Utmaningen: tredubblad omsättningstillväxt möter kaos i leveranskedjan
Gardyn — en designer och tillverkare av hydroponiska inomhussystem baserad i Washington, D.C. — tredubblade sin omsättning på ett enda år när efterfrågan på odlingskit för hemmet ökade kraftigt under pandemin. Nästan exakt samtidigt hotade en global brist på mikrochip att stänga ned deras produktionslinje.
Den enda vägen framåt var att agera snabbt: byta leverantörer ofta, betala nya leverantörer snabbt — ofta i förskott — och bevara relationerna samtidigt som verksamheten drevs i en takt som deras manuella, pappersbaserade ekonomiprocesser inte var byggda för att hantera.
Det här är problemet som BILL:s plattform för ekonomisk verksamhet löste åt Gardyn.
I siffror:
3× Omsättningstillväxt på ett enda år hos Gardyn
80+ Anställda som samordnar arbetet inom ekonomi, marknadsföring och drift
2 BILL-produkter i bruk: AP och Spend & Expense
Varför manuella processer inte kunde hålla jämna steg
Före BILL hanterade Gardyn leverantörsbetalningar genom manuella, pappersbaserade processer. För ett mindre företag med stabil drift är det hanterbart. För ett företag som behövde registrera nya leverantörer med några veckors mellanrum och betala dem enligt påskyndade villkor för att säkra kritiska delar blev det en strukturell flaskhals.
Problemet låg inte bara hos ekonomiavdelningen. Avdelningar i hela företaget hade kontakt med leverantörsrelationerna — marknadsföringen förhandlade avtal med innehålls- och produktionspartners, medan driften hanterade komponentleverantörer. Utan ett centraliserat betalningssystem hade ingen tydlig insyn i betalningarnas status, och leverantörerna lämnades utan besked.
Under pandemin behövde vi många leverantörer som tillverkade elektronik. Vi var tvungna att betala dem snabbt — och i förskott — så att vi kunde säkra den elektronik vi behövde. BILL gav oss den möjligheten.
Lösningen: AP-automatisering + Spend & Expense på en och samma plattform
Gardyn implementerade både BILL Accounts Payable och BILL Spend & Expense, integrerade med NetSuite. Värdet låg inte bara i att automatisera två separata arbetsflöden — det låg i att ha båda sidorna av ekonomihanteringen i samma system, med ett gemensamt språk.
BILL Accounts Payable gav ekonomiteamet strukturerad kontroll över leverantörsfakturor: automatiserad datafångst, konfigurerbar atteststyrning, flexibla betalningsalternativ (ACH, check, kort, internationellt) och ett fullständigt revisionsspår — allt synkroniserat automatiskt med NetSuite.
BILL Spend & Expense gav avdelningscheferna direkt tillgång till inköpskraft — med budgetkontroller, insyn i utgifterna i realtid och kvittohantering via mobilappen — utan att skapa kaos i ekonomiteamets avstämningar.
För mig inom marknadsföringen är det mycket enklare att förhandla avtal när människor inte undrar var deras betalningar är. BILL hjälper oss verkligen att bygga och bevara de relationerna.
Resultatet: ekonomi som en möjliggörare för tillväxt, inte en flaskhals
Gardyn upprätthöll leverantörsrelationerna under en av de mest omvälvande perioderna för leveranskedjor i modern tid — och växte genom den. När automatiserad AP-hantering tog hand om fakturabehandling och betalningar kunde ekonomiteamet fokusera på leverantörsstrategin. Med Spend & Expense-kort i avdelningschefernas händer kunde teamen agera snabbt utan att skapa eftersläpningar i avstämningarna.
Som startup är det mycket viktigt att vi fokuserar på tillväxt och inte på sådant som inte skapar värde, som att betala fakturor. Att hantera pappersarbetet — det är helt enkelt slöseri med tid, inte bara för ekonomiavdelningen utan för alla andra intressenter vi har.
Läs <em>hela Gardyn-fallstudien</em> här.
Vanliga frågor
Hur hjälper BILL till med leverantörsbetalningar under snabb tillväxt?
BILL Accounts Payable automatiserar insamling av fakturor, dirigering för godkännande och genomförande av betalningar — inklusive ACH-betalningar samma dag och internationella betalningar — så att växande företag kan betala leverantörer snabbt utan manuella behandlingsfördröjningar.
Vad är BILL Spend & Expense och hur fungerar det?
BILL Spend & Expense är en heltäckande lösning för utgiftshantering som kombinerar företagskort (BILL Divvy Card, med Visa som teknisk partner) med programvara för budgetkontroller i realtid, automatiserad kategorisering av utgifter, insamling av kvitton och rapportering.
Kan BILL AP och Spend & Expense användas tillsammans?
Ja — och det är här plattformen skapar sitt största värde. BILL:s AP- och Spend & Expense-produkter använder samma inloggning och synkroniseras med samma integration för bokföringsprogram, vilket ger ekonomiteam en samlad överblick över både leverantörsskulder och medarbetarnas utgifter på ett och samma ställe.
NetSuite
Ja. BILL integreras direkt med Oracle NetSuite, med automatisk tvåvägssynkronisering för transaktioner inom AP, AR och Spend & Expense.