Wdrożenie Intuit Enterprise Suite: kompletny przewodnik

Kolejny raport wymagał aktualizacji, kolejny arkusz kalkulacyjny przestał działać, a dział finansowy nadal ręcznie konsoliduje dane z wielu podmiotów tylko po to, aby uzyskać przejrzysty obraz sytuacji firmy. 

W pewnym momencie odłączone systemy, uzgodnienia między podmiotami powiązanymi oraz procesy oparte na arkuszach kalkulacyjnych zaczynają bardziej spowalniać operacje finansowe, niż je usprawniać.

Ten przewodnik opisuje, w jaki sposób firmy wdrażają Intuit Enterprise Suite, aby pomóc scentralizować księgowość wielu podmiotów, raportowanie, integracje i procesy finansowe, jednocześnie przygotowując się do sprawniejszej migracji i transformacji operacyjnej.

Dlaczego firmy wdrażają Intuit Enterprise Suite?

Wiele firm zaczyna interesować się Intuit Enterprise Suite, gdy arkusze kalkulacyjne, odłączone systemy i ręczne procesy raportowania stają się coraz trudniejsze w zarządzaniu wraz z rozwojem działalności. 

Zespoły finansowe często poświęcają zbyt dużo czasu na konsolidowanie raportów, uzgadnianie transakcji między podmiotami powiązanymi oraz porządkowanie rozproszonych danych finansowych w wielu podmiotach lub działach.

Intuit Enterprise Suite pomaga przenieść księgowość wielu podmiotów, raportowanie, zatwierdzanie i procesy finansowe do bardziej scentralizowanego środowiska, aby zwiększyć wydajność i przejrzystość.

Lista kontrolna wdrożenia Intuit Enterprise Suite

Przed migracją do Intuit Enterprise Suite skorzystaj z poniższej listy kontrolnej, aby ocenić, czy operacje finansowe, struktury raportowania, integracje i procesy dotyczące wielu podmiotów są odpowiednio przygotowane do wdrożenia.

• Czy przeanalizowano sposób, w jaki poszczególne podmioty, działy lub lokalizacje obecnie zarządzają raportowaniem finansowym i zatwierdzaniem?
• Czy zidentyfikowano procesy oparte na arkuszach kalkulacyjnych, ręczne uzgodnienia lub odłączone systemy powodujące wąskie gardła operacyjne?
• Czy uporządkowano plan kont, struktury podmiotów i kategorie raportowania finansowego we wszystkich systemach?
• Czy ustandaryzowano sposób obsługi transakcji między podmiotami powiązanymi i raportowania skonsolidowanego po migracji?
• Czy zdefiniowano wymiary, struktury raportowania i zakres widoczności operacyjnej potrzebne zespołowi finansowemu?
• Czy skonfigurowano uprawnienia użytkowników, procesy zatwierdzania i wymagania dotyczące dostępu do wielu podmiotów?
• Czy przed migracją przeanalizowano integracje z systemami płacowymi, CRM, HR, bankowymi i operacyjnymi?
• Czy przetestowano zautomatyzowane procesy, dokładność raportowania i pulpity finansowe przy użyciu rzeczywistych danych operacyjnych?
• Czy przygotowano zespoły finansowe i operacyjne na zaktualizowane procesy raportowania, zatwierdzania i zarządzania wieloma podmiotami?
• Czy zidentyfikowano wewnętrznych zaawansowanych użytkowników, którzy mogą pomóc we wdrożeniu i przyjęciu rozwiązania po uruchomieniu przez poszczególne zespoły?
• Czy zaplanowano okres weryfikacji raportowania lub równoległego przeglądu przed pełnym przeniesieniem operacji do Intuit Enterprise Suite?

Gdy operacje finansowe, struktury raportowania i procesy będą przygotowane do wdrożenia, kolejnym krokiem jest zrozumienie, jak przebiega migracja w zależności od obecnych systemów i środowiska biznesowego.

Jak przeprowadzić migrację do Intuit Enterprise Suite

Poniżej przedstawiono niektóre z najczęstszych kwestii związanych z migracją oraz etapów wdrożenia, do których firmy powinny przygotować się przed przejściem na Intuit Enterprise Suite.

Migracja z QuickBooks Online

Krok 1: Oceń obecne procesy dotyczące wielu podmiotów

Przed migracją do Intuit Enterprise Suite zacznij od przeanalizowania sposobu funkcjonowania obecnych operacji finansowych w QuickBooks Online. 

Wiele rozwijających się firm ostatecznie dochodzi do momentu, w którym wiele podmiotów, działów, lokalizacji lub projektów jest zarządzanych za pomocą odłączonych plików QuickBooks, arkuszy kalkulacyjnych i ręcznych procesów raportowania. 

Zidentyfikuj obszary, na które zespół poświęca najwięcej czasu podczas ręcznego konsolidowania raportów, uzgadniania transakcji między podmiotami powiązanymi, śledzenia wspólnych wydatków lub przełączania się między wieloma systemami. Wczesne zrozumienie tych wąskich gardeł operacyjnych pomaga określić, co należy usprawnić podczas procesu migracji.

Krok 2: Przeanalizuj istniejący plan kont i strukturę finansową

Następnie przeanalizuj obecny plan kont, struktury podmiotów i konfigurację raportowania przed przeniesieniem danych do Intuit Enterprise Suite. 

W miarę rozwoju firm konwencje nazewnictwa kont, kategorie raportowania i struktury jednostek często stają się niespójne w różnych środowiskach QuickBooks. Standaryzacja planu kont przed migracją pomaga później ograniczyć problemy z raportowaniem i zapewnia bardziej przejrzysty, skonsolidowany obraz finansów w poszczególnych jednostkach. 

To także dobra okazja do zidentyfikowania nieaktualnych kont, zduplikowanych kategorii i wymagań dotyczących raportowania specyficznych dla poszczególnych jednostek, które należy uporządkować przed wdrożeniem.

Krok 3: Konsolidacja raportowania i procesów między jednostkami

Jednym z głównych powodów, dla których firmy przechodzą z QuickBooks Online do Intuit Enterprise Suite, jest ograniczenie ilości ręcznej pracy związanej z księgowością między jednostkami i skonsolidowanym raportowaniem. 

Przeanalizuj, w jaki sposób zespół obecnie obsługuje wspólne wydatki, pożyczki między jednostkami, zwroty kosztów i skonsolidowane raportowanie finansowe. Jeśli procesy te opierają się obecnie na arkuszach kalkulacyjnych, ręcznych zapisach księgowych lub oddzielnych procedurach uzgadniania, migracja do scentralizowanego środowiska obsługującego wiele jednostek może pomóc usprawnić te zadania. 

Zdefiniowanie sposobu przepływu transakcji między jednostkami przed migracją pomaga ograniczyć niespójności w raportowaniu i błędy uzgadniania po uruchomieniu systemu.

Krok 4: Konfiguracja przepływów pracy dla wielu jednostek i raportowania

Po przeanalizowaniu struktury finansowej skonfiguruj środowisko obsługujące wiele jednostek w Intuit Enterprise Suite. 

Obejmuje to skonfigurowanie relacji jednostka nadrzędna–jednostki podrzędne, zmapowanie kont między jednostkami, przypisanie uprawnień użytkowników oraz skonfigurowanie przepływów zatwierdzania operacji finansowych. Firmy powinny również określić, w jaki sposób chcą wyświetlać skonsolidowane raporty dotyczące jednostek, działów, projektów lub lokalizacji. 

Wczesne ustanowienie tych przepływów pracy pomaga zapewnić, że platforma odzwierciedla sposób, w jaki kierownictwo, zespoły finansowe i interesariusze faktycznie zarządzają firmą i oceniają jej działalność operacyjną.

Krok 5: Weryfikacja listy płac, integracji i reguł automatyzacji

Przed pełnym przeniesieniem operacji do Intuit Enterprise Suite zweryfikuj integracje i zautomatyzowane przepływy pracy, od których firma codziennie zależy. 

Obejmuje to systemy obsługi listy płac, przepływy pracy związane z zasobami ludzkimi, automatyzację fakturowania, integracje z systemami CRM, automatyczne przesyłanie danych bankowych oraz przypomnienia dotyczące należności. 

Firmy przechodzące z QuickBooks Online powinny sprawdzić, które z istniejących automatyzacji należy odtworzyć, dostosować lub rozszerzyć w Intuit Enterprise Suite. Wczesne przetestowanie tych przepływów pracy pomaga zapobiec zakłóceniom operacyjnym po uruchomieniu systemu.

Krok 6: Testowanie skonsolidowanych raportów i widoczności finansowej

Przed uruchomieniem przeprowadź testy najważniejszych raportów finansowych i przepływów pracy. 

Obejmuje to weryfikację skonsolidowanych rachunków zysków i strat, bilansów, wyłączeń transakcji między jednostkami, raportowania listy płac oraz pulpitów nawigacyjnych finansowych działających w czasie rzeczywistym. 

Firmy powinny porównać te raporty z dotychczasową bazą raportowania w QuickBooks Online, aby potwierdzić ich dokładność we wszystkich jednostkach. 

Ten etap jest szczególnie ważny dla zespołów finansowych, które w dużym stopniu polegają na raportowaniu dla inwestorów, widoczności danych między jednostkami lub prognozowaniu operacyjnym.

Krok 7: Szkolenie zespołów i przygotowanie do uruchomienia systemu

Po zweryfikowaniu przepływów pracy i struktur raportowania przygotuj zespoły finansowe i operacyjne do przejścia na Intuit Enterprise Suite. 

Przed uruchomieniem przeszkol użytkowników w zakresie nowych przepływów pracy dla wielu jednostek, interfejsów raportowania, procesów zatwierdzania, zarządzania listą płac i narzędzi automatyzacji. Firmy powinny również wyznaczyć wewnętrznych zaawansowanych użytkowników, którzy po uruchomieniu systemu pomogą w jego wdrożeniu w poszczególnych działach. 

Nawet przy zautomatyzowanym wsparciu migracji z QuickBooks Online dostosowanie operacyjne nadal wymaga wdrożenia użytkowników, testowania i zapoznania z przepływami pracy, aby zapewnić płynniejsze przejście do nowego systemu.

Migracja z QuickBooks Desktop

Krok 1: Przegląd obecnych przepływów pracy w wersji Desktop

Przed migracją z QuickBooks Desktop przeanalizuj sposób zarządzania obecnym środowiskiem. 

Wiele rozwijających się firm z czasem napotyka ograniczenia związane z dostępem wyłącznie z poziomu komputera stacjonarnego, limitami rozmiaru plików, ręczną konfiguracją hostingu lub wąskimi gardłami w przepływach pracy przeznaczonych dla jednego użytkownika. 

Wczesne zidentyfikowanie tych ograniczeń operacyjnych pomaga określić, co należy usprawnić podczas przechodzenia na Intuit Enterprise Suite. 

Krok 2: Uporządkuj strukturę finansową i dostęp użytkowników

Przed migracją przejrzyj plan kont, strukturę podmiotów, role użytkowników i konfigurację raportowania w środowisku Desktop. 

Uporządkowanie nieaktualnych kont, zduplikowanych rekordów i niespójnych kategorii finansowych pomaga zapewnić płynniejsze przejście do scentralizowanej struktury wielopodmiotowej w Intuit Enterprise Suite.

Krok 3: Skonfiguruj procesy wielopodmiotowe i procesy zatwierdzania

Po przejrzeniu struktury finansowej skonfiguruj środowisko wielopodmiotowe, dostęp pracowników i niestandardowe role użytkowników w Intuit Enterprise Suite. 

Firmy migrujące z Desktop często korzystają z oddzielnych plików lub procesów z ograniczonym dostępem użytkowników, dlatego wczesne skonfigurowanie scentralizowanych uprawnień i widoczności podmiotów może pomóc usprawnić współpracę oraz kontrolę operacyjną w zespołach. 

Krok 4: Połącz kanały bankowe i zautomatyzuj procesy

Po migracji połącz kanały bankowe oraz skonfiguruj procesy automatyzacji, procesy zatwierdzania i powiadomienia o zadaniach w Intuit Enterprise Suite. 

Pomaga to ograniczyć ręczne wprowadzanie transakcji, uzgodnienia oparte na arkuszach kalkulacyjnych oraz wąskie gardła w procesach zatwierdzania, które często występują w procesach opartych na Desktop. Firmy mogą również skonfigurować zautomatyzowane procesy zatwierdzania rachunków, budżetów, szacunków i procesów zakupowych.

Krok 5: Zweryfikuj raporty i przygotuj zespoły do uruchomienia

Przed pełnym przejściem operacji zweryfikuj skonsolidowane raporty, pulpity finansowe i zautomatyzowane procesy raportowania w Intuit Enterprise Suite. 

Firmy przechodzące z Desktop powinny sprawdzić, w jaki sposób raporty, kluczowe wskaźniki efektywności i analizy finansowe wspierane przez sztuczną inteligencję są generowane w poszczególnych podmiotach, aby zapewnić dokładność raportowania i widoczność operacyjną przed uruchomieniem. 

Krok 6: Przeszkol zespoły i przejdź do operacji w chmurze

Po zweryfikowaniu procesów i struktur raportowania przygotuj zespoły do przejścia z operacji opartych na Desktop do środowiska chmurowego. 

Ponieważ Intuit Enterprise Suite obsługuje współpracę w czasie rzeczywistym, zdalny dostęp i scentralizowane procesy, zespoły finansowe i operacyjne powinny przed uruchomieniem zostać przeszkolone w zakresie zaktualizowanych procesów raportowania, automatyzacji, zatwierdzania i zarządzania wieloma podmiotami.

Migracja ze starszych systemów ERP, systemów opartych na arkuszach kalkulacyjnych i innych rozwiązań niezwiązanych z Intuit

Krok 1: Przeprowadź audyt istniejących procesów finansowych

Firmy migrujące z arkuszy kalkulacyjnych lub starszych systemów ERP powinny najpierw przeanalizować sposób zarządzania danymi finansowymi, raportowaniem, zatwierdzeniami i procesami międzyfirmowymi. Wiele rozwijających się firm korzysta z niespójnych systemów, ręcznych uzgodnień i procesów raportowania opartych na arkuszach kalkulacyjnych, których utrzymanie staje się trudniejsze wraz z rozwojem działalności.

Krok 2: Ustandaryzuj plan kont i strukturę podmiotów

Przed migracją przejrzyj plan kont, hierarchię podmiotów i kategorie raportowania we wszystkich systemach. Uporządkowanie zduplikowanych kont, niespójnych konwencji nazewnictwa i nieaktualnych struktur finansowych pomaga tworzyć dokładniejsze skonsolidowane raporty w Intuit Enterprise Suite.

Krok 3: Skonfiguruj wymiary, raportowanie i procesy międzyfirmowe

Przed uruchomieniem skonfiguruj wymiary raportowania, mapowania międzyfirmowe, procesy zatwierdzania i strukturę skonsolidowanego raportowania. 

Firmy migrujące z niespójnych systemów powinny określić sposób śledzenia danych finansowych w podmiotach, działach, projektach lub lokalizacjach, aby zwiększyć widoczność operacyjną i spójność raportowania.

Krok 4: Zweryfikuj integracje i dane historyczne

Przed uruchomieniem zweryfikuj historyczne dane finansowe, integracje i przepływy pracy związane z raportowaniem we wszystkich połączonych systemach. Obejmuje to testowanie zaimportowanych danych, przegląd uzgodnień oraz potwierdzenie, że systemy płacowe, CRM, HR lub systemy operacyjne prawidłowo synchronizują się w Intuit Enterprise Suite.

Krok 5: Przeszkol zespoły i przygotuj się do przejścia operacyjnego

Po zweryfikowaniu przepływów pracy i struktur raportowania przygotuj zespoły finansowe i operacyjne do przejścia na Intuit Enterprise Suite. 

Firmy migrujące z arkuszy kalkulacyjnych lub starszych systemów często wymagają wdrożenia w zakresie nowych przepływów zatwierdzania, raportowania skonsolidowanego, narzędzi automatyzacji oraz procesów zarządzania finansami wielu jednostek.

Jak wygląda pomyślna migracja do Intuit Enterprise Suite

Po pomyślnej migracji do Intuit Enterprise Suite firmy powinny dysponować bardziej scentralizowanym i skalowalnym środowiskiem finansowym obejmującym jednostki, działy i operacyjne przepływy pracy. 

Zespoły finansowe powinny mieć możliwość ograniczenia liczby ręcznych uzgodnień, usprawnienia raportowania między jednostkami, ulepszenia przepływów zatwierdzania oraz generowania skonsolidowanych raportów finansowych przy większej przejrzystości i dokładności. 

Z czasem firmy migrujące z QuickBooks, starszych systemów ERP, arkuszy kalkulacyjnych lub innych odłączonych systemów powinny również odnotować mniej wąskich gardeł operacyjnych, bardziej uporządkowane struktury raportowania finansowego oraz lepszą współpracę między zespołami finansowymi i operacyjnymi.

Najlepsze praktyki i najważniejsze wyzwania związane z pomyślnym wdrożeniem Intuit Enterprise Suite

Przygotowując się do wdrożenia Intuit Enterprise Suite, zrozumienie typowych najlepszych praktyk i wyzwań związanych z migracją może pomóc w płynnym przejściu na platformę.

Najlepsze praktyki

Ustandaryzuj strukturę finansową przed migracją

Przed wdrożeniem Intuit Enterprise Suite przejrzyj plan kont, hierarchię jednostek, kategorie raportowania i struktury między jednostkami we wszystkich systemach. 

Usunięcie zduplikowanych kont, nieaktualnych rekordów i niespójnych konwencji nazewnictwa przed migracją pomaga ograniczyć problemy z raportowaniem i poprawia przejrzystość skonsolidowanych danych finansowych po uruchomieniu systemu.

Skonfiguruj przepływy pracy zgodnie z rzeczywistymi potrzebami raportowania

Podczas konfigurowania wymiarów, zatwierdzeń i struktur raportowania skoncentruj się na tym, jak zespół finansowy faktycznie zarządza działalnością operacyjną firmy. 

Nadmierne komplikowanie wymiarów lub próba odtworzenia każdego starszego przepływu pracy może w dłuższej perspektywie utrudnić utrzymanie raportowania i zarządzania transakcjami. Buduj przepływy pracy wokół raportów, zatwierdzeń i informacji finansowych, z których zespoły korzystają najczęściej.

Zweryfikuj raporty i przepływy pracy przed pełnym przejściem

Przed pełnym przeniesieniem operacji do Intuit Enterprise Suite przetestuj skonsolidowane raporty, przepływy pracy między jednostkami, procesy płacowe, integracje i reguły automatyzacji, korzystając z rzeczywistych danych operacyjnych. 

Wiele firm tymczasowo prowadzi również równoległe okresy raportowania, aby porównać wyniki z poprzednimi systemami przed pełnym przejściem do nowego środowiska.

Najważniejsze wyzwania

Niespójne struktury finansowe między jednostkami

Jednym z najczęstszych wyzwań związanych z wdrożeniem jest migracja z rozproszonych struktur finansowych obejmujących wiele jednostek, działów lub systemów. 

Niespójny plan kont, kategorie raportowania i struktury jednostek mogą prowadzić do niedokładności w raportowaniu oraz problemów z konsolidacją, jeśli nie zostaną ustandaryzowane przed rozpoczęciem migracji.

Błędy konfiguracji operacji między jednostkami i raportowania

Nieprawidłowo skonfigurowane mapowania między jednostkami, wymiary lub przepływy zatwierdzania mogą prowadzić do problemów z uzgodnieniami i niedokładnego raportowania skonsolidowanego po uruchomieniu systemu. 

Firmy wdrażające Intuit Enterprise Suite powinny zweryfikować sposób przepływu transakcji, eliminacji i danych finansowych między jednostkami przed pełnym przeniesieniem operacji.

Wyzwania związane z przyjęciem systemu przez użytkowników i przejściem na nowe procesy pracy

Nawet po pomyślnej migracji zespoły finansowe i operacyjne mogą mieć trudności z dostosowaniem się do nowych procesów zatwierdzania, struktur raportowania i procesów zarządzania wieloma podmiotami w Intuit Enterprise Suite. 

Zapewnienie wdrożenia dostosowanego do poszczególnych ról oraz wczesne wyłonienie wewnętrznych zaawansowanych użytkowników może pomóc zwiększyć przyjęcie systemu i ograniczyć zakłócenia operacyjne w okresie przejściowym.

Podsumowanie

Wdrożenie Intuit Enterprise Suite jest często dopiero początkiem budowania bardziej scentralizowanego i skalowalnego środowiska finansowego w całej firmie. 

W miarę dalszego rozwoju procesów pracy, struktur raportowania i operacji obejmujących wiele podmiotów zalecamy również zapoznanie się z dodatkowymi informacjami o Intuit Enterprise Suite oraz poznanie sposobów, w jakie księgowi i specjaliści ds. finansów mogą wspierać wdrożenie i procesy raportowania za pomocą swoich zasobów Intuit Enterprise dla księgowych.

Powodzenia we wdrażaniu i planowaniu migracji — mam nadzieję, że ten przewodnik pomógł Ci lepiej przygotować się do przejścia operacyjnego na Intuit Enterprise Suite.