Så använder du bokföringsprogram: En steg-för-steg-guide

• Kostnad: Priserna på bokföringsprogram varierar kraftigt. Tänk på din budget och om de långsiktiga fördelarna motiverar kostnaden. Vissa verktyg erbjuder skalbara priser, vilket kan vara idealiskt för nystartade företag eller företag som förväntar sig tillväxt (mer om fördelarna med bokföringsprogram för nystartade företag här).
• Funktioner: Identifiera vilka funktioner som är oumbärliga för verksamheten. Om du behöver stöd för flera valutor eller detaljerad lageruppföljning ska du se till att programmet kan hantera dessa krav.
• Integration: Se till att programmet integreras smidigt med dina befintliga system, till exempel CRM eller lönehantering. Det minskar den manuella datainmatningen och håller företagets processer sammankopplade.
• Skalbarhet: Välj en lösning som kan växa med företaget. När verksamheten expanderar bör programmet kunna hantera större datamängder och ytterligare användare.

De bästa bokföringsprogrammen att överväga

Här är min lista över de bästa bokföringsprogrammen:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Bäst för snabbväxande företag
2. 2. Dext — Bäst för dataextrahering inom förbokföring
3. 3. QuickBooks Online — Bäst för småföretag
4. 4. Striven — Bäst för heltäckande verksamhetshantering
5. 5. Ramp — Bäst för automatiserad utgiftshantering
6. 6. Patriot Accounting — Bäst för flexibla redovisningsmetoder
7. 7. InvoiceBerry — Bäst för att snabbt skapa fakturor
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Bäst för medelstora företag
10. 10. ZipBooks — Bäst för ideella organisationer

Steg-för-steg-guide för att använda bokföringsprogram

När du jonglerar med kvitton, fakturor och Excel-ark är det lätt att känna sig överväldigad. Du kanske lägger timmar på manuell datainmatning, avstämning av leverantörsskulder och kundfordringar eller sammanställning av en balansräkning.

Rätt bokföringssystem eller en molnbaserad plattform kan hjälpa dig att effektivisera arbetsflöden och hålla ekonomiska data organiserade i realtid. Men när du väl har valt ett, var börjar du?

Här är en steg-för-steg-guide för hur du använder dessa verktyg:

Steg 1: Installera programmet på företagets system

Installera först det valda bokföringsprogrammet på företagets system. Populära alternativ är QuickBooks Online, Xero, FreshBooks eller Zoho, beroende på företagets behov. Vissa plattformar levereras som ERP-moduler eller integreras med CRM- och projekthanteringsverktyg. Testa alltid integrationer med lönehantering, lageruppföljning eller inköpsorder innan systemet tas i drift.

Det kan vara fördelaktigt att involvera slutanvändarna tidigt. De kan ge insikter om vilka funktioner de behöver mest och hjälpa till att anpassa konfigurationen efter teamets behov. Genom att planera noggrant och involvera rätt personer skapar du en stabil grund för att använda programmet effektivt.

Överväg att skapa en checklista för att följa installationsprocessen. Den kan innehålla:

• Bekräfta systemkompatibilitet
• Säkerhetskopiera viktiga data
• Planera installationen under tider med låg belastning för att undvika störningar

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Steg 2: Importera historiska ekonomiska data

Importera sedan ekonomisk information som resultaträkningar, kreditkortstransaktioner, uppgifter om försäljningsskatt och andra ekonomiska transaktioner till bokföringssystemet. Genom att rensa bort dubbla ekonomiska poster före migreringen säkerställer du att ekonomiska rapporter och instrumentpaneler visar en korrekt bild av företagets ekonomiska situation.

Det är också en god idé att säkerhetskopiera ekonomiska data innan du börjar. På så sätt kan du återgå till den tidigare versionen om något går fel under importprocessen. Genom att vidta dessa försiktighetsåtgärder får du en smidig övergång till ditt bokföringsprogram.

Det är bra att prioritera vilka data som ska importeras först. Överväg att börja med det senaste året, eftersom detta är mest relevant för den aktuella verksamheten.

Prova följande tillvägagångssätt:

1. Organisera dina data i kategorier som utgifter, intäkter och tillgångar.
2. Använd programmets importfunktion för att importera data från kalkylblad eller andra redovisningsverktyg.
3. Granska och kontrollera att alla data har importerats korrekt.

Steg 3: Konfigurera regionala skatteregler

Konfigurera regler för försäljningsskatt eller mervärdesskatt (VAT) för att säkerställa att dina finansiella rapporter uppfyller gällande krav. En korrekt skatteinställning säkerställer också att funktioner för prognoser och rapportering, till exempel resultaträkningar och kassaflödesanalyser, är korrekta.

Se till att du anger korrekta skattesatser och klassificeringar i programmet. Detta säkerställer korrekta beräkningar på fakturor och finansiella rapporter. Genom att noggrant konfigurera dina regionala skatteregler säkerställer du att företaget uppfyller sina skatteförpliktelser utan problem. Du vill inte förbise mindre lokala skatter eller underlåta att uppdatera skatteregler när bestämmelserna ändras.

När allt är konfigurerat testar du systemet med några exempeltransaktioner för att bekräfta att skatterna tillämpas korrekt och uppdaterar programinställningarna när skattereglerna ändras. Genom att ställa in en påminnelse om att regelbundet granska och uppdatera skattereglerna kan du förebygga problem med regelefterlevnaden.

Steg 4: Konfigurera automatiserade fakturaprocesser

Du bör konfigurera återkommande fakturor och påminnelser för förfallna kundfordringar. Detta minskar den manuella dataregistreringen och bidrar till att minska antalet fel. Avancerade tillägg kan även hantera bankavstämning och kategorisera utgifter från anslutna bankkonton eller kreditkort.

Innan du börjar bör du se till att kunduppgifter som faktureringsadresser och betalningsvillkor är korrekt registrerade i systemet. Detta förebygger fel som kan försena betalningar.

En utmaning du kan stöta på är att hantera undantag, till exempel kunder som behöver andra villkor. Det kan vara bra att flagga dessa konton för manuell granskning och fastställa en process och frekvens för den manuella granskningen. Genom att regelbundet granska automatiserade fakturor kan du upptäcka eventuella avvikelser tidigt.

Här är några steg att följa:

1. Fastställ faktureringsschemat (till exempel månadsvis eller kvartalsvis).
2. Anpassa fakturamallarna så att de innehåller ditt varumärke och dina betalningsinstruktioner.
3. Ställ in automatiska påminnelser för försenade betalningar.

Steg 5: Anslut bankkonton för avstämning

Att ansluta dina bankkonton till redovisningsprogrammet är ett viktigt steg för att förenkla den finansiella avstämningen. Denna anslutning möjliggör uppdateringar i realtid och smidig avstämning av transaktioner.

Börja med att samla in nödvändiga bankuppgifter och säkerställa att du har åtkomst online till varje konto. Ditt ekonomiteam bör hantera denna process och se till att alla relevanta konton länkas korrekt.

Glöm inte att kontrollera synkroniseringsinställningarna, eftersom de kan leda till saknade eller dubbla transaktioner. Det är klokt att först genomföra en manuell avstämning för att säkerställa att allt stämmer. Genom att ansluta dina bankkonton kan du följa kassaflödet mer exakt och lägga mindre tid på manuell dataregistrering.

Steg 6: Anpassa användargränssnittet

Genom att anpassa instrumentpaneler, genvägar och till och med färgteman i redovisningsprogrammet kan du avsevärt förbättra användarvänligheten och produktiviteten. Samla in synpunkter från teamet om vilka funktioner och layouter de tycker är mest användbara och utforska de anpassningsalternativ som finns i programmet.

Kom ihåg att du bör undvika att göra gränssnittet för komplicerat genom att lägga till för många widgetar eller funktioner. Enkelhet är avgörande – ta bara med element som tillför värde i de dagliga arbetsuppgifterna. Om det finns anpassningsalternativ på användarnivå kan du uppmuntra teamet att prova olika layouter för att hitta det som fungerar bäst för dem.

Fokusera på följande:

• Prioritera funktioner som teamet använder ofta.
• Ordna instrumentpanelerna så att nyckeltal visas med en snabb överblick.
• Använd färgkodning för att skilja mellan olika typer av data eller aviseringar.

Steg 7: Tilldela användarbehörigheter baserat på roller

Att tilldela användarbehörigheter baserat på roller är avgörande för att upprätthålla säkerhet och effektivitet i ditt bokföringsprogram. Det innebär att konfigurera användarprofiler som överensstämmer med varje teammedlems arbetsuppgifter och säkerställa att de får tillgång till de funktioner de behöver utan att känsliga data exponeras i onödan.

Samarbeta med dina IT- och ledningsgrupper för att definiera roller och ansvarsområden i systemet. Genom att noggrant tilldela användarbehörigheter skyddar du dina data och säkerställer att alla kan arbeta effektivt i systemet.

Så här kan du gå till väga:

• Identifiera viktiga roller i din organisation, till exempel administratör, redovisningsekonom och användare med visningsbehörighet.
• Tilldela behörigheter enligt principen om minsta möjliga behörighet och ge användarna endast den åtkomst som krävs för deras arbetsuppgifter.
• Granska och uppdatera regelbundet behörigheterna så att de återspeglar eventuella förändringar i ansvarsområden.

Steg 8: Skapa ekonomiska rapporter och instrumentpaneler

Genom att skapa ekonomiska rapporter och instrumentpaneler kan du utnyttja ditt bokföringsprogram för att få insikter. Involvera ditt ekonomiteam för att fastställa vilka rapporter som är mest relevanta för verksamhetens behov och börja med att identifiera viktiga nyckeltal (KPIs) och ekonomiska mått som du vill följa upp regelbundet.

Du vill inte överväldiga användarna med för mycket information. Fokusera i stället på de mest betydelsefulla datapunkterna som underlättar beslutsfattandet. Uppmuntra viktiga intressenter att lämna feedback om rapporternas användbarhet och justera dem vid behov.

Se till att:

• Anpassa rapporterna så att de fokuserar på områden som kassaflöde, resultat och balansräkningar.
• Konfigurera automatiska scheman för att skapa och distribuera rapporter till intressenter.
• Använd instrumentpaneler för att visualisera data och möjliggöra snabb analys och beslutsfattande.

Vanliga utmaningar med att använda bokföringsprogram (och hur du hanterar dem)

Att förstå och hantera de vanliga hinder som företag möter när de börjar använda bokföringsprogram är avgörande för att kunna dra nytta av fördelarna med bokföringsprogram. Dessa utmaningar kan sträcka sig från användarfel till integrationsproblem, och att övervinna dem är avgörande för att maximera programmets potential.

Låt oss gå igenom några typiska problem och hur du kan hantera dem:

Problem	Lösning
Fel vid dataregistrering	Utbilda ditt team i bästa praxis för datainmatning och använd valideringsverktyg i programmet för att upptäcka misstag innan de leder till problem. Regelbundna granskningar kan bidra till att säkerställa att uppgifterna är korrekta.
Integration med andra system	Kontrollera kompatibiliteten före köpet och använd API:er eller mellanprogramslösningar för att underlätta en smidig integration. Involvera ditt IT-team för att hantera eventuella tekniska hinder.
Motstånd från användarna	Erbjud omfattande utbildning och lyft fram programmets tidsbesparande funktioner för att uppmuntra till användning. Genom att lyssna på feedback kan du anpassa programmet efter användarnas behov.
Funktioner som inte utnyttjas till fullo	Genomför regelbundna granskningar för att identifiera oanvända funktioner och erbjud riktade utbildningstillfällen. Uppmuntra ditt team att utforska programmet för att upptäcka användbara verktyg.
Att hålla jämna steg med uppdateringar	Planera in regelbundna uppdateringar och utse någon som övervakar förändringar i programmet. Det säkerställer att du alltid har tillgång till de senaste funktionerna och säkerhetsförbättringarna.

Avancerad användning och maximering av avkastningen på investeringen i bokföringsprogram

Genom att gå längre än grunderna med bokföringsprogram frigör du ett större strategiskt värde för verksamheten. Genom att utforska avancerade funktioner kan du förbättra beslutsfattandet, öka effektiviteten och i slutändan förbättra din avkastning på investeringen. Här är några avancerade användningsområden att överväga:

• Automatiserad prognostisering: Använd programvarans prediktiva analys för att förutse framtida ekonomiska trender. Detta hjälper ditt team att fatta välgrundade budgetbeslut och fördela resurser mer effektivt.
• Anpassad rapportering: Skapa skräddarsydda rapporter som fokuserar på specifika mätvärden som är viktiga för din affärsstrategi. Detta kan ge insikter som driver tillväxt och förbättringar av verksamheten.
• Integrering med verktyg för affärsintelligens: Kombinera din bokföringsprogramvara med verktyg för affärsintelligens för en djupare analys av ekonomiska data. Denna integrering ger en tydligare bild av företagets ekonomiska hälsa.
• Förbättrade säkerhetsfunktioner: Använd avancerade säkerhetsinställningar för att skydda känslig ekonomisk information. Detta minimerar riskerna och säkerställer efterlevnad av branschregler.
• Mobil åtkomst och samarbete: Gör det möjligt för ditt team att få åtkomst till ekonomiska data på språng, vilket underlättar samarbete i realtid och snabbare beslutsfattande. Denna flexibilitet kan leda till snabbare svarstider och förbättrad produktivitet.

Vad händer härnäst?

Redo att bygga vidare på din kompetens som ekonom? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.