Chcesz usłyszeć coś szalonego?
Firmy tracą średnio 5% swoich rocznych przychodów w wyniku oszustw. Biorąc pod uwagę, ile czasu wszyscy poświęcamy na uzyskanie najlepszych warunków w naszych umowach, bezwarunkowe obniżenie przychodów firmy o 5% w zamian za absolutnie nic jest absurdem.
Jednym z najłatwiejszych celów dla oszustów są zobowiązania.
W tym artykule wyjaśnię, na czym polega trójstronne uzgadnianie faktur, co się z nim wiąże oraz jak można wdrożyć je sprawnie i skutecznie.
Na czym polega trójstronne uzgadnianie?
Trójstronne uzgadnianie to proces porównywania faktury z zamówieniem zakupu i dokumentem przyjęcia towaru (GRN) w celu zweryfikowania szczegółów faktury.
W ramach tego podejścia porównuje się różne elementy, w tym kwotę faktury, jej numer oraz ilości zamówionych produktów, z odpowiednim zamówieniem zakupu (PO) i dokumentem GRN.
Porównywanie szczegółów z trzech dokumentów pomaga wykrywać błędy i fałszywe faktury. Oczywiście faktury często zawierają drobne błędy wynikające z zaokrągleń lub innych uzasadnionych przyczyn. Jeśli błędy na fakturze mieszczą się w akceptowalnym poziomie tolerancji, można ją zatwierdzić.
Dlaczego trójstronne uzgadnianie jest ważne?
Trójstronne uzgadnianie pomaga osiągnąć trzy kluczowe cele:
- Minimalizowanie oszustw: Oszustwa mogą stanowić poważny problem, który pozostawiony bez kontroli może mieć ogromny wpływ na wynik finansowy. Trójstronna kontrola pomaga ograniczyć ryzyko fałszywych faktur poprzez dwukrotną weryfikację każdej faktury: najpierw z zamówieniem zakupu, a następnie z dokumentem GRN.
- Zarządzanie przepływami pieniężnymi: Terminowe opłacanie faktur jest niezbędne do skutecznego zarządzania przepływami pieniężnymi. Przetwarzając płatności w terminie lub przed terminem, można korzystać ze zniżek za wcześniejszą płatność.
- Spełnianie wymogów kontroli wewnętrznej: Chociaż trójstronne uzgadnianie nie jest wymogiem prawnym, pomaga przestrzegać odpowiednich przepisów finansowych i podatkowych oraz prowadzić dokładną dokumentację finansową. Sekcja 404 ustawy Sarbanes-Oxley wymaga oceny i raportowania skuteczności kontroli wewnętrznej nad sprawozdawczością finansową (ICFR) w firmie. Kontrole te muszą zapewniać dokładność transakcji finansowych, co obejmuje weryfikację faktur. Zatem choć uzgadnianie faktur nie jest bezpośrednim wymogiem, pomaga przestrzegać przepisów.
Ręczne systemy przytłaczają Twój zespół? Rozważ pozwolenie, by „boty” pomogły. \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/tools/best-accounts-payable-software/\u0022\u003eOprogramowanie do obsługi zobowiązań\u003c/a\u003e pomaga wdrożyć trójstronne uzgadnianie, lepiej opłacać faktury i robić więcej — bez angażowania większej liczby pracowników.
Oto najlepsze narzędzia AP, jakie znaleźliśmy:
Na czym polega dwu- i czterostronne uzgadnianie w AP?
Uzgadnianie dwustronne porównuje pozycje zamówienia zakupu i faktury, ale nie uwzględnia dokumentu GRN. Pracownik działu zobowiązań sprawdza ilość i cenę w zamówieniu zakupu oraz weryfikuje, czy faktura dostawcy zawiera taką samą ilość i cenę. Zasadniczo uzgadnianie dwustronne nie potwierdza, że produkt rzeczywiście został dostarczony.
Uzgadnianie czterostronne idzie o krok dalej niż trójstronne, ponieważ porównuje faktury z protokołami kontroli. Protokół kontroli przedstawia ilość towarów zaakceptowanych po przeprowadzeniu kontroli. Należy powiadomić dostawcę o produktach dostarczonych w nieakceptowalnym stanie, aby mógł wysłać nową dostawę lub skorygować łączną kwotę na fakturze.
Oto podsumowanie różnic między trzema procesami uzgadniania:
| Dokument | Zamówienie zakupu | GRN | Faktura dostawcy | Protokół kontroli |
| Uzgadnianie dwustronne | ✓ | - | ✓ | - |
| Uzgadnianie trójstronne | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Uzgadnianie czterostronne | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Jaka jest różnica między uzgadnianiem a rozliczaniem?
Uzgadnianie polega na porównywaniu dwóch dokumentów w celu znalezienia zgodności danych. Na przykład trójstronne uzgadnianie obejmuje porównanie faktury z zamówieniem zakupu i dokumentem GRN, aby upewnić się, że wszystkie szczegóły są zgodne.
Z drugiej strony uzgadnianie to proces sprawdzania dwóch zestawów danych w celu ustalenia, czy są zgodne. rachunek przepływów pieniężnych sporządzony metodą pośrednią jest doskonałym przykładem uzgodnienia między zyskiem netto a przepływami pieniężnymi.
Trzy elementy uzgadniania trójstronnego
Uzgadnianie trójstronne opiera się na trzech kluczowych elementach: zamówieniu zakupu, GRN i fakturze. Przegląd wszystkich trzech dokumentów pomaga zweryfikować, czy zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z założeniami oraz czy dane na fakturze są prawidłowe.
Oto nieco więcej informacji o każdym z trzech dokumentów, które należy sprawdzić:
Zamówienie zakupu (PO)
PO wystawiają Twoi znajomi z działu zakupów lub zaopatrzenia.
PO autoryzuje zakup wymienionych produktów i zawiera szczegółowe informacje, takie jak ich ilość i cena (uzgodniona z dostawcą). Każde PO ma unikalny numer, którego można używać do jego identyfikowania i śledzenia.
Have an account? Log In
Potwierdzenie odbioru towaru (GRN)
GRN, nazywane również raportem przyjęcia lub potwierdzeniem dostawy, potwierdza, że dział odbioru otrzymał dostawę. Zawiera informacje o dostarczonych produktach i wskazuje, czy dostawa była pełna, czy częściowa.
Faktura
Zazwyczaj dostawca wysyła fakturę po otrzymaniu dostawy, ale może się to różnić w zależności od relacji z dostawcą. Faktura zawiera takie informacje jak dane kontaktowe dostawcy, unikalny numer faktury, obowiązujące uznania lub rabaty, łączną kwotę do zapłaty oraz dostępne metody płatności.
Proces uzgadniania trójstronnego
Uzgadnianie trójstronne to prosty (choć nieco czasochłonny) proces, w którym pracownik działu zobowiązań porównuje trzy dokumenty — PO, GRN i fakturę — w celu wykrycia rozbieżności oraz fałszywych lub zduplikowanych faktur.
Weryfikacja faktur dostawców obejmuje trzy kroki:
1. Weryfikacja PO
Potwierdź, że PO zawiera wszystkie szczegóły zamówienia wymagane w momencie jego składania, w tym nazwę i adres dostawcy, zamawiane produkty oraz ich ilość i cenę jednostkową.
2. Weryfikacja dostawy
Po przybyciu przesyłki dział odbioru sprawdza stan towarów i porównuje otrzymaną ilość z ilością określoną w PO. Jeśli wszystko się zgadza, wystawia GRN potwierdzające dostawę towarów i wprowadza je do oprogramowania do zarządzania zapasami.
3. Uzgadnianie faktury
Porównaj dane na fakturze z PO i GRN.
- Czy łączna kwota na fakturze odpowiada kwocie z PO?
- Czy ilość zafakturowanych towarów odpowiada ilości otrzymanej zgodnie z GRN?
- Jeśli GRN wskazuje uszkodzenie określonych produktów w przesyłce, czy faktura dostawcy została odpowiednio skorygowana?
Bułka z masłem, prawda? Cóż, ten prosty proces może szybko stać się przytłaczający, gdy co miesiąc otrzymujesz tysiące dostaw.
Zawsze możesz zatrudnić więcej pracowników, ale istnieje mądrzejszy i bardziej opłacalny sposób na zwiększenie skali uzgadniania trójstronnego: oprogramowanie do automatyzacji zobowiązań. Automatyzacja zobowiązań pomaga zwiększyć skalę uzgadniania trójstronnego i minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego.
Zespoły zaangażowane w proces uzgadniania trójstronnego
W proces uzgadniania trójstronnego zaangażowane są trzy działy:
- Dział zakupów: Dział zakupów wystawia PO i upewnia się, że zawiera ono wszystkie niezbędne informacje, takie jak numer PO oraz cena i ilość produktów.
- Dział odbioru: Dział odbioru przyjmuje dostawy, rejestruje nowe produkty w ewidencji zapasów i wystawia GRN.
- Dział finansowy lub księgowość: Zespół zobowiązań otrzymuje faktury od dostawców i porównuje je z PO oraz GRN. Jeśli wszystko się zgadza, zatwierdza fakturę.
Przykład uzgadniania trójstronnego
Przeanalizujmy przykład działania uzgadniania trójstronnego. Załóżmy, że Twoja firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania potrzebuje 10 nowych monitorów. Dział zakupów zdecydował się złożyć zamówienie w firmie A.
PO wskazuje łączną wartość 15 000 USD i zawiera takie informacje, jak ilość i cena zamówionych monitorów, przewidywana data dostawy oraz wewnętrzne kody księgowe.
Gdy firma A dostarczy monitory i prześle fakturę, pracownik działu AP rozpoczyna proces weryfikacji. Sprawdza, czy zakup został autoryzowany za pomocą PO, analizując cenę, ilość i nazwę firmy, aby upewnić się, że faktura nie jest fałszywa.
Następnie pracownik działu AP porównuje dane z GRN, aby zweryfikować, czy rzeczywiście dostarczono 10 monitorów. Po upewnieniu się, że wszystko się zgadza, autoryzuje płatność.
Zalety trójstronnego uzgadniania
Trójstronne uzgadnianie oferuje następujące korzyści:
Zapobieganie oszustwom i nadpłatom
Wspominałem już o tym kilka razy, więc rozumiesz, o co chodzi. Weryfikowanie danych w trzech odrębnych dokumentach pomaga wykrywać rozbieżności, które mogłyby prowadzić do nadpłat, oraz identyfikować fałszywe faktury. Sprawdzanie wyników trójstronnego uzgadniania to skuteczny proces obsługi zobowiązań, który chroni wynik finansowy i przepływy pieniężne.
Szybsze płatności
Trójstronne uzgadnianie pomaga usprawnić prawidłowe płatności na rzecz dostawców, zwłaszcza gdy korzystasz z narzędzia do automatyzacji AP. Szybsze płatności pomagają budować silniejsze relacje z dostawcami, a 81% płatników uważa, że płatności natychmiastowe = lepsze relacje z dostawcami.
Szybsze płatności mogą również potencjalnie prowadzić do korzystniejszych warunków kredytowych, pierwszeństwa w realizacji zamówień oraz rabatów za wcześniejszą płatność.
Utworzenie ścieżki audytu
Trójstronne uzgadnianie wymaga przechowywania dokumentów biznesowych i możliwości ich odnalezienia w sposób, który nie sprawia, że masz ochotę wyrywać sobie włosy z głowy. Wdrożenie takiego systemu ułatwia znajdowanie dokumentów podczas audytu wewnętrznego i przyspiesza cały proces.
Wady trójstronnego uzgadniania
Każda dobra rzecz ma swoją cenę; oto wady trójstronnego uzgadniania:
Duże zapotrzebowanie na pracę ręczną
Trójstronne uzgadnianie może być długim i żmudnym procesem, gdy dopiero je wdrażasz. Dłuższy czas przetwarzania na początku może przełożyć się na opóźnienia w płatnościach i utrudnić budowanie dobrych relacji z dostawcą.
Automatyzacja AP to łatwe rozwiązanie problemu długiego, ręcznego procesu uzgadniania. Zautomatyzowany system zajmuje się wszystkim — od dopasowania danych do odpowiedniego PO i GRN po dokonanie płatności. Jeśli jeszcze się nie domyśliłeś, uważam, że automatyzacja jest tutaj najlepszym rozwiązaniem; nie ma powodu, abyś poświęcał czas na układanie informacji biznesowych w łamigłówkę, jeśli nie musisz tego robić.
Nieidealne rozwiązanie w przypadku usług
Nie można wystawić GRN w przypadku usług, ponieważ są one świadczone na bieżąco. Członek zespołu będzie musiał ręcznie skontrolować jakość usługi i poinformować zespół AP, aby mógł zwolnić płatność. Niezbyt wygodne.
Nie obsługuje wszystkich błędów
Trójstronne uzgadnianie pozwala wykrywać błędy w fakturze. Nie uwzględnia jednak innych błędów, takich jak zagubione dokumenty lub błędnie zinterpretowane warunki umowy.
Ponadto, gdy Ty lub Twój zautomatyzowany system wykryjecie błędy, będziecie musieli omówić je z działem zakupów i działem odbioru. Może to jeszcze bardziej spowolnić proces, zwłaszcza jeśli zespoły pracują w różnych lokalizacjach.
Mimo to istnieje tu również częściowa korzyść: wczesne wykrywanie tych błędów pomaga uniknąć większych nieporozumień w przyszłości, które mogłyby wystąpić, gdyby błędy pozostały niewykryte.
Jak wdrożyć trójstronne uzgadnianie
Ręczne trójstronne uzgadnianie wymaga dużego nakładu pracy; jeśli podejdziesz do niego bez planu, może wydłużyć czas przetwarzania faktur i stać się poważnym wąskim gardłem w Twoim procesie obsługi zobowiązań. Oto jak wdrożyć trójstronne uzgadnianie bez dopuszczania do opóźnień w procesie płatności:
- Wyznacz osobę odpowiedzialną: Wskaż osobę, która będzie nadzorować proces trójstronnego uzgadniania. Powinna to być osoba z zespołu AP, najlepiej taka, która potrafi skonfigurować system AP tak, aby uzgadniał faktury oraz rozwiązywał błędy zgłaszane przez system.
- Ustal minimalną wartość faktury podlegającej trójstronnemu uzgadnianiu: Najlepiej nie zawracać sobie głowy trójstronnym uzgadnianiem w przypadku faktury na 50 USD. Zarezerwuj trójstronne uzgadnianie dla faktur przekraczających określoną kwotę, ponieważ faktury o wysokiej wartości zazwyczaj wiążą się z większym ryzykiem oszustwa.
- Zautomatyzuj trójstronne uzgadnianie: Zautomatyzowany system eliminuje potrzebę ręcznej weryfikacji faktur dostawców przez pracownika AP. Narzędzia takie jak oprogramowanie do obsługi faktur i zamówień zakupu porównują trzy dokumenty bez żadnego ręcznego działania. Jeśli występują rozbieżności, system powiadamia pracownika AP.
- Ustal poziom tolerancji rozbieżności: Jeśli korzystasz z oprogramowania, zalecam ustalenie poziomu tolerancji rozbieżności, aby system mógł zatwierdzać płatności z niewielkimi rozbieżnościami, o ile mieszczą się one w akceptowalnym zakresie. Eliminuje to konieczność analizowania drobnych rozbieżności na fakturach o wysokiej wartości. Na przykład pracownik AP nie powinien tracić czasu na badanie różnicy w wysokości 10 USD na fakturze opiewającej na 10 000 USD.
- Wprowadzaj zmianę stopniowo: Stopniowo wdrażaj trójstronne uzgadnianie, wyjaśniając zespołowi AP jego znaczenie, korzyści oraz rolę w szerszym procesie księgowym.
Przyszłość trójstronnego uzgadniania
Jeśli na swojej karcie bingo miałeś moje „AI”, przygotuj się, aby je skreślić!
Obecnie oprogramowanie jest najlepszym sposobem na przeprowadzanie trójstronnego uzgadniania, jednak przyszłość będzie napędzana przez technologie AI. AI sprawia, że rozwiązania programowe stają się coraz potężniejsze w różnych branżach, a wraz z ich rozwojem będą pozwalać firmom oszczędzać mnóstwo pieniędzy dzięki jeszcze większej wydajności, ograniczeniu oszustw i automatyzacji decyzji.
Na przykład w 2019 roku pracownik Hondy wyłudził od firmy 750 000 USD, tworząc wiele zamówień zakupu. Honda mogła zapobiec temu zdarzeniu, korzystając z systemu AP opartego na AI, i zaoszczędzić 750 000 USD.
System AP oparty na AI może robić więcej niż tylko identyfikować fałszywe faktury. Na przykład wykrywanie anomalii oparte na ML może monitorować zaangażowanie pracowników w proces AP. System oznacza złośliwe zachowania, dzięki czemu możesz zareagować, zanim będzie za późno.
Możesz także korzystać z technologii takich jak uzgadnianie przybliżone, aby wykrywać faktury wystawione przez fikcyjne firmy.
„Uzgadnianie przybliżone obejmuje szeroki zestaw technik statystycznych, które porównują i dopasowują w przybliżeniu równe ciągi znaków. Techniki te wykorzystują reguły statystyczne do określenia względnego stopnia prawdziwości podobieństwa między dwoma ciągami znaków, w przeciwieństwie do podejścia boolowskiego, które wykorzystuje osobny, zakodowany na stałe format dla każdego zadania, aby udzielić odpowiedzi Tak/Nie.”
System może wykorzystać uzgadnianie przybliżone do skanowania wielu repozytoriów, wyszukania istniejącej bazy dostawców oraz porównania różnych dokumentów w celu zidentyfikowania fałszywych dokumentów.
Rezultat? Wykrywanie oszustw nawet w przypadkach, w których człowiek mógłby ich nie zauważyć.
Przygotuj się na przyszłość już dziś
Ręczne uzgadnianie trójstronne to zjawisko z lat 90. Współczesne firmy korzystają z oprogramowania do wykrywania błędów i oszustw. AI wkrótce zmieni proces AP, ale do tego czasu oszczędzaj czas i zwiększ bezpieczeństwo, wdrażając trójstronne uzgadnianie już dziś.
Jeśli ten artykuł okazał się pomocny, zapisz się do biuletynu The CFO Club, aby otrzymywać więcej informacji bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą.