De loonadministratie moet morgen worden uitgevoerd en de helft van het team heeft zijn uren nog steeds niet ingediend. Een paar urenstaten lijken niet te kloppen, iemand is vergeten overuren te registreren en nu verandert de voorbereiding van de loonadministratie in een nieuwe last-minutechaos in plaats van een snel controleproces.
De Payroll AI van Intuit QuickBooks Workforce is ontworpen om een groot deel van dat handmatige voorbereidende werk voor de loonadministratie te automatiseren door de uren van werknemers te verzamelen, problemen te identificeren voordat de loonadministratie wordt uitgevoerd en concepten van de loonadministratie voor controle voor te bereiden.
In deze handleiding leggen we uit hoe het werkt, welke functies het biedt en hoe je het instelt in QuickBooks Workforce.
Wat is de Payroll AI van QuickBooks Workforce?
De Payroll AI van QuickBooks Workforce is een door AI aangestuurde assistent voor de loonadministratie die bedrijven helpt de uren van werknemers te verzamelen, problemen met de loonadministratie te identificeren en de loonadministratie vóór de betaaldag voor te bereiden.
In plaats van urenstaten handmatig na te jagen en inzendingen één voor één te controleren, helpt de AI een groot deel van de voorbereidende workflow voor de loonadministratie te automatiseren. De AI werkt samen met QuickBooks Workforce, QuickBooks Time en QuickBooks Online om de uren van werknemers, loonberekeningen en boekhoudkundige gegevens in één systeem met elkaar verbonden te houden.
Hoe het werkt
De Payroll AI van QuickBooks Workforce helpt het handmatige werk te automatiseren dat doorgaans plaatsvindt voordat de loonadministratie wordt verwerkt.
- De Payroll AI neemt via sms of de QuickBooks Workforce-app contact op met werknemers om hun uren, overuren en informatie voor de loonadministratie voor de betreffende loonperiode te verzamelen.
- De AI controleert de ingediende gegevens voor de loonadministratie op ongebruikelijke activiteit, waaronder ontbrekende urenstaten, onverwachte overuren en inconsistente ingediende uren.
- Zodra de informatie voor de loonadministratie is gevalideerd, bereidt de AI een concept van de loonadministratie voor op basis van de ingediende gegevens van werknemers en de instellingen voor de loonadministratie.
- Beheerders van de loonadministratie ontvangen een melding om gemarkeerde problemen te controleren, de gegevens van de loonadministratie te verifiëren en de loonadministratie goed te keuren voordat deze wordt ingediend.
Deze workflow helpt het handmatige voorbereidende werk voor de loonadministratie te verminderen, terwijl beheerders van de loonadministratie de controle houden voordat de loonadministratie wordt afgerond.
Opvallende aspecten van de Payroll AI van QuickBooks Workforce
De Payroll AI van QuickBooks Workforce is ontworpen om het handmatige werk te verminderen dat doorgaans plaatsvindt voordat de loonadministratie wordt uitgevoerd. Enkele functies die de AI onderscheiden zijn:
Proactief verzamelen van urenstaten via sms
De Payroll AI kan automatisch via sms of de QuickBooks Workforce-app contact opnemen met werknemers om uren, overuren, fooien en informatie voor de loonadministratie te verzamelen op basis van het geconfigureerde schema.
Detectie van afwijkingen voordat de loonadministratie wordt uitgevoerd
De AI controleert de ingediende informatie voor de loonadministratie op ongebruikelijke activiteit, waaronder ontbrekende urenstaten, onverwachte overuren of ingediende uren die afwijken van normale patronen in de loonadministratie, voordat de loonadministratie wordt verwerkt.
Updates voor beheerders van de loonadministratie via sms
Beheerders van de loonadministratie kunnen tijdens het voorbereidingsproces via sms samenvattingen van de loonadministratie, statusupdates en meldingen over gemarkeerde problemen ontvangen.
Integratie met QuickBooks Time en QuickBooks Online
De tijdgegevens van werknemers kunnen via de integratie met QuickBooks Time rechtstreeks naar de loonadministratie worden gesynchroniseerd, terwijl informatie over de loonadministratie naar QuickBooks Online wordt doorgestuurd voor synchronisatie met de boekhouding.
AI-aangestuurde automatisering van de workflow voor de loonadministratie
Volgens Intuit zijn de AI-aangestuurde Workforce-automatiseringen ontworpen om bedrijven te helpen repetitief administratief werk voor de loonadministratie en HR gedurende het voorbereidingsproces van de loonadministratie te verminderen.
Hoe verhoudt de Payroll AI van QuickBooks zich tot traditionele software voor de loonadministratie?
Traditionele software voor de loonadministratie begint meestal pas te werken nadat de gegevens voor de loonadministratie al zijn verzameld.
Dat betekent dat beheerders van de loonadministratie werknemers nog steeds handmatig moeten benaderen voor urenstaten, uren moeten controleren, ontbrekende gegevens moeten herstellen en de informatie voor de loonadministratie nogmaals moeten controleren voordat de loonadministratie wordt verwerkt.
De Payroll AI van QuickBooks hanteert een actievere aanpak voordat de loonadministratie zelfs maar begint. In plaats van volledig te vertrouwen op handmatige opvolging, helpt de AI de uren van werknemers te verzamelen, ongebruikelijke inzendingen te identificeren, afwijkingen op te volgen en een concept van de loonadministratie voor controle voor te bereiden.
In eenvoudige bewoordingen helpt traditionele salarissoftware bedrijven voornamelijk bij het verwerken van de salarisadministratie, terwijl Payroll AI van QuickBooks Workforce ook is ontworpen om het werk dat aan de salarisverwerking voorafgaat te stroomlijnen.
Zo stelt u Payroll AI van QuickBooks Workforce in
Zo stelt u Payroll AI van QuickBooks Workforce in en configureert u uw workflow voor het verzamelen van salarisgegevens.
Stap 1: Maak een Payroll AI-plan
Ga in QuickBooks Workforce naar Feed, selecteer Payroll AI en start de installatie. Het systeem analyseert uw salarishistorie, werknemersgegevens en bedrijfsinstellingen om een voorgesteld salarisplan te genereren.
Stap 2: Controleer en personaliseer uw plan
Controleer uw voorgestelde salarisplan en pas aan hoe Payroll AI communiceert met werknemers en salarisbeheerders. Tijdens de installatie kunt u:
- ingeschreven werknemers controleren
- ontbrekende werknemersinformatie toevoegen
- kiezen wanneer werknemers verzoeken om salarisgegevens ontvangen
- berichten voor werknemers bekijken
- updates via sms of de QuickBooks Workforce-app selecteren
Stap 3: Vraag toestemming aan werknemers
Nadat de installatie is voltooid, ontvangen werknemers een toestemmingsverzoek voordat de AI automatisch begint met het verzamelen van salarisgegevens.
Stap 4: Verzamel en controleer salarisgegevens
Nadat werknemers toestemming hebben gegeven, begint Payroll AI met het verzamelen van salarisgegevens volgens uw geconfigureerde schema. Werknemers kunnen indien nodig ook ingediende uren corrigeren vóór de sluitingsdatum voor de salarisverwerking.
Stap 5: Controleer en keur de salarisadministratie goed
Nadat de salarisgegevens zijn verzameld, stelt de AI een concept van de salarisadministratie op ter controle voordat de salarisverwerking ter goedkeuring wordt ingediend.
Wie heeft baat bij Payroll AI van QuickBooks Workforce?
Bouwbedrijven en aannemers
Bouwteams werken vaak op meerdere bouwplaatsen met wisselende roosters en variabele uren. Payroll AI helpt bij het stroomlijnen van het verzamelen van urenstaten, markeert ongebruikelijke indieningen en vermindert handmatige opvolging voor de salarisverwerking vóór de betaaldag.
Bedrijven voor buitendienstverlening (HVAC, landschapsbeheer, schoonmaak, bezorging)
Werknemers in de buitendienst zijn voortdurend onderweg tussen opdrachten en vergeten mogelijk hun uren op tijd in te dienen. Het verzamelen van salarisgegevens via sms en ondersteuning van de mobiele app maken het eenvoudiger om salarisgegevens te verzamelen zonder afhankelijk te zijn van toegang tot een desktopcomputer.
Restaurants en winkels met personeel dat per uur wordt betaald
Restaurants en winkels hebben vaak te maken met roosterwijzigingen, overwerk en een hoog personeelsverloop. Payroll AI helpt de voorbereiding van de salarisadministratie te vereenvoudigen door ontbrekende urenstaten, ongebruikelijke ingediende uren en afwijkingen in de salarisadministratie te identificeren voordat de salarisverwerking plaatsvindt.
HR-teams bij groeiende SMB's
Naarmate bedrijven groeien, kost het beheer van de salarisadministratie meer tijd. Payroll AI helpt repetitief voorbereidend werk voor de salarisadministratie te verminderen door het verzamelen van gewerkte uren van werknemers, de controle van salarisgegevens en het opstellen van een concept van de salarisadministratie te automatiseren.
Zelfstandige bedrijfseigenaren die hun salarisadministratie zelf uitvoeren
Voor bedrijfseigenaren die hun salarisadministratie zelf beheren, helpt Payroll AI de tijd te verminderen die wordt besteed aan het achter werknemers aanzitten voor hun uren, het controleren van indieningen en het handmatig voorbereiden van de salarisadministratie voor elke loonperiode.
Bedrijven die in meerdere staten actief zijn
Bedrijven met werknemers in meerdere staten hebben vaak te maken met complexere workflows voor de salarisadministratie en fiscale vereisten. Payroll AI helpt bij het centraliseren van het verzamelen en controleren van salarisgegevens voordat de salarisverwerking plaatsvindt.
Bedrijven die zowel werknemers als opdrachtnemers beheren
QuickBooks Workforce ondersteunt zowel W-2-werknemers als 1099-opdrachtnemers binnen dezelfde loonadministratieworkflow. Payroll AI helpt bedrijven om looninformatie via dezelfde communicatiekanalen te verzamelen, waardoor de voorbereiding van de loonadministratie beter georganiseerd blijft binnen één systeem.
Conclusie
De Payroll AI van QuickBooks Workforce is ontworpen om bedrijven te helpen het handmatige werk vóór het uitvoeren van de loonadministratie te verminderen door het verzamelen van looninformatie, de voorbereiding van de loonadministratie en de communicatie met werknemers in één workflow samen te brengen.
Als je het platform verder wilt verkennen, kun je de QuickBooks Workforce-app op hun website nader bekijken.
Veel succes met je toekomstige loonadministratieruns en de inrichting van je workflow.
Veelgestelde vragen
Kan de Payroll AI de loonadministratie automatisch uitvoeren zonder mijn goedkeuring?
Nee. De Payroll AI kan de gewerkte uren van werknemers verzamelen, problemen identificeren en een concept voor de loonadministratie voorbereiden, maar de loonadministratie vereist nog steeds menselijke goedkeuring voordat deze wordt ingediend.
Wat gebeurt er als een werknemer niet reageert op het verzoek van de Payroll AI om een urenstaat in te dienen?
De Payroll AI markeert ontbrekende inzendingen, zodat beheerders van de loonadministratie deze kunnen controleren voordat de loonadministratie wordt verwerkt. Bedrijven kunnen ook instellen hoe met ontbrekende uren van werknemers moet worden omgegaan.
Werkt de Payroll AI ook voor de loonadministratie van opdrachtnemers (1099)?
Ja. QuickBooks Workforce ondersteunt zowel W-2-werknemers als 1099-opdrachtnemers, inclusief het verzamelen van looninformatie via SMS of de Workforce-app.
Hoe werkt de Payroll AI samen met inhoudingen voor werknemerscompensatie en secundaire arbeidsvoorwaarden?
De Payroll AI richt zich op het verzamelen en voorbereiden van looninformatie, terwijl inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden en instellingen voor werknemerscompensatie afzonderlijk worden beheerd in de loonprofielen van werknemers.
Worden locatiegegevens van werknemers opgeslagen wanneer de Payroll AI GPS gebruikt?
GPS-tracking via QuickBooks Time werkt alleen wanneer werknemers zijn ingeklokt. Zodra werknemers uitklokken, stopt de locatietracking.