Från kalkylblad till serie A: Så bygger du din startups betalningsgrund med QuickBooks Payments

Det kalkylbladet fungerade alldeles utmärkt när bara några få kunder betalade dig. 

Nu har en investerare bett om dina ekonomiska rapporter, och du går igenom raderna för att försöka förstå varför fakturorna inte stämmer överens med det som kom in på bankkontot. 

Det är en stressande situation när du redan har en kapitalanskaffning att fokusera på.

Om du vill komma igång med att städa upp bokföringen är den här artikeln en bra plats att börja på. Vi visar hur QuickBooks Payments kan omvandla den utspridda betalningshistoriken till ett ekonomisystem som är enklare att underhålla och mycket enklare att dela när investerare börjar ställa frågor.

Så stöder QuickBooks Payments en betalningsgrund för nystartade företag

Genom att samla den dagliga betalningsverksamheten i samma system som bokföringen ger QuickBooks Payments nystartade företag verktygen de behöver för att få betalt och hålla ordning. 

Varje faktura och kvalificerad betalning bidrar till posterna bakom dina rapporter, så du behöver inte återskapa företagets ekonomiska situation varje gång någon ber om siffrorna.

Du behöver fortfarande granska och stämma av dina konton, men det löpande arbetet blir enklare att hantera. Det ger din redovisningskonsult renare underlag att arbeta med och hjälper dig att svara på investerarnas frågor med större säkerhet.

Förutsättningar och krav för konfiguration

Innan du konfigurerar något bör du se till att du har rätt QuickBooks Payments-konto, tillräckligt med information för att skapa korrekta ingående poster och en tydlig plan för hur bokföringen ska underhållas.

Välj rätt konfiguration för QuickBooks Payments

Välj en QuickBooks Online-plan som innehåller den rapportering och åtkomst som ditt nystartade företag behöver. 

Simple Start innehåller redan kärnrapporter som resultaträkning, balansräkning och kassaflöde, medan högre planer ger mer detaljer och funktionalitet.

Du måste också ansöka separat om QuickBooks Payments, vilket kräver att du uppfyller kraven och godkänns efter kreditprövning.

Samla in dina befintliga ekonomiska poster

Ta fram mer än bara kundlistan och intäktskalkylbladet. 

Samla dina utestående fakturor, kontoutdrag, företagsutgifter och uppgifter om pengar som grundarna har skjutit till eller lånat ut, så att QuickBooks Payments börjar med en mer fullständig ekonomisk bild.

Bestäm hur bokföringen ska underhållas

Arbeta tillsammans med en redovisningskonsult för att välja mellan kontantmetoden och faktureringsmetoden och komma överens om hur ofta kontona ska granskas. 

QuickBooks Payments kan visa rapporter enligt båda metoderna, men institutionella investerare förväntar sig ofta avstämda periodiserade ekonomiska rapporter när ett nystartat företag närmar sig en prissatt finansieringsrunda.

När dessa delar är på plats kan du gå vidare med den huvudsakliga konfigurationen och minska antalet korrigeringar som behöver göras senare.

Så skapar du ditt nystartade företags betalningsgrund i QuickBooks Payments

Så här konfigurerar du fakturering, betalningar och ekonomisk rapportering i QuickBooks Payments, så att ditt nystartade företag kan upprätthålla korrekta poster och förbereda sig för framtida kapitalanskaffning.

1. Konfigurera QuickBooks Online och ansök om QuickBooks Payments

Genom att tidigt etablera dina redovisnings- och betalningssystem får du en konsekvent utgångspunkt och minskar mängden historisk information som du kan behöva importera eller stämma av senare. 

QuickBooks Payments kräver en separat ansökan och förutsätter att du uppfyller kraven och godkänns efter kreditprövning.

2. Välj redovisningsmetod tillsammans med din redovisningskonsult

Med QuickBooks Payments kan du ange kontantmetoden eller faktureringsmetoden som standardmetod och ändra metoden som visas i enskilda rapporter. 

Med faktureringsmetoden bokförs intäkter och utgifter i allmänhet när de tjänas in eller uppstår, vilket kan ske innan betalningen överförs.

Om kunder betalar i förskott för prenumerationer eller långsiktiga tjänster kan dessa betalningar behöva bokföras som förutbetalda intäkter tills tjänsten har tillhandahållits. 

QuickBooks Online Advanced stöder automatiska scheman för intäktsredovisning, medan andra abonnemang kan kräva en separat process eller hjälp från en revisor.

3. Skicka kundfakturor via QuickBooks Payments med betalningar aktiverade

Detta skapar en konsekvent redovisning av vad kunderna är skyldiga och gör det möjligt för dem att betala godkända fakturor online. 

QuickBooks Payments kan ta emot kreditkort, betalkort, ACH-överföringar, PayPal och Venmo samt kategorisera de resulterande betalningarna i din kontoplan.

4. Granska automatiskt registrerade och matchade betalningar

QuickBooks Payments kan automatiskt matcha godkända transaktioner med hämtade banktransaktioner, vilket minskar den manuella datainmatningen. 

Automatisk matchning kanske inte är tillgänglig för alla konton eller transaktioner, så omatchade betalningar måste fortfarande granskas manuellt.

Automatisk matchning ersätter inte heller regelbunden avstämning. 

Du bör fortfarande jämföra QuickBooks Payments med dina bank- och kreditkortsutdrag för att identifiera saknade, dubbla eller felaktigt kategoriserade transaktioner.

5. Granska dina viktigaste rapporter varje månad

Kontrollera regelbundet resultaträkningen, balansräkningen, kassaflödesanalysen och rapporterna över kundfordringar. 

QuickBooks Payments tillhandahåller dessa rapporter, även om de exakta rapporterna och detaljnivån som är tillgängliga beror på ditt abonnemang.

En månatlig granskning hjälper dig att identifiera saknade eller felaktigt kategoriserade transaktioner innan kapitalanskaffningen inleds. 

6. Ge din revisor separat åtkomst

Bjud in din revisor eller deltids-CFO via QuickBooks Payments i stället för att dela dina inloggningsuppgifter. Revisorsåtkomst är tillgänglig för godkända abonnemang, men vad som ingår i abonnemangen kan ändras, så kontrollera den aktuella jämförelsen innan du prenumererar.

7. Gå igenom din rapportering före varje milstolpe i finansieringen

När ett startupföretag närmar sig institutionell finansiering kan investerare begära avstämda historiska finansiella rapporter, information om förbränningstakt och finansiell uthållighet, enhetsekonomi samt finansiella prognoser. 

De exakta kraven varierar beroende på investerare och finansieringsfas, så gå igenom dina rapporter och underliggande dokument med en revisor innan granskningen börjar. 

Så bör övergången från kalkylblad till serie A med QuickBooks Payments se ut

När du har följt stegen ovan bör du inte behöva sammanställa din ekonomiska historik varje gång någon ber om den. 

Det bör vara betydligt mindre sista minuten-arbete med att gå igenom kalkylblad för att avgöra vilka fakturor som betalades eller varför siffrorna inte stämmer överens.

I stället kommer du att ha organiserade register som är enklare att granska när du förbereder dig för finansiering.

Vanliga misstag och experttips

En stabil grundkonfiguration behöver fortfarande underhållas när ditt startupföretag växer. Tänk på dessa vanliga misstag och praktiska tips för att skydda riktigheten i dina register.

Att registrera grundarnas pengar som vanliga intäkter

Pengar som grundarna skjuter till startupföretaget bör normalt registreras som ett ägartillskott eller lån, inte som kundintäkter. 

En felaktig kategorisering kan förvränga dina intäkter och göra balansräkningen otydlig.

Att skapa inkonsekventa konton för varje transaktion

Undvik att lägga till ett nytt konto varje gång du stöter på en okänd utgift. 

De kontotyper du väljer avgör var transaktionerna visas i dina finansiella rapporter, så håll din kontoplan organiserad och stäm av ovanliga kategorier med din revisor.

Lås varje period efter att den har granskats

När din redovisningskonsult har granskat en månad eller ett kvartal kan du använda inställningarna för periodstängning i QuickBooks Payments för att varna användare eller begränsa ändringar i äldre transaktioner.

Du kan fortfarande spåra eventuella senare ändringar via rapporten Undantag från stängningsdatum.

Spara en kopia av dina månadsrapporter

När du har slutfört varje månadsgranskning exporterar och sparar du de slutgiltiga rapporterna för perioden. 

Det ger dig en konsekvent ekonomisk historik att hänvisa till senare, i stället för att behöva återskapa den när en investerare inleder sin granskning.

Avslutande tankar

Lycka till när du lägger grunden för ditt startupföretags betalningar.

Om du är redo att ta nästa steg kan du utforska deras betalningsverktyg, se hur deras betalningsagent kan hjälpa till med uppföljningar eller jämföra deras planer för att hitta det som passar bäst.