Så skapar du en utgiftsrapport: En CMA:s guide i fyra steg

Anta till exempel att din medarbetare reser till Chicago från ert kontor i San Francisco. Medarbetaren kommer sannolikt att ha olika planerade eller oförutsedda utgifter under tjänsteresan – det kan handla om taxiresor eller en måltid med en affärskontakt.

Du behöver att medarbetaren skapar en kostnadsrapport som sammanfattar utgifterna för tjänsteresan, så att du kan verifiera och godkänna dem samt ersätta medarbetaren i fråga.

Det är bästa praxis att lägga in dessa resekostnader i programvara så att du kan följa upp dem på ett tillförlitligt sätt och deras påverkan på resultatet. Om du är hänvisad till manuella rapporter slösar du bort mycket tid och riskerar dessutom att bryta mot IRS regler för avdragsgillhet.

Välj rätt verktyg för kostnadsrapportering

Jag rekommenderar inte att du använder den ”traditionella metoden” och samlar företagets utgifter i ett Excel-ark, men om det är din föredragna metod har du fortfarande några alternativ.

Excel-ark kräver att du manuellt registrerar utgifterna när de uppstår. Det går långsamt och är omständligt, men du slipper åtminstone lägga pengar på programvara för kostnadsuppföljning. Om du väljer att använda den här metoden kan bra mallar hjälpa dig att spara tid – här är några mallar jag har hittat:

• Microsoft Excel-mallar
• Kostnadsrapportmallar från Smartsheet
• Kostnadsrapportmall från Vertex42
• Kostnadsrapportmallar från ClickTime

Om du hanterar för många kostnadsrapporter eller helt enkelt vill förbättra dina system kan en investering i programvara för kostnadsrapporter vara till hjälp. Här är några bra alternativ att överväga:

• Oracle NetSuite ERP
• SAP
• Xero
• FreshBooks
• Quickbooks

Steg-för-steg-guide för att skapa kostnadsrapporter

Även om det kan vara tidskrävande bör kostnadsrapporter vara mycket enkla. Här är en process i fyra steg för att skapa kostnadsrapporter:

Steg 1: Samla in kvitton

Den person som har haft utgiften måste samla in ett kvitto. Kvitton krävs inte bara för att verifiera internt rapporterade utgifter, utan också för att göra skatteavdrag.

IRS kräver till exempel att företag sparar dokumentation över alla utgifter som uppstår vid resor hemifrån, med undantag för utgifter under 75 dollar eller utgifter för logi, enligt avsnitt 1.274-5(c)(2)(iii).

Steg 2: Specificera utgifterna och lägg till datum och andra uppgifter

Medarbetaren måste skapa en specificerad lista över utgifterna och sortera dem efter datum. För varje specificerad utgift måste kolumner för beskrivning, kod och andra uppgifter läggas till.

I vissa fall kan det behövas detaljer som är specifika för utgiften. Om medarbetaren till exempel använder en tjänstebil under resan bör start- och slutmätarställningen anges bredvid drivmedelsutgifterna.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Steg 3: Kategorisera utgifterna

Att kategorisera utgifter gör det enklare när det är dags att deklarera. Du kan kräva att medarbetarna sorterar utgifter i olika kategorier, till exempel:

• Försäkring
• Annonsering
• Kontorsutgifter
• Resor
• Hyra
• Löner

Utgiftsrapporten bör visa delsummorna för varje utgiftskategori samt det totala beloppet för alla typer av utgifter. 

Författarens tips:

Ta hänsyn till eventuella över- och underbetalningar i utgiftsbladet innan du slutför ersättningarna till medarbetarna.

Steg 4: Skicka rapporten

Be medarbetarna att kontrollera totalsummorna en extra gång innan de slutför utgiftsrapporten. Be dem bifoga kvitton till rapporten så att du kan använda dem som referens när du granskar utgiftsrapporten.

Kvittona kan vara antingen utskrivna eller skannade kopior. När allt är i ordning kan medarbetarna skicka in, mejla eller skriva ut och lämna in utgiftsrapporten personligen, i enlighet med organisationens bästa praxis.

Så skickar du in en utgiftsrapport

Om du använder programvara bör det finnas en tydlig process på plats som automatiskt meddelar dig när en medarbetare skickar in en utgiftsrapport.

Om du inte använder programvara kan ditt team skicka in utgiftsrapporter i form av en Excel- eller Google Sheets-fil. PDF- och Word-dokument används ibland, men är betydligt mindre populära (och av goda skäl).

Teammedlemmarna kan mejla dessa utgiftsrapporter till rätt person, använda relevant Slack-kanal eller skicka in en fysisk kopia i enlighet med företagets policy.

Kontrollera utgiftsrapporten

Här är två steg som ingår i kontrollen av utgifter i en utgiftsrapport:

1. Kontroll av utgiftsuppgifter: Det innebär att kontrollera belopp, skatteuppgifter och andra detaljer. Det kanske inte är möjligt när du godkänner hundratals utgiftsrapporter i veckan, så prioritera de rapporter som sannolikt innehåller överträdelser av utgiftsreglerna, till exempel reseutgifter. Om en medarbetare vill spendera pengar på en affärsmiddag ska du be om en gästlista, helst innan middagen.
2. Godkännande av chef: Chefen avgör om utgiftsrapporten är legitim genom att kontrollera om utgifterna ingick i medarbetarens arbetsuppgifter. Det är dock inte ovanligt att en småföretagare godkänner utgiftsrapporter direkt när teamen är små.

5 vanliga misstag när utgiftsrapporter skickas in

Det är enkelt att skapa utgiftsrapporter, men processen är utsatt för många fel. Du kan eliminera många av dessa fel genom att automatisera processen. Här är några vanliga misstag att tänka på:

1. Att inte begära ersättning för en utgift

Det är lätt att glömma bort utgifter när man reser – det kan hända om medarbetaren har för mycket att göra, har betalat utgifterna kontant eller helt enkelt inte visste att utgiften var ersättningsgill.

Programvara för utgiftshantering kan göra det enklare att hålla koll på utgifterna. Medarbetarna kan ta ett foto under resans gång för att registrera en utgift. Programvaran påminner dem också om att skicka in utgiftsrapporter.

2. Att inte följa företagets utgiftspolicy

Det är viktigt att läsa hela utgiftspolicyn och ha en kopia nära till hands. När en medarbetare gör misstag kan programvaran upptäcka det som bedräglig aktivitet.

Företagets programvara skickar också meddelanden varje gång någon skickar in utgifter som strider mot policyn. Sådana utgifter bör helst diskuteras med reseansvarig eller avdelningschefen innan betalningen görs.

3. Att tappa bort kvitton

Vi har alla varit med om det. Att tappa bort kvitton för utgifter som betalats kontant kan innebära att medarbetaren förlorar pengar, eftersom du inte kan godkänna utgifterna förrän hen skickar in ett kvitto eller ett utgiftsdokument.

Om ditt företag använder en mobilanpassad lösning för utgiftshantering kan medarbetarna fotografera kvittona när de samlar in dem. Även om de tappar bort den fysiska kopian kan de använda kopian i programvaran som bevis.

4. Att blanda privata utgifter med företagsutgifter

Anta att en anställd hade ett bra möte med en kund på en restaurang. Efter mötet stannade den anställda kvar för att träffa några vänner över middag men avslutade inte notan först. Det innebär att den anställdas kvitto från restaurangen innehåller allt som beställdes, där privata och affärsrelaterade utgifter blandas.

Även om detta kan verka vara ett mindre problem kan det bli rörigt när den anställda vill begära ersättning. Sådana handlingar kan uppfattas som vårdslösa eller till och med bedrägliga.

Att använda separata betalningsmetoder är ett bra sätt att undvika att blanda privata och affärsrelaterade utgifter. Företagskort kan till exempel hindra anställda från att lägga ut egna pengar, vilket gör det enklare att hålla utgifterna åtskilda.

5. Dubbla utgifter

Dubbla utgifter kan orsaka avvikelser i företagets finansiella rapporter. Företaget kan till och med betrakta detta som bedrägligt beteende, och i värsta fall kan företaget behöva betala böter.

En av de främsta fördelarna med programvara för utgiftshantering är att den i viss utsträckning kan hjälpa till att undvika dubbletter. Många lösningar för utgiftshantering kan upptäcka dubbletter baserat på fördefinierade regler eller med hjälp av AI. De utlöser en varning när en dubblett upptäcks, så att du kan bekräfta eller ta bort utgiften.

Så underhåller du granskningsspår för utgiftsrapporter

Genom att underhålla ett granskningsspår kan du förhindra bedrägerier, följa regelverk och samla in de uppgifter som behövs för interna revisioner. Så här underhåller du granskningsspår för utgiftsrapporter:

1. Gör det enklare att lämna in underlag

Gör det enkelt för de personer som deltagit i transaktionen att lämna in underlag.

Du kan till exempel låta anställda lämna in digitala kopior eller ange uppgifter direkt i programvaran i stället för att kräva fysiska fakturor. Många företag tillhandahåller företagskreditkort så att de kan följa alla utgifter på ett enda kontoutdrag (och få kreditkortsspecifika belöningar genom detta).

Du kan förenkla processen ytterligare genom att automatisera den med hjälp av programvara för utgiftsrapportering som integreras med din bank och automatiskt registrerar utgifter.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

2. Digitalisera granskningsspåret

Digitalisering av granskningsspår gör saker enklare både för personer som lämnar in utgiftsrapporter och för dem som godkänner dem.

Vid godkännande av utgiftsrapporter innebär digital lagring att du kan använda filter och enkelt söka efter information, i stället för att gå igenom en hög med papper. Det gör att du kan behandla utgiftsrapporter snabbare och med större säkerhet om att inget har missats.

3. Gör processen felfri

Manuell registrering av utgifter i en utgiftsrapport är felbenägen. En anställd kan skriva in en siffra fel eller glömma en post.

Automatiserade lösningar för utgiftshantering kan hantera många av dessa problem. En lösning för utgiftsspårning med OCR (optisk teckenigenkänning) kan till exempel skanna fysiska kvitton och automatiskt fylla i utgiftsuppgifter i programvaran.

4. Använd en enda lösning

Att använda en enda lösning för att samla in kvitton, registrera utgifter och genomföra kontoavstämningar hjälper till att hålla fullständiga granskningsspår på en och samma plats.

Genom att underhålla alla uppgifter som krävs för en revision på en och samma plats behöver du inte leta långt efter information när du behöver den. 

Även om de låga priserna på programvara för specifika uppgifter kan vara lockande bör du försöka förutse dina framtida behov när du utvärderar programvara för utgiftshantering eller programvara för revisionshantering för att hålla saker och ting enkla.

Förenkla utgiftsrapporteringen

De mest framgångsrika moderna företagen fokuserar på att automatisera de rutinmässiga delarna av sitt arbetsflöde, från bokföring till utgiftsrapporter.

När du automatiserar detta kommer du att märka att även om godkännanden fortfarande kräver visst manuellt arbete får du betydligt mer gjort – med större noggrannhet – på mycket kortare tid.

Redo att utveckla din förmåga som ekonomichef? Prenumerera på vårt nyhetsbrev för expertråd, guider och rekommendationer från de ekonomichefer som formar teknikbranschen.