperken. Hierdoor krijgen alleen apparaten en gebruikers die gemachtigd zijn om het netwerk te gebruiken toegang tot het kassasysteem.
2. Begrijp je kassasysteem grondig
Het gaat niet alleen om het kiezen van het juiste kassasysteem, maar ook om het optimaal benutten van wat je kassasysteem te bieden heeft.
Ondersteunt het coupons? Zijn er beperkingen? Neem de tijd om deze nuances te begrijpen, zodat je betere bedrijfsprocessen kunt creëren en je activiteiten kunt stroomlijnen.
Fouten bij de implementatie van je kassasysteem die je moet vermijden
Hier zijn enkele belangrijke fouten bij de implementatie van je kassasysteem die je moet vermijden:
1. Het winkelpersoneel niet betrekken bij de integratie
Ik weet dat sommigen van jullie mijn gedeelte over het betrekken van je personeel hebben gelezen en dachten: “Nee, niet nodig”, maar het is een grote fout om de implementatie van een kassasysteem te beschouwen als een taak die alleen door de IT-afdeling wordt uitgevoerd. Het is een verandering voor het hele bedrijf, waarbij iedereen op één lijn moet zitten, vooral je winkelpersoneel.
- Betrek hen bij het selectieproces. Hun draagvlak is de beste kans om het volledige voordeel van het systeem te benutten.
- Train uw medewerkers grondig in het gebruik van het systeem om fouten en dalingen in productiviteit te voorkomen.
- Vraag uw medewerkers om feedback te verzamelen terwijl ze het systeem dagelijks gebruiken, zodat u het systeem kunt verbeteren.
2. Geen back-upplan hebben
Uw kassasysteem kan uitvallen door een slechte verbinding, verouderde integraties of defecte hardware. Wat de reden ook is, met een back-upplan kunt u financiële verliezen of gegevensverlies tot een minimum beperken.
Het kan zijn dat u voor verschillende scenario’s meerdere plannen nodig hebt. Als uw voorraadintegratie bijvoorbeeld uitvalt, moet u mogelijk handmatig regelmatig updates naar het voorraadteam sturen. Of als u geen kaarttransacties kunt accepteren, kunt u alternatieve betaalmethoden instellen om ervoor te zorgen dat transacties kunnen doorgaan terwijl u het probleem oplost.
Abonneer u voor meer inzichten in kassasystemen
Uw kassasysteem verbindt elk aspect van uw bedrijfsworkflow. Het stroomlijnt uw betalingsprocessen, vereenvoudigt voorraadbeheer en biedt inzicht in de voorkeuren van klanten.
Daarom is de implementatie van een kassasysteem een bedrijfsbrede inspanning, waarbij iedereen betrokken is, van het IT-team tot uw medewerkers die rechtstreeks met klanten werken. Maar met meer betrokkenen neemt ook de kans op fouten tijdens de implementatie toe.
Door de stappen in dit artikel te volgen – vereisten bepalen, draagvlak creëren bij belanghebbenden, hardware installeren, testen en het systeem in de loop der tijd optimaliseren – kunnen bedrijven de voordelen van een kassasysteem maximaliseren en kostbare fouten voorkomen.
Wilt u meer weten over hoe kassasoftware uw klantervaring kan verbeteren? Abonneer u op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van bedrijfsleiders die de technologische sector vormgeven.
