Er brak weer een factureringscyclus aan en er was niets veranderd. Je moest nog steeds dezelfde factuur opnieuw maken en eraan denken te controleren of deze was betaald.
Dat is misschien beheersbaar voor één klant, maar naarmate het aantal terugkerende opdrachten groeit, kunnen gemiste factureringstaken het verwachte inkomen vertragen.
Geautomatiseerde terugkerende facturering in QuickBooks Payments vermindert dat repetitieve werk, al is er nog steeds af en toe toezicht nodig.
In deze handleiding lees je hoe je dit instelt zonder het overzicht over betalingen te verliezen.
Waarom QuickBooks Payments gebruiken voor terugkerende facturering?
QuickBooks Payments laat je een sjabloon voor terugkerende facturen maken in plaats van deze bij elke factureringscyclus opnieuw op te bouwen.
De klantgegevens en het schema die je instelt, worden gebruikt om toekomstige facturen te maken. In aanmerking komende klanten kunnen zich bovendien inschrijven voor Autopay, zodat toekomstige betalingen automatisch worden verwerkt.
Omdat de facturen en betalingen in QuickBooks Payments blijven, kun je zien wat is gefactureerd en wat nog aandacht nodig heeft zonder een afzonderlijk betalingssysteem te beheren.
Betalingen die via QuickBooks Payments worden verwerkt, worden ook vastgelegd en aan de factuur gekoppeld. Zo krijg je een consistenter factureringsproces met minder handmatig werk.
Controleer voordat je dit instelt of je account en facturen voldoen aan de vereisten die in het volgende gedeelte worden behandeld.
Waar je op moet letten voordat je terugkerende facturering in QuickBooks Payments automatiseert
Controleer voordat je een sjabloon voor terugkerende facturering maakt of de functie past bij je account en factureringsregeling. Met deze controles voorkom je dat je het proces later opnieuw moet opbouwen.
Controleer of je abonnement en factuur in aanmerking komen
Terugkerende transacties zijn momenteel beschikbaar in QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus en Advanced.
Voor Autopay is ook een actief QuickBooks Payments-account en een terugkerende factuur waarvoor betalingen zijn ingeschakeld van maximaal $5,000 vereist. Dagelijkse terugkerende facturen komen niet in aanmerking.
Zorg ervoor dat de factureringsvoorwaarden consistent blijven
Autopay werkt het best wanneer het bedrag en het schema stabiel blijven.
Als je het bedrag, de frequentie, de betalingsvoorwaarden, de betaalopties of de klantgegevens wijzigt, kan de inschrijving worden geannuleerd. Overweeg daarom variabele kosten afzonderlijk te factureren.
Bereid de klant voor en houd de eerste cyclus in de gaten
Controleer of de klant akkoord gaat met het schema voor terugkerende facturering en begrijpt dat Autopay normaal gesproken drie dagen vóór de vervaldatum wordt verwerkt.
De klant moet zich via de factuur inschrijven met een Intuit-account. Controleer de eerste cyclus om te bevestigen dat alles correct wordt verwerkt.
Geautomatiseerde terugkerende facturering instellen in QuickBooks Payments
Stap 1. Maak een terugkerende factuur
Maak een factuur en selecteer Terugkerend maken.
Afhankelijk van je QuickBooks Payments-indeling kun je ook naar Alle apps → Boekhouding → Terugkerende transacties → Nieuw gaan en Factuur selecteren.
Stap 2. Kies het type herhaling
Selecteer Gepland om QuickBooks transacties volgens een vast schema te laten maken, Herinnering om een melding te ontvangen voor het maken en verzenden van de transactie, of Niet gepland om een herbruikbaar sjabloon voor handmatig gebruik te bewaren.
QuickBooks Payments kan terugkerende facturen als concept opslaan. Controleer ze daarom en rond ze af voordat je ze verzendt.
Stap 3. Stel het factureringsschema in
Kies hoe vaak de factuur moet terugkeren en voer vervolgens de begin- en einddatum in. Autopay is niet beschikbaar voor facturen met een dagelijks herhalingsinterval.
Stap 4. Voltooi en sla het sjabloon op
Voeg de klant, factuurgegevens, betalingsvoorwaarden en online betaalopties toe. Kies of je de factuur automatisch wilt e-mailen of deze eerst wilt controleren en selecteer vervolgens Sjabloon opslaan.
Stap 5. De eerste factuur verzenden
Wanneer de terugkerende factuur is aangemaakt, verzendt u deze naar de klant met online betalingen ingeschakeld. De klant ziet een optie om Autopay in te stellen wanneer die de factuur opent.
Stap 6. De klant Autopay laten instellen
De klant selecteert Autopay instellen, meldt zich aan met een Intuit-account, controleert de frequentie en begindatum en voert de betalingsgegevens in.
Vervolgens selecteert die Autopay om de huidige factuur te betalen en toekomstige facturen in de reeks automatisch te betalen.
Autopay moet het volledige factuurbedrag dekken. Als de klant het bedrag wijzigt, verdwijnt de optie Autopay.
Stap 7. Het betalingsschema bevestigen
Autopay wordt normaal gesproken drie dagen vóór de vervaldatum van de factuur verwerkt.
Als de factuur binnen minder dan drie dagen vervalt, wordt de betaling onmiddellijk verwerkt. Facturen die bij ontvangst moeten worden betaald, worden in rekening gebracht zodra de terugkerende sjabloon ze aanmaakt.
Stap 8. Wijzigingen vermijden die Autopay annuleren
Als u het totale bedrag, de frequentie, de voorwaarden, de betalingsopties, het e-mailadres van de klant of de naam van de klant wijzigt, wordt Autopay geannuleerd. QuickBooks Payments stuurt de klant een e-mail, waarna die Autopay opnieuw moet instellen.
Stap 9. De Autopay-status controleren
Open de activiteiten-tracker van de factuur en zoek naar Autopay gepland onder Factuuractiviteit.
QuickBooks Payments stuurt bevestigingsmails voor geslaagde betalingen en waarschuwt klanten als een betaling wordt geweigerd, zodat ze hun betalingsgegevens kunnen bijwerken.
Hoe u kunt zien of terugkerende facturering met QuickBooks Payments werkt
Nu u alles hebt ingesteld, laat de volgende factureringscyclus zien of alles werkt.
De terugkerende factuur moet volgens schema worden aangemaakt, de activiteiten-tracker van de factuur moet Autopay gepland tonen en een geslaagde betaling moet de status van de factuur automatisch bijwerken.
Als een betaling wordt geweigerd, moet QuickBooks Payments de klant hiervan op de hoogte stellen, zodat het probleem niet onopgemerkt blijft.
Zodra dit consequent gebeurt, besteedt u minder tijd aan het aanmaken en opvolgen van facturen, terwijl uw terugkerende inkomsten eenvoudiger te volgen en te voorspellen zijn.
Veelgemaakte fouten en tips van experts
Terugkerende facturering kan repetitief werk verminderen, maar enkele keuzes bij het instellen kunnen later problemen veroorzaken. Houd deze veelgemaakte fouten in gedachten voordat u de werkwijze naar meer klanten uitbreidt.
Eén sjabloon gebruiken voor vaste en variabele kosten
Als u het factuurbedrag wijzigt nadat een klant Autopay heeft ingesteld, kan Autopay worden geannuleerd.
Als een deel van uw facturering elke maand verandert, kunt u overwegen de terugkerende factuur voor het vaste bedrag te gebruiken en variabele kosten afzonderlijk te verzenden.
Een vervaldatum kiezen zonder rekening te houden met het tijdstip van betaling
Autopay wordt normaal gesproken drie dagen vóór de vervaldatum van de factuur verwerkt. Een vervaldatum op de eerste van de maand kan er daarom toe leiden dat het bedrag aan het einde van de vorige maand in rekening wordt gebracht. Zorg ervoor dat het bedrag, de frequentie en de verwachte afschrijfdatum duidelijk zijn voor de klant voordat die Autopay instelt.
Terugkerende facturering in één keer voor iedereen invoeren
Test de werkwijze eerst met één klant of een kleine groep.
Bevestig dat facturen correct worden aangemaakt, dat Autopay als gepland wordt weergegeven en dat betalingen naar verwachting worden geregistreerd voordat u de instelling breder toepast.
Veelgestelde vragen over terugkerende facturering in QuickBooks Payments
Wat is het verschil tussen geplande, herinnerings- en ongeplande terugkerende facturen?
Met Gepland worden transacties volgens een vast schema aangemaakt, met Herinnering wordt u gevraagd ze te controleren en te verzenden, en met Ongepland wordt een herbruikbaar sjabloon bewaard voor handmatig gebruik. QuickBooks Payments kan terugkerende facturen als concept opslaan. Controleer ze daarom en voltooi ze voordat u ze verzendt.
Werkt automatische betaling met elke betaalmethode?
Nee. Automatische betaling werkt alleen met de betaalopties die zijn ingeschakeld voor een terugkerende factuur waarvoor betalen is ingeschakeld via QuickBooks Payments.
Wanneer brengt automatische betaling het bedrag bij de klant in rekening?
Automatische betaling wordt normaal gesproken drie dagen voordat de factuur moet worden betaald verwerkt, of onmiddellijk als de vervaldatum binnen drie dagen valt of bij ontvangst is. Deze optie is niet beschikbaar voor facturen met een dagelijks herhalingsinterval.
Wat gebeurt er als de opgeslagen kaart van een klant verloopt?
Bij sommige kaarten wordt de vervaldatum automatisch bijgewerkt. Als een betaling wordt geweigerd, stuurt QuickBooks Payments de klant een e-mail om de gegevens bij te werken. Daarna wordt de betaling onmiddellijk verwerkt en moet de klant zich mogelijk opnieuw aanmelden.
Welke QuickBooks Payments-abonnementen ondersteunen terugkerende facturen?
Terugkerende facturen zijn beschikbaar met QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus en Advanced. De beschikbare instelmethoden kunnen verschillen afhankelijk van uw abonnement en de indeling van QuickBooks Payments.
Conclusie
Ik hoop dat deze handleiding u helpt om met meer vertrouwen terugkerende facturering in te stellen. Begin met één klant, houd de eerste factureringscyclus in de gaten en pas de workflow indien nodig aan.
Veel succes met het laten werken hiervan voor uw bedrijf.
Als u verder wilt gaan, bekijk dan hun betaaltools en vergelijk hun abonnementen en prijzen. Bekijk voor facturen buiten uw schema voor terugkerende facturen hoe hun Payments Agent kan helpen met opvolging.