Een andere werknemer heeft zojuist een e-mail gestuurd met de vraag om een loonstrook, iemand anders heeft zijn W-2 nodig voor de belastingaangifte en nu pluist HR opnieuw de salarisadministratie door om documenten handmatig opnieuw te versturen.
Naarmate teams groeien, wordt het afhandelen van verzoeken om salarisdocumenten een voor een al snel repetitief en tijdrovend. Intuit QuickBooks Workforce helpt dit te vereenvoudigen door werknemers via een selfserviceportaal veilig toegang te geven tot hun eigen loonstroken, W-2's en salarisinformatie.
In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je werknemerstoegang instelt in QuickBooks Workforce, zodat je team zelfstandig toegang heeft tot salarisdocumenten en er minder handmatig heen-en-weer gecommuniceerd hoeft te worden.
Kunnen werknemers loonstroken en belastingformulieren in QuickBooks Workforce bekijken?
Ja. Werknemers kunnen hun loonstroken en belastingformulieren, waaronder W-2's, via QuickBooks Workforce bekijken zodra ze zijn uitgenodigd en hun Workforce-account volledig hebben ingesteld.
Werknemers kunnen salarisdocumenten vervolgens zowel via het Workforce-webportaal als via de mobiele app bekijken.
Werknemers uitnodigen voor QuickBooks Workforce om hun loonstroken en belastingformulieren (W-2's) te bekijken
Zo kun je werknemers uitnodigen voor Workforce en werknemerstoegang instellen in QuickBooks Payroll.
Stap 1: Controleer of de werknemersinformatie volledig is
Controleer voordat je Workforce-uitnodigingen verstuurt of elk werknemersprofiel het volgende bevat:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Datum van indiensttreding
- Informatie uit het salarisprofiel
De e-mailadressen van werknemers moeten correct zijn, omdat Workforce-uitnodigingen per e-mail worden verstuurd.
Stap 2: Verwerk de salarisadministratie voordat je werknemers uitnodigt
Werknemers kunnen alleen loonstroken en salarisinformatie bekijken die al via QuickBooks Payroll zijn verwerkt. Door de salarisadministratie eerst te verwerken, krijgen werknemers na het instellen van Workforce direct toegang tot salarisgegevens.
Stap 3: Verstuur Workforce-uitnodigingen
Ga naar Salarisadministratie → Werknemers en selecteer vervolgens de werknemer die je wilt uitnodigen. Kies in het werknemersprofiel Uitnodigen voor Workforce om de uitnodigingsmail te versturen.
Werknemers ontvangen instructies om hun Intuit-account aan te maken of zich daarbij aan te melden, zodat ze toegang krijgen tot Workforce en hun loonstroken, W-2's en salarisdocumenten online kunnen bekijken. Als je meerdere werknemers tegelijk wilt uitnodigen, biedt QuickBooks ook de mogelijkheid om uitnodigingen in batches te versturen.
Stap 4: Configureer selfservicerechten voor werknemers
Ga naar Instellingen → Instellingen voor salarisadministratie → Workforce-instellingen om te beheren tot welke selfservicefuncties werknemers in Workforce toegang hebben.
Beheerders kunnen werknemers toestaan loonstroken, W-2's en salarisinformatie van het lopende jaar te bekijken. Ook kunnen ze bepalen of werknemers zelf gegevens voor automatische stortingen, inhoudingsinformatie op formulier W-4 en persoonlijke contactgegevens mogen bijwerken.
Stap 5: Schakel toegang tot digitale W-2's in
Werknemers die hun W-2 digitaal willen ontvangen, moeten tijdens het instellen van hun Workforce-account toestemming geven voor elektronische bezorging.
Na het inschakelen hiervan hebben werknemers toegang tot:
- W-2's
- W-2c-formulieren
- Belastingdocumenten
via het Workforce-portaal tijdens het belastingseizoen.
Werknemers die zich niet aanmelden voor digitale bezorging, blijven papieren W-2-formulieren per post ontvangen.
Stap 6: Help werknemers de Workforce-instelling te voltooien
Werknemers ontvangen een uitnodigingsmail met instructies om:
- Hun Intuit-account aan te maken of zich daarbij aan te melden
- Via het web of de mobiele app toegang te krijgen tot Workforce
- Loonstroken en W-2's te bekijken
Werknemers met bestaande Intuit-accounts moeten het juiste e-mailadres gebruiken dat aan hun Workforce-uitnodiging is gekoppeld.
Stap 7: Uitnodigingen opnieuw verzenden wanneer dat nodig is
Als een werknemer zijn of haar uitnodiging niet ontvangt of accepteert, kunnen beheerders de Workforce-uitnodiging rechtstreeks opnieuw verzenden vanuit het gedeelte voor werknemersbeheer in QuickBooks Payroll.
U kunt ook het e-mailadres van de werknemer bijwerken voordat u de uitnodiging opnieuw verzendt, indien nodig.
Stap 8: De toegangsstatus van werknemers controleren
Nadat de uitnodigingen zijn verzonden, kunt u de uitnodigings- en toegangsstatus van werknemers controleren via Payroll → Werknemers. Zo kunnen beheerders bevestigen welke werknemers hun uitnodiging hebben geaccepteerd en werknemers identificeren die mogelijk nog hulp of opvolging nodig hebben.
Waar u rekening mee moet houden wanneer werknemers hun loonstroken en W-2-formulieren openen in QuickBooks Workforce
Hier zijn enkele veelvoorkomende instelproblemen, beste werkwijzen en verwachtingen waarmee u rekening moet houden wanneer werknemers loonstroken en W-2-formulieren openen via QuickBooks Workforce.
Veelvoorkomende instelproblemen
Werknemers ontvangen Workforce-uitnodigingen mogelijk niet als het geregistreerde e-mailadres onjuist of verouderd is. Sommige werknemers melden zich mogelijk ook per ongeluk aan met een ander Intuit-account dan het account dat aan hun Workforce-uitnodiging is gekoppeld.
Beste werkwijzen
Voer de salarisadministratie uit voordat u Workforce-uitnodigingen verzendt, zodat werknemers na de installatie onmiddellijk toegang hebben tot hun loonstroken. Het is ook nuttig om werknemers tijdens het instellen van hun account eraan te herinneren zich aan te melden voor digitale bezorging van W-2-formulieren.
Zo ziet succes eruit
Zodra Workforce volledig is ingesteld, moeten werknemers zelfstandig toegang hebben tot hun loonstroken en W-2-formulieren, zonder herhaaldelijk contact op te nemen met HR- of salarisbeheerders voor salarisdocumenten.
Tot slot
Door werknemers toegang te geven tot loonstroken en W-2-formulieren in QuickBooks Workforce, kunt u terugkerende vragen over de salarisadministratie verminderen en salarisdocumenten het hele jaar door gemakkelijker toegankelijk maken voor werknemers.
Als u wilt dat werknemers op mobiele apparaten toegang hebben tot salarisdocumenten, kunt u ook de QuickBooks Workforce-app verkennen. Voor aanvullende informatiebronnen over salarisadministratie en bedrijfsbeheer kunt u ook QuickBooks en de rest van hun informatiecentrum voor bedrijven bekijken. Veel succes met het instellen van Workforce en de invoering van de salarisadministratie voor werknemers.