Zo stapt u over van rekenbladen en krijgt u online betaald met QuickBooks Payments

Je hebt een factuur vanuit een spreadsheet verstuurd, de klant heeft via een andere app betaald en nu wissel je tussen je bankrekening en factuuroverzicht om de betaling alleen maar te bevestigen. 

Voordat je klaar bent met het bijwerken van het bestand, heeft een andere factuur je aandacht nodig en zit je weer in de spreadsheet om uit te zoeken wat nog openstaat.

Dat proces kan in het begin beheersbaar aanvoelen, maar naarmate er meer klanten bijkomen, begint de tijd die je besteedt aan het bijwerken van rijen en het koppelen van betalingen zich op te stapelen. Eén gemiste invoer kan er zelfs toe leiden dat je achter een betaling aan gaat die al is binnengekomen.

Deze handleiding helpt je die routine te vervangen door een duidelijker proces in QuickBooks Payments.

We begeleiden je bij het voorbereiden van je administratie en het instellen van online betalingen, zodat je betaalbare facturen kunt versturen en ze op één plek kunt bijhouden.

De voordelen van overstappen van spreadsheets naar QuickBooks Payments

Zodra je je facturatie naar QuickBooks Payments verplaatst, wordt het eenvoudiger voor klanten om je te betalen. 

Hun beschikbare betaalopties worden op de factuur weergegeven, zodat je niet langer afzonderlijke instructies hoeft te versturen. Het klinkt als een kleine verandering, maar het neemt een extra stap weg tussen het versturen van de factuur en het ontvangen van de betaling.

Je administratie wordt ook bruikbaarder. Je kunt binnenkomende betalingen bekijken zonder informatie uit meerdere bronnen bij elkaar te moeten zoeken, en je beschikt over duidelijkere informatie wanneer het tijd is om een rapport uit te voeren of met je accountant te praten.

Voordat je zover bent, bekijken we wat er naar QuickBooks Payments moet worden overgezet en hoe je dat voorbereidt.

Wat je moet weten voordat je overstapt van spreadsheets naar QuickBooks Payments

Voordat je iets gaat importeren, is het handig om drie dingen op orde te brengen. Als je dit nu doet, voorkom je dat je halverwege moet stoppen om administratie te herstellen of ontbrekende accountgegevens op te zoeken.

Bepaal wat je daadwerkelijk moet overzetten

Je hoeft niet elke factuur die je ooit hebt verstuurd over te zetten. 

Begin met actieve klanten en onbetaalde facturen en kies vervolgens een datum vanaf wanneer je alle nieuwe facturen in QuickBooks Payments gaat aanmaken.

Bewaar een onaangeroerde back-up van je oorspronkelijke spreadsheet. Oudere betaalde facturen kunnen daarin blijven staan, tenzij je ze voor rapportage of archivering nodig hebt in QuickBooks Payments.

Verzamel de vereisten voor de installatie

Om QuickBooks Payments in te stellen en online betalingen te ontvangen, heb je het volgende nodig:

• Een QuickBooks Payments-account met een abonnement dat de benodigde functies ondersteunt
• Je bedrijfs- en eigenaarsgegevens voor de aanvraag van QuickBooks Payments
• Een bankrekening waarop de betalingen van je klanten worden gestort

QuickBooks Payments vereist een afzonderlijke goedkeuring. Intuit mailt de beslissing doorgaans binnen enkele werkdagen. Als je de aanvraag vroeg indient, voorkom je dat dit de rest van je installatie vertraagt.

Reinig en formatteer je spreadsheetgegevens

Controleer je klant- en factuurgegevens voordat je ze uploadt. Verwijder dubbele vermeldingen, lege rijen, formules en verouderde informatie die tijdens het importeren problemen kunnen veroorzaken.

Klantenlijsten kunnen worden geïmporteerd vanuit CSV, Excel of Google Sheets, terwijl voor het importeren van facturen CSV vereist is. Zorg er ook voor dat klantnamen consistent zijn en voeg eventuele producten of diensten toe die je op je facturen wilt gebruiken.

Zodra deze onderdelen klaar zijn, kun je het installatie- en importproces met minder onderbrekingen starten.

Hoe je spreadsheets achter je laat en online betaald gaat worden in QuickBooks Payments

Zo stap je over van spreadsheets naar QuickBooks Payments en begin je online betalingen te accepteren.

1. Meld je aan voor QuickBooks Online en vraag QuickBooks Payments aan

Volg deze stappen om QuickBooks Payments aan te vragen:

1. Maak je QuickBooks Online-account aan.
2. Ga naar Instellingen ⚙ → Account en instellingen → Betalingen.
3. Selecteer Meer informatie en vervolgens Betalingen instellen.
4. Voer de gegevens van je bedrijf en de eigenaar in.
5. Kies de bankrekening waarop betalingen van klanten worden gestort.

QuickBooks Payments stuurt normaal gesproken binnen enkele werkdagen een e-mail met de beslissing, hoewel Intuit om aanvullende informatie kan vragen. 

Begin eerst met deze stap en bereid je gegevens uit het rekenblad voor terwijl je op goedkeuring wacht.

2. Reinig en maak een back-up van je gegevens uit het rekenblad

Sla een ongewijzigde kopie van je huidige rekenblad op, kies een duidelijke migratiedatum en scheid je actieve klanten en onbetaalde facturen van afgesloten historische gegevens. 

Corrigeer dubbele namen, lege rijen, formules en verouderde informatie voordat je iets importeert.

3. Importeer je klantenlijst

Ga naar Instellingen ⚙ → Gegevens importeren → Klanten en upload je klantenlijst. QuickBooks Payments ondersteunt CSV-, Excel- en Google Sheets-bestanden voor het importeren van klanten.

Elk bestand is beperkt tot 1.000 rijen of 2 MB. Klantnamen moeten uniek zijn en bij de eerste import wordt één e-mailadres per klant ondersteund.

4. Importeer of maak je openstaande facturen opnieuw aan

Ga na het importeren van je klanten en het instellen van de relevante producten of diensten naar Instellingen ⚙ → Gegevens importeren → Facturen. Voor het importeren van facturen is een CSV-bestand vereist en per upload worden maximaal 100 facturen of 1.000 rijen ondersteund. 

Voor elke regel is een factuurnummer, klant, factuurdatum, vervaldatum en artikelbedrag vereist. Negatieve bedragen, waaronder kortingen en creditnota's, kunnen niet worden geïmporteerd en moeten achteraf worden toegevoegd.

In de huidige documentatie over het importeren van facturen staat ook dat deze methode niet kan worden gebruikt nadat omzetbelasting is geconfigureerd. 

De beschikbaarheid kan per abonnement en account verschillen. Als Facturen niet wordt weergegeven onder Gegevens importeren, maak je huidige openstaande facturen dan handmatig opnieuw aan of neem contact op met de ondersteuning van QuickBooks Payments om te controleren welke importopties voor jou beschikbaar zijn.

5. Configureer stortingen en online betalingsopties

Voltooi deze instellingen zodra QuickBooks Payments is goedgekeurd:

• Selecteer onder Instellingen ⚙ → Account en instellingen → Betalingen de rekeningen die worden gebruikt om stortingen en verwerkingskosten te registreren.
• Selecteer onder Instellingen ⚙ → Account en instellingen → Verkoop → Factuurbetalingen de betalingsmethoden die klanten kunnen gebruiken.
• Controleer onder Instellingen ⚙ → Account en instellingen → Verkoop → Online bezorging of Online factuur is geselecteerd.

Klanten kunnen mogelijk betalen met een kaart, een ACH-bankoverschrijving, Apple Pay, PayPal of Venmo, afhankelijk van de betalingsopties die voor het account beschikbaar zijn.

6. Controleer en verzend je eerste factuur waarvoor online betaling mogelijk is

Open een geïmporteerde factuur of maak een nieuwe factuur aan voor een huidige klant. 

Controleer de klant, het bedrag, de vervaldatum en de betalingsopties. Open op de factuur Beheren → Betalingsopties en schakel de methoden in die je wilt aanbieden. Selecteer vervolgens Controleren en verzenden.

De klant ontvangt een online factuur met een betalingslink, in plaats van afzonderlijk vanuit een pdf te moeten betalen.

7. Bevestig dat de betaling is geregistreerd en volg de storting

Wanneer de klant via de factuur betaalt, moet QuickBooks Payments een transactie voor ontvangen betaling aanmaken en deze toepassen op de bijbehorende factuur. 

Controleer de factuurstatus en de uitbetalingen van QuickBooks Payments om te bevestigen dat de betaling is verwerkt en volg wanneer deze naar je bank wordt verzonden.

Automatische matching, indien beschikbaar, vermindert handmatige invoer, maar gebruikers moeten transacties nog steeds controleren en hun bankrekening regelmatig afstemmen.

Tekenen dat je overstap van rekenbladen naar QuickBooks Payments is geslaagd

Controleer na het voltooien van de bovenstaande stappen eerst of je klantgegevens en openstaande facturen correct zijn geïmporteerd. Verzend vervolgens een factuur en bevestig dat de klant een online betalingslink ontvangt. 

Zodra ze betalen, moet QuickBooks Payments de transactie registreren, de factuur als betaald markeren en de betaling weergeven onder uitbetalingen van QuickBooks Payments, zodat je de storting kunt volgen.

Houd er rekening mee dat de factuur als betaald kan worden weergegeven voordat het geld je bankrekening bereikt. 

Je eerste storting kan maximaal vijf werkdagen duren. Na de eerste instelperiode ontvangen accounts met stortingen op de volgende werkdag doorgaans betalingen die vóór 15.00 uur zijn verwerkt. 

Pacific-tijd op de volgende werkdag, terwijl latere betalingen maximaal twee werkdagen kunnen duren. De uiterste tijden zijn 16.00 uur Mountain, 17.00 uur Central en 18.00 uur Eastern.

Veelgemaakte fouten en professionele tips

De meeste problemen na de overstap ontstaan wanneer je oude betalingsproces overlapt met je nieuwe gegevens in QuickBooks Payments. Dit is waar je op moet letten zodra je echte facturen begint te versturen.

Oude betaalmethoden blijven gebruiken zonder een overstapplan

Laat klanten weten welke facturen via QuickBooks Payments moeten worden betaald en hoe je na de overstap omgaat met cheques of afzonderlijke Venmo-betalingen. 

Als een klant buiten QuickBooks Payments om betaalt, registreer de betaling dan bij de juiste factuur, zodat deze niet onterecht als achterstallig gemarkeerd blijft.

Elke geïmporteerde factuur versturen voordat je het proces test

Controleer je geïmporteerde facturen voordat je ze naar klanten verstuurt. 

Begin met één factuur en controleer of het saldo, de vervaldatum, de betaalopties en de betalingslink correct werken voordat je het nieuwe proces voor iedereen gebruikt.

Een volledig bestand opnieuw importeren na een gedeeltelijke fout

Sommige klanten of facturen kunnen succesvol worden geïmporteerd, ook als andere rijen mislukken. 

Bekijk de importresultaten en corrigeer alleen de mislukte records, want als je het volledige bestand opnieuw uploadt, kunnen er duplicaten ontstaan in plaats van dat de oorspronkelijke gegevens worden vervangen.

Een gedownloade storting toevoegen in plaats van deze te koppelen

QuickBooks Payments maakt een betalingsrecord aan wanneer een factuur wordt betaald. 

Wanneer de storting later in je bankoverzicht verschijnt, koppel je deze aan het bestaande record in plaats van de storting als nieuwe inkomsten toe te voegen. Anders kan dezelfde betaling twee keer worden meegeteld.

Verwachten dat elke storting gelijk is aan één factuur

QuickBooks Payments kan meerdere klantbetalingen combineren in één storting en de bijbehorende verwerkingskosten afzonderlijk weergeven. Controleer de stortingsgegevens onder uitbetalingen van QuickBooks Payments voordat je een verschil tussen het factuurbedrag en het stortingsbedrag als een fout beschouwt.

Conclusie

Als je afstapt van spreadsheets, kunnen facturering en het volgen van betalingen een stuk eenvoudiger worden. Ik hoop dat deze handleiding je een duidelijk startpunt biedt. 

Wanneer je klaar bent, bekijk hoe ze je kunnen helpen je bedrijf te beheren, vergelijk hun abonnementen of lees hoe hun online betalingen werken. 

Veel succes met de overstap en met alles wat daarna voor je bedrijf komt.