Så lämnar du kalkylblad och börjar få betalt online med QuickBooks Payments

Du skickade en faktura från ett kalkylblad, kunden betalade via en annan app och nu växlar du mellan ditt bankkonto och fakturaregistret bara för att bekräfta betalningen. 

Innan du hinner slutföra uppdateringen av filen behöver du ta hand om ännu en faktura, och du är tillbaka i kalkylbladet och försöker ta reda på vad som fortfarande är utestående.

Den processen kan kännas hanterbar i början, men när fler kunder tillkommer börjar tiden du lägger på att uppdatera rader och matcha betalningar att läggas ihop. En missad post kan till och med leda till att du följer upp en betalning som redan har kommit in.

Den här guiden hjälper dig att ersätta den rutinen med en tydligare process i QuickBooks Payments.

Vi går igenom hur du förbereder dina register och konfigurerar onlinebetalningar så att du kan skicka betalningsbara fakturor och följa dem på ett och samma ställe.

Fördelarna med att gå från kalkylblad till QuickBooks Payments

När du flyttar din fakturering till QuickBooks Payments blir det enklare för kunderna att betala dig. 

De tillgängliga betalningsalternativen visas på fakturan, så du behöver inte längre skicka separata instruktioner. Det låter som en liten förändring, men den tar bort ett extra steg mellan att skicka fakturan och att få betalt.

Dina register blir också mer användbara. Du kan granska inkommande betalningar utan att sammanställa information från flera ställen, och du får bättre ordning på informationen när det är dags att köra en rapport eller prata med din revisor.

Innan du kommer dit ska vi titta på vad som behöver flyttas till QuickBooks Payments och hur du förbereder det.

Vad du behöver veta innan du går från kalkylblad till QuickBooks Payments

Innan du börjar importera något är det bra att reda ut tre saker. Om du gör det nu kan du slippa avbryta mitt i processen för att korrigera register eller leta efter saknade kontouppgifter.

Bestäm vad du faktiskt behöver flytta över

Du behöver inte överföra alla fakturor du någonsin har skickat. 

Börja med aktiva kunder och obetalda fakturor och välj sedan ett datum då du börjar skapa alla nya fakturor i QuickBooks Payments.

Behåll en orörd säkerhetskopia av det ursprungliga kalkylbladet. Äldre betalda fakturor kan ligga kvar där om du inte behöver dem i QuickBooks Payments för rapportering eller dokumentation.

Samla ihop det som krävs för konfigureringen

För att konfigurera QuickBooks Payments och ta emot onlinebetalningar behöver du:

• Ett QuickBooks Payments-konto med ett abonnemang som stöder de funktioner du behöver
• Dina företags- och ägaruppgifter till ansökan om QuickBooks Payments
• Ett bankkonto där kundernas betalningar sätts in

QuickBooks Payments kräver ett separat godkännande. Intuit skickar normalt sitt beslut via e-post inom några arbetsdagar, så om du ansöker tidigt kan du undvika att det fördröjer resten av konfigureringen.

Rensa och formatera uppgifterna i kalkylbladet

Granska dina kund- och fakturaregister innan du laddar upp dem. Ta bort dubbletter, tomma rader, formler och inaktuell information som kan orsaka problem under importen.

Kundlistor kan importeras från CSV, Excel eller Google Sheets, medan fakturor måste importeras från CSV. Du bör också se till att kundnamnen är konsekventa och lägga till de produkter eller tjänster du planerar att använda på dina fakturor.

När dessa delar är klara kan du börja konfigurera och importera med färre avbrott.

Så går du från kalkylblad till att börja få betalt online i QuickBooks Payments

Så här går du från kalkylblad till QuickBooks Payments och börjar ta emot onlinebetalningar.

1. Registrera dig för QuickBooks Online och ansök om QuickBooks Payments

Följ dessa steg för att ansöka om QuickBooks Payments:

1. Skapa ditt QuickBooks Online-konto.
2. Gå till Inställningar ⚙ → Konto och inställningar → Betalningar.
3. Välj Läs mer och sedan Konfigurera Payments.
4. Ange företags- och ägaruppgifter.
5. Välj det bankkonto där kundbetalningarna ska sättas in.

QuickBooks Payments skickar normalt sitt beslut via e-post inom några arbetsdagar, även om Intuit kan begära ytterligare information. 

Börja med det här steget och förbered dina kalkylbladsdata medan du väntar på godkännandet.

2. Rensa och säkerhetskopiera dina kalkylbladsdata

Spara en orörd kopia av ditt aktuella kalkylblad, välj ett tydligt migreringsdatum och separera dina aktiva kunder och obetalda fakturor från avslutade historiska poster. 

Rätta till dubblettnamn, tomma rader, formler och inaktuell information innan du importerar något.

3. Importera din kundlista

Gå till Inställningar ⚙ → Importera data → Kunder och ladda upp din kundlista. QuickBooks Payments stöder CSV-, Excel- och Google Sheets-filer för kundimporter.

Varje fil är begränsad till 1 000 rader eller 2 MB. Kundnamn måste vara unika och den första importen stöder en e-postadress per kund.

4. Importera eller återskapa dina öppna fakturor

När du har importerat dina kunder och konfigurerat de relevanta produkterna eller tjänsterna går du till Inställningar ⚙ → Importera data → Fakturor. Fakturaimporter kräver en CSV-fil och stöder upp till 100 fakturor eller 1 000 rader per uppladdning. 

Varje radpost behöver ett fakturanummer, en kund, ett fakturadatum, ett förfallodatum och ett belopp. Negativa belopp, inklusive rabatter och kreditnotor, kan inte importeras och måste läggas till senare.

Den aktuella dokumentationen om fakturaimport anger också att den här metoden inte kan användas efter att moms har konfigurerats. 

Tillgängligheten kan variera beroende på abonnemang och konto. Om Fakturor inte visas under Importera data återskapar du dina aktuella öppna fakturor manuellt eller kontaktar QuickBooks Payments support för att bekräfta vilka importalternativ som är tillgängliga för dig.

5. Konfigurera insättningar och betalningsalternativ online

När QuickBooks Payments har godkänts slutför du dessa inställningar:

• Under Inställningar ⚙ → Konto och inställningar → Betalningar väljer du de konton som används för att registrera insättningar och behandlingsavgifter.
• Under Inställningar ⚙ → Konto och inställningar → Försäljning → Fakturabetalningar väljer du vilka betalningsmetoder kunderna kan använda.
• Under Inställningar ⚙ → Konto och inställningar → Försäljning → Onlineleverans ser du till att Onlinefaktura är vald.

Kunder kan kanske betala med kort, ACH-banköverföring, Apple Pay, PayPal eller Venmo, beroende på vilka betalningsalternativ som är tillgängliga för kontot.

6. Granska och skicka din första betalningsbara faktura

Öppna en importerad faktura eller skapa en ny för en aktuell kund. 

Bekräfta kunden, beloppet, förfallodatumet och betalningsalternativen. Öppna Hantera → Betalningsalternativ på fakturan och aktivera de metoder du vill erbjuda. Välj sedan Granska och skicka.

Kunden får en onlinefaktura med en betalningslänk i stället för att behöva betala separat från en PDF.

7. Bekräfta att betalningen registrerades och följ insättningen

När kunden betalar via fakturan bör QuickBooks Payments skapa en transaktion för mottagen betalning och koppla den till motsvarande faktura. 

Kontrollera fakturans status och QuickBooks Payments utbetalningar för att bekräfta att betalningen har behandlats och följa när den skickas till din bank.

Automatisk matchning, när den är tillgänglig, minskar den manuella registreringen, men användare bör ändå granska transaktioner och regelbundet stämma av sitt bankkonto.

Tecken på att din övergång från kalkylblad till QuickBooks Payments lyckades

När du har slutfört stegen ovan kontrollerar du först att dina kundposter och öppna fakturor importerades korrekt. Skicka sedan en faktura och bekräfta att kunden får en betalningslänk online. 

När kunden har betalat bör QuickBooks Payments registrera transaktionen, markera fakturan som betald och visa betalningen under utbetalningarna från QuickBooks Payments, så att du kan följa insättningen.

Tänk på att fakturan kan visas som betald innan pengarna når ditt bankkonto. 

Din första insättning kan ta upp till fem bankdagar. Efter den inledande konfigurationsperioden får konton med insättningar nästa dag vanligtvis betalningar som behandlats före kl. 15.00 

Stillahavstid nästa bankdag, medan senare betalningar kan ta upp till två bankdagar. Bryttiden är kl. 16.00 bergstid, kl. 17.00 centraltid och kl. 18.00 östlig tid.

Vanliga misstag och experttips

De flesta problemen efter bytet uppstår när din gamla betalningsprocess överlappar med dina nya poster i QuickBooks Payments. Här är vad du bör vara uppmärksam på när du börjar skicka fakturor på riktigt.

Fortsätta använda gamla betalningsmetoder utan en övergångsplan

Berätta för kunderna vilka fakturor som ska betalas via QuickBooks Payments och hur du kommer att hantera checkar eller fristående Venmo-betalningar efter bytet. 

Om en kund betalar utanför QuickBooks Payments registrerar du betalningen mot rätt faktura, så att den inte fortsätter att felaktigt vara markerad som förfallen.

Skicka alla importerade fakturor innan du testar arbetsflödet

Granska dina importerade fakturor innan du skickar dem till kunderna. 

Börja med en faktura och kontrollera att saldot, förfallodatumet, betalningsalternativen och betalningslänken fungerar korrekt innan du använder den nya processen med alla.

Importera om en hel fil efter ett delvis misslyckat resultat

Vissa kunder eller fakturor kan importeras utan problem även när andra rader misslyckas. 

Granska importresultaten och korrigera endast de poster som misslyckades, eftersom en ny uppladdning av hela filen kan skapa dubbletter i stället för att ersätta de ursprungliga posterna.

Lägg till en hämtad insättning i stället för att matcha den

QuickBooks Payments skapar en betalningspost när en faktura betalas. 

När insättningen senare visas i ditt bankflöde ska du matcha den med den befintliga posten i stället för att lägga till den som en ny intäkt, eftersom samma betalning då kan räknas två gånger.

Förvänta dig att varje insättning motsvarar en faktura

QuickBooks Payments kan slå ihop flera kundbetalningar till en insättning och visa de tillhörande behandlingsavgifterna separat. Kontrollera informationen om insättningen under utbetalningarna från QuickBooks Payments innan du betraktar en skillnad mellan fakturans och insättningens belopp som ett fel.

Slutsats

Att gå vidare från kalkylark kan göra fakturering och betalningsuppföljning mycket enklare, och jag hoppas att den här guiden ger dig en tydlig utgångspunkt. 

När du är redo kan du se hur de kan hjälpa dig att hantera ditt företag, jämföra deras abonnemang eller lära dig hur deras onlinebetalningar fungerar. 

Lycka till med bytet och med vad som än väntar för ditt företag.