Implementatie van Intuit Enterprise Suite: een complete gids

Er was weer een rapport dat moest worden bijgewerkt, een andere spreadsheet liep vast en de financiële afdeling consolideert nog steeds handmatig cijfers van meerdere entiteiten om een duidelijk beeld van het bedrijf te krijgen. 

Op een gegeven moment beginnen losgekoppelde systemen, intercompany-afstemmingen en op spreadsheets gebaseerde workflows de financiële activiteiten meer te vertragen dan ze helpen.

Deze gids behandelt hoe bedrijven Intuit Enterprise Suite implementeren om de boekhouding, rapportage, integraties en financiële workflows voor meerdere entiteiten te helpen centraliseren, terwijl ze zich voorbereiden op een soepelere migratie en operationele overgang.

Waarom implementeren bedrijven Intuit Enterprise Suite?

Veel bedrijven verdiepen zich in Intuit Enterprise Suite wanneer spreadsheets, losgekoppelde systemen en handmatige rapportageworkflows moeilijker te beheren worden naarmate de activiteiten groeien. 

Financiële teams besteden uiteindelijk vaak te veel tijd aan het consolideren van rapporten, het afstemmen van intercompany-transacties en het opschonen van gefragmenteerde financiële gegevens tussen meerdere entiteiten of afdelingen.

Intuit Enterprise Suite helpt boekhouding, rapportage, goedkeuringen en financiële workflows voor meerdere entiteiten samen te brengen in een meer gecentraliseerde omgeving, om zo de efficiëntie en zichtbaarheid te helpen verbeteren.

Checklist voor de implementatie van Intuit Enterprise Suite

Gebruik de onderstaande checklist voordat je naar Intuit Enterprise Suite migreert om te beoordelen of je financiële activiteiten, rapportagestructuren, integraties en workflows voor meerdere entiteiten goed zijn voorbereid op de implementatie.

• Heb je beoordeeld hoe je entiteiten, afdelingen of locaties momenteel financiële rapportage en goedkeuringen beheren?
• Heb je workflows op basis van spreadsheets, handmatige afstemmingen of losgekoppelde systemen geïdentificeerd die operationele knelpunten veroorzaken?
• Heb je je rekeningschema, entiteitsstructuren en categorieën voor financiële rapportage in alle systemen opgeschoond?
• Heb je gestandaardiseerd hoe intercompany-transacties en geconsolideerde rapportage na de migratie worden afgehandeld?
• Heb je de dimensies, rapportagestructuren en operationele zichtbaarheid gedefinieerd die je financiële team nodig heeft?
• Heb je gebruikersrechten, goedkeuringsworkflows en toegangsvereisten voor meerdere entiteiten geconfigureerd?
• Heb je je integraties met salarisadministratie, CRM, HR, bankdiensten en operationele systemen vóór de migratie beoordeeld?
• Heb je je geautomatiseerde workflows, rapportagenauwkeurigheid en financiële dashboards getest met echte operationele gegevens?
• Heb je financiële en operationele teams voorbereid op bijgewerkte rapportage-, goedkeurings- en workflows voor beheer van meerdere entiteiten?
• Heb je interne ervaren kerngebruikers geïdentificeerd die kunnen helpen bij de onboarding en ingebruikname na de lancering binnen de teams?
• Heb je een periode voor rapportagevalidatie of parallelle controle gepland voordat je de activiteiten volledig naar Intuit Enterprise Suite overhevelt?

Zodra je financiële activiteiten, rapportagestructuren en workflows zijn voorbereid op de implementatie, is de volgende stap inzicht krijgen in hoe het migratieproces verloopt op basis van je huidige systemen en bedrijfsomgeving.

Zo migreer je naar Intuit Enterprise Suite

Hieronder staan enkele van de meest voorkomende aandachtspunten en implementatiestappen waarop bedrijven zich moeten voorbereiden voordat ze overstappen naar Intuit Enterprise Suite.

Migreren vanuit QuickBooks Online

Stap 1: Evalueer je huidige workflows voor meerdere entiteiten

Begin voordat je naar Intuit Enterprise Suite migreert met het beoordelen van de manier waarop je financiële activiteiten momenteel binnen QuickBooks Online functioneren. 

Veel groeiende bedrijven bereiken uiteindelijk een punt waarop meerdere entiteiten, afdelingen, locaties of projecten worden beheerd via losgekoppelde QuickBooks-bestanden, spreadsheets en handmatige rapportageprocessen. 

Breng in kaart waar je team de meeste tijd besteedt aan het handmatig consolideren van rapporten, het afstemmen van intercompany-transacties, het volgen van gedeelde uitgaven of het schakelen tussen meerdere systemen. Door deze operationele knelpunten vroegtijdig te begrijpen, kun je bepalen wat tijdens het migratieproces moet worden gestroomlijnd.

Stap 2: Beoordeel je bestaande rekeningschema en financiële structuur

Beoordeel vervolgens je huidige rekeningschema, entiteitsstructuren en rapportage-inrichting voordat je gegevens naar Intuit Enterprise Suite verplaatst. 

Naarmate bedrijven groeien, worden naamgevingsconventies voor rekeningen, rapportagecategorieën en entiteitsstructuren vaak inconsistent tussen verschillende QuickBooks-omgevingen. Het standaardiseren van uw rekeningschema vóór de migratie helpt latere rapportageproblemen te verminderen en zorgt voor een duidelijker geconsolideerd financieel overzicht van de verschillende entiteiten. 

Dit is ook een goede gelegenheid om verouderde rekeningen, dubbele categorieën en entiteitsspecifieke rapportagevereisten te identificeren die vóór de implementatie moeten worden opgeschoond.

Stap 3: Rapportage- en intercompanyprocessen consolideren

Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven overstappen van QuickBooks Online naar Intuit Enterprise Suite is het verminderen van de hoeveelheid handmatig werk die nodig is voor intercompanyboekhouding en geconsolideerde rapportage. 

Bekijk hoe uw team momenteel omgaat met gedeelde kosten, intercompanyleningen, vergoedingen en geconsolideerde financiële rapportage. Als deze processen momenteel afhankelijk zijn van spreadsheets, handmatige journaalboekingen of afzonderlijke afstemmingswerkstromen, kan migratie naar een gecentraliseerde omgeving voor meerdere entiteiten helpen deze taken te stroomlijnen. 

Door vóór de migratie vast te leggen hoe intercompanytransacties tussen entiteiten moeten verlopen, kunnen inconsistenties in rapportages en fouten bij afstemmingen na de livegang worden verminderd.

Stap 4: Werkstromen voor meerdere entiteiten en rapportage configureren

Nadat uw financiële structuur is beoordeeld, configureert u uw omgeving voor meerdere entiteiten binnen Intuit Enterprise Suite. 

Dit omvat het instellen van ouder-kindrelaties tussen entiteiten, het koppelen van intercompanyrekeningen, het toewijzen van gebruikersrechten en het configureren van goedkeuringswerkstromen voor financiële activiteiten. Bedrijven moeten ook bepalen hoe zij geconsolideerde rapporten over entiteiten, afdelingen, projecten of locaties willen bekijken. 

Door deze werkstromen vroegtijdig vast te leggen, zorgt u ervoor dat het platform aansluit bij de manier waarop leidinggevenden, financiële teams en belanghebbenden het bedrijf in de praktijk beheren en beoordelen.

Stap 5: Salarisadministratie, integraties en automatiseringsregels valideren

Voordat u de activiteiten volledig naar Intuit Enterprise Suite verplaatst, valideert u de integraties en geautomatiseerde werkstromen waarvan uw bedrijf dagelijks afhankelijk is. 

Dit omvat salarissystemen, HR-werkstromen, facturatieautomatisering, CRM-integraties, bankkoppelingen en herinneringen voor openstaande vorderingen. 

Bedrijven die overstappen van QuickBooks Online moeten nagaan welke bestaande automatiseringen binnen Intuit Enterprise Suite opnieuw moeten worden gecreëerd, aangepast of uitgebreid. Door deze werkstromen vroegtijdig te testen, voorkomt u verstoringen in de bedrijfsvoering zodra het systeem live gaat.

Stap 6: Geconsolideerde rapporten en financieel inzicht testen

Voer vóór de lancering tests uit op uw belangrijkste financiële rapporten en werkstromen. 

Dit omvat het valideren van geconsolideerde winst-en-verliesrekeningen, balansen, intercompany-eliminaties, rapportages over de salarisadministratie en realtime financiële dashboards. 

Bedrijven moeten deze rapporten vergelijken met hun bestaande rapportagebasis in QuickBooks Online om de nauwkeurigheid voor alle entiteiten te bevestigen. 

Deze fase is vooral belangrijk voor financiële teams die sterk afhankelijk zijn van rapportages aan investeerders, inzicht in meerdere entiteiten of operationele prognoses.

Stap 7: Teams trainen en voorbereiden op de livegang

Nadat de werkstromen en rapportagestructuren zijn gevalideerd, bereidt u uw financiële en operationele teams voor op de overstap naar Intuit Enterprise Suite. 

Train gebruikers vóór de lancering in nieuwe werkstromen voor meerdere entiteiten, rapportage-interfaces, goedkeuringsprocessen, salarisbeheer en automatiseringstools. Bedrijven moeten ook interne ervaren gebruikers aanwijzen die na de livegang kunnen helpen bij de invoering op verschillende afdelingen. 

Zelfs met geautomatiseerde migratieondersteuning vanuit QuickBooks Online zijn voor operationele aanpassingen nog steeds onboarding, tests en vertrouwd raken met werkstromen nodig om een soepelere overgang naar het nieuwe systeem te garanderen.

Migreren vanuit QuickBooks Desktop

Stap 1: Uw huidige werkstromen in de desktopversie beoordelen

Voordat u migreert vanuit QuickBooks Desktop, beoordeelt u hoe uw huidige omgeving momenteel wordt beheerd. 

Veel groeiende bedrijven krijgen uiteindelijk te maken met beperkingen zoals uitsluitend toegang vanaf desktopcomputers, beperkingen aan de bestandsgrootte, handmatige hostingconfiguraties of knelpunten in werkstromen voor één gebruiker. 

Door deze operationele beperkingen vroegtijdig te identificeren, kunt u bepalen wat er moet worden verbeterd bij de overstap naar Intuit Enterprise Suite. 

Stap 2: Ruim je financiële structuur en gebruikerstoegang op

Bekijk vóór de migratie je rekeningschema, entiteitsstructuur, gebruikersrollen en rapportage-instellingen in je Desktop-omgeving. 

Het opschonen van verouderde rekeningen, dubbele records en inconsistente financiële categorieën helpt bij een soepelere overgang naar een gecentraliseerde structuur voor meerdere entiteiten binnen Intuit Enterprise Suite.

Stap 3: Configureer werkstromen voor meerdere entiteiten en goedkeuringen

Nadat je financiële structuur is beoordeeld, configureer je je omgeving voor meerdere entiteiten, werknemerstoegang en aangepaste gebruikersrollen binnen Intuit Enterprise Suite. 

Bedrijven die vanuit Desktop migreren, werken vaak met afzonderlijke bestanden of werkstromen met beperkte gebruikerstoegang. Door gecentraliseerde machtigingen en zichtbaarheid van entiteiten vroegtijdig in te stellen, kun je de samenwerking en operationele controle binnen teams verbeteren. 

Stap 4: Koppel bankfeeds en automatiseer processen

Na de migratie koppel je je bankfeeds, automatiseringswerkstromen, goedkeuringsprocessen en taakmeldingen binnen Intuit Enterprise Suite. 

Dit helpt handmatige transactie-invoer, spreadsheetgebaseerde reconciliaties en knelpunten bij goedkeuringen te verminderen. Deze komen vaak voor bij werkstromen op basis van Desktop. Bedrijven kunnen ook geautomatiseerde goedkeuringswerkstromen configureren voor facturen, budgetten, ramingen en inkoopprocessen.

Stap 5: Valideer rapporten en bereid teams voor op de livegang

Voordat je volledig overstapt, valideer je de geconsolideerde rapporten, financiële dashboards en geautomatiseerde rapportagewerkstromen binnen Intuit Enterprise Suite. 

Bedrijven die overstappen vanaf Desktop moeten controleren hoe rapporten, KPI's en AI-aangedreven financiële inzichten voor verschillende entiteiten worden gegenereerd. Zo waarborg je de nauwkeurigheid van rapportages en de operationele zichtbaarheid vóór de livegang. 

Stap 6: Train teams en stap over op cloudgebaseerde activiteiten

Nadat werkstromen en rapportagestructuren zijn gevalideerd, bereid je teams voor op de overgang van Desktopgebaseerde activiteiten naar een cloudomgeving. 

Omdat Intuit Enterprise Suite realtime samenwerking, toegang op afstand en gecentraliseerde werkstromen ondersteunt, moeten financiële en operationele teams vóór de lancering worden getraind in de bijgewerkte processen voor rapportage, automatisering, goedkeuringen en beheer van meerdere entiteiten.

Migreren vanuit verouderde ERP-systemen, spreadsheetgebaseerde systemen en andere niet-Intuit-oplossingen

Stap 1: Controleer je bestaande financiële werkstromen

Bedrijven die vanuit spreadsheets of verouderde ERP-systemen migreren, moeten eerst bekijken hoe financiële gegevens, rapportages, goedkeuringen en processen tussen entiteiten momenteel worden beheerd. Veel groeiende bedrijven zijn afhankelijk van niet-gekoppelde systemen, handmatige reconciliaties en spreadsheetgebaseerde rapportagewerkstromen die moeilijker te onderhouden worden naarmate de activiteiten groeien.

Stap 2: Standaardiseer je rekeningschema en entiteitsstructuur

Bekijk vóór de migratie je rekeningschema, entiteitshiërarchie en rapportagecategorieën in alle systemen. Het opschonen van dubbele rekeningen, inconsistente naamgevingsconventies en verouderde financiële structuren helpt bij het creëren van nauwkeurigere geconsolideerde rapportages binnen Intuit Enterprise Suite.

Stap 3: Configureer dimensies, rapportages en werkstromen tussen entiteiten

Stel vóór de livegang je rapportagedimensies, toewijzingen tussen entiteiten, goedkeuringswerkstromen en structuur voor geconsolideerde rapportages in. 

Bedrijven die vanuit niet-gekoppelde systemen migreren, moeten bepalen hoe financiële gegevens worden bijgehouden voor verschillende entiteiten, afdelingen, projecten of locaties. Dit verbetert de operationele zichtbaarheid en consistentie van rapportages.

Stap 4: Valideer integraties en historische gegevens

Vóór de lancering valideert u uw historische financiële gegevens, integraties en rapportagewerkstromen in alle verbonden systemen. Dit omvat het testen van geïmporteerde gegevens, het controleren van aansluitingen en het bevestigen dat loonadministratie-, CRM-, HR- of operationele systemen correct synchroniseren binnen Intuit Enterprise Suite.

Stap 5: Teams trainen en voorbereiden op de operationele overgang

Nadat werkstromen en rapportagestructuren zijn gevalideerd, bereidt u de financiële en operationele teams voor op de overgang naar Intuit Enterprise Suite. 

Bedrijven die overstappen van spreadsheets of oudere systemen hebben vaak een introductie nodig rond nieuwe goedkeuringswerkstromen, geconsolideerde rapportage, automatiseringstools en processen voor financieel beheer van meerdere entiteiten.

Zo ziet een succesvolle migratie naar Intuit Enterprise Suite eruit

Na een succesvolle migratie naar Intuit Enterprise Suite beschikken bedrijven over een meer gecentraliseerde en schaalbare financiële omgeving voor entiteiten, afdelingen en operationele werkstromen. 

Financiële teams moeten handmatige aansluitingen kunnen verminderen, rapportage tussen bedrijven kunnen stroomlijnen, goedkeuringswerkstromen kunnen verbeteren en geconsolideerde financiële rapporten kunnen genereren met meer inzicht en nauwkeurigheid. 

Na verloop van tijd zouden bedrijven die overstappen van QuickBooks, oudere ERP-systemen, spreadsheets of andere niet-verbonden systemen ook minder operationele knelpunten, overzichtelijkere financiële rapportagestructuren en een betere samenwerking tussen financiële en operationele teams moeten ervaren.

Beste werkwijzen en belangrijkste uitdagingen voor een succesvolle implementatie van Intuit Enterprise Suite

Terwijl u zich voorbereidt op de implementatie van Intuit Enterprise Suite, kan inzicht in veelvoorkomende beste werkwijzen en migratie-uitdagingen helpen om een soepelere overgang naar het platform te realiseren.

Beste werkwijzen

Standaardiseer uw financiële structuur vóór de migratie

Voordat u Intuit Enterprise Suite implementeert, controleert u uw rekeningschema, entiteitshiërarchie, rapportagecategorieën en structuren tussen bedrijven in alle systemen. 

Het opschonen van dubbele rekeningen, verouderde gegevens en inconsistente naamgevingsconventies vóór de migratie helpt rapportageproblemen te verminderen en verbetert het geconsolideerde financiële inzicht na de livegang.

Configureer werkstromen rond daadwerkelijke rapportagebehoeften

Richt u bij het instellen van dimensies, goedkeuringen en rapportagestructuren op de manier waarop uw financiële team het bedrijf in de praktijk beheert. 

Het te ingewikkeld maken van dimensies of het proberen na te bouwen van elke oudere werkstroom kan het beheer van rapportages en transacties op de lange termijn moeilijker maken. Bouw uw werkstromen rond de rapporten, goedkeuringen en het financiële inzicht die uw teams het vaakst gebruiken.

Valideer rapporten en werkstromen vóór de volledige overgang

Voordat u de activiteiten volledig naar Intuit Enterprise Suite overhevelt, test u uw geconsolideerde rapporten, werkstromen tussen bedrijven, processen voor loonadministratie, integraties en automatiseringsregels met behulp van echte operationele gegevens. 

Veel bedrijven voeren ook tijdelijk parallelle rapportageperioden uit om de resultaten met hun vorige systemen te vergelijken voordat ze volledig overstappen naar de nieuwe omgeving.

Belangrijkste uitdagingen

Inconsistente financiële structuren tussen entiteiten

Een van de meest voorkomende implementatie-uitdagingen is de migratie vanuit niet-verbonden financiële structuren in meerdere entiteiten, afdelingen of systemen. 

Inconsistente rekeningschema's, rapportagecategorieën en entiteitsstructuren kunnen leiden tot onnauwkeurige rapportages en consolidatieproblemen als ze niet worden gestandaardiseerd voordat de migratie begint.

Fouten in configuraties voor transacties tussen bedrijven en rapportage

Slecht geconfigureerde koppelingen tussen bedrijven, dimensies of goedkeuringswerkstromen kunnen na de livegang leiden tot aansluitingsproblemen en onnauwkeurige geconsolideerde rapportages. 

Bedrijven die Intuit Enterprise Suite implementeren, moeten valideren hoe transacties, eliminaties en financiële gegevens tussen entiteiten worden verwerkt voordat ze de activiteiten volledig overhevelen.

Uitdagingen bij gebruikersacceptatie en de overgang van werkstromen

Zelfs na een geslaagde migratie kunnen financiële en operationele teams moeite hebben om zich aan te passen aan nieuwe goedkeuringswerkstromen, rapportagestructuren en processen voor het beheer van meerdere entiteiten binnen Intuit Enterprise Suite. 

Het aanbieden van een introductie die is afgestemd op specifieke rollen en het vroegtijdig identificeren van interne sleutelgebruikers kan helpen de acceptatie te verbeteren en operationele wrijving tijdens de overgangsperiode te verminderen.

Conclusie

Het implementeren van Intuit Enterprise Suite is vaak slechts het begin van het opbouwen van een meer gecentraliseerde en schaalbare financiële omgeving binnen uw bedrijf. 

Naarmate uw werkstromen, rapportagestructuren en activiteiten met meerdere entiteiten zich verder ontwikkelen, raden we u ook aan meer te ontdekken over Intuit Enterprise Suite en te leren hoe accountants en financiële professionals de implementatie en rapportagewerkstromen kunnen ondersteunen via hun Intuit Enterprise-bronnen voor accountants.

Veel succes met uw implementatie- en migratieplanning. Ik hoop dat deze gids u heeft geholpen om u beter voor te bereiden op de operationele overgang naar Intuit Enterprise Suite.