Een klant betaalt je factuur, maar in plaats van verder te gaan, moet je nog steeds verschillende hulpprogramma's openen om uit te zoeken waar het geld is terechtgekomen en waarom het gestorte bedrag er anders uitziet.
Het wordt nog verwarrender wanneer meerdere betalingen worden samengevoegd in één storting en de verwerkingskosten afzonderlijk worden geregistreerd.
In deze handleiding leer je hoe je dat hele proces verbonden houdt in QuickBooks Payments.
Je leert hoe je een klantbetaling kunt volgen vanaf de oorspronkelijke factuur tot aan je administratie, met minder heen-en-weer schakelen tussen afzonderlijke hulpprogramma's.
Hoe facturering, betalingen en boekhouding samenwerken in QuickBooks Payments
Als je alles samen uitvoert, houdt QuickBooks Payments dezelfde klanttransactie verbonden vanaf de factuur tot aan de bankstorting.
Als je bijvoorbeeld een factuur van $100 verstuurt en de klant betaalt via QuickBooks Payments, markeert het de factuur als betaald en registreert het de betaling in je boekhouding. Vervolgens neemt het die betaling op in een gebundelde storting en registreert het de bijbehorende verwerkingskosten afzonderlijk.
Zodra de gebundelde storting in je gekoppelde bankrekening verschijnt, kan QuickBooks Payments deze koppelen aan de betalingen die al zijn geregistreerd. Je moet je rekeningen nog steeds controleren en afstemmen, maar het grootste deel van het betalingsoverzicht is al aanwezig.
Vereisten voor facturering, betalingen en boekhouding in QuickBooks
Controleer voordat je begint of het volgende gereed is.
Een actief QuickBooks Online- en QuickBooks Payments-account
Je hebt een actief QuickBooks Online-abonnement en een goedgekeurd QuickBooks Payments-account nodig dat eraan is gekoppeld. QuickBooks Payments is afhankelijk van geschiktheid en goedkeuring van de aanvraag, terwijl transactiekosten van toepassing zijn zonder maandelijkse kosten of minimumvereisten.
Een gekoppelde zakelijke bankrekening
Selecteer de bankrekening waarop je QuickBooks Payments-stortingen binnenkomen en koppel de bankfeed ervan. QuickBooks Payments kan vervolgens de banktransacties downloaden en gebundelde stortingen koppelen aan de gegevens die al in je boekhouding staan.
Onlinefactuurbetalingen en ingestelde registratierekeningen
Schakel onlinefactuurbetalingen in en bevestig dat stortingen en verwerkingskosten aan de juiste rekeningen zijn toegewezen.
Zodra dit gereed is, leidt het volgende gedeelte je door de workflow, van het versturen van een factuur tot het controleren van de daaruit voortvloeiende bankstorting.
Facturering, betalingen en boekhouding samen uitvoeren in QuickBooks Payments
Zo verbind je de workflow, zodat QuickBooks Payments informatie kan doorgeven van de oorspronkelijke factuur tot aan de betaling, storting en boekhoudgegevens.
Stap 1. Bevestig dat QuickBooks Payments actief is
Ga naar Instellingen → Account en instellingen → Betalingen om te bevestigen dat je QuickBooks Payments-account is gekoppeld.
Controleer daar ook of standaardstortingen en verwerkingskosten aan de juiste rekeningen zijn toegewezen.
Stap 2. Koppel je zakelijke bankrekening
Ga naar Alle apps → Boekhouding → Banktransacties en selecteer Account koppelen. Als je al een andere rekening hebt gekoppeld, selecteer je in plaats daarvan Rekening koppelen.
Koppel de rekening waarop je QuickBooks Payments-stortingen binnenkomen, zodat QuickBooks gedownloade banktransacties kan vergelijken met de stortingen die in je boekhouding zijn geregistreerd.
Stap 3. Verstuur facturen met ingeschakelde onlinebetalingsopties
Selecteer + Maken → Factuur en voer de klant- en factuurgegevens in. Schakel vóór het versturen de onlinebetaalmethoden in die je wilt accepteren.
Wanneer de klant via de betaallink op de factuur betaalt, kan QuickBooks de betaling rechtstreeks op die factuur toepassen.
Stap 4. Laat QuickBooks Payments de betaling registreren
Ga naar Alle apps → Verkopen en betalingen ontvangen → Facturen en open de factuur van de klant. Nadat de betaling is verwerkt, moet de status worden weergegeven als Betaald, waarbij de betaling automatisch op de factuur wordt toegepast.
Stap 5. Controleer de bijbehorende storting
QuickBooks Payments groepeert verwerkte betalingen in een storting en registreert de bijbehorende verwerkingskosten afzonderlijk.
Zodra de storting in je bankfeed verschijnt, kan QuickBooks Payments deze koppelen aan de al geregistreerde betalingen.
Als QuickBooks Payments niet automatisch een overeenkomst vindt, gebruik je de optie Koppelen om de bijbehorende storting handmatig te zoeken. De timing van stortingen varieert en je eerste stortingen of betalingen die ter controle zijn geplaatst, kunnen langer duren dan het gebruikelijke schema.
Stap 6. Controleer je rapporten zonder iets te exporteren
Ga naar Rapporten → Standaardrapporten en bekijk rapporten zoals Winst-en-verlies en Overzicht ouderdom openstaande vorderingen.
Deze laten zien hoe inkomsten worden geregistreerd en welke facturen nog openstaan, hoewel de exacte resultaten afhangen van de vraag of je bedrijf kas- of boekhouding op transactiebasis gebruikt.
Stap 7. Let op mogelijke afwijkingen
Ga naar Alle apps → Boekhouding → Afstemmen en vergelijk de transacties in QuickBooks Payments met je bankafschrift. Als het verschil niet nul is, controleer je op ontbrekende stortingen, dubbele boekingen of verwerkingskosten die op de verkeerde rekening zijn geregistreerd.
Zo ziet een succesvol werkproces van QuickBooks Payments eruit
Zodra alles is ingesteld, zou je minder tijd moeten besteden aan het uitzoeken waar elke betaling is gebleven.
Voorheen moest je misschien tussen afzonderlijke tools schakelen en vervolgens een spreadsheet gebruiken om de gegevens samen te voegen.
Met alles verbonden in QuickBooks Payments kun je de transactie echter op één plek volgen, van de oorspronkelijke factuur tot de storting op de bankrekening.
Je moet je rekeningen nog steeds afstemmen en alles onderzoeken wat niet correct overeenkwam. Maar in plaats van het betalingstraject handmatig samen te stellen, kun je meer tijd besteden aan het controleren van uitzonderingen.
Als je factuurstatussen actueel zijn, je saldo in QuickBooks Payments overeenkomt met je bankafschrift en je rapporten de verwachte activiteit weergeven zonder een afzonderlijke spreadsheet, werkt de configuratie zoals bedoeld.
Veelgemaakte fouten in werkprocessen van QuickBooks Payments en deskundige tips
Zelfs wanneer het belangrijkste werkproces is verbonden, kunnen enkele details rond de configuratie en boekhouding er nog steeds voor zorgen dat betalingen of stortingen op de verkeerde plek terechtkomen.
Hier volgen fouten die je moet vermijden en tips om alles overzichtelijk te houden.
Een betalingsverwerker gebruiken die niet correct synchroniseert
Een afzonderlijke betalingsverwerker kan nog steeds met QuickBooks Payments werken, maar controleer welke informatie de integratie daadwerkelijk overdraagt.
Als deze alleen het verkoopbedrag verzendt zonder de bijbehorende factuur, storting of verwerkingskosten, moet je die gegevens mogelijk nog steeds handmatig registreren en koppelen.
Betalingen bij Niet-gestorte gelden laten staan
QuickBooks Payments verwerkt de eigen factuurbetalingen zonder dat je ze bij Niet-gestorte gelden hoeft te plaatsen.
Als je deze rekening echter gebruikt voor cheques, contant geld of betalingen die elders zijn geïnd, vergeet dan niet om ze te groeperen en te storten, zodat het saldo niet verder blijft oplopen.
Controleer waar stortingen en kosten worden geregistreerd
Controleer na het activeren van QuickBooks Payments of standaardstortingen en verwerkingskosten naar de juiste rekeningen gaan.
Anders registreert QuickBooks Payments de transacties mogelijk automatisch, maar worden ze op een plek gezet die je niet had verwacht.
Controleer rapporten en stem regelmatig af
Automatisch koppelen kan een groot deel van het routinematige werk uitvoeren, maar je moet je rapporten over openstaande vorderingen nog steeds controleren en afstemmen met je bankafschrift.
Zo kun je je richten op uitzonderingen, zoals ontbrekende stortingen, dubbele transacties of onjuiste kosten, in plaats van elke betaling opnieuw vanaf het begin te controleren.
Conclusie
Facturering, betalingen en boekhouding samenbrengen betekent niet dat je alles in één keer hoeft te veranderen. Begin met één workflow, zorg ervoor dat je betalingen en kosten op de juiste rekeningen terechtkomen en pas de inrichting aan naarmate je deze gebruikt.
Als je wilt zien wat er nog meer beschikbaar is, bekijk dan hun betaaltools of ontdek hoe hun Payments Agent kan helpen met het opvolgen van facturen.
Veel succes met het koppelen van alles. Ik hoop dat je daardoor minder betalingen hoeft na te gaan en meer tijd overhoudt om je op de rest van je bedrijf te richten.
Veelgestelde vragen over facturering, betalingen en boekhouding samen beheren
Wat betekent ‘alles-in-één’ hier eigenlijk?
Dezelfde klanttransactie blijft gekoppeld vanaf de factuur tot aan je boekhouding. Betalingen die via QuickBooks Payments worden gedaan, worden automatisch op de factuur toegepast.
Wat is het verschil met het gebruik van een afzonderlijke betaalapp naast QuickBooks Payments?
Dat hangt ervan af welke informatie de app naar QuickBooks Payments overdraagt. Als gegevens over stortingen en kosten ontbreken, kan handmatige registratie of matching nog steeds nodig zijn.
Worden betalingen echt automatisch aan facturen gekoppeld?
Betalingen die via een QuickBooks Payments-factuur worden gedaan, worden er automatisch op toegepast. De bijbehorende banktransactie moet mogelijk nog wel worden gecontroleerd of handmatig worden gekoppeld.
Welke betaalmethoden worden via deze workflow ondersteund?
Klanten kunnen betalen met een kaart, ACH, Apple Pay, PayPal of Venmo. Affirm is mogelijk ook beschikbaar voor daarvoor in aanmerking komende facturen.
Is er bescherming als een klant een kaartbetaling betwist?
Optionele bescherming tegen betalingsgeschillen kan in aanmerking komende terugboekingen van creditcards en betaalpassen dekken die na inschrijving worden verwerkt. ACH, PayPal, Venmo en Affirm zijn uitgesloten; er gelden dekkingslimieten en extra kosten.