Så automatiserar du betalningsuppföljningar i QuickBooks Payments och slutar jaga fakturor

Du öppnar QuickBooks Payments för att se vilka fakturor som har betalats och upptäcker att flera fortfarande är förfallna. Nu kontrollerar du förfallodatum, skriver påminnelser och avgör vilka kunder som behöver ett nytt meddelande.

QuickBooks Payments kan hantera mycket av det arbetet åt dig. 

Den här guiden visar hur du automatiserar fakturapåminnelser, anpassar meddelandena som kunderna får och använder de mer avancerade verktygen, så att du kan lägga mindre tid på att jaga betalningar och mer tid på att driva ditt företag.

Så stöder QuickBooks Payments uppföljning av betalningar

QuickBooks Payments ger dig flera sätt att förhindra att obetalda fakturor faller mellan stolarna. 

Du kan schemalägga upp till tre automatiska påminnelser före eller efter att en faktura förfaller, anpassa vad varje meddelande ska säga och låta QuickBooks Payments skicka dem konsekvent för fakturor som tjänsten ursprungligen skickade via e-post.

Företag som använder QuickBooks Online Advanced kan också skapa arbetsflöden som reagerar på specifika villkor, till exempel kunden, fakturastatusen eller beloppet. 

Berättigade användare kan gå ännu längre med Payments AI, som använder betalningshistorik för att föreslå påminnelsescheman, skapa redigerbara meddelandeutkast och rekommendera andra sätt att uppmuntra betalningar i tid.

Tillsammans minskar dessa funktioner tiden du behöver lägga på att kontrollera förfallodatum och skriva samma påminnelser om och om igen, samtidigt som du fortfarande har kontroll över vad kunderna får. 

Så här ställer du in och hanterar din uppföljning av betalningar i QuickBooks Payments.

Så automatiserar du uppföljning av betalningar i QuickBooks Payments

Så här ser du till att ditt konto är klart och ställer in de påminnelseverktyg som ingår i din plan. När de har aktiverats kan QuickBooks Payments följa upp obetalda fakturor utan att du behöver komma ihåg varje enskild faktura.

Förutsättningar och krav för konfiguration

Innan du ändrar påminnelseinställningarna bör du se till att följande finns på plats:

• En QuickBooks Online-plan som innehåller automatiska fakturapåminnelser
• Fakturor som har skickats via e-post genom QuickBooks Payments, eftersom automatiska påminnelser endast gäller fakturor som QuickBooks Payments redan har skickat
• En QuickBooks Online Advanced-prenumeration om du vill skapa anpassade påminnelsearbetsflöden
• För Payments AI krävs ett berättigat amerikanskt konto med Essentials, Plus, Advanced eller Intuit Enterprise Suite, samt behörighet att skapa eller redigera fakturor

Steg

När allt är klart följer du stegen nedan för att automatisera din uppföljning av betalningar.

Steg 1. Aktivera automatiska fakturapåminnelser

Gå till Inställningar ⚙ → Konto och inställningar → Försäljning → Påminnelser och välj sedan Redigera. 

Aktivera automatiska fakturapåminnelser.

Steg 2. Ställ in ditt påminnelseschema

Konfigurera upp till tre påminnelser och schemalägg varje påminnelse ett visst antal dagar före eller efter förfallodatumet. 

Du kan till exempel skicka en påminnelse strax före förfallodatumet och ytterligare påminnelser efter att fakturan har förfallit.

Steg 3. Anpassa varje påminnelsemeddelande

Redigera ämnesrad, hälsningsfras och meddelande så att e-postmeddelandet låter som om det kommer från ditt företag. 

Du kan också använda tillgängliga variabler, till exempel fakturanummer och företagsnamn, för att automatiskt lägga till relevanta uppgifter.

Steg 4. Skicka fakturor via e-post genom QuickBooks Payments

Automatiska påminnelser fungerar endast för fakturor som QuickBooks Payments redan har skickat via e-post. Om du skapar en faktura i QuickBooks Payments men levererar den på ett annat sätt skickas inga påminnelser.

Steg 5. Skicka en manuell påminnelse vid behov

Gå till Alla appar → Försäljning och få betalt → Fakturor och hitta den förfallna fakturan. 

Öppna rullgardinsmenyn Ta emot betalning, välj Skicka påminnelse, anpassa meddelandet och välj Skicka.

Steg 6. Skapa ett anpassat arbetsflöde om du använder Advanced

QuickBooks Online Advanced låter dig skapa påminnelsearbetsflöden baserade på villkor som kunden, fakturans status eller beloppet. 

Du kan låta QuickBooks Payments skicka e-post till kunden, tilldela fakturan till en teammedlem eller skicka en intern avisering när dessa villkor är uppfyllda.

Steg 7. Granska Payments AI-förslag om de är tillgängliga

Kunder i USA med Essentials, Plus, Advanced eller Intuit Enterprise Suite som har behörighet att skapa eller redigera fakturor kan öppna panelen Payments AI genom att skapa eller öppna en faktura eller välja Intuit AI-ikonen. 

Den kan använda betalningshistorik för att föreslå ett påminnelseschema, skapa redigerbara meddelandeutkast och rekommendera en anpassningsbar policy för förseningsavgifter.

Steg 8. Kontrollera vilka fakturor som fortfarande behöver uppmärksamhet

Granska regelbundet fakturalistan och påminnelseaktiviteten för att identifiera kunder som kan behöva en direkt uppföljning efter att de automatiska påminnelserna har skickats.

Tecken på att dina automatiserade betalningsuppföljningar fungerar i QuickBooks Payments

När du har slutfört stegen ovan bör QuickBooks Payments hantera dina vanliga betalningspåminnelser i bakgrunden. 

I stället för att öppna fakturalistan för att ta reda på vem som behöver ännu ett e-postmeddelande kan du granska vad QuickBooks Payments redan har skickat och bara ingripa när en kund behöver personlig uppmärksamhet.

Det bör innebära att färre förfallna fakturor faller mellan stolarna, samtidigt som du ägnar mindre tid åt att jaga betalningar. 

QuickBooks Payments uppger också att kunder som använder Payments AI-påminnelser i genomsnitt får betalt snabbare, även om det är Intuits eget riktvärde och inte ett resultat som har verifierats oberoende. 

Den praktiska vinsten är enklare: din uppföljningsprocess fortsätter även när din uppmärksamhet är riktad någon annanstans.

Vanliga misstag att undvika och tips att följa

När dina påminnelser är igång är nästa steg att se till att de hjälper utan att skapa nya hinder. Tänk på dessa misstag och tips när du hanterar processen.

Att schemalägga påminnelser för tätt

Ge kunderna tillräckligt med tid att se och agera på varje meddelande. Att skicka flera påminnelser under en kort period kan kännas överdrivet utan att öka sannolikheten för betalning.

Att använda samma ton i varje steg

Håll de tidiga påminnelserna vänliga och hjälpsamma och bli sedan mer direkt när fakturan förblir obetald efter förfallodagen. En kund som är en dag sen bör inte få samma meddelande som någon som har ignorerat fakturan i flera veckor.

Att förbise kundens kontakt- och betalningsuppgifter

Kontrollera att e-postadressen är korrekt och att det tydligt framgår på fakturan hur kunden ska betala. Automatisering kan inte hjälpa om påminnelsen skickas till en inaktiv inkorg eller lämnar kunden osäker på nästa steg.

Att tillämpa en AI-föreslagen förseningsavgift utan att granska den

Se till att din policy för förseningsavgifter tydligt anges för kunderna och är tillåten i din jurisdiktion innan du godkänner rekommendationen.

Att låta automatisering hantera situationer som kräver ett samtal

En bestridd faktura eller en överenskommen betalningsplan kräver personlig uppmärksamhet. Granska dessa fall innan du förlitar dig på ännu en schemalagd påminnelse.

Avslutande tankar

När dina påminnelser är på plats kan du ägna mindre tid åt att jaga fakturor och ge obetalda saldon den uppmärksamhet de behöver. 

Om du vill bygga vidare på den konfigurationen kan du utforska våra betalningsverktyg för att se hur onlinefakturor och återkommande betalningar kan förenkla resten av din kravprocess. 

Du kan också ta en närmare titt på Payments AI och hur det stöder mer konsekventa betalningsuppföljningar. När du är redo att gå vidare kan du jämföra våra planer och priser för att hitta funktionerna som passar ditt företag. 

Om du behöver hjälp med att välja kan du kontakta deras team eller besöka deras resurscenter för småföretag för mer praktisk vägledning. 

Lycka till med konfigurationen, och jag hoppas att den ger dig en sak mindre att jaga varje vecka.