Ännu en anställd har precis skickat ett mejl och bett om ett lönebesked, någon annan behöver sitt W-2 för deklarationen, och nu går HR återigen igenom löneuppgifterna för att manuellt skicka dokumenten på nytt.
När team växer blir det snabbt repetitivt och tidskrävande att hantera förfrågningar om lönedokument en i taget. Intuit QuickBooks Workforce hjälper till att förenkla detta genom att ge anställda säker åtkomst till sina egna lönebesked, W-2:or och löneinformation via en självbetjäningsportal.
Den här guiden går igenom hur du konfigurerar åtkomst för anställda i QuickBooks Workforce, så att ditt team kan få åtkomst till lönedokument på egen hand med mindre manuellt arbete och färre meddelanden fram och tillbaka.
Kan anställda få åtkomst till lönebesked och skatteblanketter i QuickBooks Workforce?
Ja. Anställda kan få åtkomst till sina lönebesked och skatteblanketter, inklusive W-2:or, via QuickBooks Workforce när de har bjudits in och slutfört konfigurationen av sitt Workforce-konto.
Anställda kan sedan se lönedokument via både Workforce-webbportalen och mobilappen.
Så bjuder du in anställda till QuickBooks Workforce så att de kan se sina lönebesked och skatteblanketter (W-2:or)
Så här bjuder du in anställda till Workforce och konfigurerar åtkomst för anställda i QuickBooks Payroll.
Steg 1: Kontrollera att informationen om den anställde är komplett
Innan du skickar Workforce-inbjudningar ska du kontrollera att varje anställds profil innehåller:
- För- och efternamn
- E-postadress
- Anställningsdatum
- Information om löneprofilen
De anställdas e-postadresser måste vara korrekta eftersom Workforce-inbjudningar skickas via e-post.
Steg 2: Kör lönehanteringen innan du bjuder in anställda
Anställda kan endast se lönebesked och löneinformation som redan har behandlats via QuickBooks Payroll. Om du kör lönehanteringen först kan de anställda få omedelbar åtkomst till löneuppgifterna när de har konfigurerat Workforce.
Steg 3: Skicka Workforce-inbjudningar
Gå till Lön → Anställda och välj sedan den anställde du vill bjuda in. I den anställdes profil väljer du Bjud in till Workforce för att skicka inbjudan via e-post.
De anställda får instruktioner om hur de skapar eller loggar in på sitt Intuit-konto, så att de kan få åtkomst till Workforce och se sina lönebesked, W-2:or och lönedokument online. Om du behöver bjuda in flera anställda samtidigt kan QuickBooks även skicka gruppinbjudningar.
Steg 4: Konfigurera behörigheter för självbetjäning för anställda
Gå till Inställningar → Löneinställningar → Workforce-inställningar för att hantera vilka självbetjäningsfunktioner de anställda kan använda i Workforce.
Administratörer kan tillåta att anställda ser lönebesked, W-2:or och löneinformation från innevarande år, samtidigt som de kan bestämma om de anställda själva får uppdatera uppgifter om direktinsättning, information om skatteavdrag på W-4 och personliga kontaktuppgifter.
Steg 5: Aktivera papperslös åtkomst till W-2
Anställda som vill få W-2 digitalt måste godkänna elektronisk leverans när Workforce-kontot konfigureras.
När detta har aktiverats kan anställda få åtkomst till:
- W-2:or
- W-2c-blanketter
- Skattedokument
via Workforce-portalen under deklarationsperioden.
Anställda som inte väljer detta fortsätter att få pappersblanketter med W-2 via post.
Steg 6: Hjälp de anställda att slutföra konfigurationen av Workforce
De anställda får en e-postinbjudan med instruktioner om hur de ska:
- Skapa eller logga in på sitt Intuit-konto
- Få åtkomst till Workforce via webben eller mobilappen
- Se lönebesked och W-2:or
Anställda som redan har Intuit-konton bör använda rätt e-postadress som är kopplad till deras Workforce-inbjudan.
Steg 7: Skicka om inbjudningar vid behov
Om en anställd inte får eller accepterar sin inbjudan kan administratörer skicka om Workforce-inbjudan direkt från personalhanteringsavsnittet i QuickBooks Payroll.
Du kan även uppdatera den anställdes e-postadress innan du skickar om inbjudan, om det behövs.
Steg 8: Granska de anställdas åtkomststatus
När inbjudningarna har skickats kan du övervaka de anställdas inbjudnings- och åtkomststatus via Lön → Anställda. På så sätt kan administratörer bekräfta vilka anställda som har accepterat sina inbjudningar och identifiera anställda som fortfarande kan behöva uppföljande hjälp.
Saker att tänka på när anställda får åtkomst till sina lönespecifikationer och W-2-formulär i QuickBooks Workforce
Här är några vanliga konfigurationsproblem, bästa praxis och förväntningar att tänka på när anställda får åtkomst till lönespecifikationer och W-2-formulär via QuickBooks Workforce.
Vanliga konfigurationsproblem
Anställda kanske inte får Workforce-inbjudningar om e-postadressen i systemet är felaktig eller inaktuell. Vissa anställda kan också råka logga in med ett annat Intuit-konto än det som är kopplat till deras Workforce-inbjudan.
Bästa praxis
Kör lönen innan du skickar Workforce-inbjudningar så att de anställda kan få omedelbar åtkomst till lönespecifikationer efter konfigurationen. Det är också bra att påminna de anställda om att välja papperslös leverans av W-2-formulär när de konfigurerar sina konton.
Så ser framgång ut
När Workforce är helt konfigurerat bör de anställda kunna få åtkomst till lönespecifikationer och W-2-formulär på egen hand utan att upprepade gånger kontakta HR eller löneadministratörer för lönedokument.
Avslutande tankar
Genom att konfigurera anställdas åtkomst till lönespecifikationer och W-2-formulär i QuickBooks Workforce kan du minska återkommande löneförfrågningar och samtidigt göra det enklare för de anställda att få åtkomst till lönedokument under hela året.
Om du vill att de anställda ska kunna få åtkomst till lönedokument på mobila enheter kan du även utforska QuickBooks Workforce-appen. För ytterligare resurser om lönehantering och företagsadministration kan du gärna utforska QuickBooks och resten av deras resurscenter för företag. Lycka till med konfigurationen av Workforce och lanseringen av lönehanteringen för de anställda.