Geautomatiseerde werkstromen in Intuit QuickBooks Online: uitgebreide analyse van functies & werking

Weer is een factuur over de vervaldatum heen gegaan. Iemand vergat een betaling op te volgen. Een terugkerende transactie moest voor de derde maand op rij handmatig opnieuw worden aangemaakt, terwijl de boekhoudtaken zich op de achtergrond bleven opstapelen.

Intuit QuickBooks Online bevat geautomatiseerde werkstromen waarmee bedrijven repetitief financieel administratief werk kunnen verminderen.

Met functies zoals geautomatiseerde herinneringen, goedkeuringen, terugkerende transacties en ondersteuning bij afstemmingen kunnen bedrijven minder tijd besteden aan het opvolgen van routinetaken en meer tijd aan het draaiende houden van hun activiteiten.

Wat zijn geautomatiseerde werkstromen in QuickBooks Online?

QuickBooks Online bevat geautomatiseerde werkstromen waarmee bedrijven repetitieve boekhoudkundige en financiële taken kunnen automatiseren.

In plaats van telkens handmatig factuurherinneringen te versturen, goedkeuringen aan te vragen of terugkerende transacties te beheren, kan QuickBooks deze acties automatiseren op basis van regels en voorwaarden die u configureert.

De meeste werkstromen volgen een eenvoudig proces:

1. Een trigger start de werkstroom
2. QuickBooks controleert of aan de voorwaarden is voldaan
3. Het systeem voert automatisch een actie uit

Een werkstroom kan bijvoorbeeld worden geactiveerd wanneer een factuur de vervaldatum nadert. Als de factuur nog steeds als onbetaald staat gemarkeerd, kan QuickBooks automatisch een betalingsherinnering versturen of om goedkeuring vragen op basis van de werkstroominstellingen.

Wat kunnen geautomatiseerde werkstromen in QuickBooks Online doen?

Afhankelijk van de gebruikte werkstroom of automatiseringsfunctie kan QuickBooks Online helpen bij het automatiseren van repetitieve boekhoudkundige en financiële taken in verschillende onderdelen van een bedrijf.

• Automatisch factuurherinneringen en betalingsopvolgingen versturen op basis van geconfigureerde voorwaarden voor werkstromen.
• Terugkerende facturen, rekeningen, uitgaven en betalingen genereren volgens geplande intervallen.
• Goedkeuringswerkstromen activeren voor facturen, rekeningen, aankopen en uitgaven die vóór verwerking moeten worden gecontroleerd.
• Transactiecategorieën en overeenkomende gegevens voorstellen met behulp van bankfeedactiviteiten, boekhoudregels en eerder categorisatiegedrag.
• AI-ondersteunde functies voor betalingsherinneringen gebruiken om betalingsopvolgingen en werkstromen voor het innen van facturen te helpen optimaliseren.
• Bank- en creditcardtransacties importeren en aan elkaar koppelen om afstemmingswerkstromen te stroomlijnen en handmatige gegevensinvoer te verminderen.

Deze automatiseringsfuncties kunnen bedrijven helpen repetitief administratief werk te verminderen en tegelijkertijd de consistentie van financiële werkstromen te verbeteren.

Opvallende aspecten van de geautomatiseerde werkstromen van QuickBooks Online

Bibliotheek met vooraf gebouwde sjablonen

QuickBooks Online Advanced bevat meer dan 60 sjablonen voor het automatiseren van werkstromen voor facturen, rekeningen, schattingen, inkooporders, factuurbetalingen, goedkeuringen en herinneringen.

AI-aangedreven betalingsherinneringen

QuickBooks Payments AI gebruikt de betalingsgeschiedenis van klanten en inzichten in betalingsgedrag om het juiste moment voor herinneringen, betalingsinstellingen en communicatie voor opvolging voor te stellen. QuickBooks stelt dat bedrijven die AI-ondersteunde betalingsherinneringen gebruiken gemiddeld sneller betaald krijgen dan bij standaardopvolging van facturen.

Automatisering van bankfeeds met anomaliedetectie

Automatisering van bankfeeds met anomaliedetectie: QuickBooks Online maakt verbinding met meer dan 24.000 financiële instellingen en leert in de loop van de tijd hoe u transacties categoriseert. De Accounting AI helpt bij het voorstellen van overeenkomende transacties en aanbevelingen voor categorisatie, terwijl gebruikers de controle houden over de beoordeling van transacties.

Goedkeuringswerkstromen voor teams met meerdere gebruikers

Voor teams waarin meer dan één persoon de financiën beheert, ondersteunt QuickBooks Online Advanced goedkeuringswerkstromen die ervoor zorgen dat facturen, rekeningen en andere transacties worden gecontroleerd voordat ze worden verwerkt.

Geautomatiseerde werkstromen instellen in QuickBooks Online

Zo kunnen bedrijven geautomatiseerde werkstromen maken en beheren in QuickBooks Online Advanced met behulp van sjablonen voor werkstromen, voorwaarden, goedkeuringen, herinneringen en automatiseringsinstellingen.

Stap 1: Open het dashboard voor workflows

Ga om workflows in te stellen naar het menu Instellingen en selecteer “Workflows beheren.” 

Hierdoor wordt het dashboard voor workflows geopend, waar bedrijven hun bestaande automatiseringen kunnen maken, bewerken, inschakelen, uitschakelen en beheren.

QuickBooks slaat actieve workflows op in het gedeelte “Mijn workflows”, waardoor het eenvoudiger wordt om meerdere automatiseringen vanaf één locatie te controleren en te beheren.

Stap 2: Kies een workflowsjabloon of maak een aangepaste workflow

QuickBooks Online Advanced bevat meer dan 60 workflowsjablonen voor facturen, rekeningen, offertes, inkooporders, goedkeuringen, herinneringen en andere financiële taken. Gebruikers kunnen beginnen met een sjabloon of helemaal zelf een aangepaste workflow maken.

Het platform groepeert workflows in verschillende categorieën, waaronder:

• herinneringen
• goedkeuringen
• automatiseringen

Met sjablonen kunnen bedrijven veelvoorkomende taken sneller automatiseren zonder elke workflow handmatig vanaf de basis op te bouwen.

Stap 3: Stel workflowvoorwaarden en triggers in

Na het selecteren van een workflow kunnen gebruikers de voorwaarden en triggers configureren die bepalen wanneer de automatisering wordt uitgevoerd.

Triggers zijn de gebeurtenissen die de workflow starten, terwijl voorwaarden fungeren als de regels die QuickBooks controleert voordat een actie wordt uitgevoerd. Bedrijven kunnen workflows configureren rond factuurbedragen, klanttypen, vervaldatums, goedkeuringsvereisten en transactieactiviteiten.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld een workflow maken die automatisch om goedkeuring vraagt wanneer een factuur een bepaald dollarbedrag overschrijdt, of herinneringen verstuurt voor onbetaalde facturen waarvan de vervaldatum nadert.

Met QuickBooks kunnen gebruikers ook meerdere voorwaarden binnen één workflow toevoegen voor een nauwkeurigere controle over de automatisering.

Stap 4: Configureer workflowacties

Zodra de voorwaarden zijn geconfigureerd, kunnen bedrijven kiezen welke acties QuickBooks automatisch moet uitvoeren wanneer de workflow wordt geactiveerd.

Afhankelijk van het type workflow kan QuickBooks:

• herinneringsmails versturen
• goedkeuringsverzoeken maken
• teamleden op de hoogte brengen
• rapporten of overzichten versturen
• interne taakherinneringen maken
• terugkerende operationele acties automatiseren

Bedrijven kunnen ook de ontvangers van meldingen, herinneringsschema’s, routering van goedkeuringen en bepaalde workflowberichten aanpassen.

Stap 5: Sla de workflow op, schakel deze in en test hem

Na het configureren van de workflowinstellingen kunnen gebruikers de workflow opslaan en inschakelen in QuickBooks Online Advanced.

Voordat bedrijven in de dagelijkse activiteiten op automatisering vertrouwen, moeten ze de logica van de workflow zorgvuldig controleren. Zo kunnen ze bevestigen dat de voorwaarden correct zijn geconfigureerd, goedkeuringen naar de juiste gebruikers worden doorgestuurd, herinneringsschema’s goed functioneren en meldingen zoals verwacht worden geactiveerd.

Met QuickBooks kunnen gebruikers workflows later ook bewerken, uitschakelen, kopiëren of verwijderen als de operationele behoeften veranderen.

Stap 6: Controleer en optimaliseer je automatiseringen

Nadat workflows zijn ingeschakeld, moeten bedrijven hun automatiseringen regelmatig controleren en optimaliseren naarmate financiële processen zich ontwikkelen.

Met QuickBooks kunnen gebruikers workflows rechtstreeks beheren vanuit het gedeelte “Mijn workflows”, waar ze actieve automatiseringen kunnen controleren, workflowvoorwaarden kunnen aanpassen en meldingsinstellingen in de loop van de tijd kunnen verfijnen.

Wanneer goedkeuringsprocessen, factuurstructuren, betaalgedrag van klanten of interne workflows veranderen, kunnen bijgewerkte automatiseringsregels helpen om de nauwkeurigheid van workflows en de operationele consistentie te behouden.

Wie heeft baat bij de geautomatiseerde workflows van QuickBooks Online?

Freelancers en zelfstandige ondernemers

Freelancers, consultants en zelfstandige ondernemers kunnen terugkerende facturen en geautomatiseerde herinneringen gebruiken om handmatige opvolging en repetitieve facturatietaken te beperken.

Dienstverlenende bedrijven

Agentschappen, adviesbureaus en andere dienstverlenende bedrijven kunnen workflowautomatiseringen gebruiken om terugkerende facturering, goedkeuringen, factuurherinneringen en opvolging van klantbetalingen efficiënter te beheren.

Bedrijfseigenaren zonder boekhoudkundige achtergrond

De functies voor categorisering, bankfeeds en hulp bij bankafstemming van QuickBooks Online kunnen boekhoudtaken vereenvoudigen voor bedrijfseigenaren met beperkte boekhoudkundige ervaring.

Boekhouders en accountants

Boekhouders en accountants die meerdere klanten beheren, kunnen workflowautomatisering gebruiken om repetitief administratief werk rond facturering, transactiebeoordelingen en de opvolging van betalingen te verminderen.

Detailhandel en e-commercebedrijven

Detailhandelaren en e-commercebedrijven met grote transactievolumes kunnen imports uit bankfeeds, transactiekoppeling en categoriseringstools gebruiken om workflows voor bankafstemming te stroomlijnen.

Financiële teams met meerdere gebruikers

Financiële teams met meerdere gebruikers die facturen, rekeningen of goedkeuringen afhandelen, kunnen goedkeuringsworkflows en tools voor workflowbeheer gebruiken om het toezicht op financiële processen te verbeteren.

Groeiende start-ups

Start-ups groeien vaak snel uit hun handmatige spreadsheets en eenvoudige boekhoudprocessen. De geautomatiseerde workflows van QuickBooks Online kunnen helpen bij het beheren van groeiende transactievolumes, terugkerende facturering, goedkeuringen en financiële administratieve taken zonder aanzienlijk meer handmatig werk toe te voegen.

Slotgedachten over geautomatiseerde workflows in QuickBooks Online

Geautomatiseerde workflows kunnen bedrijven helpen repetitief boekhoudwerk te verminderen, de financiële consistentie te verbeteren en de dagelijkse bedrijfsvoering te stroomlijnen.

Als je je automatiseringsconfiguratie verder wilt uitbreiden, raad ik aan te onderzoeken hoe je projectworkflows maakt en gebruikt in QuickBooks Online.

Veel succes met de workflows of financiële processen die je als volgende wilt verbeteren.