Em média, são necessários 20 minutos para preencher manualmente um relatório de despesas. Multiplique esse valor pelo número de relatórios de despesas que aprova todos os meses e... terá muito tempo gasto de forma ineficiente.
Eis como criar um relatório de despesas de forma rápida e fácil, desperdiçando pouco tempo.
Os princípios básicos dos relatórios de despesas
Um relatório de despesas é um resumo das despesas categorizadas com base em vários critérios, como projeto, departamento ou funcionário.
Por exemplo, suponha que o seu funcionário viaje para Chicago a partir do seu escritório em São Francisco. É provável que o funcionário incorra em várias despesas, previstas ou não, durante a viagem de negócios — estas podem incluir viagens de táxi ou uma refeição com um associado.
Precisa que o funcionário crie um relatório de despesas que resuma as despesas da viagem de negócios, para que possa verificá-las, aprová-las e reembolsar o funcionário em questão.
É uma boa prática inserir estas despesas de viagem num software, para que possa acompanhá-las adequadamente e monitorizar o seu impacto nos resultados financeiros. Se estiver limitado a relatórios manuais, estará a desperdiçar imenso tempo e poderá estar a violar as regras de dedutibilidade do IRS.
Escolher a ferramenta certa para os relatórios de despesas
Não recomendo adotar a “abordagem tradicional” e agregar as despesas empresariais numa folha de Excel, mas, se este for o seu método preferido, continua a ter algumas opções.
As folhas de Excel exigem que introduza manualmente as despesas à medida que estas ocorrem. É um processo lento e aborrecido, mas pelo menos não terá de gastar dinheiro em software de acompanhamento de despesas. Se optar por utilizar este método, bons modelos podem ajudar a poupar algum tempo — eis alguns modelos que encontrei:
- Modelos do Microsoft Excel
- Modelos de relatórios de despesas da Smartsheet
- Modelo de relatório de despesas da Vertex42
- Modelos de relatórios de despesas da ClickTime
Se estiver a lidar com demasiados relatórios de despesas ou simplesmente quiser melhorar os seus sistemas, investir em software de relatórios de despesas pode ajudar. Eis algumas boas opções a considerar:
Guia passo a passo para criar relatórios de despesas
Embora possam ser demorados, os relatórios de despesas devem ser muito simples. Eis um processo de quatro passos para criar relatórios de despesas:
Passo 1: Recolher os recibos
A pessoa que incorre na despesa deve recolher um recibo. Além de verificarem as despesas comunicadas internamente, os recibos também são necessários para solicitar deduções fiscais.
Por exemplo, de acordo com a Secção 1.274-5(c)(2)(iii), o IRS exige que as empresas mantenham registos de todas as despesas incorridas durante viagens para fora de casa, exceto despesas inferiores a $75 ou incorridas com alojamento.
Passo 2: Discriminar as despesas e adicionar datas e outros detalhes
O funcionário deve criar uma lista discriminada das despesas e ordená-las por data. Deve adicionar colunas para a descrição, o código e outros detalhes de cada despesa discriminada.
Em alguns casos, poderá ser necessário adicionar detalhes específicos da despesa. Por exemplo, se utilizar um carro da empresa durante uma viagem, deve indicar as leituras inicial e final junto às despesas com combustível.
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Passo 3: Categorizar as despesas
Categorizar as despesas facilita o processo quando chega o momento de entregar as declarações fiscais. Pode ser necessário pedir aos funcionários que classifiquem as despesas em várias categorias, tais como:
- Seguros
- Publicidade
- Despesas de escritório
- Viagens
- Renda
- Salários
O relatório de despesas deve apresentar os subtotais de cada categoria de despesas, bem como o montante total de todos os tipos de despesas.
Dica do autor:
Tenha em conta quaisquer pagamentos a mais ou a menos na folha de despesas antes de concluir os reembolsos aos funcionários.
Passo 4: Enviar o relatório
Aconselhe os funcionários a verificar novamente os totais antes de finalizarem o relatório de despesas. Peça-lhes que anexem os recibos ao relatório, para que possa utilizá-los como referência ao avaliar o relatório de despesas.
Os recibos podem ser cópias impressas ou digitalizadas. Quando tudo estiver em ordem, os funcionários podem submeter, enviar por e-mail ou imprimir e entregar pessoalmente o relatório de despesas, de acordo com as boas práticas da sua organização.
Como enviar um relatório de despesas
Se utilizar software, deverá existir um processo bastante claro, que o notificará automaticamente quando um funcionário enviar um relatório de despesas.
Se não utilizar software, a sua equipa pode enviar relatórios de despesas sob a forma de um ficheiro Excel ou Google Sheets. Por vezes, utilizam-se documentos PDF e Word, mas são muito menos populares (& por boas razões).
Os membros da equipa podem enviar estes relatórios de despesas por e-mail à pessoa relevante, utilizar o canal relevante do Slack ou entregar uma cópia física, de acordo com a política da sua empresa.
Verificação do relatório de despesas
Seguem-se duas etapas envolvidas na verificação das despesas num relatório de despesas:
- Verificação dos dados das despesas: Esta etapa envolve a verificação dos montantes, dos dados fiscais e de outros detalhes. Isto pode não ser possível quando aprova centenas de relatórios de despesas por semana, pelo que deve dar prioridade aos relatórios com maior probabilidade de conter violações das regras relativas às despesas, como as despesas de viagem. Se um funcionário quiser gastar dinheiro num jantar de negócios, peça uma lista de convidados, idealmente antes do jantar.
- Aprovação por um gestor: O gestor determina a legitimidade do relatório de despesas, verificando se as despesas faziam parte das suas funções. No entanto, não é invulgar que o proprietário de uma pequena empresa aprove diretamente os relatórios de despesas quando as equipas são reduzidas.
5 erros comuns ao enviar relatórios de despesas
Criar relatórios de despesas é simples, mas está sujeito a muitos erros. Pode eliminar muitos destes erros através da automatização do processo. Eis alguns erros comuns a ter em conta:
1. Não declarar uma despesa
É fácil esquecer-se das despesas durante uma viagem — isto pode acontecer se o funcionário estiver demasiado ocupado, tiver pago as despesas em dinheiro ou simplesmente não souber que a despesa era reembolsável.
O software de gestão de despesas pode facilitar o acompanhamento das suas despesas. Os funcionários podem tirar uma fotografia enquanto estão em deslocação para registar uma despesa. O software também os relembra de enviar os relatórios de despesas.
2. Não prestar atenção à política de despesas da empresa
É fundamental ler toda a política de despesas e ter uma cópia disponível. Quando um funcionário comete erros, o software pode detetá-los como atividade fraudulenta.
O software da sua empresa também envia notificações sempre que alguém apresenta despesas que não estão em conformidade com a política. Por isso, idealmente, quaisquer despesas desse tipo devem ser discutidas com o gestor de viagens ou o responsável pelo departamento antes de efetuar o pagamento.
3. Perder recibos
Todos já passámos por isso. Perder recibos de despesas pagas em dinheiro pode significar que o funcionário perde dinheiro, porque não pode aprovar as despesas até que este apresente um recibo ou documento comprovativo da despesa.
Se a sua empresa utilizar uma solução de gestão de despesas compatível com dispositivos móveis, os funcionários podem tirar fotografias dos recibos à medida que os recolhem. Mesmo que percam a cópia física, podem utilizar a cópia existente no software como comprovativo.
4. Misturar despesas pessoais e profissionais
Suponha que um colaborador tenha tido uma excelente reunião com um cliente num restaurante. Ficou no restaurante depois da reunião para jantar com alguns amigos, mas não fechou a conta primeiro. Isto significa que o recibo do restaurante inclui tudo o que o colaborador pediu, misturando despesas pessoais e profissionais.
Embora isto possa parecer um pequeno problema, pode transformar-se numa confusão quando o colaborador quiser solicitar um reembolso. Estes atos podem ser considerados negligentes ou até fraudulentos.
Utilizar métodos de pagamento separados é uma excelente forma de evitar misturar despesas pessoais e profissionais. Por exemplo, os cartões empresariais inteligentes podem impedir que os colaboradores gastem dinheiro do próprio bolso, facilitando a separação das despesas.
5. Despesas duplicadas
As despesas duplicadas podem causar discrepâncias nas demonstrações financeiras da empresa. A empresa pode até considerar este comportamento fraudulento e, nos piores casos, acabar por pagar uma multa.
Um dos principais benefícios do software de gestão de despesas é o facto de este poder ajudar a evitar duplicações até certo ponto. Muitas soluções de gestão de despesas conseguem detetar duplicações com base em regras predefinidas ou utilizando IA. Estas soluções emitem um aviso sempre que existe uma duplicação, para que possa confirmar ou eliminar essa despesa.
Como manter trilhos de auditoria dos relatórios de despesas
Manter um trilho de auditoria ajuda a prevenir fraudes, a garantir a conformidade e a recolher os dados necessários para auditorias internas. Para manter trilhos de auditoria dos relatórios de despesas:
1. Facilite o envio de comprovativos
Permita que as pessoas envolvidas na transação enviem comprovativos de forma conveniente.
Por exemplo, pode permitir que os colaboradores entreguem cópias digitais ou introduzam diretamente os dados no software, em vez de exigir faturas físicas. Muitas empresas disponibilizam cartões de crédito empresariais para poderem acompanhar todas as despesas num único extrato (e obter recompensas específicas de cartões de crédito por isso).
Pode simplificar ainda mais o processo automatizando-o através de software de elaboração de relatórios de despesas que se integra com o seu banco e regista automaticamente as despesas.
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2. Digitalize o trilho de auditoria
A digitalização dos trilhos de auditoria facilita o trabalho tanto das pessoas que enviam relatórios de despesas como das pessoas que os aprovam.
Ao aprovar relatórios de despesas, o armazenamento digital permite aplicar filtros e pesquisar facilmente informações, em vez de organizar uma pilha de documentos em papel. Isto permite processar os relatórios de despesas mais rapidamente e com maior segurança de que nada foi ignorado.
3. Torne o processo isento de erros
Registar manualmente as despesas num relatório de despesas é propenso a erros. Um colaborador pode introduzir um número incorretamente ou esquecer uma rubrica.
As soluções automatizadas de gestão de despesas podem resolver muitos destes problemas. Por exemplo, uma solução de acompanhamento de despesas com OCR (reconhecimento ótico de caracteres) pode digitalizar recibos físicos e preencher automaticamente os detalhes das despesas no software.
4. Utilize uma única solução
Utilizar uma única solução para recolher recibos, registar despesas e efetuar reconciliações de faturas ajuda a manter os trilhos de auditoria completos num só lugar.
Manter num só lugar todos os dados necessários para uma auditoria garante que não terá de procurar demasiado pelas informações quando precisar delas.
Embora os preços baixos de software específico para determinadas tarefas possam ser tentadores, tente antecipar as suas necessidades futuras ao avaliar software de gestão de despesas ou software de gestão de auditorias, para manter tudo simples.
Simplifique a elaboração de relatórios de despesas
As empresas modernas mais bem-sucedidas estão a concentrar-se na automatização das partes rotineiras do seu fluxo de trabalho, desde a contabilidade até aos relatórios de despesas.
Ao automatizar este processo, verificará que, embora as aprovações ainda exijam algum trabalho manual, consegue realizar significativamente mais tarefas — com maior precisão — em muito menos tempo.
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