En kund betalar din faktura, men i stället för att gå vidare måste du fortfarande öppna flera verktyg för att ta reda på vart pengarna hamnade och varför det insatta beloppet ser annorlunda ut.
Det blir ännu mer förvirrande när flera betalningar grupperas i en enda insättning och behandlingsavgifterna bokförs separat.
Den här guiden visar hur du håller hela processen sammanhängande i QuickBooks Payments.
Du får lära dig hur du följer en kundbetalning från den ursprungliga fakturan till dina bokföringsposter, med mindre behov av att gå fram och tillbaka mellan separata verktyg.
Så fungerar fakturering, betalningar och bokföring tillsammans i QuickBooks Payments
När allt hanteras tillsammans håller QuickBooks Payments samma kundtransaktion samman från fakturan till bankinsättningen.
Om du till exempel skickar en faktura på $100 och kunden betalar via QuickBooks Payments, markeras fakturan som betald och betalningen registreras i din bokföring. Därefter inkluderas betalningen i en samlad insättning och den tillhörande behandlingsavgiften bokförs separat.
När den samlade insättningen visas på ditt anslutna bankkonto kan QuickBooks Payments matcha den mot de betalningar som redan har registrerats. Du behöver fortfarande granska och stämma av dina konton, men större delen av betalningsspåret finns redan på plats.
Förutsättningar för fakturering, betalningar och bokföring i QuickBooks
Innan du börjar bör du se till att följande är klart.
Ett aktivt konto för QuickBooks Online och QuickBooks Payments
Du behöver en aktiv prenumeration på QuickBooks Online och ett godkänt QuickBooks Payments-konto som är anslutet till den. QuickBooks Payments omfattas av behörighetskrav och ansökningsgodkännande, medan transaktionsavgifter tillkommer utan månadsavgifter eller minimibelopp.
Ett anslutet företagsbankkonto
Välj det bankkonto där dina QuickBooks Payments-insättningar ska komma in och anslut dess bankflöde. QuickBooks Payments kan då hämta banktransaktionerna och matcha samlade insättningar mot de poster som redan finns i din bokföring.
Onlinebetalningar av fakturor och bokföringskonton konfigurerade
Aktivera onlinebetalningar av fakturor och bekräfta att insättningar och behandlingsavgifter tilldelas rätt konton.
När detta är klart går nästa avsnitt igenom arbetsflödet från att skicka en faktura till att granska den resulterande bankinsättningen.
Så hanterar du fakturering, betalningar och bokföring tillsammans i QuickBooks Payments
Så här kopplar du samman arbetsflödet så att QuickBooks Payments kan föra information från den ursprungliga fakturan vidare till betalningen, insättningen och bokföringsposterna.
Steg 1. Bekräfta att QuickBooks Payments är aktivt
Gå till Inställningar → Konto och inställningar → Betalningar för att bekräfta att ditt QuickBooks Payments-konto är anslutet.
När du är där kan du kontrollera att standardinsättningar och behandlingsavgifter har tilldelats rätt konton.
Steg 2. Anslut ditt företagsbankkonto
Gå till Alla appar → Bokföring → Banktransaktioner och välj Anslut konto. Om du redan har ett annat konto anslutet väljer du i stället Länka konto.
Anslut kontot där dina QuickBooks Payments-insättningar kommer in, så att QuickBooks kan jämföra hämtade banktransaktioner med de insättningar som har registrerats i din bokföring.
Steg 3. Skicka fakturor med aktiverade onlinebetalningsalternativ
Välj + Skapa → Faktura och ange kund- och faktureringsuppgifter. Innan du skickar fakturan aktiverar du de onlinebetalningsmetoder som du vill acceptera.
När kunden betalar via fakturans betalningslänk kan QuickBooks direkt koppla betalningen till den fakturan.
Steg 4. Låt QuickBooks Payments registrera betalningen
Gå till Alla appar → Försäljning och betalningar → Fakturor och öppna kundens faktura. När betalningen har behandlats ska dess status visas som Betald, och betalningen ska automatiskt ha kopplats till fakturan.
Steg 5. Granska motsvarande insättning
QuickBooks Payments grupperar behandlade betalningar i en insättningsbatch och registrerar tillhörande behandlingsavgifter separat.
När insättningen visas i ditt bankflöde kan QuickBooks Payments matcha den mot de betalningar som redan har registrerats.
Om QuickBooks Payments inte hittar någon matchning automatiskt använder du alternativet Matcha för att hitta motsvarande insättning manuellt. Tidpunkten för insättningar varierar, och dina första insättningar eller betalningar som har lagts under granskning kan ta längre tid än standardschemat.
Steg 6. Kontrollera dina rapporter utan att exportera något
Gå till Rapporter → Standardrapporter och granska rapporter som Resultaträkning och Åldersanalys för kundfordringar.
Dessa visar hur intäkter registreras och vilka fakturor som fortfarande är utestående, även om de exakta resultaten beror på om ditt företag använder kontantmetoden eller faktureringsmetoden.
Steg 7. Var uppmärksam på möjliga avvikelser
Gå till Alla appar → Bokföring → Stäm av och jämför transaktionerna i QuickBooks Payments med ditt kontoutdrag. Om differensen inte är noll kontrollerar du om det saknas insättningar eller finns dubbla poster eller behandlingsavgifter som har registrerats på fel konto.
Så ser ett välfungerande arbetsflöde i QuickBooks Payments ut
När allt är konfigurerat bör du ägna mindre tid åt att ta reda på vart varje betalning tog vägen.
Tidigare kan du ha behövt växla mellan separata verktyg och sedan använda ett kalkylblad för att sammanföra posterna.
När allt däremot är anslutet i QuickBooks Payments kan du följa transaktionen från den ursprungliga fakturan till bankinsättningen på ett och samma ställe.
Du behöver fortfarande stämma av dina konton och undersöka sådant som inte matchades korrekt. Men i stället för att manuellt sammanställa betalningsspåret kan du ägna mer tid åt att granska avvikelser.
Om dina fakturastatusar är aktuella, saldot i QuickBooks Payments stämmer överens med ditt kontoutdrag och dina rapporter visar den förväntade aktiviteten utan ett separat kalkylblad, fungerar konfigurationen som avsett.
Vanliga misstag i arbetsflödet för QuickBooks Payments och experttips
Även när det huvudsakliga arbetsflödet är anslutet kan vissa konfigurations- och bokföringsdetaljer fortfarande leda till att betalningar eller insättningar hamnar på fel ställe.
Här är några misstag du bör undvika samt tips som hjälper dig att hålla allt organiserat.
Använda en betalningsförmedlare som inte synkroniserar korrekt
En separat betalningsförmedlare kan fortfarande fungera med QuickBooks Payments, men kontrollera vilken information integrationen faktiskt överför.
Om den bara skickar försäljningsbeloppet utan tillhörande faktura, insättning eller behandlingsavgift kan du fortfarande behöva registrera och matcha dessa uppgifter manuellt.
Låta betalningar ligga kvar bland ej insatta medel
QuickBooks Payments hanterar sina egna fakturabetalningar utan att du behöver placera dem bland ej insatta medel.
Om du däremot använder detta konto för checkar, kontanter eller betalningar som samlas in någon annanstans bör du komma ihåg att gruppera och sätta in dem så att saldot inte fortsätter att byggas upp.
Bekräfta var insättningar och avgifter registreras
Efter att du har aktiverat QuickBooks Payments kontrollerar du att standardinsättningar och behandlingsavgifter går till rätt konton.
Annars kan QuickBooks Payments registrera transaktionerna automatiskt men placera dem någonstans där du inte förväntade dig att de skulle hamna.
Granska rapporter och stäm av regelbundet
Automatisk matchning kan ta hand om mycket av det rutinmässiga arbetet, men du bör fortfarande granska dina kundfordringsrapporter och stämma av mot ditt kontoutdrag.
På så sätt kan du fokusera på avvikelser som saknade insättningar, dubbla transaktioner eller felaktiga avgifter i stället för att kontrollera varje betalning från början.
Slutsats
Att samla fakturering, betalningar och bokföring innebär inte att du måste ändra allt på en gång. Börja med ett arbetsflöde, se till att dina betalningar och avgifter hamnar på rätt konton och justera konfigurationen allt eftersom du använder den.
Om du vill se vad mer som finns tillgängligt kan du utforska deras betalningsverktyg eller läsa mer om hur deras betalningsagent kan hjälpa till med uppföljning av fakturor.
Lycka till med att koppla ihop allt. Jag hoppas att det ger dig färre betalningar att spåra och mer tid att fokusera på resten av verksamheten.
Vanliga frågor om att hantera fakturering, betalningar och bokföring tillsammans
Vad betyder ”allt-i-ett” egentligen här?
Samma kundtransaktion förblir kopplad från fakturan till bokföringen. Betalningar som görs via QuickBooks Payments kopplas automatiskt till fakturan.
Hur skiljer sig detta från att använda en separat betalningsapp tillsammans med QuickBooks Payments?
Det beror på vilken information appen överför till QuickBooks Payments. Om uppgifter om insättning och avgifter saknas kan manuell registrering eller matchning fortfarande behövas.
Matchas betalningar verkligen automatiskt mot fakturor?
Betalningar som görs via en QuickBooks Payments-faktura kopplas automatiskt till den. Den motsvarande banktransaktionen kan dock fortfarande behöva granskas eller matchas manuellt.
Vilka betalningsmetoder stöds genom det här arbetsflödet?
Kunder kan betala med kort, ACH, Apple Pay, PayPal eller Venmo. Affirm kan också vara tillgängligt för kvalificerade fakturor.
Finns det skydd om en kund bestrider en kortbetalning?
Det valfria skyddet mot betalningstvister kan täcka kvalificerade återkrav från kredit- och betalkort som behandlas efter registreringen. Det omfattar inte ACH, PayPal, Venmo eller Affirm, och begränsningar i täckningen samt extra avgifter gäller.