Betalingsopvolging in QuickBooks Payments automatiseren en stoppen met het najagen van facturen

Je opent QuickBooks Payments om te zien welke facturen zijn betaald en ontdekt dat er nog meerdere openstaan en vervallen zijn. Nu controleer je vervaldatums, schrijf je herinneringen en bepaal je welke klanten nog een bericht nodig hebben.

QuickBooks Payments kan veel van dat werk voor je doen. 

In deze handleiding lees je hoe je factuurherinneringen automatiseert, de berichten die klanten ontvangen aanpast en de geavanceerdere hulpmiddelen gebruikt, zodat je minder tijd kwijt bent aan het najagen van betalingen en meer tijd hebt om je bedrijf te runnen.

Hoe QuickBooks Payments je helpt bij betalingsopvolging

QuickBooks Payments biedt je verschillende manieren om te voorkomen dat onbetaalde facturen over het hoofd worden gezien. 

Je kunt maximaal drie automatische herinneringen vóór of na de vervaldatum van een factuur plannen, de inhoud van elk bericht aanpassen en QuickBooks Payments deze consequent laten verzenden voor facturen die het programma oorspronkelijk per e-mail heeft verstuurd.

Bedrijven die QuickBooks Online Advanced gebruiken, kunnen ook workflows maken die reageren op specifieke voorwaarden, zoals de klant, de factuurstatus of het bedrag. 

In aanmerking komende gebruikers kunnen dit uitbreiden met Payments AI, dat de betalingsgeschiedenis gebruikt om herinneringsschema's voor te stellen, bewerkbare berichten op te stellen en andere manieren aan te bevelen om tijdige betaling aan te moedigen.

Samen verminderen deze functies de tijd die je besteedt aan het controleren van vervaldatums en het steeds opnieuw schrijven van dezelfde herinneringen, terwijl je controle houdt over wat klanten ontvangen. 

Zo stel je je betalingsopvolging in en beheer je deze in QuickBooks Payments.

Betalingsopvolging automatiseren in QuickBooks Payments

Zo zorg je ervoor dat je account klaar is en stel je de herinneringshulpmiddelen in die beschikbaar zijn binnen je abonnement. Zodra deze zijn ingeschakeld, kan QuickBooks Payments onbetaalde facturen opvolgen zonder dat jij eraan hoeft te denken.

Vereisten en voorwaarden voor de installatie

Voordat je je herinneringsinstellingen wijzigt, moet je ervoor zorgen dat het volgende geregeld is:

• Een QuickBooks Online-abonnement met automatische factuurherinneringen
• Facturen die via QuickBooks Payments per e-mail zijn verstuurd, omdat automatische herinneringen alleen van toepassing zijn op facturen die QuickBooks Payments al heeft verzonden
• Een QuickBooks Online Advanced-abonnement als je aangepaste herinneringsworkflows wilt maken
• Voor Payments AI: een in aanmerking komend Amerikaans account op Essentials, Plus, Advanced of Intuit Enterprise Suite, samen met toestemming om facturen te maken of te bewerken

Stappen

Gebruik de onderstaande stappen om je betalingsopvolging te automatiseren zodra alles gereed is.

Stap 1. Automatische factuurherinneringen inschakelen

Ga naar Instellingen ⚙ → Account en instellingen → Verkoop → Herinneringen en selecteer Bewerken. 

Schakel automatische factuurherinneringen in.

Stap 2. Je herinneringsschema instellen

Stel maximaal drie herinneringen in, waarbij je voor elke herinnering een specifiek aantal dagen vóór of na de vervaldatum plant. 

Je kunt bijvoorbeeld kort vóór de vervaldatum één herinnering sturen en aanvullende herinneringen nadat de factuur is vervallen.

Stap 3. Elke herinnering aanpassen

Bewerk de onderwerpregel, begroeting en het bericht, zodat de e-mail klinkt alsof deze van jouw bedrijf afkomstig is. 

Je kunt ook beschikbare variabelen gebruiken, zoals het factuurnummer en de bedrijfsnaam, om automatisch relevante gegevens toe te voegen.

Stap 4. Facturen per e-mail versturen via QuickBooks Payments

Automatische herinneringen werken alleen voor facturen die QuickBooks Payments al per e-mail heeft verstuurd. Als je een factuur maakt in QuickBooks Payments maar deze op een andere manier bezorgt, worden de herinneringen niet verzonden.

Stap 5. Indien nodig handmatig een herinnering versturen

Ga naar Alle apps → Verkopen & betaald krijgen → Facturen en zoek de achterstallige factuur. 

Open de vervolgkeuzelijst Betaling ontvangen, selecteer Herinnering verzenden, pas het bericht aan en selecteer Verzenden.

Stap 6. Maak een aangepaste workflow als je Advanced gebruikt

Met QuickBooks Online Advanced kun je herinneringsworkflows maken op basis van voorwaarden zoals de klant, de factuurstatus of het bedrag. 

Je kunt QuickBooks Payments de klant een e-mail laten sturen, de factuur aan een teamlid toewijzen of een interne melding laten verzenden wanneer aan die voorwaarden wordt voldaan.

Stap 7. Bekijk de suggesties van Payments AI als die beschikbaar zijn

Klanten in de VS met Essentials, Plus, Advanced of Intuit Enterprise Suite die toestemming hebben om facturen te maken of te bewerken, kunnen het deelvenster Payments AI openen door een factuur te maken of te openen, of door het pictogram Intuit AI te selecteren. 

Het kan de betalingsgeschiedenis gebruiken om een herinneringsschema voor te stellen, bewerkbare berichten op te stellen en een aanpasbaar beleid voor kosten wegens te late betaling aan te bevelen.

Stap 8. Controleer welke facturen nog aandacht nodig hebben

Bekijk regelmatig je factuuroverzicht en herinneringsactiviteiten om klanten te identificeren die mogelijk rechtstreeks moeten worden opgevolgd nadat de automatische herinneringen zijn verzonden.

Tekenen dat je geautomatiseerde betalingsopvolging in QuickBooks Payments werkt

Tegen de tijd dat je de bovenstaande stappen hebt voltooid, zou QuickBooks Payments je routinematige betalingsherinneringen op de achtergrond moeten afhandelen. 

In plaats van je factuuroverzicht te openen om uit te zoeken wie nog een e-mail nodig heeft, kun je bekijken wat QuickBooks Payments al heeft verzonden en alleen ingrijpen wanneer een klant persoonlijke aandacht nodig heeft.

Dat zou moeten betekenen dat er minder achterstallige facturen door de mazen van het net glippen, terwijl je minder tijd van je dag besteedt aan het najagen van betalingen. 

QuickBooks Payments meldt ook dat klanten die herinneringen van Payments AI gebruiken gemiddeld sneller worden betaald, hoewel dat de eigen benchmark van Intuit is en geen onafhankelijk geverifieerd resultaat. 

De praktische opbrengst is eenvoudiger: je opvolgingsproces blijft doorgaan, ook wanneer je aandacht ergens anders nodig is.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden en tips om te volgen

Zodra je herinneringen actief zijn, is de volgende stap ervoor zorgen dat ze helpen zonder nieuwe wrijving te veroorzaken. Houd deze fouten en tips in gedachten terwijl je het proces beheert.

Herinneringen te kort na elkaar plannen

Geef klanten voldoende tijd om elk bericht te zien en ernaar te handelen. Meerdere herinneringen binnen een korte periode versturen kan overdreven aanvoelen zonder de kans op betaling te vergroten.

Voor elke fase dezelfde toon gebruiken

Houd vroege herinneringen vriendelijk en behulpzaam en word vervolgens directer naarmate de factuur achterstallig blijft. Een klant die één dag te laat is, zou niet hetzelfde bericht moeten ontvangen als iemand die de factuur al enkele weken negeert.

De contact- en betalingsgegevens van de klant over het hoofd zien

Controleer of het e-mailadres juist is en of op de factuur duidelijk staat hoe er moet worden betaald. Automatisering kan niet helpen als de herinnering naar een inactieve inbox wordt gestuurd of de klant niet weet wat de volgende stap is.

Een door AI voorgestelde vergoeding wegens te late betaling toepassen zonder deze te controleren

Controleer voordat je de aanbeveling accepteert of je beleid voor kosten wegens te late betaling duidelijk aan klanten is meegedeeld en in jouw rechtsgebied is toegestaan.

Automatisering situaties laten afhandelen die een gesprek vereisen

Voor een betwiste factuur of een overeengekomen betalingsregeling is persoonlijke aandacht nodig. Bekijk deze gevallen voordat je vertrouwt op een volgende geplande herinnering.

Tot slot

Nu je herinneringen zijn ingesteld, kun je minder tijd besteden aan het najagen van facturen en onbetaalde bedragen de aandacht geven die ze nodig hebben. 

Als je op die opzet wilt voortbouwen, bekijk dan onze betalingstools om te zien hoe online facturen en periodieke betalingen de rest van je incassoproces kunnen vereenvoudigen. 

Je kunt ook Payments AI nader bekijken en zien hoe het zorgt voor consistentere opvolging van betalingen. Wanneer je klaar bent om verder te gaan, vergelijk dan onze abonnementen en prijzen om de functies te vinden die bij je bedrijf passen. 

Als je hulp nodig hebt bij het kiezen, neem contact op met hun team, of ga naar hun informatiecentrum voor kleine bedrijven voor meer praktische begeleiding. 

Veel succes met je opzet. Ik hoop dat je hierdoor elke week één ding minder hoeft na te jagen.