Checklista för implementering av kassasystem: 5 steg till framgång
Implementeringsprocessen för kassasystem (POS) involverar alla, från vd:n till kunden. Om det blir fel påverkas kundupplevelsen, de anställdas produktivitet, företagskulturen och därmed även vinsten. Om du däremot gör rätt kommer du i stället att se förbättringar inom alla dessa områden.
I den här artikeln går jag igenom stegen för att framgångsrikt implementera ett POS-system, tillsammans med all bakgrundsinformation du behöver.
Varför är POS-implementering viktigt?
Ett dåligt implementerat POS-system kan leda till minskad personalproduktivitet, dåliga kundupplevelser, borttappad dokumentation och cybersäkerhetsrisker.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kassasystem består av den programvara och hårdvara som företag använder för att ta emot kundbetalningar. Det är det pulserande hjärtat som håller verksamheten fungerande på bästa sätt.
Vanligtvis slutar POS-system att fungera på grund av dålig wifi-anslutning, skadad hårdvara, föråldrad cybersäkerhet eller inkompatibel programvara. Men det finns en femte misstänkt i bakgrunden som skapar en grund för dessa problem att växa.
Jag talar om dålig POS-implementering.
En standardiserad process är det bästa sättet att få POS-system att fungera smidigt på alla platser, både nu och framöver. Men även med en idiotsäker plan för POS-implementering behöver du fortfarande få vissa personer med på tåget.
Våra val av POS-system
Eftersom du är här antar jag att du redan har ett POS-system, men om du inte har det finns här några utmärkta sådana som teamet på The CFO Club har testat och utvärderat: \u003ca href=\u0022https://theretailexec.com/tools/best-pos-system/\u0022\u003eutmärkta alternativ\u003c/a\u003e
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vilka är involverade i POS-implementeringen?
Att implementera ett POS-system är inget enmansjobb. Det är en gemensam insats som kräver stöd från alla delar av verksamheten, med början hos:
#1: Ledningsgruppen
Det här är de högsta cheferna som du behöver övertyga eftersom:
- De avgör om POS-systemet är värt att investera i.
- De kan bidra till att få tveksamma medarbetare att börja använda systemet, vilket säkerställer en smidigare övergång.
De flesta företag har flera ledare som fattar besluten. Jag talar om operativa chefer, ekonomichefer och andra styrelseledamöter. Du kan också behöva involvera chefer och arbetsledare för att möjliggöra personalutbildning.
De främsta frågorna handlar vanligtvis om kostnad, kompatibilitet och störningar i den dagliga verksamheten. Bemöt alla invändningar, men be också om deras synpunkter. På så sätt är de involverade i processen från början, samtidigt som du kan anpassa dina planer efter företagsägarens vision.
#2: IT-avdelningen
POS-lösningar levereras med ny programvara, hårdvara, integrationer och processer. För att säkerställa en korrekt implementering behöver du stöd från IT-teamet, som känner din befintliga teknikstack utan och innan.
De kan ge råd om tekniska krav, programvarukompatibilitet och integration av POS-systemet med befintliga system. På så sätt kan du säkerställa en smidig övergång samtidigt som IT-teamet får den information som krävs för att felsöka eventuella problem.
#3: De anställda
Efter ledningen är de anställda nästa grupp som du behöver få med dig. Det är de som kommer att använda plattformen dagligen. Utan deras stöd kommer du att se minskad produktivitet och lägre medarbetartillfredsställelse.
När implementeringen närmar sig bör du börja hålla utbildningar för att lära de anställda hur POS-systemet används. Samla också in feedback från de anställda om hur systemet kan förbättras. Om de trots allt inte tycker om att använda det (eller inte använder det till dess fulla potential) kommer fördelarna med POS-implementeringen att halveras.
#4: POS-leverantören
Medan anställda och ledning kan vägleda dig ur ett verksamhetsperspektiv kommer POS-leverantörer att vägleda dig i allt som rör produkten.
De förstår programvaran bättre än någon annan och kan hjälpa dig att integrera POS-systemet framgångsrikt genom att ge insikter och bästa praxis för att undvika misstag.
När du väljer ett POS-system bör du se till att leverantören har ett gott rykte när det gäller kundsupport, så att du kan undvika problem med betalningshanteringen i framtiden.
Så implementerar du ett nytt POS-system
Att implementera ett POS-system är ungefär som att genomföra en kupp (men utan risken att hamna i fängelse).
Du har identifierat det bästa POS-systemet. Nu måste du rekognosera platsen, organisera ditt team och agera utifrån din plan för POS-implementeringen.
Även om POS-system är mycket anpassningsbara lösningar finns det fortfarande några vanliga steg för en framgångsrik POS-implementering:
1. Rekognoseringen: Fastställ verksamhetens behov
Du skrev förmodligen ner dessa när du valde ett POS-system. Använd dem som vägledning när du konfigurerar POS-systemet.
Om du till exempel driver ett litet e-handelsföretag behöver du förmodligen en enkel POS-programvara för kassan. Men om du driver en foodtruck behöver du ett mobilt POS-system för att kunna ta emot betalningar på språng. Några faktorer att ta hänsyn till när du fastställer dina POS-krav är:
- Transaktionsvolym
- Nuvarande lagerhanteringssystem
- Antal anställda
- Kundupplevelse
- Integration med ekonomisystem, och
- Maskinvarukrav
När du har klargjort kraven är det dags för förmodligen det tuffaste steget: att få med sig organisationen.
2. Förankringen: Få med dig teamet
Kommer du ihåg intressenterna? De är ditt kuppteam, och det är avgörande att hålla dem uppdaterade om projektets status och förväntade tidsfrister eftersom:
- Det är de som använder POS-systemet. Särskilt personalen på arbetsgolvet, som möter kunder varje dag. Om de inte är med på tåget eller inte förstår systemet kan du räkna med att det även kommer att påverka POS-implementeringen.
- De förstår verksamhetens detaljer bättre och kan ge värdefull återkoppling för en mer framgångsrik implementering. Till exempel är det bara IT-avdelningen som kan informera dig om huruvida POS-systemet kommer att orsaka problem i din tekniska miljö, medan ledningen kan ge råd om budgeten.
För att se till att alla hålls informerade kan du:
- Skicka regelbundna uppdateringar via e-post,
- bjuda in intressenter att testa POS-system,
- Organisera veckovisa uppdateringsmöten, eller
- Ge relevanta intressenter visningsåtkomst till verktyget för projektstyrning.
Valet är ditt. Se dock till att vara tillgänglig för att besvara frågor och lyssna på återkoppling. På så sätt kommer personalen att känna sig delaktig, vilket gör övergången smidigare för alla.
3. Utrustningen: Hitta rätt maskinvara
Nästa steg är att hitta rätt maskinvara för din POS-terminal. Detta kan variera beroende på dina befintliga tjänster och processer.
Popup-butiker kan till exempel behöva iPad-enheter, surfplattor eller mobila enheter för att köra din molnbaserade, mobila POS-programvara. Samtidigt kan POS-system för detaljhandeln behöva kassalådor, streckkodsläsare, skrivare och självbetjäningsterminaler.
4. Planen: Konfigurera ditt POS-system
Du kan välja mellan två implementeringsmetoder:
- Gör-det-själv-alternativet. Detta passar bäst för en enkel POS-konfiguration med ett fåtal terminaler och produkter. Ta hjälp av plattformens handledningar, hjälpartiklar och dokumentation för att lära dig hur du gör det själv. Du kan också kontakta kundsupporten för hjälp.
- Det assisterade alternativet. Om du har en större katalog eller flera försäljningsställen kan du ta hjälp av din POS-leverantör. Se till att POS-leverantörens kundsupport är pålitlig och kunnig innan du bestämmer dig, så att du undviker frustrerande kontakter.
När implementeringsmetoden väl är fastställd är resten enkelt.
Aktivera ditt konto
All POS-programvara har en process för kontoaktivering. Den använder dina företagsuppgifter, KYC och bankkontoinformation för att validera ditt företag och kontrollera om POS-systemet lagligen kan behandla betalningar på din plats.
Konfigurera din arbetsplats
Detta omfattar konfigurering av enheter som din streckkodsläsare, kortläsare, kassaterminaler med mera. Du kan be din POS-leverantör om hjälp för att påskynda processen.
Ladda upp din katalog
Detta är det mest tidskrävande (och viktigaste) steget när du implementerar ditt POS-system. I detta steg laddar du upp dina produkter, deras specifikationer, variationer, priser, erbjudanden och eventuella rabatter. Du kan spara tid genom att ladda upp dessa uppgifter i bulk, men kom ihåg att organisera informationen i det format som POS-programvaran kräver.
5. Testkörningen: Testa din POS-programvara
Genom att testa din POS-konfiguration kan du identifiera eventuella problem innan du lanserar den för allmänheten. Detta omfattar testning av maskinvaran, lagerintegrationen och säkerheten i betalningsgatewayen.
Det betyder dock inte att allt kommer att fungera perfekt. Det kan fortfarande finnas fel som måste åtgärdas – mer om det härnäst!
När du ska optimera ditt POS-system
Att behöva optimera sitt POS-system är oundvikligt. Men det är viktigt att göra det vid rätt tidpunkt, annars kommer du att lägga resurser på sådant som inte behövs och störa verksamheten i onödan.
Här är några tillfällen då du kan överväga att uppdatera ditt POS-system.
När transaktionsavgifterna börjar äta upp vinsten
Precis som döden och skatterna är transaktionsavgifter en oundviklig kostnad för att driva POS-programvara. Om du inte är försiktig kan dessa avgifter hopa sig och långsamt urholka dina vinster. Ibland kan även avgifter från tredje part, som avgifter för betalningsgateway eller handlartjänster, öka kostnaden.
Se till att du får det bästa avtalet genom att regelbundet kontrollera dina aktuella transaktionsavgifter och jämföra dem med konkurrerande leverantörers villkor. Var inte rädd för att byta till en ny leverantör om det är mer ekonomiskt fördelaktigt.
När du skalar upp verksamheten
Att skala upp verksamheten innebär olika saker beroende på vilken typ av verksamhet du har. Det kan handla om att lägga till fler produkter, öppna fler butiker eller anställa mer personal. Målet är dock vanligtvis detsamma: att få fler besökare till butiken.
Du behöver en tvådelad strategi för att skala upp ditt POS-system på bästa sätt:
- Uppdatera din POS-programvara. Se till att specifikationerna för din POS-programvara kan hantera den förväntade ökningen av transaktionsvolymen.
- Utbilda dina anställda. Du behöver utbilda nya anställda i hur POS-systemet används, inklusive att visa dem tillgängliga betalningsalternativ, tillämpliga rabatter och erbjudanden med mera.
Genom att slutföra dessa två enkla steg kan du erbjuda den bästa kundupplevelsen, uppmuntra återkommande besök och få positiva omdömen.
När ditt POS-system är föråldrat
Äldre POS-system kanske inte stöder de senaste betalningsmetoderna, lojalitetsprogrammen eller andra förväntade funktioner — genom att sakna dessa riskerar du en dålig kundupplevelse som får kunden att välja konkurrenterna.
För att undvika detta bör du hålla ditt POS-system uppdaterat. Var också beredd att byta leverantör om andra POS-system kan erbjuda en bättre kundupplevelse.
Tips och knep för en lyckad POS-implementering
Om du gör detta för första gången får du här några tips för att säkerställa en smidig POS-implementering.
1. Använd ett privat nätverk
POS-system hanterar känslig information som transaktionsdata, kunddata, betalningsuppgifter med mera. Om du hostar ditt POS-system i ett öppet nätverk exponeras dessa uppgifter för hackare, vilket äventyrar dina kunders integritet.
För att minimera obehörig åtkomst och dataförlust kan du överväga att hosta ditt POS-system i ett privat nätverk. Det begränsar åtkomsten till POS-systemet till endast de enheter och användare som har behörighet att använda nätverket.
2. Förstå ditt POS-system grundligt
Det handlar inte bara om att välja rätt POS-system, utan också om att dra full nytta av det som ditt POS-system erbjuder.
Har det stöd för kuponger? Finns det några begränsningar? Ta dig tid att förstå dessa detaljer så att du kan skapa bättre affärsprocesser och effektivisera verksamheten.
More Articles
Misstag vid POS-implementering som bör undvikas
Här är några viktiga misstag vid POS-implementering som bör undvikas:
1. Att inte involvera personalen i frontlinjen i integrationen
Jag vet att några av er har läst mitt avsnitt om att involvera personalen och tänkt: ”Nej, det är onödigt”, men det är ett stort misstag att betrakta POS-implementering som ett jobb enbart för IT-avdelningen. Det är en förändring som berör hela företaget och som kräver att alla är på samma sida, särskilt personalen i frontlinjen.
- Involvera dem i urvalsprocessen. Deras stöd är din bästa chans att få ut systemets fulla nytta.
- Utbilda personalen noggrant i systemet för att undvika misstag och produktivitetsnedgångar.
- När de använder systemet dagligen bör du be dina medarbetare om feedback för att förbättra systemet.
2. Att inte ha en reservplan
Ditt POS-system kan sluta fungera på grund av dålig anslutning, föråldrade integrationer eller felaktig hårdvara. Oavsett orsaken kan en reservplan hjälpa till att minimera ekonomiska förluster eller dataförluster.
Du kan behöva flera planer för olika scenarier. Om din lagerintegration till exempel slutar fungera kan du behöva skicka regelbundna uppdateringar till lagerteamet manuellt. Om du inte kan ta emot kortbetalningar bör du konfigurera alternativa betalningsmetoder för att säkerställa att transaktionerna kan fortsätta medan du löser problemet.
Prenumerera för fler insikter om POS
Ditt POS-system kopplar samman alla delar av företagets arbetsflöde. Det effektiviserar dina betalningsflöden, förenklar lagerhanteringen och ger insikter i kundernas preferenser.
Därför är implementeringen av ett POS-system en företagsomfattande insats som involverar alla, från IT-teamet till dina kundnära medarbetare. Men med fler personer involverade ökar också risken för misstag under implementeringen.
Genom att följa stegen som beskrivs i den här artikeln – fastställa krav, få stöd från berörda parter, installera hårdvara, testa och optimera över tid – kan företag maximera fördelarna med POS-systemet och samtidigt undvika kostsamma misstag.
Vill du lära dig mer om hur POS-programvara kan förbättra kundupplevelsen? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från företagsledare som formar teknikbranschen.
