Intuit QuickBooks Online automatiserade arbetsflöden: djupgående genomgång av funktioner & så fungerar det

En faktura passerade ännu en gång förfallodatumet. Någon glömde att följa upp en betalning. En återkommande transaktion behövde återskapas manuellt för tredje månaden i rad, samtidigt som bokföringsuppgifterna fortsatte att hopa sig i bakgrunden.

Intuit QuickBooks Online innehåller automatiserade arbetsflödesfunktioner som hjälper företag att minska repetitivt administrativt ekonomiarbete.

Med funktioner som automatiserade påminnelser, godkännanden, återkommande transaktioner och stöd för avstämning kan företag lägga mindre tid på att jaga rutinuppgifter och mer tid på att hålla verksamheten igång.

Vad är automatiserade arbetsflöden i QuickBooks Online?

QuickBooks Online innehåller automatiserade arbetsflödesfunktioner som hjälper företag att automatisera repetitiva bokförings- och ekonomirelaterade uppgifter.

I stället för att manuellt skicka fakturapåminnelser, begära godkännanden eller hantera återkommande transaktioner varje gång kan QuickBooks automatisera dessa åtgärder baserat på regler och villkor som du konfigurerar.

De flesta arbetsflöden följer en enkel process:

1. En utlösare startar arbetsflödet
2. QuickBooks kontrollerar om villkoren är uppfyllda
3. Systemet utför automatiskt en åtgärd

Ett arbetsflöde kan till exempel utlösas när en faktura närmar sig förfallodatumet. Om fakturan fortfarande är markerad som obetald kan QuickBooks automatiskt skicka en betalningspåminnelse eller begära ett godkännande baserat på arbetsflödets inställningar.

Vad kan automatiserade arbetsflöden i QuickBooks Online göra?

Beroende på vilket arbetsflöde eller vilken automatiseringsfunktion som används kan QuickBooks Online hjälpa till att automatisera repetitiva bokförings- och ekonomirelaterade uppgifter inom olika delar av en verksamhet.

• Skicka automatiskt fakturapåminnelser och betalningsuppföljningar baserat på konfigurerade arbetsflödesvillkor.
• Skapa återkommande fakturor, räkningar, utgifter och betalningar enligt schemalagda intervall.
• Utlösa godkännandeprocesser för fakturor, räkningar, inköp och utgifter som behöver granskas innan de behandlas.
• Föreslå transaktionskategorier och matchande poster med hjälp av aktivitet i bankflöden, bokföringsregler och tidigare kategoriseringsbeteende.
• Använda AI-assisterade funktioner för betalningspåminnelser för att hjälpa till att optimera betalningsuppföljningar och arbetsflöden för fakturainsamling.
• Importera och matcha bank- och kreditkortstransaktioner för att effektivisera avstämningsprocesser och minska manuell datainmatning.

Dessa automatiseringsfunktioner kan hjälpa företag att minska repetitivt administrativt arbete och samtidigt förbättra konsekvensen i de ekonomiska arbetsflödena.

Utmärkande aspekter av QuickBooks Onlines automatiserade arbetsflöden

Förbyggt mallbibliotek

QuickBooks Online Advanced innehåller fler än 60 mallar för automatisering av arbetsflöden för fakturor, räkningar, offerter, inköpsorder, betalningar av räkningar, godkännanden och påminnelser.

AI-drivna betalningspåminnelser

QuickBooks Payments AI använder kundernas betalningshistorik och insikter om betalningsbeteende för att hjälpa till att föreslå tidpunkt för påminnelser, betalningsinställningar och uppföljningskommunikation. QuickBooks uppger att företag som använder AI-assisterade betalningspåminnelser i genomsnitt kan få betalt snabbare jämfört med standardiserade fakturauppföljningar.

Automatisering av bankflöden med avvikelsedetektering

Automatisering av bankflöden med avvikelsedetektering: QuickBooks Online ansluter till över 24 000 finansinstitut och lär sig hur du kategoriserar transaktioner över tid. Accounting AI hjälper till att föreslå transaktionsmatchningar och kategoriseringsrekommendationer, samtidigt som användarna behåller kontrollen över granskningen av transaktionerna.

Godkännandeprocesser för team med flera användare

För team där fler än en person hanterar ekonomin stöder QuickBooks Online Advanced godkännandeprocesser som hjälper till att säkerställa att fakturor, räkningar och andra transaktioner granskas innan de behandlas.

Så konfigurerar du automatiserade arbetsflöden i QuickBooks Online

Så här kan företag skapa och hantera automatiserade arbetsflöden i QuickBooks Online Advanced med hjälp av arbetsflödesmallar, villkor, godkännanden, påminnelser och automatiseringsinställningar.

Steg 1: Öppna instrumentpanelen för arbetsflöden

Börja konfigurera arbetsflöden genom att gå till menyn Inställningar och välja ”Hantera arbetsflöden”. 

Detta öppnar instrumentpanelen för arbetsflöden, där företag kan skapa, redigera, aktivera, inaktivera och hantera sina befintliga automatiseringar.

QuickBooks lagrar aktiva arbetsflöden under avsnittet ”Mina arbetsflöden”, vilket gör det enklare att övervaka och hantera flera automatiseringar från en och samma plats.

Steg 2: Välj en mall för arbetsflöden eller skapa ett anpassat arbetsflöde

QuickBooks Online Advanced innehåller fler än 60 mallar för arbetsflöden för fakturor, räkningar, offerter, inköpsorder, godkännanden, påminnelser och andra ekonomiska uppgifter. Användare kan antingen börja med en mall eller skapa ett anpassat arbetsflöde från grunden.

Plattformen grupperar arbetsflöden i flera kategorier, bland annat:

• påminnelser
• godkännanden
• automatiseringar

Mallar hjälper företag att automatisera vanliga uppgifter snabbare utan att manuellt behöva bygga varje arbetsflöde från grunden.

Steg 3: Ange villkor och utlösare för arbetsflödet

När ett arbetsflöde har valts kan användare konfigurera de villkor och utlösare som avgör när automatiseringen körs.

Utlösare är de händelser som startar arbetsflödet, medan villkor fungerar som de regler QuickBooks kontrollerar innan en åtgärd utförs. Företag kan konfigurera arbetsflöden utifrån fakturabelopp, kundtyper, förfallodatum, krav på godkännande och transaktionsaktivitet.

Ett företag kan till exempel skapa ett arbetsflöde som automatiskt begär godkännande när en faktura överstiger ett visst dollarbelopp eller skickar påminnelser om obetalda fakturor som närmar sig förfallodatumet.

QuickBooks gör det också möjligt för användare att lägga till flera villkor i ett och samma arbetsflöde för mer exakt kontroll över automatiseringen.

Steg 4: Konfigurera åtgärder för arbetsflödet

När villkoren har konfigurerats kan företag välja vilka åtgärder QuickBooks automatiskt ska utföra när arbetsflödet utlöses.

Beroende på arbetsflödestyp kan QuickBooks:

• skicka e-postpåminnelser
• skapa begäranden om godkännande
• meddela teammedlemmar
• skicka rapporter eller kontoutdrag
• skapa interna uppgiftspåminnelser
• automatisera återkommande operativa åtgärder

Företag kan också anpassa mottagare av meddelanden, påminnelsescheman, vidarebefordran för godkännanden och vissa meddelanden i arbetsflöden.

Steg 5: Spara, aktivera och testa arbetsflödet

När inställningarna för arbetsflödet har konfigurerats kan användare spara arbetsflödet och aktivera det i QuickBooks Online Advanced.

Innan företag förlitar sig på automatisering i den dagliga verksamheten bör de noggrant granska arbetsflödets logik. Detta hjälper till att bekräfta att villkoren är korrekt konfigurerade, att godkännanden skickas till rätt användare, att påminnelsescheman fungerar som de ska och att meddelanden utlöses enligt förväntningarna.

QuickBooks gör det också möjligt för användare att senare redigera, inaktivera, kopiera eller ta bort arbetsflöden om verksamhetens behov förändras.

Steg 6: Övervaka och optimera dina automatiseringar

När arbetsflöden har aktiverats bör företag regelbundet granska och optimera sina automatiseringar i takt med att de ekonomiska processerna utvecklas.

QuickBooks låter användare hantera arbetsflöden direkt från avsnittet ”Mina arbetsflöden”, där de kan övervaka aktiva automatiseringar, justera arbetsflödesvillkor och förfina inställningarna för meddelanden över tid.

När godkännandeprocesser, fakturastrukturer, kundernas betalningsbeteende eller interna arbetsflöden förändras kan uppdatering av automatiseringsregler bidra till att upprätthålla arbetsflödenas noggrannhet och enhetlighet i verksamheten.

Vem skulle ha nytta av QuickBooks Onlines automatiserade arbetsflöden?

Frilansare och egenföretagare

Frilansare, konsulter och egenföretagare kan använda återkommande fakturor och automatiska påminnelser för att minska manuella uppföljningar och återkommande faktureringsuppgifter.

Tjänstebaserade företag

Byråer, konsultföretag och andra tjänstebaserade företag kan använda arbetsflödesautomatiseringar för att effektivisera hanteringen av återkommande fakturering, godkännanden, fakturapåminnelser och uppföljningar av kundbetalningar.

Företagare utan redovisningsbakgrund

QuickBooks Onlines funktioner för kategorisering, bankflöden och avstämningshjälp kan bidra till att förenkla bokföringsuppgifter för företagare med begränsad erfarenhet av redovisning.

Bokförare och redovisningsekonomer

Bokförare och redovisningsekonomer som hanterar flera kunder kan använda arbetsflödesautomatisering för att minska repetitivt administrativt arbete med fakturering, transaktionsgranskningar och uppföljningar av betalningar.

Detaljhandels- och e-handelsföretag

Detaljhandels- och e-handelsföretag med stora transaktionsvolymer kan använda import från bankflöden, transaktionsmatchning och kategoriseringsverktyg för att effektivisera avstämningsarbetsflöden.

Ekonomiteam med flera användare

Ekonomiteam med flera användare som hanterar fakturor, räkningar eller godkännanden kan använda arbetsflöden för godkännande och verktyg för arbetsflödeshantering för att förbättra överblicken över ekonomiska processer.

Växande startupföretag

Startupföretag växer ofta snabbt ur manuella kalkylblad och grundläggande bokföringsprocesser. QuickBooks Onlines automatiserade arbetsflöden kan bidra till att hantera växande transaktionsvolymer, återkommande fakturering, godkännanden och administrativa ekonomiuppgifter utan att det manuella arbetet ökar avsevärt.

Avslutande tankar om automatiserade arbetsflöden i QuickBooks Online

Automatiserade arbetsflöden kan hjälpa företag att minska repetitivt bokföringsarbete, förbättra konsekvensen i ekonomihanteringen och effektivisera den dagliga verksamheten.

Om du vill utöka din automatisering ytterligare rekommenderar jag att du undersöker hur du kan skapa och använda projektarbetsflöden i i QuickBooks Online.

Lycka till med de arbetsflöden eller ekonomiska processer som du planerar att förbättra härnäst.