Van spreadsheets naar Series A: zo bouw je met QuickBooks Payments de betaalbasis van je start-up

Die spreadsheet werkte prima toen slechts een paar klanten je betaalden. 

Nu heeft een investeerder om je financiële gegevens gevraagd en zoek je door rijen heen om te begrijpen waarom de facturen niet overeenkomen met wat er op de bankrekening is binnengekomen. 

Dat is een stressvolle situatie als je je al op een financieringsronde moet concentreren.

Als je het opschonen voor wilt zijn, is dit artikel een goede plek om te beginnen. We laten zien hoe QuickBooks Payments die versnipperde betalingsgeschiedenis kan omzetten in een financieel systeem dat gemakkelijker te onderhouden en veel eenvoudiger te delen is wanneer investeerders vragen beginnen te stellen.

Hoe QuickBooks Payments een betalingsbasis voor startups ondersteunt

Door dagelijkse betalingsactiviteiten in hetzelfde systeem als je boekhouding onder te brengen, geeft QuickBooks Payments startups de hulpmiddelen om betaald te worden en georganiseerd te blijven. 

Elke factuur en in aanmerking komende betaling draagt bij aan de gegevens achter je rapporten, zodat je het financiële verhaal van de startup niet telkens opnieuw hoeft samen te stellen wanneer iemand om de cijfers vraagt.

Je moet je rekeningen nog steeds controleren en afstemmen, maar het doorlopende werk wordt gemakkelijker te beheren. Daardoor heeft je accountant schonere gegevens om mee te werken en kun je met meer vertrouwen reageren op vragen van investeerders.

Vereisten vooraf en vereisten voor de configuratie

Voordat je iets configureert, moet je ervoor zorgen dat je de juiste QuickBooks Payments-account hebt, voldoende informatie hebt om nauwkeurige beginadministratie op te stellen en een duidelijk plan hebt voor het bijhouden van de boekhouding.

Kies de juiste QuickBooks Payments-configuratie

Selecteer een QuickBooks Online-abonnement met de rapportages en toegang die je startup nodig heeft. 

Simple Start bevat al essentiële rapporten, zoals winst-en-verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht, terwijl uitgebreidere abonnementen meer details en functionaliteit bieden.

Je moet je ook afzonderlijk aanmelden voor QuickBooks Payments, waarvoor voorwaarden voor geschiktheid, kredietwaardigheid en goedkeuring gelden.

Verzamel je bestaande financiële administratie

Neem meer mee dan alleen je klantenlijst en spreadsheet met omzet. 

Verzamel je openstaande facturen, bankafschriften, zakelijke uitgaven en gegevens over geld dat door oprichters is ingebracht of geleend, zodat QuickBooks Payments met een vollediger financieel beeld begint.

Bepaal hoe de boekhouding wordt bijgehouden

Werk samen met een accountant om te kiezen tussen kas- en transactiebasis en spreek af hoe vaak de rekeningen worden gecontroleerd. 

QuickBooks Payments kan rapporten volgens beide methoden weergeven, maar institutionele investeerders verwachten vaak afgestemde financiële overzichten op transactiebasis naarmate een startup toewerkt naar een financieringsronde met een vastgestelde waardering.

Zodra deze onderdelen op hun plaats staan, kun je met minder latere correcties beginnen aan de belangrijkste configuratie.

Zo bouw je de betalingsbasis van je startup in QuickBooks Payments op

Zo configureer je je facturering, betalingen en financiële rapportage in QuickBooks Payments, zodat je startup nauwkeurige administratie kan bijhouden en zich kan voorbereiden op toekomstige financieringsrondes.

1. Configureer QuickBooks Online en meld je aan voor QuickBooks Payments

Door je boekhoud- en betalingssystemen vroegtijdig op te zetten, creëer je een consistent startpunt en beperk je de historische informatie die je later moet importeren of afstemmen. 

Voor QuickBooks Payments is een afzonderlijke aanvraag vereist en gelden voorwaarden voor geschiktheid, kredietwaardigheid en goedkeuring.

2. Kies samen met je accountant een boekhoudmethode

Met QuickBooks Payments kun je kasbasis of transactiebasis instellen als je standaardboekhoudmethode en de methode die in afzonderlijke rapporten wordt weergegeven wijzigen. 

Bij boekhouding op transactiebasis worden inkomsten en uitgaven over het algemeen geregistreerd wanneer ze zijn verdiend of ontstaan, wat kan gebeuren voordat de betaling wordt uitgevoerd.

Als klanten vooraf betalen voor abonnementen of langdurige diensten, moeten die betalingen mogelijk als uitgestelde omzet worden geregistreerd totdat de dienst is geleverd. 

QuickBooks Online Advanced ondersteunt automatische schema's voor omzetverantwoording, terwijl voor andere abonnementen mogelijk een afzonderlijk proces of hulp van een accountant nodig is.

3. Klantfacturen verzenden via QuickBooks Payments met ingeschakelde betalingen

Hierdoor ontstaat een consistent overzicht van wat klanten verschuldigd zijn en kunnen zij in aanmerking komende facturen online betalen. 

QuickBooks Payments kan creditcards, betaalpassen, ACH-overschrijvingen, PayPal en Venmo accepteren en de daaruit voortvloeiende betalingen in je rekeningschema categoriseren.

4. Automatisch geregistreerde en gematchte betalingen controleren

QuickBooks Payments kan in aanmerking komende transacties automatisch matchen met gedownloade banktransacties, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt beperkt. 

Automatisch matchen is mogelijk niet beschikbaar voor elke rekening of transactie, dus niet-gematchte betalingen moeten nog steeds handmatig worden gecontroleerd.

Automatisch matchen vervangt ook geen regelmatige afstemming. 

Je moet QuickBooks Payments nog steeds vergelijken met je bank- en creditcardafschriften om ontbrekende, dubbele of verkeerd gecategoriseerde transacties te identificeren.

5. Controleer elke maand je belangrijkste rapporten

Controleer regelmatig je winst-en-verliesrekening, balans, kasstroomoverzicht en rapporten over openstaande vorderingen. 

QuickBooks Payments levert deze rapporten, hoewel de exacte rapporten en het beschikbare detailniveau afhangen van je abonnement.

Een maandelijkse controle helpt je ontbrekende of verkeerd gecategoriseerde transacties te identificeren voordat de fondsenwerving begint. 

6. Geef je accountant afzonderlijke toegang

Nodig je accountant of parttime CFO uit via QuickBooks Payments in plaats van je inloggegevens te delen. Accountantstoegang is beschikbaar bij in aanmerking komende abonnementen, maar wat inbegrepen is kan veranderen. Controleer daarom de actuele vergelijking voordat je je abonneert.

7. Bekijk je rapportages opnieuw vóór elke mijlpaal voor fondsenwerving

Naarmate een start-up toewerkt naar institutionele financiering, kunnen investeerders om afgestemde historische financiële overzichten, informatie over cashverbruik en resterende looptijd, economie per klant of producteenheid en financiële prognoses vragen. 

De exacte vereisten verschillen per investeerder en financieringsfase. Controleer daarom je rapporten en onderliggende administratie met een accountant voordat het due-diligenceonderzoek begint. 

Hoe de overstap van rekenbladen naar Serie A met QuickBooks Payments eruit zou moeten zien

Nadat je de bovenstaande stappen hebt gevolgd, zou je je financiële geschiedenis niet telkens opnieuw bij elkaar moeten hoeven zoeken wanneer iemand erom vraagt. 

Je zou veel minder vaak op het laatste moment door rekenbladen moeten zoeken om te bepalen welke facturen zijn betaald of waarom de cijfers niet overeenkomen.

In plaats daarvan beschik je over georganiseerde administratie die gemakkelijker te controleren is terwijl je je voorbereidt op fondsenwerving.

Veelgemaakte fouten en professionele tips

Een goede inrichting moet nog steeds worden onderhouden naarmate je start-up groeit. Houd deze veelgemaakte fouten en praktische tips in gedachten om de nauwkeurigheid van je administratie te beschermen.

Geld van oprichters registreren als gewone omzet

Geld dat oprichters in de start-up steken, moet normaal gesproken worden geregistreerd als een eigenaarsbijdrage of lening, niet als inkomsten van klanten. 

Een onjuiste categorisering kan je omzet vertekenen en je balans onduidelijk maken.

Inconsistente rekeningen aanmaken voor elke transactie

Maak niet telkens een nieuwe rekening aan wanneer je een onbekende uitgave tegenkomt. 

De rekeningtypen die je selecteert, bepalen waar transacties in je financiële rapporten verschijnen. Houd je rekeningschema daarom georganiseerd en bespreek ongebruikelijke categorieën met je accountant.

Elke periode vergrendelen nadat deze is gecontroleerd

Nadat je boekhouder een maand of kwartaal heeft gecontroleerd, kun je de afsluitinstellingen van QuickBooks Payments gebruiken om gebruikers te waarschuwen of wijzigingen in oudere transacties te beperken.

Je kunt latere wijzigingen nog steeds volgen via het rapport Uitzonderingen op afsluitdatum.

Een kopie van je maandelijkse rapporten opslaan

Exporteer en bewaar na elke maandelijkse controle de definitieve rapporten voor die periode. 

Zo beschik je over een consistente financiële geschiedenis waarnaar je later kunt verwijzen, in plaats van deze opnieuw te moeten samenstellen wanneer een investeerder met boekenonderzoek begint.

Tot slot

Veel succes met het opzetten van de betalingsbasis van je startup.

Als je klaar bent voor de volgende stap, bekijk dan hun betalingstools, ontdek hoe hun Payments Agent kan helpen met opvolging, of hun abonnementen vergelijken om de juiste optie te vinden.