De uitdaging: verdrievoudiging van de omzet tegenover chaos in de toeleveringsketen
Gardyn — een ontwerper en fabrikant van hydrocultuursystemen voor binnenshuis, gevestigd in Washington D.C. — verdrievoudigde zijn omzet in één jaar toen de vraag naar kweeksets voor thuis tijdens de pandemie sterk toenam. Vrijwel op precies hetzelfde moment dreigde een wereldwijd tekort aan microchips hun productielijn stil te leggen.
De enige weg vooruit was snel handelen: regelmatig van leverancier wisselen, nieuwe leveranciers snel betalen — vaak vooraf — en relaties intact houden terwijl ze opereerden in een tempo waarvoor hun handmatige financiële processen op papier niet waren ingericht.
Dit is het probleem dat het financiële operationsplatform van BILL voor Gardyn heeft opgelost.
In cijfers:
3× Omzetgroei in één jaar bij Gardyn
80+ Medewerkers die samenwerken binnen Financiën, Marketing en Operations
2 BILL-producten in gebruik: AP en Spend & Expense
Waarom handmatige processen het niet konden bijhouden
Vóór BILL verwerkte Gardyn leveranciersbetalingen via handmatige processen op papier. Voor een klein bedrijf met een stabiele bedrijfsvoering is dat beheersbaar. Voor een bedrijf dat om de paar weken nieuwe leveranciers moest aansluiten en hen volgens versnelde betalingsvoorwaarden moest betalen om kritieke onderdelen veilig te stellen, vormde dit een structureel knelpunt.
Het probleem lag niet alleen bij Financiën. Afdelingen binnen het hele bedrijf hadden contact met leveranciers — Marketing onderhandelde over deals met content- en productiepartners, terwijl Operations leveranciers van onderdelen beheerde. Zonder een gecentraliseerd betalingssysteem had niemand duidelijk zicht op de status van betalingen en bleven leveranciers zich afvragen wat de stand van zaken was.
Tijdens de pandemie hadden we veel leveranciers nodig die elektronica maakten. We moesten hen snel betalen — en vooraf — zodat we de elektronica konden veiligstellen die we nodig hadden. BILL gaf ons die mogelijkheid.
De oplossing: AP-automatisering + Spend & Expense op één platform
Gardyn implementeerde zowel BILL Accounts Payable als BILL Spend & Expense, geïntegreerd met NetSuite. De waarde zat niet alleen in het automatiseren van twee afzonderlijke workflows — het ging erom beide kanten van hun financiële bedrijfsvoering in hetzelfde systeem te hebben, met dezelfde terminologie.
BILL Accounts Payable gaf het financiële team gestructureerde controle over leveranciersfacturen: geautomatiseerde gegevensvastlegging, instelbare goedkeuringsroutering, flexibele betalingsopties (ACH, cheque, kaart, internationaal) en een volledig audittraject — allemaal automatisch gesynchroniseerd met NetSuite.
BILL Spend & Expense legde de inkoopkracht rechtstreeks in handen van afdelingshoofden — met budgetcontroles, realtime inzicht in uitgaven en het vastleggen van bonnen via een mobiele app — zonder afstemmingschaos voor Financiën te veroorzaken.
Voor mij in Marketing is het veel eenvoudiger om over deals te onderhandelen wanneer mensen zich niet afvragen waar hun betalingen blijven. BILL helpt ons echt om die relaties op te bouwen en te behouden.
Het resultaat: Financiën als aanjager van groei, niet als knelpunt
Gardyn onderhield leveranciersrelaties tijdens een van de meest ontwrichtende periodes voor de toeleveringsketen in de recente geschiedenis — en groeide erdoorheen. Doordat geautomatiseerde AP de verwerking van facturen en betalingen afhandelde, kon het financiële team zich richten op de leveranciersstrategie. Met Spend & Expense-kaarten in handen van afdelingshoofden konden teams snel handelen zonder achterstanden bij de afstemming te veroorzaken.
Als startup is het heel belangrijk dat we ons richten op groei en niet op zaken die geen waarde toevoegen, zoals het betalen van facturen. De papierwinkel afhandelen — dat is gewoon tijdverspilling, niet alleen voor Finance, maar voor alle andere belanghebbenden die we hebben.
Lees hier de <em>volledige klantcase van Gardyn</em>.
Veelgestelde vragen
Hoe helpt BILL bij leveranciersbetalingen tijdens snelle groei?
BILL Accounts Payable automatiseert het vastleggen van facturen, het routeren van goedkeuringen en het uitvoeren van betalingen — inclusief ACH-betalingen op dezelfde dag en internationale betalingen — zodat groeiende bedrijven leveranciers snel kunnen betalen zonder vertragingen door handmatige verwerking.
Wat is BILL Spend & Expense en hoe werkt het?
BILL Spend & Expense is een alles-in-één oplossing voor uitgavenbeheer die zakelijke kaarten (de BILL Divvy Card, mogelijk gemaakt door Visa) combineert met software voor realtime budgetbeheer, geautomatiseerde categorisering van uitgaven, het vastleggen van ontvangstbewijzen en rapportage.
Kunnen BILL AP en Spend & Expense samen worden gebruikt?
Ja — en hier levert het platform de meeste waarde. De AP- en Spend & Expense-producten van BILL gebruiken één login en synchroniseren met dezelfde integratie voor boekhoudsoftware. Hierdoor krijgen financiële teams op één plek een uniform overzicht van zowel te betalen leveranciersfacturen als uitgaven van medewerkers.
NetSuite
Ja. BILL integreert native met Oracle NetSuite, met automatische tweerichtingssynchronisatie voor AP-, AR- en Spend & Expense-transacties.