Ännu en faktureringsperiod hade passerat, och inget hade förändrats. Du var fortfarande tvungen att återskapa samma faktura och komma ihåg att kontrollera om den var betald.
Det kan vara hanterbart för en kund, men när antalet återkommande kunder ökar kan missade faktureringsuppgifter försena förväntade intäkter.
Automatiserad återkommande fakturering i QuickBooks Payments minskar det repetitiva arbetet, även om det fortfarande kräver viss regelbunden översyn.
Den här guiden visar hur du konfigurerar det utan att tappa kontrollen över betalningarna.
Varför använda QuickBooks Payments för återkommande fakturering?
QuickBooks Payments låter dig skapa en mall för återkommande fakturor i stället för att bygga om dem vid varje faktureringsperiod.
Programmet använder kunduppgifterna och schemat du anger för att skapa framtida fakturor, medan berättigade kunder kan registrera sig för Autopay så att framtida betalningar behandlas automatiskt.
Eftersom fakturorna och betalningarna finns kvar i QuickBooks Payments kan du se vad som har fakturerats och vad som fortfarande behöver åtgärdas utan att hantera ett separat betalningssystem.
Betalningar som behandlas via QuickBooks Payments registreras också och matchas mot fakturan, vilket ger dig en mer konsekvent faktureringsprocess med mindre manuellt arbete.
Innan du konfigurerar det bör du bekräfta att ditt konto och dina fakturor uppfyller kraven som beskrivs i nästa avsnitt.
Saker att tänka på innan du automatiserar återkommande fakturering i QuickBooks Payments
Innan du skapar en återkommande mall bör du bekräfta att funktionen passar ditt konto och ditt faktureringsupplägg. Dessa kontroller kan hjälpa dig att undvika att behöva bygga om arbetsflödet senare.
Bekräfta att ditt abonnemang och din faktura uppfyller kraven
Återkommande transaktioner är för närvarande tillgängliga i QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus och Advanced.
Autopay kräver också ett aktivt QuickBooks Payments-konto och en betalningsaktiverad återkommande faktura på totalt $5,000 eller mindre. Dagliga återkommande fakturor är inte berättigade.
Se till att faktureringsvillkoren förblir konsekventa
Autopay fungerar bäst när beloppet och schemat förblir oförändrade.
Om du ändrar beloppet, frekvensen, betalningsvillkoren, betalningsalternativen eller kunduppgifterna kan registreringen avbrytas. Överväg därför att fakturera rörliga kostnader separat.
Förbered kunden och övervaka den första perioden
Bekräfta att kunden godkänner det återkommande schemat och förstår att Autopay normalt behandlar betalningen tre dagar före förfallodagen.
Kunden måste registrera sig via fakturan med ett Intuit-konto, och du bör granska den första perioden för att bekräfta att allt behandlas korrekt.
Så konfigurerar du automatiserad återkommande fakturering i QuickBooks Payments
Steg 1. Skapa en återkommande faktura
Skapa en faktura och välj Gör återkommande.
Beroende på layouten i QuickBooks Payments kan du också gå till Alla appar → Bokföring → Återkommande transaktioner → Ny och välja Faktura.
Steg 2. Välj typ av återkomst
Välj Schemalagd om QuickBooks ska skapa transaktioner enligt ett angivet schema, Påminnelse om du vill få en uppmaning att skapa och skicka transaktionen, eller Ej schemalagd om du vill behålla en återanvändbar mall för manuell användning.
QuickBooks Payments kan spara återkommande fakturor som utkast, så granska och färdigställ dem innan du skickar dem.
Steg 3. Ange faktureringsschemat
Välj hur ofta fakturan ska återkomma och ange sedan start- och slutdatum. Autopay är inte tillgängligt för fakturor med ett dagligt återkomstintervall.
Steg 4. Slutför och spara mallen
Lägg till kunden, fakturadetaljerna, betalningsvillkoren och alternativen för onlinebetalning. Välj om fakturan ska skickas automatiskt via e-post eller om du vill granska den först, och välj sedan Spara mall.
Steg 5. Skicka den första fakturan
När den återkommande fakturan har skapats skickar du den till kunden med onlinebetalningar aktiverade. Kunden ser ett alternativ för att konfigurera Autopay när fakturan öppnas.
Steg 6. Låt kunden registrera sig för Autopay
Kunden väljer Konfigurera Autopay, loggar in med ett Intuit-konto, granskar frekvensen och startdatumet och anger sin betalningsinformation.
Därefter väljer kunden Autopay för att betala den aktuella fakturan och registrera framtida fakturor i serien.
Autopay måste täcka hela fakturabeloppet. Om kunden ändrar beloppet försvinner alternativet Autopay.
Steg 7. Bekräfta betalningsschemat
Autopay behandlar normalt betalningen tre dagar före fakturans förfallodatum.
Om fakturan förfaller inom färre än tre dagar behandlas betalningen omedelbart. Fakturor som förfaller vid mottagandet debiteras så snart den återkommande mallen skapar dem.
Steg 8. Undvik ändringar som avbryter Autopay
Om du ändrar det totala beloppet, frekvensen, villkoren, betalningsalternativen, kundens e-postadress eller kundens namn avbryts Autopay. QuickBooks Payments skickar ett e-postmeddelande till kunden, som då måste registrera sig igen.
Steg 9. Övervaka Autopay-statusen
Öppna fakturans aktivitetsöversikt och leta efter Autopay schemalagd under Fakturaaktivitet.
QuickBooks Payments skickar bekräftelsemeddelanden för genomförda betalningar och meddelar kunderna om en betalning nekas, så att de kan uppdatera sin betalningsinformation.
Så ser du om återkommande fakturering med QuickBooks Payments fungerar
Nu när allt är konfigurerat visar nästa faktureringscykel om det fungerar.
Den återkommande fakturan ska skapas enligt schemat, fakturans aktivitetsöversikt ska visa Autopay schemalagd och en genomförd betalning ska automatiskt uppdatera fakturans status.
Om en betalning nekas bör QuickBooks Payments meddela kunden så att problemet inte förblir oupptäckt.
När detta sker konsekvent lägger du mindre tid på att skapa och följa upp fakturor, samtidigt som dina återkommande intäkter blir enklare att följa och prognostisera.
Vanliga misstag och experttips
Återkommande fakturering kan minska det repetitiva arbetet, men vissa beslut vid konfigurationen kan orsaka problem senare. Tänk på dessa vanliga misstag innan du rullar ut arbetsflödet till fler kunder.
Använda en mall för fasta och rörliga avgifter
Om du ändrar fakturabeloppet efter att en kund har registrerat sig kan Autopay avbrytas.
Om en del av din fakturering ändras varje månad kan du överväga att använda den återkommande fakturan för det fasta beloppet och skicka rörliga avgifter separat.
Välja ett förfallodatum utan att ta hänsyn till betalningstidpunkten
Autopay behandlar normalt betalningen tre dagar före fakturans förfallodatum, så ett förfallodatum den första kan innebära en debitering nära slutet av föregående månad. Se till att beloppet, frekvensen och det förväntade debiteringsdatumet är tydliga för kunden innan kunden registrerar sig.
Rulla ut återkommande fakturering till alla samtidigt
Testa arbetsflödet med en kund eller en liten grupp först.
Bekräfta att fakturorna skapas korrekt, att Autopay visas som schemalagd och att betalningarna registreras som förväntat innan du tillämpar konfigurationen i större skala.
Vanliga frågor om återkommande fakturering i QuickBooks Payments
Vad är skillnaden mellan schemalagda, påminnelsebaserade och oschemalagda återkommande fakturor?
Schemalagda skapar transaktioner enligt ett fast schema, påminnelsebaserade uppmanar dig att granska och skicka dem, och oschemalagda sparar en återanvändbar mall för manuell användning. QuickBooks Payments kan spara återkommande fakturor som utkast, så granska och slutför dem innan du skickar dem.
Fungerar autobetalning med alla betalningsmetoder?
Nej. Autobetalning fungerar bara med de betalningsalternativ som är aktiverade för en återkommande faktura med aktiverade betalningar via QuickBooks Payments.
När debiterar autobetalning kunden?
Autobetalning behandlas normalt tre dagar innan fakturan förfaller, eller omedelbart om den förfaller inom tre dagar eller vid mottagandet. Den är inte tillgänglig för fakturor med ett dagligt återkommande intervall.
Vad händer om kundens sparade kort löper ut?
Vissa kort kan uppdatera sina utgångsdatum automatiskt. Om en betalning nekas skickar QuickBooks Payments ett e-postmeddelande till kunden med en uppmaning att uppdatera sina uppgifter. Därefter behandlas betalningen omedelbart, och kunden kan behöva registrera sig på nytt.
Vilka QuickBooks Payments-planer stöder återkommande fakturor?
Återkommande fakturor är tillgängliga med QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus och Advanced. Vilka konfigurationsvägar som är tillgängliga kan variera beroende på din plan och layouten för QuickBooks Payments.
Slutsats
Jag hoppas att den här guiden hjälper dig att konfigurera återkommande fakturering med större trygghet. Börja med en kund, följ den första faktureringscykeln och justera arbetsflödet efter behov.
Lycka till med att få det att fungera för ditt företag.
Om du är redo att fortsätta kan du utforska deras betalningsverktyg och jämföra deras planer och priser. För fakturor utanför ditt återkommande schema kan du se hur deras betalningsagent kan hjälpa till med uppföljningar.