Lönerna har redan betalats ut, någon säger att deras arbetstimmar var fel, arbetskostnaderna stämmer fortfarande inte med projektet och några arbetslag lämnade återigen in sina tidrapporter för sent.
Det som fungerade tidigare med kalkylblad, tidrapporter på papper och utspridda löneprocesser börjar bli svårare att hantera när fler arbetslag, projekt och arbetsplatser tillkommer.
I den här guiden går vi igenom hur du implementerar Intuit QuickBooks Workforce för byggbranschen och lönehantering för fältservice, så att löner, personaluppföljning och projektkostnader blir mer organiserade och enklare att hantera från dag till dag.
Varför lönehantering inom bygg och fältservice blir svår att hantera
Lönehantering inom bygg och fältservice blir snabbt svår att hantera när arbetslag, arbetsplatser och projekt växer.
Du hanterar anställda som arbetar med olika lönenivåer i olika projekt, 1099-formulär för underentreprenörer, krav på certifierad lönehantering, klassificeringar för arbetsskadeförsäkring, övertid samt arbetslag som är utspridda på flera platser.
Det som börjar som kalkylblad, tidrapporter på papper eller fristående verktyg kan så småningom leda till försenade löneutbetalningar, felaktig arbetskostnadsuppföljning, efterlevnadsrisker och kostnadsöverskridanden i projekt. Även mindre lönefel i bygg- och fältserviceverksamheter kan senare skapa större operativa och ekonomiska problem.
Så hjälper QuickBooks Workforce företag inom bygg och fältservice att hantera löner
QuickBooks Workforce hjälper företag inom bygg och fältservice att samla lönehantering, tidsregistrering, projektkostnader och personaladministration i ett mer sammanhängande arbetsflöde.
Lönehantering och tidsregistrering
QuickBooks Time hjälper företag att registrera anställdas arbetstimmar, projekt, scheman och GPS-position på ett och samma ställe. För arbetslag inom bygg och fältservice minskar detta behovet av manuell tidsinsamling och ger löneadministrationen mer korrekta tidrapporter innan lönerna behandlas.
Projektkostnader och projektlönsamhet
QuickBooks hjälper företag att följa upp arbetskraft, tid, material och utgifter per projekt, vilket gör det enklare att se vilka projekt som är lönsamma och var kostnaderna riskerar att överskrida budgeten. Detta är särskilt användbart för byggföretag som behöver bättre insyn i arbetskostnader på projektnivå.
Överblick och ansvar för arbetslag i fält
QuickBooks Time stöder GPS-spårning och geofencing, vilket hjälper företag att se vem som har stämplat in, var personen arbetar och vilken arbetsplats arbetstiden hör till. Detta är användbart för arbetslag som arbetar på flera platser, särskilt när korrekt tidsregistrering påverkar löner, fakturering och projektkostnader.
Så implementerar du QuickBooks Workforce för lönehantering inom bygg och fältservice
Att implementera QuickBooks Workforce innebär att konfigurera lönehantering, personaluppföljning, projektkostnader och introduktion av anställda på rätt sätt, så att lönehanteringen förblir organiserad när företaget växer.
Steg 1: Definiera din lönestruktur och modell för projektkostnader
Innan du konfigurerar QuickBooks Workforce bör du dokumentera hur företaget hanterar löner för anställda, arbetslag och projekt.
Detta omfattar att identifiera regler för övertid, gällande lönenivåer, fackliga löner, traktamenten, milersättning, betalningar till underentreprenörer och klassificeringar för arbetsskadeförsäkring.
Företag bör också fastställa sina projektkoder och koder för arbetskostnader tidigt, eftersom dessa senare blir grunden för personaluppföljning och projektkostnadsberäkning.
Steg 2: Välj rätt QuickBooks Workforce-plan
QuickBooks Workforce finns tillgängligt genom flera paketerade löne- och bokföringsplaner, däribland Workforce Payroll och Simple Start, Workforce Payroll och Essentials samt Workforce Premium och Plus.
När lönehanteringen blir mer komplex går många företag inom bygg och fältservice över till planer som omfattar registrering av fakturerbara timmar, uppföljning av projekt och lönsamhet, mobil tidsregistrering, verktyg för teamhantering och funktioner för HR-stöd.
Företag som hanterar flera arbetslag, projekt, underentreprenörer eller arbetsplatser kan också ha nytta av planer med förbättrad rapportering, personalhantering och funktioner för projektuppföljning som är integrerade i QuickBooks ekosystem.
Steg 3: Konfigurera löne-, skatte- och personalinformation
Efter installationen kan företag konfigurera löneutbetalningsscheman, direktinsättning, skatteinformation, personalklassificeringar och arbetsplatser.
Bygg- och fältserviceföretag behöver ofta konfigurera flera arbetsplatser och delstatliga löneskatter, särskilt när arbetslag arbetar i olika städer eller delstater.
QuickBooks Workforce stöder även flera lönesatser per anställd, vilket gör det möjligt för företag att tilldela olika timlöner beroende på projekt, typ av arbete eller fackliga krav. Entreprenörer och underentreprenörer kan också läggas till separat för hantering av 1099.
Steg 4: Konfigurera QuickBooks Time för tidsregistrering i fält
QuickBooks Time hjälper bygg- och fältserviceföretag att hantera anställdas arbetstimmar, närvaro på arbetsplatser, scheman samt in- och utstämpling via mobilen direkt genom Workforce-appen.
Företag kan skapa geografiskt avgränsade arbetsplatser så att anställda automatiskt får uppmaningar om att stämpla in och ut när de anländer till en projektplats.
Ytterligare inställningar för personaluppföljning, såsom GPS-bekräftelse, foton, signaturer och spårning av projektkoder, kan också bidra till att förbättra löneprecisionen och dokumentationen för certifierade löner.
Steg 5: Konfigurera projektkostnadsberäkning och arbetskraftsuppföljning
En av de viktigaste delarna vid implementering av QuickBooks Workforce för bygglöner är att koppla arbetskraftsuppföljningen till projektkostnadsberäkningen i QuickBooks Online.
När anställdas arbetstimmar tilldelas specifika jobb eller kostnadskoder kan arbetskraftskostnader följas upp i rapporteringen på projektnivå. Det hjälper företag att övervaka projektens lönsamhet, arbetskraftskostnader och personalkostnader i realtid i stället för att förlita sig på manuella kalkylblad.
Steg 6: Aktivera Payroll AI och automatisering av personalhanteringen
Företag som använder Elite-abonnemang kan även konfigurera funktioner i Payroll AI för att automatisera tidsinsamling och lönegranskningar.
Payroll AI kan skicka påminnelser till anställda via SMS eller appaviseringar, flagga ovanlig löneaktivitet och identifiera avvikelser, såsom oväntad övertid eller saknade timmar, innan lönen godkänns.
Det kan hjälpa löneadministratörer att upptäcka problem tidigare under lönegranskningen.
Steg 7: Bjud in anställda och genomför introduktionen av personalen
När löne- och personaluppföljningen har konfigurerats kan anställda bjudas in till QuickBooks Workforce-appen via e-post.
Anställda kan sedan stämpla in och ut, skicka in tidrapporter, visa lönespecifikationer, hantera skatteinformation och svara på löneaviseringar direkt från appen.
Många företag genomför också korta introduktionssessioner med arbetslag i fält för att standardisera rutinerna för instämpling, val av projektkod och användning av mobilappen innan systemet tas i full drift.
Steg 8: Testa lönehanteringen innan full drift
Innan lönehanteringen övergår helt kör många bygg- och fältserviceföretag löner parallellt med det tidigare systemet under en eller två löneperioder.
Det gör det möjligt för löneteamen att jämföra löner, skatteavdrag, övertidsberäkningar och nettolön mellan de båda systemen för att tidigt identifiera konfigurationsproblem eller löneavvikelser.
De flesta tidiga löneproblemen beror vanligtvis på felaktiga ingående saldon, lönesatser eller inställningar för personalens konfiguration.
Steg 9: Övervaka löner, rapportering och efterlevnad efter lanseringen
Efter implementeringen bör företag fortsätta att regelbundet granska lönereporter, arbetskraftsallokeringar, skattedeklarationer och personalklassificeringar.
Lönehanteringen inom bygg- och fältservice kan bli mer komplex när arbetslag, projekt och arbetsplatser utökas. Fortlöpande övervakning hjälper därför företag att upprätthålla korrekta löner, efterlevnad och insyn i arbetskraften på projektnivå över tid.
Företag som hanterar certifierade löner bör också notera att QuickBooks Workforce inte har inbyggt stöd för att generera WH-347-formulär och kan behöva tredjepartsintegrationer för arbetsflöden för rapportering av certifierade löner.
Så ser framgång ut efter implementering av QuickBooks Payroll för bygg- och fältserviceföretag
När du har implementerat QuickBooks Payroll och Workforce-verktygen fullt ut i verksamheten bör lönehanteringen börja kännas mindre reaktiv och enklare att hantera.
Före implementeringen
❌ Samla in tidrapporter via pappersblanketter, samtal, sms eller kalkylblad
❌ Manuella beräkningar och deklarationer av löneskatter
❌ Begränsad insyn i arbetskraftskostnader per projekt
❌ Separata verktyg för lönehantering, tidsregistrering och bokföring
❌ Lönefel upptäcks först efter att lönen har behandlats
Efter implementeringen
✅ Anställdas tidsregistrering och lönehantering är anslutna i ett och samma system
✅ Automatiserade federala och delstatliga löneskattedeklarationer
✅ Arbetskraftskostnader kan följas i realtid och kopplas till projekt
✅ Lönehantering, uppföljning av arbetsstyrkan och bokföring synkroniseras
✅ Verktyg för lönegranskning hjälper till att upptäcka problem innan lönekörningen
Med tiden kan detta bidra till att minska lönefel, förbättra insynen i arbetskraftskostnaderna för olika projekt och göra lönehanteringen enklare att hantera när dina arbetslag och arbetsmängden fortsätter att växa.
Avslutande tankar
När du har konfigurerat QuickBooks Workforce och fullt ut implementerat arbetsflödena för lönehantering, uppföljning av arbetsstyrkan och projektkostnadsberäkning bör lönehanteringen för bygg- och fältservice börja kännas mer centraliserad och enklare att underhålla från dag till dag.
När dina arbetslag, projekt och rapporteringsbehov fortsätter att växa kan du även utforska ytterligare verktyg för arbetsstyrka, lönehantering och projektledning i QuickBooks Workforce och QuickBooks Construction Payroll för att effektivisera verksamheten ytterligare.
Om du fortfarande undersöker verktyg för lönehantering och arbetsstyrka rekommenderar jag att du tittar närmare på QuickBooks Workforce app. Lycka till med implementeringen och kommande projekt.