Intuit QuickBooks Workforce löne-AI: Djupgående genomgång av funktionerna & hur det fungerar

Löneutbetalningen ska göras i morgon, och hälften av teamet har fortfarande inte skickat in sina arbetstimmar. Några tidrapporter ser felaktiga ut, någon glömde att registrera övertid, och nu håller löneförberedelserna på att förvandlas till ännu en sista minuten-rusning i stället för en snabb granskningsprocess.

Intuit QuickBooks Workforce löne-AI är utformad för att automatisera en stor del av det manuella arbetet med löneförberedelser genom att samla in anställdas arbetstimmar, identifiera problem innan lönekörningen och förbereda löneutkast för granskning. 

I den här guiden går vi igenom hur det fungerar, vilka funktioner det erbjuder och hur du konfigurerar det i QuickBooks Workforce.

Vad är QuickBooks Workforce löne-AI?

QuickBooks Workforce löne-AI är en AI-baserad löneassistent som hjälper företag att samla in anställdas arbetstimmar, identifiera löneproblem och förbereda löner före löneutbetalningen. 

I stället för att manuellt jaga tidrapporter och granska inskickade uppgifter en i taget hjälper AI:n till att automatisera en stor del av arbetsflödet före lönekörningen. Den fungerar tillsammans med QuickBooks Workforce, QuickBooks Time och QuickBooks Online för att hålla anställdas arbetstimmar, löneberäkningar och bokföringsuppgifter sammankopplade i ett enda system.

Så fungerar det

QuickBooks Workforce löne-AI hjälper till att automatisera det manuella arbete som vanligtvis utförs innan lönen behandlas.

1. Löne-AI:n kontaktar de anställda via SMS eller QuickBooks Workforce-appen för att samla in arbetstimmar, övertid och löneuppgifter för löneperioden.
2. AI:n granskar inskickade löneuppgifter för ovanlig aktivitet, inklusive saknade tidrapporter, oväntad övertid och avvikande uppgifter om arbetstimmar.
3. När löneuppgifterna har validerats förbereder AI:n ett löneutkast med hjälp av inskickade uppgifter om de anställda och löneinställningarna.
4. Löneadministratörer får en avisering om att granska flaggade problem, kontrollera löneuppgifterna och godkänna lönen innan den skickas in.

Det här arbetsflödet hjälper till att minska det manuella arbetet med löneförberedelser samtidigt som löneadministratörerna behåller kontrollen innan lönen slutförs.

Utmärkande egenskaper hos QuickBooks Workforce löne-AI

QuickBooks Workforce löne-AI är utformad för att minska det manuella arbete som vanligtvis utförs innan lönekörningen. Några funktioner som hjälper den att utmärka sig är:

Proaktiv insamling av tidrapporter via SMS

Löne-AI:n kan automatiskt kontakta de anställda via SMS eller QuickBooks Workforce-appen för att samla in arbetstimmar, övertid, dricks och löneuppgifter baserat på det schema du har konfigurerat.

Avvikelsedetektering innan lönekörningen

AI:n granskar inskickade löneuppgifter för ovanlig aktivitet, inklusive saknade tidrapporter, oväntad övertid eller uppgifter om arbetstimmar som avviker från normala lönemönster innan lönen behandlas.

Uppdateringar till löneadministratörer via SMS

Löneadministratörer kan få lönesammanfattningar, statusuppdateringar om lönen och aviseringar om flaggade löneproblem via SMS under löneförberedelserna.

Integration med QuickBooks Time och QuickBooks Online

De anställdas tidsuppgifter kan synkroniseras direkt till lönen genom integrationen med QuickBooks Time, medan löneuppgifterna överförs till QuickBooks Online för synkronisering med bokföringen.

AI-baserad automatisering av lönearbetsflödet

Enligt Intuit är AI-baserade automatiseringar i Workforce utformade för att hjälpa företag att minska repetitivt administrativt arbete med löner och personaladministration under hela löneförberedelseprocessen.

Hur står sig QuickBooks löne-AI jämfört med traditionell löneprogramvara?

Traditionell löneprogramvara börjar vanligtvis arbeta först efter att löneuppgifterna redan har samlats in. 

Det innebär att löneadministratörerna fortfarande måste jaga de anställda manuellt för att få in tidrapporter, granska arbetstimmar, korrigera saknade uppgifter och dubbelkontrollera löneinformationen innan lönen behandlas.

QuickBooks Workforce löne-AI har ett mer aktivt arbetssätt redan innan lönearbetet börjar. I stället för att helt förlita sig på manuella uppföljningar hjälper AI:n till att samla in de anställdas arbetstimmar, identifiera avvikande uppgifter, följa upp avvikelser och förbereda ett löneutkast för granskning.

Enkelt uttryckt hjälper traditionell löneprogramvara främst företag att behandla löner, medan QuickBooks Workforce lönehanterings-AI även är utformad för att effektivisera arbetet som leder fram till lönekörningen.

Så konfigurerar du QuickBooks Workforce lönehanterings-AI

Så här konfigurerar du QuickBooks Workforce lönehanterings-AI och ställer in arbetsflödet för löneinsamling.

Steg 1: Skapa en plan för lönehanterings-AI

Gå till flödet i QuickBooks Workforce, välj lönehanterings-AI och påbörja konfigurationen. Systemet granskar din lönehistorik, dina medarbetaruppgifter och företagets konfiguration för att skapa ett föreslaget lönehanteringsschema.

Steg 2: Granska och anpassa din plan

Granska den föreslagna lönehanteringsplanen och anpassa hur lönehanterings-AI:n interagerar med medarbetare och löneadministratörer. Under konfigurationen kan du:

• granska registrerade medarbetare
• lägga till saknad information om medarbetare
• välja när medarbetare får löneförfrågningar
• förhandsgranska meddelanden till medarbetare
• välja uppdateringar via SMS eller QuickBooks Workforce-appen

Steg 3: Begär medarbetarnas samtycke

När konfigurationen är klar får medarbetarna en samtyckesförfrågan innan AI:n börjar samla in löneinformation automatiskt.

Steg 4: Samla in och granska löneinformation

När medarbetarna har lämnat sitt samtycke börjar lönehanterings-AI:n samla in löneinformation enligt det schema du har konfigurerat. Medarbetarna kan även korrigera inskickade arbetstimmar före brytdatumet för lönekörningen vid behov.

Steg 5: Granska och godkänn lönekörningen

När löneinformationen har samlats in förbereder AI:n ett löneutkast som ska granskas innan lönekörningen skickas för godkännande.

Vilka skulle ha nytta av QuickBooks Workforce lönehanterings-AI?

Byggföretag och entreprenörer

Byggteam arbetar ofta på flera arbetsplatser med skiftande scheman och varierande arbetstider. Lönehanterings-AI hjälper till att effektivisera insamlingen av tidrapporter, flagga ovanliga inskickade uppgifter och minska behovet av manuella uppföljningar före löneutbetalningen.

Fältserviceföretag (VVS, trädgårdsskötsel, städning och leveranser)

Fältmedarbetare förflyttar sig hela tiden mellan olika uppdrag och kan glömma att lämna in sina arbetstimmar i tid. Löneinsamling via SMS och stöd för mobilappar gör det enklare att samla in löneinformation utan att vara beroende av åtkomst till en dator.

Restauranger och detaljhandelsföretag med timanställda

Restauranger och detaljhandelsföretag hanterar ofta skiftbyten, övertid och hög personalomsättning. Lönehanterings-AI hjälper till att förenkla förberedelserna inför lönekörningen genom att identifiera saknade tidrapporter, ovanligt många rapporterade timmar och avvikelser i löneunderlaget innan lönekörningen genomförs.

HR-team på växande små och medelstora företag

När företag växer blir löneadministrationen mer tidskrävande. Lönehanterings-AI hjälper till att minska det repetitiva förberedelsearbetet genom att automatisera insamlingen av medarbetarnas arbetstimmar, valideringen av löneunderlaget och förberedelsen av löneutkast.

Ensamföretagare som själva hanterar löner

För företagare som själva hanterar löner hjälper lönehanterings-AI till att minska tiden som läggs på att jaga in medarbetarnas arbetstimmar, granska inskickade uppgifter och förbereda lönekörningen manuellt under varje löneperiod.

Företag verksamma i flera delstater

Företag med medarbetare som arbetar i flera delstater hanterar ofta mer komplexa löneflöden och skattekrav. Lönehanterings-AI hjälper till att centralisera insamlingen och valideringen av löneuppgifter innan lönen behandlas.

Företag som hanterar både anställda och uppdragstagare

QuickBooks Workforce stöder både W-2-anställda och 1099-uppdragstagare inom samma lönearbetsflöde. Löne-AI hjälper företag att samla in löneinformation via samma kommunikationskanaler, vilket gör löneförberedelserna mer organiserade i ett och samma system.

Slutsats

QuickBooks Workforce löne-AI är utformad för att hjälpa företag att minska det manuella arbetet före lönekörningar genom att samla löneinsamling, löneförberedelser och medarbetarkommunikation i ett och samma arbetsflöde.

Om du vill utforska plattformen ytterligare kan du ta en närmare titt på QuickBooks Workforce-appen på deras webbplats.

Lycka till med dina framtida lönekörningar och konfigureringen av arbetsflödet.