Implementering av Intuit Enterprise Suite: En komplett guide

Ännu en rapport behövde uppdateras, ännu ett kalkylblad gick sönder och ekonomiavdelningen sammanställer fortfarande siffror manuellt över flera juridiska enheter bara för att få en tydlig bild av verksamheten. 

Vid någon tidpunkt börjar frånkopplade system, koncerninterna avstämningar och kalkylbladsbaserade arbetsflöden att bromsa den ekonomiska verksamheten mer än de hjälper.

Den här guiden beskriver hur företag implementerar Intuit Enterprise Suite för att centralisera redovisning för flera juridiska enheter, rapportering, integrationer och ekonomiska arbetsflöden, samtidigt som de förbereder sig för en smidigare migrering och verksamhetsövergång.

Varför implementerar företag Intuit Enterprise Suite?

Många företag börjar undersöka Intuit Enterprise Suite när kalkylblad, frånkopplade system och manuella rapporteringsarbetsflöden blir svårare att hantera i takt med att verksamheten växer. 

Ekonomiteam lägger ofta för mycket tid på att konsolidera rapporter, stämma av koncerninterna transaktioner och rensa upp fragmenterade ekonomiska data över flera juridiska enheter eller avdelningar.

Intuit Enterprise Suite hjälper till att samla redovisning för flera juridiska enheter, rapportering, godkännanden och ekonomiska arbetsflöden i en mer centraliserad miljö för att förbättra effektivitet och insyn.

Checklista för implementering av Intuit Enterprise Suite

Innan du migrerar till Intuit Enterprise Suite kan du använda checklistan nedan för att utvärdera om ekonomiprocesser, rapporteringsstrukturer, integrationer och arbetsflöden för flera juridiska enheter är ordentligt förberedda för implementeringen.

• Har du gått igenom hur era juridiska enheter, avdelningar eller platser för närvarande hanterar ekonomisk rapportering och godkännanden?
• Har du identifierat kalkylbladsbaserade arbetsflöden, manuella avstämningar eller frånkopplade system som skapar flaskhalsar i verksamheten?
• Har du rensat upp kontoplanen, strukturerna för juridiska enheter och kategorierna för ekonomisk rapportering i alla system?
• Har du standardiserat hur koncerninterna transaktioner och konsoliderad rapportering ska hanteras efter migreringen?
• Har du definierat de dimensioner, rapporteringsstrukturer och den operativa insyn som ekonomiteamet behöver?
• Har du konfigurerat användarbehörigheter, godkännandeflöden och åtkomstkrav för flera juridiska enheter?
• Har du gått igenom dina integrationer med lönehantering, CRM, HR, banker och verksamhetssystem före migreringen?
• Har du testat dina automatiserade arbetsflöden, rapporteringens riktighet och ekonomiska instrumentpaneler med hjälp av verkliga verksamhetsdata?
• Har du förberett ekonomi- och verksamhetsteamen för uppdaterade arbetsflöden för rapportering, godkännanden och hantering av flera juridiska enheter?
• Har du identifierat interna avancerade användare som kan hjälpa till att stödja introduktion och användning efter lanseringen i hela organisationen?
• Har du planerat en period för validering av rapporteringen eller parallell granskning innan verksamheten helt övergår till Intuit Enterprise Suite?

När ekonomiprocesser, rapporteringsstrukturer och arbetsflöden är förberedda för implementeringen är nästa steg att förstå hur migreringsprocessen fungerar utifrån era nuvarande system och verksamhetsmiljö.

Så migrerar du till Intuit Enterprise Suite

Nedan följer några av de vanligaste migreringsfrågorna och implementeringsstegen som företag bör förbereda sig för innan de övergår till Intuit Enterprise Suite.

Migrering från QuickBooks Online

Steg 1: Utvärdera era nuvarande arbetsflöden för flera juridiska enheter

Innan du migrerar till Intuit Enterprise Suite bör du börja med att gå igenom hur ekonomiprocesserna för närvarande fungerar i QuickBooks Online. 

Många växande företag når så småningom en punkt där flera juridiska enheter, avdelningar, platser eller projekt hanteras i frånkopplade QuickBooks-filer, kalkylblad och manuella rapporteringsprocesser. 

Identifiera var teamet lägger mest tid på att manuellt konsolidera rapporter, stämma av koncerninterna transaktioner, spåra gemensamma kostnader eller växla mellan flera system. Om du förstår dessa operativa flaskhalsar tidigt blir det lättare att avgöra vad som behöver effektiviseras under migreringsprocessen.

Steg 2: Gå igenom er befintliga kontoplan och ekonomiska struktur

Gå därefter igenom den nuvarande kontoplanen, strukturerna för juridiska enheter och rapporteringskonfigurationen innan data flyttas till Intuit Enterprise Suite. 

När företag växer blir namngivningskonventioner för konton, rapporteringskategorier och bolagsstrukturer ofta inkonsekventa mellan olika QuickBooks-miljöer. Genom att standardisera kontoplanen före migreringen blir det lättare att minska rapporteringsproblem senare och skapa en tydligare konsoliderad ekonomisk överblick över bolagen. 

Detta är också ett bra tillfälle att identifiera inaktuella konton, dubblettkategorier och bolagsspecifika rapporteringskrav som bör rensas upp före implementeringen.

Steg 3: Konsolidera rapporterings- och koncerninterna processer

En av de främsta anledningarna till att företag går från QuickBooks Online till Intuit Enterprise Suite är att minska mängden manuellt arbete som krävs för koncernintern redovisning och konsoliderad rapportering. 

Granska hur ert team för närvarande hanterar gemensamma kostnader, koncerninterna lån, ersättningar och konsoliderad finansiell rapportering. Om dessa processer i dag bygger på kalkylblad, manuella verifikationer eller separata avstämningsarbetsflöden kan en migrering till en centraliserad miljö för flera bolag bidra till att effektivisera dessa uppgifter. 

Genom att definiera hur koncerninterna transaktioner ska flöda mellan bolagen före migreringen blir det lättare att minska inkonsekvenser i rapporteringen och avstämningsfel efter driftsättningen.

Steg 4: Konfigurera arbetsflöden för flera bolag och rapportering

När er ekonomiska struktur har granskats konfigurerar ni miljön för flera bolag i Intuit Enterprise Suite. 

Detta omfattar att konfigurera relationer mellan moderbolag och dotterbolag, mappa koncerninterna konton, tilldela användarbehörigheter och konfigurera godkännandearbetsflöden för ekonomiska processer. Företag bör också definiera hur de vill visa konsoliderade rapporter för olika bolag, avdelningar, projekt eller platser. 

Genom att etablera dessa arbetsflöden tidigt säkerställer ni att plattformen återspeglar hur ledningen, ekonomiteamen och intressenterna faktiskt hanterar och utvärderar verksamheten operativt.

Steg 5: Validera löner, integrationer och automatiseringsregler

Innan verksamheten helt övergår till Intuit Enterprise Suite bör ni validera de integrationer och automatiserade arbetsflöden som företaget är beroende av dagligen. 

Detta omfattar lönesystem, HR-arbetsflöden, automatiseringar för fakturering, CRM-integrationer, bankflöden och påminnelser om kundfordringar. 

Företag som går från QuickBooks Online bör granska vilka befintliga automatiseringar som behöver återskapas, justeras eller utökas i Intuit Enterprise Suite. Genom att testa dessa arbetsflöden tidigt blir det lättare att förhindra driftstörningar när systemet tas i drift.

Steg 6: Testa konsoliderade rapporter och ekonomisk överblick

Före lanseringen bör ni genomföra tester av era viktigaste ekonomiska rapporter och arbetsflöden. 

Detta omfattar validering av konsoliderade resultatrapporter, balansräkningar, elimineringar av koncerninterna poster, lönerapportering och ekonomiska instrumentpaneler i realtid. 

Företag bör jämföra dessa rapporter med den befintliga rapporteringsreferensen i QuickBooks Online för att bekräfta att uppgifterna är korrekta för samtliga bolag. 

Denna fas är särskilt viktig för ekonomiteam som i hög grad förlitar sig på rapportering till investerare, insyn över flera bolag eller operativ prognostisering.

Steg 7: Utbilda teamen och förbered driftsättningen

När arbetsflöden och rapporteringsstrukturer har validerats förbereder ni ekonomi- och driftteamen för övergången till Intuit Enterprise Suite. 

Utbilda användarna i nya arbetsflöden för flera bolag, rapporteringsgränssnitt, godkännandeprocesser, lönehantering och automatiseringsverktyg före lanseringen. Företag bör också identifiera interna nyckelanvändare som kan hjälpa till att stödja införandet på olika avdelningar efter driftsättningen. 

Även med automatiserat migreringsstöd från QuickBooks Online kräver operativa justeringar fortfarande introduktion, tester och förtrogenhet med arbetsflöden för att säkerställa en smidigare övergång till det nya systemet.

Migrering från QuickBooks Desktop

Steg 1: Granska era nuvarande arbetsflöden i Desktop

Innan ni migrerar från QuickBooks Desktop bör ni granska hur er nuvarande miljö hanteras i dag. 

Många växande företag stöter så småningom på begränsningar som rör åtkomst enbart via dator, begränsningar av filstorlek, manuella värdlösningar eller flaskhalsar i arbetsflöden för enskilda användare. 

Genom att identifiera dessa operativa begränsningar tidigt blir det lättare att avgöra vad som behöver förbättras vid övergången till Intuit Enterprise Suite. 

Steg 2: Rensa upp din ekonomiska struktur och användaråtkomst

Före migreringen bör du granska din kontoplan, enhetsstruktur, användarroller och rapporteringskonfiguration i hela din Desktop-miljö. 

Genom att rensa bort inaktuella konton, dubblettposter och inkonsekventa ekonomiska kategorier blir övergången till en centraliserad struktur med flera enheter i Intuit Enterprise Suite smidigare.

Steg 3: Konfigurera arbetsflöden för flera enheter och godkännanden

När din ekonomiska struktur har granskats konfigurerar du din miljö med flera enheter, medarbetaråtkomst och anpassade användarroller i Intuit Enterprise Suite. 

Företag som migrerar från Desktop använder ofta separata filer eller arbetsflöden med begränsad användaråtkomst. Därför kan en tidig konfigurering av centraliserade behörigheter och synlighet för enheter bidra till förbättrat samarbete och bättre operativ kontroll i hela organisationen. 

Steg 4: Anslut bankflöden och automatisera processer

Efter migreringen ansluter du dina bankflöden, automatiserade arbetsflöden, godkännandeprocesser och uppgiftsaviseringar i Intuit Enterprise Suite. 

Detta bidrar till att minska manuell transaktionsregistrering, avstämningar i kalkylblad och flaskhalsar i godkännandeprocesserna, som ofta förknippas med Desktop-baserade arbetsflöden. Företag kan även konfigurera automatiserade godkännandeflöden för räkningar, budgetar, offerter och inköpsprocesser.

Steg 5: Validera rapporter och förbered teamen för driftsättning

Innan verksamheten övergår helt bör du validera dina konsoliderade rapporter, ekonomiska instrumentpaneler och automatiserade rapporteringsarbetsflöden i Intuit Enterprise Suite. 

Företag som går över från Desktop bör granska hur rapporter, KPI:er och AI-baserade ekonomiska insikter genereras för de olika enheterna, så att rapporteringen är korrekt och den operativa överblicken säkerställs före driftsättningen. 

Steg 6: Utbilda teamen och övergå till molnbaserad drift

När arbetsflöden och rapporteringsstrukturer har validerats förbereder du teamen för övergången från Desktop-baserad drift till en molnbaserad miljö. 

Eftersom Intuit Enterprise Suite stöder samarbete i realtid, fjärråtkomst och centraliserade arbetsflöden bör ekonomi- och driftteamen utbildas i de uppdaterade processerna för rapportering, automatisering, godkännanden och hantering av flera enheter före lanseringen.

Migrering från äldre ERP-system, kalkylbladsbaserade system och andra lösningar som inte kommer från Intuit

Steg 1: Granska dina befintliga ekonomiska arbetsflöden

Företag som migrerar från kalkylblad eller äldre ERP-system bör först granska hur ekonomiska data, rapportering, godkännanden och koncerninterna processer hanteras i nuläget. Många växande företag är beroende av frånkopplade system, manuella avstämningar och kalkylbladsbaserade rapporteringsarbetsflöden som blir svårare att underhålla när verksamheten växer.

Steg 2: Standardisera din kontoplan och enhetsstruktur

Före migreringen bör du granska din kontoplan, enhetshierarki och rapporteringskategorier i alla system. Genom att rensa bort dubblettkonton, inkonsekventa namnstandarder och inaktuella ekonomiska strukturer blir den konsoliderade rapporteringen i Intuit Enterprise Suite mer korrekt.

Steg 3: Konfigurera dimensioner, rapportering och koncerninterna arbetsflöden

Konfigurera dina rapporteringsdimensioner, koncerninterna mappningar, godkännandeflöden och strukturen för konsoliderad rapportering före driftsättningen. 

Företag som migrerar från frånkopplade system bör definiera hur ekonomiska data ska spåras mellan enheter, avdelningar, projekt eller platser för att förbättra den operativa överblicken och rapporteringens enhetlighet.

Steg 4: Validera integrationer och historiska data

Före lanseringen ska du validera dina historiska ekonomidata, integrationer och rapporteringsarbetsflöden i anslutna system. Detta omfattar testning av importerade data, granskning av avstämningar och bekräftelse av att löne-, CRM-, HR- eller operativa system synkroniseras korrekt i Intuit Enterprise Suite.

Steg 5: Utbilda teamen och förbered den operativa övergången

När arbetsflöden och rapporteringsstrukturer har validerats ska ekonomi- och driftteamen förberedas för övergången till Intuit Enterprise Suite. 

Företag som migrerar från kalkylblad eller äldre system behöver ofta introduktion till nya arbetsflöden för godkännanden, konsoliderad rapportering, automatiseringsverktyg och processer för ekonomihantering av flera enheter.

Så ser en lyckad migrering till Intuit Enterprise Suite ut

Efter en lyckad migrering till Intuit Enterprise Suite bör företag ha en mer centraliserad och skalbar ekonomisk miljö för alla enheter, avdelningar och operativa arbetsflöden. 

Ekonomiteamen bör kunna minska manuella avstämningar, effektivisera koncerninterna rapporter, förbättra arbetsflöden för godkännanden och generera konsoliderade ekonomiska rapporter med större insyn och noggrannhet. 

Med tiden bör företag som migrerar från QuickBooks, äldre affärssystem, kalkylblad eller andra frånkopplade system även uppleva färre operativa flaskhalsar, renare ekonomiska rapporteringsstrukturer och förbättrat samarbete mellan ekonomi- och driftteamen.

Bästa praxis och viktiga utmaningar för en lyckad implementering av Intuit Enterprise Suite

När du förbereder implementeringen av Intuit Enterprise Suite kan kännedom om vanliga bästa praxis och migreringsutmaningar bidra till en smidigare övergång till plattformen.

Bästa praxis

Standardisera din ekonomiska struktur före migreringen

Innan du implementerar Intuit Enterprise Suite ska du granska din kontoplan, enhetshierarki, rapporteringskategorier och koncerninterna strukturer i alla system. 

Genom att rensa bort dubblettkonton, inaktuella poster och inkonsekventa namnkonventioner före migreringen minskar du risken för rapporteringsproblem och förbättrar insynen i den konsoliderade ekonomin efter driftsättningen.

Konfigurera arbetsflöden utifrån de faktiska rapporteringsbehoven

När du konfigurerar dimensioner, godkännanden och rapporteringsstrukturer ska du fokusera på hur ekonomiteamet faktiskt hanterar verksamheten operativt. 

Om dimensionerna blir för komplicerade eller om du försöker återskapa varje äldre arbetsflöde kan rapportering och transaktionshantering bli svårare att underhålla på lång sikt. Bygg arbetsflödena kring de rapporter, godkännanden och den ekonomiska insyn som teamen använder oftast.

Validera rapporter och arbetsflöden före den fullständiga övergången

Innan du helt övergår till att bedriva verksamheten i Intuit Enterprise Suite ska du testa dina konsoliderade rapporter, koncerninterna arbetsflöden, löneprocesser, integrationer och automatiseringsregler med verkliga operativa data. 

Många företag kör även parallella rapporteringsperioder under en begränsad tid för att jämföra resultaten med de tidigare systemen innan de helt övergår till den nya miljön.

Viktiga utmaningar

Inkonsekventa ekonomiska strukturer mellan enheter

En av de vanligaste implementeringsutmaningarna är att migrera från frånkopplade ekonomiska strukturer i flera enheter, avdelningar eller system. 

Inkonsekventa kontoplaner, rapporteringskategorier och enhetsstrukturer kan leda till felaktigheter i rapporteringen och problem med konsolideringen om de inte standardiseras innan migreringen påbörjas.

Fel i konfigurationen av koncerninterna flöden och rapportering

Felaktigt konfigurerade koncerninterna mappningar, dimensioner eller arbetsflöden för godkännanden kan leda till avstämningsproblem och felaktig konsoliderad rapportering efter driftsättningen. 

Företag som implementerar Intuit Enterprise Suite bör validera hur transaktioner, elimineringar och ekonomidata flödar mellan enheter innan verksamheten helt övergår till plattformen.

Utmaningar med användarinförande och övergång till nya arbetsflöden

Även efter en lyckad migrering kan ekonomi- och driftteamen ha svårt att anpassa sig till nya godkännandearbetsflöden, rapporteringsstrukturer och processer för hantering av flera entiteter i Intuit Enterprise Suite. 

Att erbjuda rollspecifik introduktion och identifiera interna avancerade användare tidigt kan bidra till att förbättra användarinförandet och minska den operativa friktionen under övergångsperioden.

Slutsats

Att implementera Intuit Enterprise Suite är ofta bara början på att skapa en mer centraliserad och skalbar finansiell miljö i hela verksamheten. 

Allteftersom era arbetsflöden, rapporteringsstrukturer och verksamhet med flera entiteter fortsätter att utvecklas rekommenderar vi också att ni läser mer om Intuit Enterprise Suite och lär er hur revisorer och ekonomer kan stödja implementerings- och rapporteringsarbetsflöden genom sina Intuit Enterprises resurser för revisorer.

Lycka till med er implementering och migreringsplanering. Jag hoppas att den här guiden hjälpte er att bättre förbereda er för den operativa övergången till Intuit Enterprise Suite.